2. Lịch sử vấn đề 3 Mục tiêu nghiên cứu
1.3.3. Cách soạn thảo, ban hành, trung chuyển
Theo quy định chung về quản lý văn thư giấy tờ của triều Nguyễn, các châu bản hành chính trong đó có chiếu, chỉ, dụ, tấu, biểu, tư trước khi thành hình chính thức phải trải qua giai đoạn khởi thảo, hội ý, ký duyệt tại nội bộ bộ phận phụ trách tạo tác văn bản của cơ quan ban hành văn bản, trong đó viên lang trung hoặc viên ngoại sẽ phụ trách phụng thảo, viên quan trực phụ trách phụng khảo (nếu viên ngoại hoặc viên lang trung đang trong phiên trực thì sẽ kiêm nhiệm cả hai việc trên), bộ phận Đường quan phụ trách phụng duyệt, sau đó trước khi chuyển lên hoàng đế xem xét hay chuyển từ hoàng đế xuống các cấp dưới khác lại tiếp tục phải trải qua một bộ phận xét duyệt chuyên trách của hoàng đế với những yêu cầu khá khắt khe.
Với các văn bản chiếu, sắc, nếu là đặc giáng, hoàng đế sẽ ban đặc dụ hoặc thánh chỉ cho bộ phận văn thư chuyên trách soạn thảo gửi mẫu lên, nếu là xuất phát từ tấu thỉnh, hoàng đế sau khi xem sẽ phê duyệt rồi truyền xuống cho bộ phận văn thư soạn mẫu gửi trình. Sau khi ngự lãm, những mục hay trong văn bản mẫu sẽ
được châu khuyên, nếu hợp lệ sẽ phê duyệt bằng châu điểm rồi đưa xuống bộ phận chuyên trách chế tác ban hành; nếu chưa hợp lệ sẽ sử dụng châu mạt và chữa lại, sau đó đưa xuống bộ phận chuyên trách biên sửa rồi lặp lại quy trình trên. Các trường hợp phải chữa lại không nhiều, thường là cho các bản chiếu sắc quan trọng.
Đối với tấu, biểu, ngoài dạng văn bản mang tính chất cẩn mật, nếu từ cấp dưới trình lên thì bộ phận chuyên trách văn thư của hoàng đế có quyền khảo mở xem xét duyệt qua trước khi trình, bản nào chưa hợp lệ sẽ gửi về nơi xuất xứ yêu cầu làm lại rồi mới nhận; với các tập tấu nếu trình nhiều nội dung sẽ gửi về nơi xuất xứ yêu cầu làm phiếu nghĩ (票 擬) biên ngắn gọn các ý chính đính kèm rồi gửi lại bộ phận chuyên trách kiểm tra dâng hoàng đế. Với các tập tấu cần Nội các làm
phiếu nghĩ thì sẽ đánh dấu bằng niêm vàng và đề “giá phiến thỉnh do các thần phiếu nghĩ” (這片 請由 閣臣 票擬). Bất cứ bản tấu, biểu nào khi trình đều phải gửi đến cơ quan chuyên trách văn thư của hoàng đế có ba (03) bản, gồm một (01) bản chính (giáp bản) và hai (02) bản phó (ất bản), trên có biên rõ tiêu đề “giáp” (甲), “ất” (乙), nhân viên phụng thảo, phụng khảo và đóng quan phòng của cơ quan ban hành. Theo ghi chép trong Khâm định Đại Nam hội điển sự lệ thì vào hai triều Minh Mạng, Thiệu Trị các bộ nha nhận các chương sớ sách tịch về việc cần cấp hoặc việc tầm thường để biện lý, thì phải trong một ngày làm xong phiếu nghỉ dâng lên, về những việc không khó xử lý mà cần kê cứu, thì được phép trong ba ngày; còn về những việc số mục phiền phức, cần phải tra hỏi lại, thì hạn trong 10 ngày phải dâng lên, nếu có việc gì sự lý khó khăn, số mục quá nhiều, không thể theo kỳ hạn biện lý, thì phải kể rõ lý do xin hoãn. Còn các tờ tấu do các bộ nha giao cho Nội Các duyệt hoặc phiếu nghĩ cũng theo lệ nầy biện lý [70, q. 230].
Cách thức ban hành dụ chỉ và dụ (thượng dụ) tùy từng triều vua mà có phương thức trình tự khác nhau, nhưng về cơ bản giống hai đời Minh, Thanh. Luôn luôn có một cận thần chuyên trách ghi chép lại lời dụ chỉ của vua khi đương triều nghe đọc tấu thỉnh của quần thần, nếu nhiều nội dung sẽ biên soạn dâng lên hoàng đế xem xét, khi được duyệt sẽ ban hành thành văn bản (được trích dẫn lại trong những văn bản phát sinh). Thượng dụ do vua đặc giáng, có thể do tự viết hoặc do
một bộ phận chuyên trách dựa theo ý của hoàng đế mà biên tập lại trình lên, nếu được chấp thuận sẽ ban hành. Các văn bản trình hoàng đế duyệt định và thông tri cho hoàng đế biết việc thi hành thường có chữ phụng ở đầu văn bản, gọi là phụng chỉ, phụng dụ chỉ, phụng dụ hay phụng thánh chỉ, phụng thượng dụ.
Trong một số triều đại, khi vua còn nhỏ tuổi, đại thần phụ chính có quyền thay mặt ấu đế phê đáp các tấu thỉnh và quyết định ban hành soạn thảo sắc dụ, sắc chỉ. Các phê đáp này thường không có từ thánh chỉ, dụ chỉ đứng đầu.
Các văn bản tư thời kỳ đầu thường xuất phát từ sự vụ của các bộ, nha, tỉnh, dinh, trấn, huyện, sau đó được tập hợp thành hồ sơ đính kèm theo bản tấu trình lên cơ quan chuyên trách văn thư sự vụ của hoàng đế tấu dâng. Bản thân các bộ, nha cũng sử dụng văn bản tư để thông tri, thông cáo qua lại các thông tin với bộ phận chuyên trách văn thư, nội chính của hoàng đế. Kể từ khi Pháp chính thức đặt chế độ bảo hộ, nhiều thể thức mới của tư ra đời xuất phát từ Phủ thống sứ, phủ toàn quyền Pháp chuyển qua các cơ quan chuyên trách của người Việt. Bộ phận chuyên trách tại huyện, dinh, trấn, nha sau đó sẽ kết hợp biên soạn thành tấu trình lên triều đình cho hoàng đế xem xét, phê chuẩn. Có nhiều bản tư trình, tư tri được chuyển thẳng từ Phủ thống sứ và phủ toàn quyền lên ban nội chính của hoàng đế triều Nguyễn.
Tùy theo triều vua, bộ phận chuyên trách công tác văn thư nói chung và cơ quan chuyên trách văn thư của vua triều Nguyễn nói riêng lại có cơ cấu khác nhau. Vào thời Gia Long, bộ phận chuyên trách công tác văn thư này bao gồm:
- Thị hàn viện (侍翰院): chuyên trách soạn thảo, chuyển phát văn thư.
- Thị thư viện (侍 書 院): chuyên trách lưu giữ, quản lý các loại văn thư giấy tờ của triều đình cùng các chiếu, dụ.
- Nội hàn viện (內 翰 院): chuyên trách việc quản lý các ngự chế và thư từ riêng của nhà vua.
- Thượng bảo ty (尚 寶司): chuyên trách việc quản lý ấn tín.
Tới thời Minh Mạng, bốn (04) cơ quan trên được gộp chung lại thành Văn Thư Phòng (1820), rồi đổi thành Nội Các (1829) và đặt thêm bốn tào:
- Thượng bảo tào (尚 寶 曹): chuyên trách coi giữ các loại ấn tín, bảo tỉ, các loại quan phòng, đồ ký, bài ngà của các nha môn, bản phó dụ chỉ, bản thảo chiếu biểu và châu bản. Ngoài ra các bản chiếu, chỉ dụ đã được khâm định và các loại chương sớ đã được nhà vua xem duyệt đều giao cho tào đóng dấu bảo, sau đó giao bản phó cho cơ quan đương sự giải quyết, bản chính giao cho Biểu bạ tào tàng trữ. - Ký chú tào (記 注 曹): chuyên trách ghi chép các sinh hoạt, ngôn luận của nhà vua cùng các tấu nghị, chương sớ do bách quan tâu trình và nhật ký học tập của các hoàng tử. Ngoài ra còn có chức trách coi giữ các đồ ngự dụng, sách vở bút nghiên dùng cho hoàng đế.
- Đồ thư tào (圖 書 曹) : chuyên trách ghi chép các các bài ngự chế, thi văn, coi giữ các loại sách của triều đình và các công văn giao thiệp trong nước và nước ngoài.
- Biểu bạ tào (表 簿曹) : chuyên coi giữ các bản tấu sớ đã được ngự phê (châu bản) và bản phó các biểu chương trong và ngoài nước.
Năm Minh Mệnh 17 (1836) đổi tên Đồ thư tào thành Bí thư tào, Ký chú tào thành Thừa vụ tào.
Năm 1844 vua Thiệu Trị đã cho cải tổ lại Nội các bằng việc đổi các Tào thành các Sở gồm Thượng bảo sở, Đồ thư sở, Ty luân sở, Bản chương sở. Trong đó Bản chương sở lại chia thành ba chương để tiện phụ trách công việc là Lại hộ chương, Lễ binh chương, Hình công chương. Các sở cũng được sắp đặt lại cơ cấu tổ chức và phân chia công việc khoa học hợp lý hơn. Trong đó chức trách các sở được phân công như sau:
- Thượng bảo sở (尚 寶 所): soạn thảo chiếu, dụ; sao lục, chuyển phát bản phó châu bản; coi giữ chiếu, chỉ, châu thư, quan phòng, ấn triện, kiềm ký, kim bài, ngà bài…
- Ty luân sở (絲 綸 所): chức trách giống Ký chú tào thời Minh Mệnh, ngoài ra kiêm thêm việc chuyển phát bài bội, khởi thảo chỉ dụ, phiếu nghĩ, coi giữ tất cả phiếu thảo của Lục Bộ và Nội các.
- Bí thư sở (祕 書 所): coi giữ, quản lý văn thư tàng trữ tại Nội các, công văn thư từ giao thiệp với ngoại quốc; sao chép, khắc bản, trang định ngự chế thi văn. - Bản chương sở (本 章 所): thu thập, coi giữ những văn thư do 2 sở Thượng bảo và Ty luân bàn giao đóng thành tập và biên thêm trích yếu để làm đăng án. Trong đó:
+ Lại hộ chương (吏戶章): giữ sớ sách (gồm cả bản chính, bản phó, phiên bản) của Bộ Hộ, Bộ Lại, Cơ mật viện, Thị vệ xứ, Đô sát viện, Thông chính ty…
+ Lễ binh chương (禮 兵 章): giữ sớ sách của Bộ Lễ, Bộ Binh, Tôn nhân phủ, Nội vụ phủ, Hàn lâm viện, Khâm thiên giám, Quốc tử giám…
+ Hình công chương (刑 工 章): giữ sớ sách của Bộ Hình, Bộ Công, Vũ khố, Nội tạo, Đại lý tự…
Đến năm 1933, vua Bảo Đại cho xóa bỏ Nội Các để thành lập Ngự tiền văn phòng (sau thường được gọi là văn phòng Bảo Đại), trở thành bộ phận chuyên trách công tác soạn thảo, ban hành, tiếp nhận và xử lý văn thư.
1.3.4. Tình hình văn bản
Hiện tại khối châu bản hành chính tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I bao gồm cả văn bản bằng tiếng Pháp và tiếng Việt. Trong khối châu bản hành chính triều Nguyễn bằng tiếng Hán hiện lưu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I, các văn kiện tấu là thể loại chiếm số lượng nhiều nhất, tiếp đến là văn kiện dụ, và lần lượt là chiếu, chỉ, tư, biểu. Ngoài thể tấu còn giữ được văn bản gốc với số lượng lớn trải đều qua các triều đại, bản gốc các dạng văn bản còn lại chủ yếu tập trung chủ yếu vào 4 triều: Gia Long, Minh Mạng, Thiệu Trị, Tự Đức; tư tuy là văn bản hành chính được sử dụng phổ biến vào triều Nguyễn nhưng trong phông châu bản triều Nguyễn chữ Hán tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I không nhiều do đây là dạng văn thư đi lại ở cấp quan phủ, chỉ các văn bản quan trọng mới được trích phát hoặc sao lục đính kèm tập tấu trình lên hoàng đế. Tuân thủ quá trình giao nộp, phê duyệt, phần lớn văn bản tư là các văn bản kèm theo nên không có châu điểm, châu phê. Khởi nguyên các thể loại này là các văn bản lưu tại văn khố của Nội Các triều Nguyễn.
Theo ước tính sơ bộ, số lượng của sáu (06) thể loại là khoảng gần 59000 văn bản, không tính các tập Minh Mạng 75; Thiệu Trị 3, 11, 23, 24, 42, 44, Tự Đức 20, 42, 46, 54, 132, 136, 143, 145, 150, 243, 255, 256, 266, 377, 380, 381, Thành Thái 3, 79, 90 do điều kiện văn bản, trong đó nhiều nhất là tấu, chiếm tới 90 % trên tổng số châu bản, dụ chiếm gần 7 %, các văn bản chiếu, chỉ, biểu, tư chiếm 3 % còn lại.
Ngoài tồn tại dưới dạng các văn kiện riêng, bản thân chỉ, dụ, tấu, tư trong châu bản hành chính triều Nguyễn còn xuất hiện trong các trích lục ở những văn bản tương quan, do vậy có thể xác lập được cấu trúc ngôn ngữ của dạng văn bản này trên cơ sở văn kiện khác.