2.3.1. Về hồ sơ đăng ký kết hôn
Thứ nhất, hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài ta ̣i Ủy ban nhân dân huyê ̣n
Về thủ tu ̣c kết hôn , các bên đƣơng sự phải làm hồ sơ đăng ký kết hôn nô ̣p cho Phòng Tƣ pháp quâ ̣n , huyê ̣n nơi thƣờng trú (hoă ̣c ta ̣m trú có thời hạn). Hồ sơ gồm:
- Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu quy đi ̣nh
- Giấy xác nhận của tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam hoặc nƣớc ngoài xác nhận ngƣời đó không mắc bệnh tâm thần hoặc bệnh khác mà không có khả năng nhận thức, làm chủ đƣợc hành vi của mình cho cơ quan đăng ký hộ tịch. Thẩm quyền cấp giấy xác nhận này là do tổ chức y tế chuyên khoa về tâm thần của Việt Nam từ cấp tỉnh trở lên hoặc do tổ chức y tế chuyên khoa về tâm thần của nƣớc ngoài nơi ngƣời đó thƣờng trú xác nhận. Ở Việt Nam, khám sức khỏe về tâm thần để kết hôn đƣợc thực hiện ở các bệnh viện chuyên khoa về tâm thần, trƣờng hợp ở các tỉnh, thành nào không có bệnh viện chuyên khoa về tâm thần thì liên hệ với bệnh viện đa khoa cấp tỉnh, để đƣợc khám theo chỉ định của Phòng tƣ pháp. Quy định này đã mở rộng phạm vi điều chỉnh đối với quan hệ kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài, phù hợp với đƣờng lối, chính sách hội nhập quốc tế, phù hợp với sự phát triển của xã hội.
Tuy nhiên viê ̣c cấp giấy xác nhâ ̣n tình tra ̣ng sƣ́c khỏe của các bên đƣơng sƣ̣ tham gia quan hê ̣ kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài chỉ mang tính hình thƣ́c. Dễ làm phát sinh viê ̣c làm giấy tờ giả để đăng ký kết hôn . Đồng thời thiếu nhƣ̃ng quy đinh về thủ tu ̣c xác đi ̣nh ngƣời mất năng lƣ̣c hành vi.
- Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân.Đây là giấy do cơ quan có thẩm quyền cấp còn giá trị sử dụng xác nhận hiện tại ngƣời đó không có vợ hoặc không có chồng:
+ Đối với công dân Việt Nam công dân nƣớc ngoài và ngƣời không quốc ti ̣ch thƣờng trú ta ̣i Viê ̣t Nam thì giấy xác nh ận tình trạng hôn nhân Ủ y ban nhân dân cấp xã xác nhâ ̣ n theo Điều 21 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hƣớng dẫn Luâ ̣t Hô ̣ ti ̣ch năm 2014.
+ Đối với công dân Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài thì do cơ quan có thẩm quyền của nƣớc nơi ngƣời đó đi ̣nh cƣ hoă ̣c do cơ quan đa ̣i diê ̣n ngoa ̣i giao hoă ̣c cơ quan lãnh sƣ̣ của Viê ̣t Nam ta ̣i nƣớc đó xác nhâ ̣n.
+ Đối với ngƣời nƣớc ngoài thƣờng trú ở nƣớc ngoài thì do cơ quan có thẩm quyền của nƣớc nơi ngƣời đó có quốc ti ̣ch hoă ̣ c thƣờng trú xác nhâ ̣n . Nếu pháp luâ ̣t nƣớc ngoài không quy đi ̣nh xác nhâ ̣n vào tờ khai đăng ký kết hôn hoă ̣c không cấp tờ khai giấy tờ xác nhâ ̣n về tình tra ̣ng hôn nhân thì thay thế bằng bản tuyên thê ̣ của ngƣời đó là hiê ̣n ta ̣i họ không có vợ hoặc không có chồng.
Mục đích của việc quy định nộp loại giấy này là nhằm bảo vệ nguyên tắc “hôn nhân một vợ một chồng”, giấy này sẽ chứng minh tại thời điểm xin kết hôn đƣơng sự là ngƣời không có vợ hoặc có chồng. Do pháp luật của mỗi nƣớc có những quy định khác nhau nên sẽ cấp các loại giấy tờ khác nhau. Để chứng minh tình trạng hôn nhân, giấy tờ dùng để chứng minh có thể đƣợc sử dụng linh hoạt, miễn là giấy tờ đó phải đƣợc cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền của nƣớc ngoài xác nhận.
Nếu giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của ngƣời nƣớc ngoài không ghi thời hạn sử dụng thì giấy tờ này và giấy xác nhận của tổ chức y tế chỉ có giá trị 6 tháng, kể từ ngày cấp. Viê ̣c quy đi ̣nh giấy xác nhâ ̣n tình tra ̣ng hôn nhân chỉ có giá tri ̣ trong 06 tháng là chƣa chặt chẽ và khó áp dụng trên thƣ̣c tế bởi nhƣ̃ng lý do sau:
Một, đối với ngƣời Viê ̣t Nam đi ̣nh cƣ ở nƣớc ngoài và ngƣời nƣớc ngoài thƣờng trú ở nƣớc ngoài thì cơ quan có thẩm quyền xác nhận tình trạ ng hôn nhân là cơ quan có thẩm quyền nơi nhƣ̃ng ngƣời này đi ̣nh cƣ hoă ̣c thƣờng trú. Tuy nhiên, viê ̣c xác nhâ ̣n tình tra ̣ng hôn nhân cho nhƣ̃ng đối tƣợng này còn gặp nhiều khó khăn . Bởi có nhƣ̃ng ngƣời đi ̣nh cƣ hoă ̣c thƣờng trú tƣ̀ nh ỏ đến khi lấy vợ, chồng nhƣng cũng có ngƣời chỉ mới sang đi ̣nh cƣ hoă ̣c thƣờng
trú ở nƣớc ngoài trong vòng một vài năm hoặc vài tháng trƣớc khi kết hôn . Do đó cơ quan có thẩm quyền rất khó để xác đi ̣nh ho ̣ đã có vợ , chồng hay chƣa. Đến ngay các cơ quan có thẩm quyền của Viê ̣t Nam xác nhâ ̣n tình tra ̣ng hôn nhân cho ngƣời Viê ̣t Nam hiê ̣n đang ở Viê ̣t Nam để kết hôn với ngƣời nƣớc ngoài còn có thể sai sót dẫn đến vi pha ̣m chế đô ̣ hôn nhân tiến bô ̣ mô ̣t vợ, mô ̣t chồng. Vì thực tế có những ngƣời có đăng ký tạm trú từ 6 tháng trở lên ở mô ̣t đi ̣a phƣơng thì đi ̣a phƣơng đó có quyền xác nhâ ̣n tình tra ̣ng hôn nhân cho ngƣời đó, đồng thời các cơ quan có thẩm quyền xác nhâ ̣n tình trạng hôn nhân ta ̣i nơi có hô ̣ khẩu thƣờng trú và nơi ta ̣m trú không có sƣ̣ liên kết , kết hợp với nhau trong viê ̣c xác nhâ ̣n.
Hai, giấy xác nhâ ̣n tình tra ̣ng hôn nhân phải đƣợc xác nhâ ̣n chƣa quá 06 tháng tính đến ngày nhận hồ sơ . Viê ̣c pháp luâ ̣t quy đi ̣nh nhƣ vâ ̣y để ta ̣o điều kiê ̣n cho các bên đƣơng sƣ̣ hoàn tất hồ sơ nhƣng cũng ta ̣o kẽ hở cho nhƣ̃ng kẻ xấu lợi du ̣ng. Có trƣờng hợp, trong vòng 06 tháng, sau khi xác nhâ ̣n tình tra ̣ng hôn nhân là chƣa có vợ , chồng đã kết hôn nhƣng vẫn nô ̣p hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài để đƣợc ra nƣớc ngoài làm ăn.
Ba, đối với nhƣ̃ng ngƣời đã ly hôn hoă ̣c góa vợ, chồng muốn kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài , không cần phải có bản sao bản án giải quyết ly hôn hoặc giấy chƣ́ng tƣ̉ của vợ , chồng đã chết nhƣng cần phải có giấy xác nhâ ̣n tình trạng hôn nhân. Quy đi ̣nh này cần cu ̣ thể và thƣ̣c tế hơn nƣ̃a , nghĩa là đối với trƣờng hợp vợ, chồng đã chết hoă ̣c đã ly hôn, ngƣời yêu cầu kết hôn phải có giấy xác nhâ ̣n tình tra ̣ng hôn nhân tính tƣ̀ thời điểm ngƣời vợ , chồng chết hoă ̣c tƣ̀ khi có bản án ly hôn.[20, 76-77]
- Đối với ngƣời nƣớc ngoài , công dân Việt Nam định cƣ ở nƣớc ngoài, bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu nhƣ xuất trình giấy tờ đi lại quốc tế hoặc thẻ cƣ trú.
- Nếu bên kết hôn là công dân Việt Nam đã ly hôn hoặc hủy việc kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền nƣớc ngoài thì còn phải nộp bản sao trích lục hộ tịch về việc đã ghi vào sổ việc ly hôn hoặc hủy việc kết hôn; nếu là công chức, viên chức hoặc đang phục vụ trong lực lƣợng vũ trang thì phải nộp văn bản của cơ quan, đơn vị quản lý xác nhận việc ngƣời đó kết hôn với ngƣời nƣớc ngoài không trái với quy định của ngành đó.
Một điểm mới trong Luật Hộ tịch năm 2014 và Nghị định 123/2015/NĐ-CP hƣớng dẫn Luật hộ tịch về hồ sơ đăng ký kết hôn là bỏ quy định về cung cấp một số giấy tờ trong các hợp đặc biệt so với Khoản 2 Điều 6 Nghị định 24/2013/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật hôn nhân và gia đình về quan hệ hôn nhân và gia đình có yếu tố nƣớc ngoài nhƣ sau:
“a) Đối với công dân Việt Nam đang phục vụ trong các lực lượng vũ trang hoặc đang làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật Nhà nước thì phải nộp giấy xác nhận của cơ quan, tổ chức quản lý ngành cấp trung ương hoặc cấp tỉnh, xác nhận việc người đó kết hôn với người nước ngoài không ảnh hưởng đến bảo vệ bí mật Nhà nước hoặc không trái với quy định của ngành đó; b) Đối với công dân Việt Nam đã ly hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải nộp Giấy xác nhận về việc đã ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn đã tiến hành ở nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam;
c) Đối với công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài thì còn phải có giấy tờ chứng minh về tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp;
d) Đối với người nước ngoài không thường trú tại Việt Nam thì phải có giấy do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài xác nhận người đó có đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật của nước đó;
đ) Đối với người nước ngoài đã ly hôn với công dân Việt Nam tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài thì phải nộp Giấy xác nhận về việc ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn đã tiến hành ở nước ngoài theo quy định của pháp luật Việt Nam”.
Thứ hai, hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài ta ̣i Ủy ban nhân dân xã khu vƣ̣c biên giới.
Đối với việc đăng ký kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài tại ủy ban nhân dân xã ở khu vực biên giới đơn giản hơn so với kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài tại ủy ban nhân dân huyện. Cụ thể, ngƣời yêu cầu đăng ký kết hôn cần xuất trình các giấy tờ sau: Tờ khai đăng ký kết hôn theo mẫu quy định; hai bên nam, nữ có thể sử dụng 01 Tờ khai chung;Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nƣớc láng giềng cấp không quá 6 tháng tính đến ngày nhận hồ sơ xác nhận công dân nƣớc láng giềng hiện tại là ngƣời không có vợ hoặc không có chồng và bản sao giấy tờ chứng minh nhân thân, chứng minh nơi thƣờng trú ở khu vực biên giới của công dân nƣớc láng giềng.[17]Nhƣ vậy, so với Luật Hôn nhân và gia đình năm 2000 và các văn bản hƣớng dẫn, Luật Hộ tịch năm 2014 đã giảm bớt một số loại giấy tờ không cần thiết làm cho thủ tục kết hôn trở nên gọn nhẹ hơn.
Về vấn đề xuất trình , nô ̣p giấy tờ khi đăng ký kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài đƣợc thƣ̣c hiê ̣n theo trình tƣ̣ ta ̣i Khoản 3, 4 Điều 2 Nghị định 123/2015 hƣớng dẫn Luâ ̣t Hô ̣ ti ̣ch năm 2014 nhƣ sau:
“3. Giấy tờ bằng tiếng nước ngoài sử dụng để đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải được dịch ra tiếng Việt và công chứng bản dịch hoặc chứng thực chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật.
4. Giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước có chung đường biên giới với Việt Nam (sau đây gọi là nước láng giềng) lập, cấp, xác nhận sử dụng để đăng ký hộ tịch theo quy định tại Điểm d Khoản 1 Điều 7 của Luật Hộ tịch
được miễn hợp pháp hóa lãnh sự; dịch ra tiếng Việt và có cam kết của người dịch về việc dịch đúng nội dung.”
Nhƣ vâ ̣y , để các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền quyền của nƣớc ngoài cấp, công chứng hoặc xác nhận sử dụng cho việc đăng ký hộ tịch tại Việt Nam phải đƣợc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật, trừ trƣờng hợp đƣợc miễn theo điều ƣớc quốc tế mà Việt Nam là thành viên (Điều 10 Luật Hộ tịch năm 2014). Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nƣớc ngoài để giấy tờ, tài liệu đó đƣợc công nhận và sử dụng tại Việt Nam. Theo Khoản 1 Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP chứng nhận, hợp pháp hóa lãnh sự, thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự do Cục lãnh sự (Bộ Ngoại giao), Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam đƣợc ủy nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự ở nƣớc ngoài tiến hành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự.[15]
Các giấy tờ sau khi đƣợc hợp pháp hóa lãnh sự phải đƣợc dịch ra tiếng Việt và bản dịch phải đƣợc công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam. Còn giấy tờ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của các nƣớc láng giềng cấp cho công dân của họ thƣờng trú tại khu vực biên giới với Việt Nam để sử dụng cho việc kết hôn với công dân Việt Nam thƣờng trú ở khu vực biên giới với nƣớc đó thì chỉ cần dịch ra tiếng Việt và có cam kết bằng văn bản của ngƣời dịch về việc dịch là dịch đúng nội dung của thứ tiếng đó. Còn đối với các giấy tờ của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của các nƣớc đã ký kết với Việt Nam điều ƣớc quốc tế trong đó có quy định về việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu của nhau; giấy tờ do cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sƣ̣ của nƣớc ngoài tại Việt Nam cấp cho công dân nƣớc đó để sử dụng tại Việt Nam trên nguyên tắc có đi có lại.
Thứ ba, hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nƣớc ngoài ta ̣i Cơ quan đa ̣i diê ̣n ngoa ̣i giao, cơ quan lãnh sƣ̣ Viê ̣t Nam ở nƣớc ngoài.
- Tờ khai đăng ký kết hôn (theo mẫu quy định); hai bên nam, nữ có thể khai chung vào một Tờ khai đăng ký kết hôn;
- Bên kết hôn là công dân Việt Nam, tùy từng trƣờng hợp phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân sau đây:
+ Trƣờng hợp công dân Việt Nam có thời gian thƣờng trú tại Việt Nam, trƣớc khi xuất cảnh đã đủ tuổi kết hôn theo quy định của Luật hôn nhân và gia đình Việt Nam thì phải nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Ủy ban nhân dân xã nơi ngƣời đó thƣờng trú trƣớc khi xuất cảnh cấp.
+ Trƣờng hợp công dân Việt Nam đã có thời gian cƣ trú ở nhiều nƣớc khác nhau thì phải nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự nơi đã cƣ trú cấp. Trƣờng hợp không thể xin đƣợc xác nhận tình trạng hôn nhân tại các nơi đã cƣ trú trƣớc đây thì ngƣời đó phải nộp văn bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian cƣ trú ở các nơi đó và chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về nội dung cam đoan.
Đây là điểm mới của Thông tƣ liên ti ̣chsố 02/2016/TTLT-BNG-BTP so với Thông tƣ liên ti ̣ch số 11/2008/TTLT-BTP-BNG về đăng ký kết hôn cho công dân Viê ̣t Nam ở nƣớc ngoài . Trƣớc đây, khi mô ̣t trong hai bên nam nữ tạm trú trên lãnh thổ nƣớc khác, thì khi đăng ký kết hôn, Cơ quan đại diện Việt Nam nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn có trách nhiệm liên hệ với Cơ quan đại diện Việt Nam nơi đƣơng sự tạm trú tại thời điểm đăng ký kết hôn để xác minh về tình trạng hôn nhân của đƣơng sự trong thời gian tạm trú trên lãnh thổ nƣớc đó. Nếu sau 5 ngày làm việc, kể từ ngày gửi yêu cầu xác minh, nếu Cơ quan đại diện Việt Nam nơi tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn không nhận đƣợc văn bản trả lời của Cơ quan đại diện Việt Nam về tình trạng hôn nhân của đƣơng sự, thì yêu cầu đƣơng sự nộp bản cam đoan về tình trạng hôn
nhân.[8] Nhƣ vâ ̣y , viê ̣c phải liên hê ̣ và chờ phía bên cơ quan đa ̣i diê ̣n Viê ̣t Nam nơi đƣơng sƣ̣ đang cƣ trú trả lời sẽ gây mất thời gian và nhiều thủ tu ̣c hành chính. Vì vậy, Thông tƣ mới đã thể hiê ̣n sƣ̣ linh hoa ̣t khi yêu cầu các đƣơng sƣ̣ phải nô ̣p thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Cơ quan đại diện ở khu vực lãnh sự đƣơng sƣ̣ cƣ trú , nếu không thể xin đƣợc xác nhâ ̣n thì sẽ nộp bản cam đoan.
+ Trƣờng hợp công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nƣớc ngoài thì phải nộp giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân do cơ quan có thẩm quyền của nƣớc mà ngƣời đó có quốc tịch cấp.