IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU CỦA CễNG TY CPCI.
2. HOÀN THIỆN PHƯƠNG PHÁP XÂY DỰNG HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU VÀN Ộ
DUNG Kí KẾT:
Hiện nay việc thực hiện cỏc nghiệp vụ cho cụng tỏc xõy dựng một hợp đồng
nhập khẩu như nghiờn cứu thị trường, lập phương ỏn kinh doanh, đàm phỏn
và thoả thuận cỏc điều khoản trong hợp đồng của cụng ty cũn nhiều bị động
hoặc theo cỏc nguyờn tắc cứng nhắc, do vậy đó gõy nhiều bất cập cho người
thực hiện hợp đồng, bởi vậy nhiệm vụ cần thiết trước mắt của bộ phận làm hợp đồng nhập khẩu là:
63
+ Phải căn cứ vào kế hoạch nhập khẩu cụ thể cho cỏc thới điểm trong năm,
cụng ty cần cụ thể hoỏ để nhập từng mặt hàng xỏc định từ từng hóng cung cấp,
trong từng thời gian, với số lượng, chất lượng xỏc định…
+ Tỡm hỡnh thức và phương phỏp phự hợp cho cuộc đàm phỏ, xỏc định hướng đi rừ ràng cho cuộc đàm phỏn nhằm thu được hiệu quả tối đa.
+ Đặt ra mục đớch, yờu cầu cho cuộc đàm phỏn: Đặc biệt là vấn đề giỏ cả.
Cần phải làm thế nào để nhập được với giỏ thấp…Cần phải chuẩn bị trước
những lý lẽ để thuyết phục đối phương trong thương lượng, đàm phỏn.Phải lường trước mọi tỡnh huống cú thể xảy ra trong quỏ trỡnh đàm phỏn, trỏnh trường hợp bị bất ngờ, lập kế hoạch và vạch sẵn những phương ỏn để giải
quyết trong trường hợp cuộc đàm phỏn khụng thành cụng.
Cú sự chuẩn bị về thời gian để tra đổi về hợp đồng giữa cỏc phũng, ban cú trỏch nhiệm liờn quan về hợp đồng trước khi đàm phỏn.
Cần cập nhật kịp thời cỏc thụng tin về nhà cung cấp để biết điểm mạnh, điểm yếu của họ, biết mỡnh muốn gỡ, trong điều kiện nào.
+ Duy trỡ mối quan hệ thường xuyờn với bạn hàng.
Khi xõy dựng nội dung hợp đồng cần chỳ ý một số điều khoản cơ bản
sau:
*Điều khoản về tờn hàng và quy cỏch phẩm chất hàng hoỏ
Như phần trờn chỳng ta đó nghiờn cứu, dược phẩm là một loại hàng húa tiờu
dựng đặc biệt, phức tạp cả về tờn hàng lẫn tiờu chuẩn chất lượng hàng húa.
Tờn hàng đũi hỏi phải ghi một cỏch chớnh xỏc tờn hoỏ học, thường là tờn của
thành phần hoỏ học cơ bản chứa trong sản phẩm. Việc ghi khụng chớnh xỏc sẽ
dễ dàng gõy ra sự hiểu nhầm và do đú giao nhầm hàng.
Sự đa dạng về chất lượng dược phẩm cũng là một khú khăn khi đàm phỏn
điều khoản chất lượng, cần phải nờu rừ hoặc phải cú phụ lục về qui cỏch,
thành phần cỏc chất chứa trong đú .Nghiệp vụ này đũi hỏi người tham gia kớ kết phải nắm vững và cú kiến thức về dược phẩm.Trong điều khoản về quy
cỏch phải luụn luụn chỳ ý đến thời hạn sử dụng của sản phẩm, thời hạn sử
dụng sản phẩm là yếu tố rất quan trọng đối với mỗi hợp đồng nhập khẩu dược
phẩm, nú mang tớnh chất bắt buộc. *Điều khoản về giỏ cả.
Giỏ cả hàng nhập sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng tiờu thụ
của cụng ty. Vỡ thế khi phỏn đàm về giỏ cả, cụng ty cần phải đặc biệt chỳ ý đến cỏc yếu tố ảnh hưởng đến giỏ cả hàng nhập khẩu như :
+ Cỏc điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toỏn sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến
giỏ cả. Cụng ty cần phải làm sao lựa chọn được cỏc điều kiện thuận lợi nhất nhưng giỏ cả phải hợp lý.
+ Phải tham khảo giỏ của cỏc đối thủ cạnh tranh và của cỏc nhà phõn phối khỏc để nắm bắt thụng tin.
+ Đối với những hợp đồng nhập khẩu thành phẩm và cú thời gian thực hiện
hợp đồng ngắn, thỡ trong điều kiện giỏ cả cú thể khụng cần đũi hỏi cú sự điều
chỉnh giỏ. Nhưng đối với những hợp đồng cú thời gian thực hiện dài(hàng
năm) hay những hợp đồng nhập khẩu nguyờn liệu, thỡ cần phải chỳ ý đưa vào điều kiện điều chỉnh giỏ cả để trỏnh những tổn hại khụng đỏng cú khi cú sự
biến động của giỏ cả đối với cụng ty.
Hỡnh thức đàm phỏn ký kết hợp đồng
* Phương phỏp trực tiếp: trực tiếp gặp gỡ nhà cung cấp, đàm phỏn cỏc điều
khoản giao dịch và trực tiếp ký kết. Phương phỏp này thường được ỏp dụng
với những bạn hàng lần đầu tiờn cú quan hệ làm ăn với cụng ty hoặc bạn hàng cú những hợp đồng lớn hoặc những mặt hàng mới. Do võy yờu cầu đặt ra đối
với người trực tiếp tham gia đàm phỏn là:
+ Cú thỏi độ niềm nở, lịch sự với bạn hàng.
+ Tỡm hiểu về nhà cung cấp, kiểm tra mức độ uy tớn của họ.
+ Tranh thủ giới thiệu với bạn hàng về cụng ty.
+ Nờn mời chuyờn gia trực tiếp tham gia vào cuộc đàm phỏn, tạo sự tin tưởng cho bạn hàng.
+ Cú thỏi độ nhó nhặn nhưng cương quyết khi cần thiết trong quỏ trỡnh giải
quyết cụng việc.
* Phương phỏp giỏn tiếp: phương phỏp này là phương phỏp ớt tốn kộm chi
phớ giao dịch, nú được sự hỗ trợ của cụng nghệ thụng tin liờn lạc. Mọi việc đàm phỏn, ký kết đều được thực hiện thụng qua thư tớn, điện thoại, fax, Internet...phương phỏp này được sử dụng đối với cỏc khỏch hàng cú mối
quan hệ làm ăn lõu dài với cụng ty .
+ Nếu việc đàm phỏn, ký kết được tiến hành qua thư tớn: thường sử
dụng hệ thống Fax và bằng tiếng Anh. Do vậy cần chỳ ý rằng thư từ là sứ giả
của mỡnh gửi đến khỏch hàng nờn cỏch viết, cỏch trỡnh bày, diễn đạt phải rừ ràng, sỏng ý, chớnh xỏc và khoa học. Khi gửi thư cần phải sử dụng hệ thống
chuyển phỏt nhanh để thể hiện sự nhiệt tỡnh và khẩn trương của cụng ty.
+ Nếu bằng điện thoại: đõy là hỡnh thức được thường xuyờn sử dụng
65
đổi, phải cú tõm trạng tốt, trõn thành, khụng miễn cưỡng, giả tạo nhằm trỏnh
gõy sự hiểu nhầm của bạn hàng. Sau khi trao đổi, cần phải cú văn bản xỏc định nội dung đó thoả thuận và gửi cho bạn hàng.
* Xõy dựng mẫu hợp đồng cú sẵn.
Bởi vỡ cụng ty Dược phẩm Trung ương I chỉ kinh doanh nhập khẩu một loại hàng húa là dược phẩm (gồm cú tõn dược và dược liệu). Sự đơn nhất này giỳp cụng ty cú thể tạo ra những khuụn mẫu hợp đồng cú sẵn, với số lượng điều
khoản cần cú. Những điều khoản đựơc xem là cố định như khiếu nại, trọng
tài, phạt vi phạm, cỏc điều khoản khỏc...
Cú thể xõy dựng mẫu hợp đồng cho nhập khẩu thành phẩm một dạng và cho hợp đồng nhập khẩu nguờn liệu dạng khỏc. Cũng cú thể xõy dựng mẫu cho
từng nhà cung cấp một, thường với những nhà cung cấp cú quan hệ thương
mại lõu dài, thường xuyờn với cụng ty. Những điều khoản về tờn hàng, qui cỏch phẩm chất, số lượng, giỏ cả, phương thức gớao hàng và phương thức
thanh toỏn là những điều khoản sẽ được điều chỉnh cho từng lần giao hàng cụ
thể. Mẫu hợp đồng này sẽ được lưu giữ trong mỏy tớnh và sẽ được đem ra sử
dụng khi ký kết hợp đồng.
Chỳ ý rằng mẫu hợp đồng nhập khẩu này chỉ phự hợp với những đối tỏc cú
quan hệ làm ăn thường xuyờn, lõu dài với cụng ty, cũn đối với những bạn
hàng mới, khụng nờn xõy dựng hợp đồng trờn cỏc khuụn mẫu sẵn cú đú được,
phải tuỳ thuộc vào tập quỏn và độ tin cậy của phớa đối tỏc nước ngoài mà xõy dựng cỏc điều khoản hợp đồng hợp lý và hiệu quả.
BẢO ĐẢM CƠ SỞ PHÁP Lí CỦA HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU .
Cú thể núi rằng, khụng bao giờ chỳng ta cú thể lường trước được hết những rủi ro để đưa vào hợp đồng nhằm xõy dựng một hợp đồng hoàn thiện nhất. Tuy
nhiờn, trong quỏ trỡnh xõy dựng hợp đồng, cỏc nhà đàm phỏn, kớ kết luụn
luụn hạn chế tối đa những sai phạm, rủi ro cú thể gặp phải. Và một nội dung
quan trọng và dễ dàng kiểm soỏt được đú là xõy dựng được cơ sở phỏp lý cho
việc thự hiện hợp đồng nhập khẩu, nội dung bao gồm:
Cỏc chủ thể tham gia hợp đồng phải hợp phỏp, khụng bị lừa đảo: việc xỏc định tư cỏch đụi stỏc mà cụng ty tham gia ký kết hợp đồng cú giỏ trị quan
trọng, vỡ chỉ khi đối tỏc cú đầy đủ năng lực phỏp lý và năng lực hành vi thỡ hợp đồng sau khi ký mới cú giỏ trị hiệu lực và nếu cú tranh chấp xảy ra mới đảm bảo được việc khiếu nại và kiện tụng.
Một bản hợp đồng nếu đảm bảo được năm yờu cầu sau thỡ được coi là cú giỏ trị phỏp lý.
1. Hợp đồng phải được xõy dựng trờn sự thoả thuận, tỏn thành của hai bờn. Một hợp đồng khụng cú giỏ trị phỏp lý nếu được ký kết trờn sự cưỡng ộp hoặc
lừa đảo.
2. Cỏc bờn tham gia chỉ được ký kết trong khả năng, phạm vi, thẩm quyền
của mỡnh.
3. Một văn bản nếu được làm một cỏch bất hợp phỏp với cỏc mục đớch bất
hợp phỏp hoặc vi phạm phỏp luật sẽ khụng được coi là hợp đồng.
4.Một hợp đồng phải cú sự ràng buộc của cả hai bờn, nghĩa là hai bờn phải
cú sự trao đổi quan điểm về cỏc quền lợi, nghĩa vụ.
5. Một hợp đồng được hỡnh thành trờn cơ sở chào hàng và chấp nhận chào hàng.
* Điều kiện để thực hiện cỏc nội dung trờn.
+ Cú sự lựa chon thương nhõn để giao dịch. Trong điều kiện cho
phộp thỡ hiệu quả nhất là chọn nhà cung cấp trực tiếp và lớn, tuy nhiờn nếu là thị trường nhập khẩu mới thỡ cú thể lại cần phải giao dịch qua trung gian. Nếu
ký kết với đại lý thỡ cần phải xem xột giấy uỷ nhiệm mà người đại lý được
cung cấp cú hợp lệ hay khụng.
+ Nếu cú nghi ngờ về khả năng của đơn vị đối tỏc thỡ người đàm phỏn cần liờn hệ ngay với cỏc tổ chức thương mại cú thẩm quyền hoặc tham tỏn thương mại Việt Nam ở nước đú.
+ Luụn nõng cao nghiệp vụ chuyờn mụn cho cỏc cỏn bộ làm cụng tỏc nhập khẩu.
+ Cần tham khảo ý kiến của cỏc chuyờn gia về nguồn luật ỏp dụng đối với hợp đồng.
+ Giỏm sỏt chặt chẽ việc thực hiện hợp đồng.