IV. VẤN ĐỀ GIÁM SÁT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐỒNGNHẬP KHẨU CỦA CễNG TY CPCI.
2. HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT:
Với một khối lượng hợp đồng khỏ lớn, trung bỡnh mỗi ngày phải thực hiện
1, 5 hợp đồng, thời gian thực hiện hợp đồng chồng chộo lờn nhau, cú những
hợp đồng ký kết trước nhưng lại thực hiện sau, phương thức vận tải, phương
thức thanh toỏn đa dạng. Mỗi phương thức lại đũi hỏi phải cú những bước
cụng việc khỏc nhau. Đấy là cũn chưa núi đến cũn cú nhiều vấn đề khỏc phỏt
sinh. Vậy làm sao cụng ty cú thể theo dừi giỏm sỏt được tất cả cỏc cụng việc
cần phải làm, để đảm bảo rằng sẽ khụng cú một cụng việc nào bị bỏ quyờn, hay q uyền lợi của cụng ty cú thể bị vi phạm mà cụng ty khụng cú những nhắc
nhở hoặc phản ứng kịp thời.
49
xếp hàng, thời gian vận chuyển, hàng ngày về đến cảng dỡ hàng thụng qua thụng bỏo gửi hàng của nhà cung cấp, thụng bỏo về vận tải, thụng bỏo ngày hàng cập cảng quy định
2. Giỏm sỏt quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng của cụng ty: giỏm sỏt quỏ trỡnh xin giấy phộp nhập khẩu, làm thủ tục hải quan, làm thủ tục thanh toỏn, nhận
hàng hoỏ tại ga, cảng.
Trỡnh tự cỏc cụng việc cần giỏm sỏt phụ thuộc vào những gỡ mà người mua và người bỏn thoả thuận trong hợp đồng. Chẳng hạn, thanh toỏn cú thể phải
thực hiện trước khi kết thỳc hợp đồng hay sau khi đó nhận được cỏc chứng từ
về vận tải chứng tỏ nhà cung cấp đó gửi hàng đi. Cũng cú thể thanh toỏn sẽ
phải thực hiện ở những thời điểm khỏc nhau trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng.
VD: Hợp đồng số 321/KH _97 quy định: Thanh toỏn bằng TT:20 % giỏ trị
hợp đồng thanh toỏn trước 20 ngày, 80 % thanh toỏn vào lỳc giao nhận hàng.
Để thực hiện hoạt động giỏm sỏt cụng ty đó sử dụng một số biện phỏp sau:
+ Thiết lập một hệ thống giỏm sỏt thủ cụng : thụng qua việc lập cỏc bộ hồ sơ
theo dừi hợp đồng .
Bộ hồ sơ theo dừi này sẽ được phõn thành hai loại : Hồ sơ theo dừi hợo đồngnhập khẩu thành phẩn và hồ sơ theo dừi hợp đồng nhập khẩu nguyờn liệu và được giao cho hai người theo dừi.
Trờn bộ hồ sơ theo dừi này sẽ ghi : tờn nhà sản xuất, tờn hàng, đơn giỏ, giỏ
trị, số lượng, phương thức thanh toỏn, ngày xếp hàng dự kiến, số lần giao
hàng. Và một phiếu theo dừi cỏc chứng từ cần thiết cho việc thực hiện hợp đồng .
Nội dung của phiếu này như sau:
Hợp đồng số
Hoỏ đơn thương mại
Vận đơn
Phiếu đúng gúi
Phiếu kiểm tra chất lượng
Giấy chứng nhận chất lượng
Giấy chứng nhận xuất xứ
Hợp đồng bảo hiểm
Tờ khai hàng hoỏ XNK Phiếu nhập kho
Cột (1) giỳp người theo dừi hợp đồng nắm bắt được những chứng từ nào
đó cú, chứng từ nào cũn thiếu và chứng từ nào là khụng cần cú. Bằng cỏch đỏnh dấu vào cột này, cỏc chứng từ đó nhận được sẽ đỏnh dấu (v), cột (2) dựng để ghi chỳ: ngày nhận chứng từ, cú những sửa đổi chứng từ hay khụng.
Hàng ngày nhõn viờn theo dừi hợp đồngsẽ tham khảo thường xuyờn hồ sơ này để xem cú hoạt động giỏm sỏt nào cần làm. cụng việc quan sỏt trọng tõm
nhất vẫn là thời gian biểu về cỏc sự kiện và cụng việc, giỏm sỏt thời gian hàng về. Bộ phận giỏm sỏt nhập khẩu phải cố gắng giữ liờn lạc thường xuyờn với
cỏc bộ phận khỏc của cơ quan để đảm bảo mọi thụng tin từ phớa người xuất
khẩu phải được chuyển giao cho bộ phận này. Khi đú thụng tin này được bộ
phận giỏm sỏt sử dụng để kiểm tra mọi việc cần làm liờn quan đến việc thực
hiện hợp đồng.
Hầu hết cỏc hợp đồng nhập khẩu của cụng ty đều sử dụng điều kiện giao hàng CIF (đường biển), CIP (đường khụng), cỏc điều kiện này đó rỳt ngắn
cỏc cụng việc mà cụng ty cần phải làm ở phạm vi ngoài lónh thổ: như thuờ tàu đến cảng xuất khẩu để chở hàng, mua bảo hiểm... Cỏc cụng việc này thuộc
trỏch nhiệm của người xuất khẩu, điều này cũng cú nghĩa là cụng ty khụng thể
theo dừi, quan sỏt được cỏc cụng việc này như: việc chuẩn bị hàng húa, việc
thuờ tàu, xếp hàng lờn tàu, cũng như quỏ trỡnh hàng húa trờn đường vận
chuyển. Cú chăng cụng ty cũng chỉ nắm bắt được ngày hàng sẽ rời cảng xếp
hàng và ngày hàng dự định cập cảng qua cỏc thụng bỏo của người xuất khẩu.
Nhiều khi cú những hợp đồng đó bị vi phạm thời gian giao hàng mà bộ phận
giỏm sỏt vẫn khụng nắm bắt được, chỉ đến khi nhận được thụng bỏo giao hàng của người xuất khẩu, kiểm tra lại hồ sơ hợp đồng mới phỏt hiện ra.
51
cụng việc rất khú khăn bởi số lượng hợp đồng tương đối lớn.