1. Cơ sở hỡnh thành hợp đồng
Để tiến tới kớ kết hợp đồng, một nội dung khụng thể bỏ qua là xỏc điịnh
0 0.5 1 1.5 2 2.5 3 3.5 1997 1998 1999 Lợi nhuận
được đối tượng và nội dung nhập. Cụng ty CPC.1 xỏc định việc đú căn cứ vào một trong hai hướng sau:
*Hướng đi chủ động:
Theo hướng này, cụng ty chủ động tỡm kiếm thị trường tiờu thụ mặt hàng kinh doanh, thị trường nhà cung cấp. Cỏc bước cụ thể trong hướng đi này là:
- Nghiờn cứu thị trường để xỏc định mặt hàng nhập khẩu:
Thuốc chữa bệnh cho dự là một loại hàng hoỏ đặc biệt, nhưng nú cũng phải
tuõn theo những quy luật chung nhất trong cơ chế thị trường núi chung. Núi
một cỏch tổng quỏt muốn kinh doanh cú lói phải nghiờn cứu kĩ những đặc điểm cơ bản của tỡnh hỡnh thị trường. Cụng ty dược phẩm trung ương I cú truyền
thống hỡnh thành và phỏt triển khỏ lõu so với cỏc doanh nghiệp khỏc cựng ngành. Tuy cú nhiều kinh nghiệm cú sự hiểu biết về thị trường tiờu dựng thuốc, nhưng cũng chỉ dựng ở mức phõn phối, cấp phỏt theo lệnh là chớnh, chuyển sang cơ chế thị trường thỡ cơ cấu mặt hàng thuốc chữa bệnh đó thay đổi rất nhanh do tỏc động của nhiều nguyờn nhõn khỏch quan và chủ quan.
- Tổng quan thị trường thuốc chữa bệnh ở Việt Nam trong những năm qua
của cụng ty được phõn tớch túm tắt như sau: thị phần dược phẩm tớnh bỡnh
quõn đầu người hàng năm ở Việt Nam cú tăng trưởng khỏ nhanh từ 3 USD/ Đầu người năm 1995 đó tăng lờn 5, 5 USD/ đầu người năm 1999. Tuy nhiờn so với mức khuyến cỏo tối thiểu của tổ chức y tế thế giới phải cú 10 USD/ người/ năm mới đỏp ứng nhu cầu phũng và chữa bệnh cho nhõn dõn. Tổng kim
ngạch nhập toàn ngànhtheo cục quản lý Dược thụng bỏo năm 1999là khoảng
450 triệu USD. Vấn đề đặt ra ở đõy là nhập mặt hàng nào, nhập về bỏn cho
ai, tỉ lệ kết cấu như thế nào là hợp lý để vừa bảo hộ được thuốc sản xuất trong nước, vừa thực hiện được chớnh sỏch quốc gia về thuốc của nhà nước ban
hành, chi phớ phải hợp lý, bảo toàn vốn và cú lói. Đõy là bài toỏn rất khú cho
doanh nghiệp kinh doanhthuốc chữa bệnh trong nước hiện nay. Qua kinh
nghiệm tớch luỹ từ thực tế năm cụng ty dược phẩm trung ương I đó đưa ra định hướng chiến lược tổng quỏt như sau:
Quyết tõm duy trỡ giữ vững và phỏt triển thị trường truỳờn thống của cụng ty đú là: cỏc cụng ty thực phẩm tuýờn tỉnh, cỏc xớ nghiệp sản xuất trong nước
(bỏn nguyờn liệu cho họ ) và cỏc bệnh viện chuyờn khoa đầu ngành của trung ương, Hà Nội và cỏc tỉnh xung quanh. Thực tế cụng ty đó cú mối quan hệ
truyền thống gắn bú với 32 tỉnh từ Thừa thiờn -Huế trở ra, cộng với 32 bệnh
viện lớn và hơn 10 xớ nghiệp sản xuất trong nước .Tổng kết hàng năm doanh
số bỏn ra cho 3 đối tượng khỏch hàng là họ đều là thành phần kinh tế quốc
doanh, một số đồng vốn phải dựng kinh phớ từ nguồn vốn ngõn sỏch cấp là chủ yếu ( nhất là 9 tỉnh miền nỳi Tõy Bắc và Việt Bắc )số tỉnh khỏc cú sử dụng
35
thờm nguồn kinh phớ bảo hiểm y tế, núi chung họ được chớnh quyền địa phương giỳp đỡ và bảo hộ bằng những cơ chế riờng tuỳ theo hoàn cảnh cụ thể
của từng tỉnh . Do vậy ớt rủi ro, tuy nhiờn do thiếu vốn nờn cụng nợ thường
kộo dài cũng là nhõn tố làm giảm hiệu quả kinh tế của cụng ty. Ngoài ra cụng ty cũng rất chỳ ý đến thị trường bỏn cho cỏc đối tượng khỏc thuộc thành phần
kinh tế khỏc, tuy chỉ chiếm 30% tỉ trọng nhưng là nơi rất năng động linh hoạt
do vậy khi tiếp xỳc với họ cụng ty học được nhiều kinh nghiệm và nõng cao
năng lực cho cỏn bộ nghiệp vụ kinh doanh, đồng thời nắm bắt thị trường nhanh chúng hơn.
Từ những thực tế kinh nghiệm cụng ty đó xỏc địmh được bốn nhúm mặt
hàng chủ lực để nhập khẩu là:
- Thuốc và nguyờn liệu làm thuốc khỏng sinh.
- Thuốc và nguyờn liệu làmg thuốc Vitamine. - Thuốc hướng thần
- Thuốc bổ, dịch truyền
Trong cỏc nhúm hàng cụng ty phõn ra những mặt hàng chủ lực cụ thể chiếm
số lượng lớn, tỷ trọng cao, thống kờ kinh nghiệm cho thấy thời điểm nào cần
nhập. Bởi vỡ, Việt Nam nằm trong vựng khớ hậu nhiệt đới, giú mựa, núng ẩm, đất nước trải dài ba miền cú nhiều đặc trưng khỏc nhau và thay đổi thường
xuyờn. Bệnh tật diễn biến theo mựa, theo vựng lónh thổ và thúi quen sử dụng
thuốc cũng rất khỏc nhau. Tất cả những yếu tố khỏch quan trờn cần phải được xem xột để đi trước và đún đầu nhập thuốc về mới kịp phục vụ và khụng bị ứ đọng. Vỡ thuốc cú đặc điểm là cú hạn dựng, để lõu là phải bỏ do vậy sẽ gõy
lóng phớ và thiệt hại kinh tế rất lớn. trong 4 nhúm hàng chủ lực trờn đõy, cụng
ty luụn xem trọng nhúm khỏng sinh và nhúm độc AB (thuốc hướng thần), vỡ
đõy là nhúm thường chiếm 70% giỏ trị hàng hoỏ và rất cần cho mọi phỏc đồ điều trị cỏc bệnh sụts nhiễm khuẩn phổ biến ở nước ta hiện nay. Tuy nhiờn, cụng ty khụng ngừng mở rộng nhập cỏc nhúm thuốc chuyờn khoa biệt dược
khỏc, thụng qua cỏc hỡnh thức tiếp thị, cỏc đơn hàng của bệnh viện từ đú sẽ
cú cỏc số liệu tương đối chuẩn xỏc cho việc xõy dựng kế hoạch mặt hàng nhập
khẩu hàng năm. Một khớa cạnh cần chỳ ý mà cụng ty đó xỏc định được là địa
chỉ và tờn nhà sản xuất cũng như nhà phõn phối cỏc loại thuốc cần dựng. Đồng
thời với việc tập hợp cỏc thụng tin số liệu đó cú được về nhu cầu, về số lượng,
chủng loại mặt hàng cần nhập, cụng ty đó xỳc tiến sao cho phự hợp với người tiờu dựng trong nước. Lỳc nào cụng ty cũng tỡm và lựa chọn từ hai nhà cung cấp trở lờn để so sỏnh những thuận lợi về giỏ, điều kiện thanh toỏn ký kết,
giao nhận, vận chuyển hàng hoỏ . Tất nhiờn, mọi điều kiện đều phải dựa trờn
cơ sở “ chất lượng “ thuốc phải là hàng đầu. Ngoài việc quan tõm thị hiếu, thúi quen sử dụng, cụng ty cũng cú một đội ngũ chuyờn mụn giỏi đi làm tiếp
thị để giới thiệu tớnh năng, tỏc dụng của cỏc loại sản phẩm tương tự với cỏc Giỏo sư, Bỏc sĩ chuyờn khoa đầu ngành trực tiếp điều trị cho bệnh nhõn để
hợp tỏc cựng vỡ mục tiờu cung ứng thuốc an toàn, hợp lý cho người bệnh,
tranh lạm dụng thuốc gõy tốn kộm cho bệnh nhõn.
Túm lại, để xỏc định được những mặt hàng cần nhập khẩu, cụng ty đó đồng
thời tiến hành cỏc bước nghiờn cứu thị trường trong nước và ngoài nước, trờn
cơ sở đú mà đi đến cỏc quyết định hỡnh thành cỏc nội dung ký kết hợp đồng
nhập khẩu cú hiệu quả. Tuy nhiờn, do lượng thụng tin, khả năng tiếp thị, tiền
vốn của cụng ty mới cung ứng được cho thị trường thuốc núi chung một lượng chưa lớn lắm, cũn cần phải đầu tư nhiều hơn nữa.
- Lập phương ỏn kinh doanh nhập khẩu .
Muốn cú phương ỏn kinh doanh nhập khẩu tốt, cụng ty Dược phẩm trung ương I đó rỳt ra kinh nghiệm là phải cú đầu ra tốt, tức là phải cú địa chỉ tiờu thụ cụ thể cả về chủng loại, giỏ cả, số lượng và chất lượng . Mặt khỏc, phải
cú thụng tin dự bỏo từ nhu cầu thị trường trong nước và thế giới, phải cú kiến
thức cơ bản về mụ hỡnh bệnh tật, kết hợp tốt giữa Y và Dược thỡ mới cú phương ỏn phự hợp, sỏt thực tế, phục vụ được người bệnh . Thứ tự quy trỡnh lập phương ỏn kinh doanh nhập khẩu của cụng ty được thực hiện qua cỏc bước
sau:
+ Hàng năm cụng ty phõn tớch kết quả thực hiện năm trước để xỏc định rừ nhu cầu cho từng đối tượng và chủng loại một cỏch chi tiết.
+ Sau đú lờn kế hoạch tổng quỏt, thụng thường là 10% so với cựng kỡ năm trước .
+ Tiếp theo là việc phõn chia ra kế hoạch quý, thỏng, mựa vụ trờn cơ sở số
liệu lịch sử cộng dự bỏo tăng trưởng do cỏc nhõn tố chủ quan và khỏch quan mang lại, khụng nhất định là tăng đồng loạt mà thậm chớ cú loại phải bỏ, hoặc
nhập ớt đi, cú loại tăng lờn.
+ Cỏc kế hoạch năm, thỏng, quý đều được cụ thể hoỏ bằng cỏc chi tiết để
ký cỏc hợp đồng kinh tế . Đồng thời cú sự phõn cụng cho từng cỏn bộ, nhõn
viờn trong phũng xuất nhập khẩu chịu trachs nhiệm thu thập, xử lý, đề xuất,
tổng hợp và phõn tớch định kỳ cựng tỡm ra ưu khuyết trong quỏ trỡnh thực hiện . + Trong phương ỏn kinh doanh nhập khẩu cụng ty luụn bỏm sỏt thị trường
37
+ Chỳ ý thị trường và mặt hàng chủ lực, lấy mục tiờu hiệu quả để thu hỳt
khỏch hàng, nhà cung cấp trờn tinh thần bỡnh đẳng đụi bờn cựng cú lợi .
+ Trong phương ỏn luụn cú dự phũng rủi ro, xử lý linh hoạt để giảm bớt
thiệt hại khi cú sự cố xảy ra .
Nguyờn tắc chung của việc lập kế hoạch là phải tỉ mỉ, cụ thể, chớnh xỏc.
Cụng ty cũng xỏc định cho dự phương ỏn cú khả thi đến đõu đi chăng nữa, đú
cũng chỉ mới là kế hoạch, quỏ trỡnh thực thi luụn phải theo dừi, quan sỏt và
đụn đốc thực hiện, cỉ khi hoàn thiện một chu kỡ kinh doanh lỳc dú mới cú được hiệu quả . Muốn đạt được kết quả mong muốn, phương ỏn kinh doanh
nhập khẩu phải được sự tập trung lónh đạo của Giỏm đốc và sự hỗ trợ của tất
cả cỏc phũng, ban, kho xưởng của cụng ty, khụng thể khoỏn trắng cho
phũng xuất nhập khẩu tự làm . Thực tế tỡnh hỡnh này ỏ cụng ty mấy năm qua đó cú nhiều tiến bộ đạt kết quả khỏ nhưng chưa cao, chưa tương xứnh với tầm
vúc của một cụng ty lớn trong ngành . Tự cụng ty thấy cũng phải nõng cao
trỡnh độ và cải tiến phương thức lập kế hoạch hiệh nay trờn tinh thần nhanh,
nhạy và chớnh xỏc hơn nữa nắm bắt được nhu cầu thuốc rất sụi động hiện nay.
- Tiến hành hỏi giỏ và đặt hàng .
Lựa chọn một số nhà cung cấp cú khả năng, gửi thư hỏi giỏ đến cỏc nhà cung cấp này. Mục đớch của gửi thư hỏi giỏ là tỡm kiếm được nhà cung cấp tốt
nhất . Trong hỏi giỏ, cụng ty đưa ra cỏc điều khoản như : tờn hàng, phẩm
chất, số lượng, nhón mỏc, bao gúi, thanh toỏn, giao hàng …
Đỏp lại lời hỏi giỏ của cụng ty, người xuất khẩu sẽ đưa ra một thụng bỏo giỏ (quotation ) . Trong đú nờu rừ cỏc nội dung như: tờn hàng, phẩm chất, số lượng, giỏ cả, điều kiện và thời gian giao hàng, nhón mỏc bao gúi và thanh toỏn.
Nếu cụng ty đồng ý với cỏc điều khoản mà người xuất khẩu đưa ra trong bỏo
giỏ, cụng ty cú thể tiến hành đặt hàng bằng hai cỏch :
+ Gửi một thụng bỏo đặt hàng với nội dung phự hợp nội dung đó nờu trong bỏo giỏ tới nhà cung cấp . Nhà cung cấp sẽ gửi một thụng bỏo xỏc nhận bỏn (Sale Confirmation), thụng bỏo này được coi như hợp đồng làm cơ sở cho
việc mua bỏn hàng hoỏ.
+ Yờu cầu nhà xuất khẩu tiến hành lập hợp đồng, với cỏc điều khoản cơ bản như đó được thoả thuận trước đú, và cú thể đưa thờm một số điều khoản nữa
vào, tuỳ từng thương vụ làm ăn . Việc ký kết hợp đồng này chủ yếu được thực
hiện qua thư tớn, fax. Rất hiếm khi người xuất khẩu và cụng ty trực tiếp gặp
Nếu cụng ty vẫn chưa thoả món với thụng bỏo giỏ của người xuất khẩu thỡ sẽ
tiếp tục đàm phỏn, hoặc cú thể tỡm kiếm bản bỏo giỏ của nhà cung cấp khỏc. Nhưung trong hầu hết cỏc trường hợp, do mối quan hệ làm ăn lõu dài giữa hai
bờn, cụng ty sẽ tiến hành fax lại cho phớa nhà cung cấp đề nghị sửa đổi một số
nội dung của bản bỏo giỏ, mà chủ yếu là nhưũng nội dung cú liờn quan đến giỏ cả và thanh toỏn.
Cả chấp nhận bỏn và hợp đồng đều được lập thầnh văn bản, ghi bằng tiếng
Anh và phải cú chữ kớ của hai bờn. Trong đú phải ghi đầy đủ cỏc điều kiện cần
thiết của một hợp đồng . Trong chấp nhận bỏn thỡ người ta thường loại bỏ cỏc điều kiện về miễn trỏch, trọng tài khiếu nại, bồi thường, phạt.
Phõn loại hợp đồng theo hướng ký kết.
Đ.v:bản Chỉ tiờu 1997 1998 1999 Hợp đồng kớ theo hướng chủ động 347 439 700 Hợp đồng kớ theo hướng thụ động 295 268 220 Tổng số hợp đồng 642 707 920 Hướng kớ kết thụ động. - Do tỏc động của nhà cung cấp:
Theo hướng này, cỏc nhà cung cấp nước ngoài sẽ gửi cỏc chào hàng hoặc
trực tiếp tới chào hàng tại cụng ty . Hướng dẫn tối việc kớ kết hợp đồng này cú nội dung như sau:
Nhận được chào hàng từ phớa nhà cung cấp nước ngoài : việc tiếp nhận cỏc chào hàng này thụng thường là qua đường thư tớn, fax, chiếm khoảng 80%
cỏc chào hàng nhận được . Số cũn lại là cỏc cụng ty, cỏc nhà cung cấp nước
ngoài trực tiếp đến chào hàng, chủ yếu là cỏc đối tỏc mới .
- Ngiờn cứu thị trường : Cú được cỏc thụng tin về nguồn hàng, mặt hàng và
cỏc điều kiện giao dịch . Lỳc này cụng ty mới tiến hành nghiờn cứu thị trường,
mà chủ yếu là thị trường trong nước : đỏnh giỏ thăm dũ thị trường trong nước : đỏnh giỏ thăm dũ thị trường trong nước bằng cỏch gửi cỏc bản chào hàng tới cỏc khỏch hàng trong nước .
- Lập phương ỏn kinh doanh : Trờn cơ sở những nội dung chào hàng của nhà cung cấp, kết hợp giỏ cả cú thể chấp nhận được của khỏch hàng và nhu cầu
của thị trường . Tớnh toỏn cỏc chi phớ cú thể cú để từ đú cụng ty đi đến quyết định cú kớ kết hợp đồng nhập khẩu với nhà cung cấp dựa trờn cỏc điều khoản đó nờu hay khụng .
39
Hướng đi này làm cho cụng ty luụn bị động về thi trường, mặt hàng và cả
vấn đề đàm phỏn ki kết hợp đồng, gõy bất lợi cho cụng ty . Thế nhưng, đõy
lại là phương hướng chiếm từ 20% đến 50% số hợp đồng nhập khẩu được kớ
kết hàng năm.
- Do tỏc động của bờn uỷ thỏc mua:
theo hướng này cụng ty sẽ căn cứ vào đơn đặt hàng của bờn uỷ thỏc để lựa
chọn nhà cung cấp, sau đú tiến hành đàm phỏn ký kết và thực hiện hợp đồng.
Với hợp đồng này trong quỏ trỡnh thực hiện hợp đồng cụng ty chỉ đúng vai trũ
là người trung gian ký kết và thực hiện hợp đồng với danh nghĩa của mỡnh
nhưng bằng chi phớ của bờn uỷ thỏc. sau khi hàng về cụng ty giao hàng luụn
cho bờn đặt hàng và nhận hoa hồng.
Qua phõn tớch thống kờ cho thấy phần lớn những hợp đồng được ký kết theo hướng thụ động là những hợp đồng thành phẩm, cũn ở hợp đồng nguyờn liệu
số hợp đồng uỷ thỏc hằng năm rất ớt ( khoảng 10 hợp đồng ).
Số hợp đồng ký theo hướng thụ động giảm nhiều phản ỏnh sự cố gắng rất
nhiều của cụng ty trong việc tỡm hiểu thị trường, đặt mối quan hệ với cỏc bạn hàng ( người mua ). Tỉ trọng loại hợp đồng này giảm từ 45% năm 1997 cũn
38% năm 1998, và 28% năm 1999. 2. Cỏc hỡnh thức nhập khẩu của Cụng ty:
Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của Cụng ty như cỏc phần trờn đó trỡnh bày
đồng thời căn cứ vào những diễn biến và nhu cầu của thị trường thuốc trong
thời điểm cụ thể mà Cụng ty lựa chọn hỡnh thức nhập khẩu sao cho cú hiệu
quả, đỳng quy chế và phỏp lệnh hiện hành. Tuy nhiờn ngay từ đầu Cụng ty
xỏc nhận nhập khẩu trực tiếp là chủ yếu và hàng năm thường chiếm tỷ lệ trờn