Khản mục chi phắ khoảnTài Biến phắ Định phắ hỗn hợpChi phắ Ghi chú
1. Chi phắ NVLTT 621 x
2. Chi phắ NCTT 622 x
3. Chi phắ máy thi công 623 x
3.1. Nhân công 6231 x
3.2. Nhiên liệu 6232 x
3.3 Chi phắ khác b ng tiền 6238 x Chi phắ thuê
máy thi công
4. Chi phắ sản xuất chung 627
4.1. Tiền lương 6271 x
4.2. Chi phắ NVL 6272 x
4.3, Chi phắ CCDC 6273 x
4.4. Khấu hao TSCĐ 6274 x
4.5.Chi phắ dịch vụ mua ngoài 6277 x Chi phắ điện,
nước, điện thoạiẦ
4.6. Chi phắ khác b ng tiền 6278 x
N : ề ấ ủ
Bước 2: Tách chi phắ h n hợp thành định phắ, biến phắ b ng phương pháp cực đại - cực tiểu.
Phương pháp cực đại- cực tiểu được thực hiện qua các bước sau:
Khảo sát chi phắ h n hợp ở nhiều mức độ hoạt động khác nhau trong thực tế với các chi phắ h n hợp có dạng tổng quát: Y = a + b.X
Trong đó: Y: Chi phắ h n hợp X: Mức độ hoạt động a: tổng định phắ
b: Hệ số biến phắ trên một đơn vị mức độ hoạt động.
Chọn hai điểm có mức độ hoạt động nhỏ nhất và lớn nhất trong các điểm đã khảo sát. Xác định Hệ số biến phắ trên một đơn vị mức độ hoạt động (b).
Xác định tổng định phắ trong chi phắ h n hợp:
Thay giá trị của b vừa tìm được vào phương trình Y = a + b.X để tìm trị số của a.
3.3.2. Hoàn thiện v p ây dựng định mức và p dựtoán tại Công ty
Để đạt được mục tiêu quản trị chi phắ cho doanh nghiệp, công ty cần xây dựng hệ thống dự toán chi phắ bao gồm dự toán tổng thể cho toàn công ty và dự toán chi phắ cho từng công trình.
Dự toán tổng thể là dự toán thể hiện mục tiêu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, như sản xuất, marketing, tài chắnh... Dự toán tổng thể định lượng kỳ vọng của nhà quản lý về thu nhập, các luồng tiền và vị trắ tài chắnh trong tương lai. Dự toán tổng thể là tổ hợp của nhiều dự toán của mọi hoạt động của doanh nghiệp. Tại công ty cổ phần Tứ Lộc, công ty cần xây dựng dự toán năm cho hoạt động của công ty, nh m kiểm soát chi phắ được hiệu quả. Các dự toán mà công ty cần lập bao gồm dự toán hoạt động và dự toán tài chắnh, bao gồm: Dự toán sản xuất, dự toán chi phắ vật tư, dự toán lao động trực tiếp, dự toán chi phắ sản xuất chung, dự toán vốn b ng tiềnẦ
Để xây dựng dự toán tổng thể hợp lý, công ty cần tổng hợp số liệu thông tin của nhiều kỳ trước về tổng biến phắ sản xuất, định phắ sản xuất, tổng doanh thu, tổng khối lượng công trình hoàn thànhẦ Sau đó tổ chức phân tắch chi tiết dữ liệu biến phắ, định phắ quá khứ và cập nhập thông tin hiện hành để so sánh, xét đến yếu tố giá cả biến động của vật liệu, điện, nước, sự thay đổi chắnh sách tiền lương... để dự kiến mức tăng, giảm trong dự toán.
Trong xây lắp, ngoài dự toán ban đầu giao thầu còn có dự toán điều chỉnh sau này nếu nhà thầu thấy đơn giá thay đổi và cần điều chỉnh. Mặc dù đây chỉ là yếu tố chủ quan về phắa nhà thầu nhưng nếu bên thi công chứng minh được đơn giá tăng làm chi phắ thi công tăng thì nhà thầu buộc phải có biên bản điểu chỉnh đơn giá vật tư.
Tóm lại, để xây dựng được định mức chi phắ nguyên vật liệu trong xây lắp hiện nay còn phụ thuộc vào văn bản pháp luật và đơn giá tại m i thời điểm. Chi tiết về bảng giá vật tư làm căn cứ xây dựng định mức giá trình bày tại phụ lục 9,10.
3.3.3. Hoàn thiện ph ơng pháp ác định chi phắ cho các đ i t ng chịu
chi phắ tại Công ty
Tại Công ty CP Tứ Lộc để đáp ứng nhu cầu thông tin quản lý chi phắ sản xuất kinh doanh, công tác hạch toán kế toán xác định: Đối tượng tập hợp chi phắ, thông tin về chi phắ thực tế được thực hiện theo 2 cấp độ. Tại Công ty Cổ phần Tứ
Lộc, trung tâm chi phắ sản xuất được tổ chức theo mô hình các đội thi công. Đội trưởng đội thi công công trình trực tiếp kiểm soát và chịu trách nhiệm về các khoản chi phắ sản xuất. Trung tâm chi phắ sản xuất có nhiệm vụ lập kế hoạch, tiến độ thi công và thực hiện thi công theo dự toán các công trình đã cam kết tiến độ với chủ đầu tư; theo dơi và quản lư vật tư, nhân công, máy, thiết bị một cách hiệu quả và tiết kiệm. Để tập hợp được các chi phắ như trên thì công ty cần theo dõi các chi phắ theo tài khoản nhưng theo dõi riêng chi phắ cố định và chi phắ biến đổi. Công ty nên kết hợp kế toán tài chắnh và kế toán quản trị dựa vào các tài khoản của kế toán tài chắnh và phân loại chi phắ theo chi phắ biến đổi và chi phắ cố định.
Hiện nay, tại Công ty CP Tứ Lộc, kế toán hầu hết chỉ sử dụng các chứng từ thông thường mà chưa có chứng từ nào có thể ghi nhận thông tin chi phắ theo các cách nhận diện của kế toán quản trị. Do vậy cần thiết kế bổ sung các chứng từ có khả năng cung cấp thông tin chi phắ cho cả kế toán tài chắnh và kế toán quản trị.
Vắ dụ: Các chứng từ phản ánh chi phắ vật liệu: Trong quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh mặc dù Công ty đã xácđịnh chi phắvật liệu sát thực tế song vẫn có thể xảy ra trường hợp vượt mức vật liệu đã đề ra. Việc vượt mức vật liệu có thể do lãng phắ trong sản xuất hoặc do biến động về giá cả thị trường hoặc do thay đổi điều kiện khai thác, thay đổi thiết bị so với tắnh toán khoánẦ Để đáp ứng yêu cầu kế toán quản trị chi phắ cần có chứng từ phản ánh nguyên nhân của sự thay đổi định mức đó. Do vậy kế toán có thể lập các chứng từ như: ỘPhiếu lĩnh vật tư vượt định mứcỢ, ỘPhiếu báo thay đổi định mức vật liệuỢ... để phản ánh chênh lệch chi phắ theo từng nguyên nhân và kế toán quản trị có thể tập hợp và hạch toán được khoản chi phắ chênh lệch vượt định mức.
Mẫu 1 PHIẾU LĨNH VẬT TƢ VƢỢT ĐỊNH MỨC
Số: ... Ngày ...tháng...năm Bộ phận sử dụng:
Lý do nhận: Xuất tại kho:
Tt Tên vật tƣ Đvt ĐG ĐM TT Chênh lệch Ghi
chú
SL GT
Cộng
Duyệt của Giám đốc Phụ trách bộ phận sử dụng Thủ kho
Mẫu 2 PHIẾU BÁO THAY ĐỔI ĐỊNH MỨC VẬT TƢ
Số: ... Ngày...tháng...năm
Loại công việc có thay đổi định mức vật liệu... Kắ hiệu, mã số... Lý do thay đổi định mức: ...
Ngày bắt đầu thực hiện định mức mới...
TT Loại vật liệu thay đổi Định mức Đơn giá thay đổi ĐMChênh lệch Tên Mã ĐVT ĐM cũ ĐM mới ĐG cũ mớiĐG SL GT
Xác nhận của Giám đốc Trưởng phòng kỹ thuật (cơ điện)
N : ề ấ ủ
Với các chi phắ là biến phắ (chi phắ vật liệu, nhiên liệuẦ) có thể tiến hành phân tắch biến động chi phắ trên cơ sở các nhân tố tác động như do thay đổi về giá, do thay đổi về sản lượng sảnxuất thực tế so với kế hoạch.
Đối với giá thành sản phẩm, cần nắm rõ tỷ trọng các khoản mục chi phắ trong tổng giá thành là bao nhiêu, do đó, kế toán có thể lập báo cáo chi phắ sản xuất kinh doanh theo khoản mục như sau:
Mẫu 3. BÁO CÁO CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH THEO KHOẢN MỤC
Tháng, quý, năm ơ v : Công trình, HMCT Giá thành thực tế
Chia theo các khoản mục Chi phắ
NVLTT Chi phắ NCTT Chi phắ máy thi công Chi phắ SXC Giá trị trọngTỷ Giá trị trọngTỷ Giá trị trọngTỷ Giá trị trọngTỷ
N , , ăm
Ngƣời lập biểu
- Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán: Công ty nên thiết kế tài khoản kế toán quản trị chi phắ sản xuất kết hợp với một số tài khoản tổnghợp của kế toán tài chắnh. Hệ thống tài khoản kế toán được thiết kế sao cho các tài khoản đó phản ánh được chi phắ sản xuất theo cách ứng xử của chi phắ, tức là tài khoản kế toán quản trị chi phắ sản xuất phải nhận diện được biến phắ và định phắ nh m kiểm soát, phân tắch, quản lý chi phắ có hiệu quả.
Tài khoản kế toán quản trị chi phắ tại công ty cổ phần Tứ Lộc được xây dựng theo cách ứng xử chi phắ cho từng hạng mục công trình có thể thiết lập như sau:
TK 621: Chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp (TK cấp 1)
TK 621.1. Chi phắ NVL chắnh trực tiếp (Theo khoản mục chi phắ) TK 621.1.1. Chi phắ NVL chắnh - Sảnh chắnh (Theo từng hạng mục) TK 621.1.2. Chi phắ NVL chắnh - Vườn (Theo từng hạng mục) ....
TK 627: Chi phắ sản xuất chung (TK cấp 1)
TK 627.1. Chi phắ vật liệu (Theo khoản mục chi phắ)
TK 627.1.1. Chi phắ vật liệu hạng mục sảnh chắnh (Theo từng hạng mục) TK 627.1.1.1. Biến phắ (Theo cách ứng xử chi phắ)
TK 627.1.1.2. Định phắ (Theo cách ứng xử chi phắ) ...
3.3.4. Hoàn thiện phân tắch thông tin kế toán quản trị chi phắ phục vụ cho việc kiểm soát chi phắ và ra quyết định tại Công ty việc kiểm soát chi phắ và ra quyết định tại Công ty
3.3.4.1. v ô để ểm s
Kiểm soát chi phắ là một vấn đề quan trọng đối với các doanh nghiệp xây lắp cũng như các nhà quản trị. Công ty Cổ Tứ Lộc s nâng cao được chất lượng, hạ thấp giá thành hạng mục công trình nhờ việc kiểm soát chi phắ một cách hợp lý. Ngoài ra, kiểm soát tốt chi phắ thể hiện năng lực điều hành, quản lý của Ban giám đốc nh m chống lãng phắ và thất thoát tài sản của Công ty.
Công ty cổ phần Tứ Lộc phải tiến hành phân tắch, tìm ra nguyên nhân biến động của các chi phắ gồm chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, chi phắ nhân công trực tiếp, chi phắ sử dụng máy thi công.
* Hoàn thiện việc phân tắch biến động để kiểm soát chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp
Phân tắch nguyên nhân chênh lệch chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp là tìm ra các tác nhân ảnh hưởng đến biến động của chi phắ này. Biến động chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp thường gắn với biến động về lượng và biến động về giá.
Biến động về lượng có thể do nguyên nhân khách quan là sự thay đổi hoặc bổ sung, điều chỉnh thiết kế. Hoặc, nguyên nhân chủ quan là do phá đi làm lại, sửa chữa, gia cố công trình theo yêu cầu kỹ thuật, đây là nguyên nhân thuộc về bản thân công ty. Biến động về sự hao hụt nguyên vật liệu còn có thể do các nguyên nhân: trình độ, thái độ trách nhiệm của công nhân xây dựng; do tổ chức quản lý thi công công trình, do chất lượng vật liệu cung cấp, mất mát trong quá trình sản xuất do sử dụng lãng phắ... Tuy nhiên, khi phân tắch biến động về lượng nguyên vật liệu trực tiếp cần phải quan tâm đến chất lượng và kết cấu công trình.
Biến động về giá nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh vào giai đoạn mua hàng nên các nguyên nhân có thể là do biến động giá trên thị trường, cước vận chuyển gia tăng.
Từ việc phân tắch nguyên nhân gây ra những biến động về chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, Công ty cần đưa ra các giải pháp nh m kiểm soát và hạn chế những biến động tiêu cực liên quan đến chi phắ nguyên vật liệu trực tiếp, như sau:
- Kiểm soát việc lựa chọn nhà cung cấp: Khi lựa chọn nhà cung cấp công ty phải xác định rõ ràng những trýờng hợp nào bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp, những trýờng hợp nào cần đấu thầu để lựa chọn đýợc những nhà cung cấp với giá cả thấp nhýng chất lýợng tốt.
- Kiểm soát việc mua nguyên vật liệu: Các tổ, đội thi công khi có nhu cầu về nguyên vật liệu cần lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu. Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu phải đýợc phòng kỹ thuật Ờ thi công và phòng vật tư công nghiệp xét duyệt dựa trên cơ sở xem xét nhu cầu và lựa chọn nhà cung cấp, tiền hành ký kết hợp đồng (lập đơn đặt hàng) và gửi cho nhà cung cấp. Đơn đặt hàng phải được ban giám đốc phê duyệt.
- Kiểm soát việc giao nhận nguyên vật liệu: Khi nhận hàng, phòng vật tư công nghiệp phải tiến hành kiểm tra về mẫu mã, chất lượng, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác theo hợp đồng (đơn đặt hàng) sau đó lập báo cáo giao Ờnhận
nguyên vật liệu. Đối với nguyên vật liệu nhập kho, thủ kho và bộ phận nhận hàng cùng ký xác nhận phiếu nhập kho; đối với nguyên vật liệu không qua kho phải có hoá đơn bán hàng và biên bản nhận hàng.
- Kiểm soát việc xuất nguyên vật liệu: Khi xuất kho nguyên vật liệu để xây dựng, phòng kinh tế - kế hoạch và phòng vật tư công nghiệp cần phối hợp để phân tắch và kiểm soát chênh lệch giữa số nguyên vật liệu thực tế xuất dùng so với dự toán.
- Kiểm soát dữ trữ và bảo quản nguyên vật liệu: Công ty cần xây dựng định mức hao hụt nguyên vật liệu, xây dựng hệ thống nhà kho đảm bảo cho việc bảo quản nguyên vật liệu.
Bảng 3.2. Phân tắch biến động chi phắ nguyên vật liệu trực tiếpSTT Tên ĐVT Khối Thực tế Dự toán Chênh lệch