3.1.1. Tăng cường phát triển nguồn lực thông tin
Có thể nói Thư viện Tạ Quang Bửu là một thư viện đại học lớn trên cả nước với vốn tài liệu vô cùng phong phú, trong đó có một lượng không nhỏ là sách ngoại văn.
Tuy nhiện, tài liệu của Thư viện hiện nay đang dần có dấu hiệu không đáp ứng được đầy đủ nhu cầu tin của bạn đọc do lượng sách trong kho đa phần là sách đã được bổ sung từ trước trong khi bản thân khoa học công nghệ và kỹ thuật phát triển từng ngày nên khó đáp ứng được nhu cầu cập nhật thông tin mới của NDT. Trong những năm gần đây số lượng bổ sung tài liệu không còn được dồi dào do kinh phí có hạn, vì thế Thư viện đã tăng cường liên hệ và kêu gọi các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước trao đổi, biếu tặng sách...Trong đó công ty DENSO là môt trong những nguồn tặng sách lớn cho Thư viện. Mặt khác lượng sách lưu chiểu từ Nhà xuất bản Bách Khoa cũng đóng góp một phần lớn trong việc làm phong phú nguồn tài liệu của Thư viện.
Qua quan sát của tác giả trong suốt 4 năm làm việc tại đây nhận thấy: Số lượng bạn đọc xử dụng sách photo làm tài liệu học tập và nghiên cứu còn rất nhiều, bên cạnh đó các phòng tự học luôn rất đông và quá tải (do các phòng tự học được phép
sử dụng tài liệu của mình), điều đó chứng tỏ nội dung tài liệu vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu của NDT.
Giải pháp được đưa ra ở đây là:
+ Kế họach bổ sung tài liệu hàng năm của Thư viện cần bám sát với công tác đào tạo của nhà Trường thông qua việc cán bộ bổ sung phải lấy được ý kiến cũng như danh sách tài liệu cần cho việc nghiên cứu, học tập qua các khoa, các viện, các cán bộ giảng dạy và nghiên cứu của Trường.
+ Thực thi nghiêm ngặt chính sách nộp lưu chiểu: Bên cạnh nguồn bổ sung phải trả tiền, nguồn sách lưu chiểu mà Thư viện nhận được theo như quyết định số 688/ĐH ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ đại học và Trung học chuyên nghiệp, tại điều 7 chương I có ghi rõ: “Thư viện trường đại học được quyền thu nhận những ấn phẩm do trường xuất bản, cũng như các luận án tốt nghiệp, luận án tiến sĩ, phó tiến sĩ khi luận án được bảo vệ tại trường, hoặc người viết luận án là cán bộ, học sinh của trường.[5 tr. 178]
+ Tăng cường vận động các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước tặng lại sách cho Thư viện (đặc biệt là đối với cán bộ và sinh viên trong Trường trước đây vẫn chưa được ưu tiên nhắm đến).
+ Tăng cường tham gia các liên hợp bổ sung và chia sẻ nguồn tin +Tăng cường công tác số hóa tài liệu
Số hóa tài liệu sẽ làm giảm việc truy cập tới tài liệu gốc, bảo vệ được tài liệu gốc không bị hư hỏng bởi tần xuất của người sử dụng. Hiện nay nguồn lực thông tin của thư viện Tạ Quang Bửu phần lớn là tài liệu giấy, trong đó có rất nhiều tài liệu quý hiếm chỉ có 1 bản nhưng tần suất sử dụng cao, nhất là vào mùa thi số bản của tài liệu không đủ để đáp ứng nhu cầu của người sử dụng và bắt buộc người dùng phải lên thư viện đọc, trong khi các phòng đọc luôn không đủ chỗ ngồi. Do đó, việc số hoá tài liệu để người dùng có thể truy cập tới nguồn này thông qua hệ thống mạng, sẽ làm tăng hệ số sử dụng tài liệu và thuận lợi cho người sử dụng là không kể thời gian và không gian có thể truy cập tới nguồn tài liệu này bất cứ lúc nào.
Tài liệu được số hoá sẽ là cơ sở để trao đổi và chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các cơ quan thông tin thư viện, tạo điều kiện cho người dùng tin ở khắp nơi có thể truy cập được tới nguồn tài liệu số hoá của thư viện Tạ Quang Bửu.
3.1.2. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất và hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại
Hạ tầng cơ sở vật chất - kỹ thuật có vai trò vô cùng quan trọng, quyết định sự thành bại của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào họat động thư viện. Cơ sở vật chất là một trong bốn yếu tố cấu thành và góp phần nâng cao chất lượng họat động thông tin - thư viện. Do đó chất lượng họat động của Thư viện phụ thuộc nhiều vào việc đầu tư cho cơ sở vật chất kỹ thuật một cách thích đáng.
Một số biện pháp cụ thể:
- Nâng cấp phần mềm quản lý VTLS: vì phần mềm được trang bị đã khá lâu mà chưa được nâng cấp, nhất là đối với một số tính năng mới như biên mục tài liệu số, tạo bộ sưu tập số.
- Các máy chủ và PC cần được bảo dưỡng định kỳ.
- Trang bị các thiết bị cần thiết và một số máy tính phục vụ tra cứu và phục vụ công tác mượn trả. Hệ thống máy tính phục vụ công tác tra cứu được trang bị đầy đủ tại các phòng phục vụ nhưng đã quá cũ nên máy chạy rất chậm, làm mất thời gian của bạn đọc, ảnh hưởng đến hiệu quả khai thác và phục vụ thông tin.
- Nâng cấp đường truyền mạng với tốc độ cao hơn. Tốc độ đường truyền hiện nay không chỉ làm giảm hiệu quả phục vụ mà còn ảnh hưởng không tốt tới tâm lý NDT.
- Trang bị thêm một số máy camera quan sát cũng như các thiết bị an ninh nhằm tạo thuận lợi cho việc tổ chức phục vụ như hiện nay. Đặc biệt, kho sách giáo trình rất rộng, tài liệu quá nhiều và không được gắn chỉ từ nên việc lắp đặt camera quan sát là hết sức cần thiết và cấp bách.
3.1.3. Bồi dưỡng và nâng cao năng lực cán bộ
Với tư cách là chủ thể của mọi họat động thông tin - thư viện, cán bộ thư viện nói chung và phòng dịch vụ nói riêng đóng vai trò quyết định trong việc nâng cao chất lượng phục vụ NDT.
Trong thời đại CNTT, cán bộ thư viện không những là người làm công tác lưu trữ, bảo quản và phục vụ mà họ còn phải khai thác và xử lý các nguồn tư liệu theo công nghệ mới, đồng thời tạo ra những sản phẩm dịch vụ thông tin mới nhằm cung cấp thông tin kịp thời chính xác và đầy đủ theo yêu cầu cầu của bạn đọc. Chính vì vậy cán bộ thư viện cần phải có được những trình độ sau đây.
- Khả năng truy cập thông tin nhanh.
- Khả năng giao tiếp, hiểu đầy đủ và chính xác nhu cầu của người đọc để tư vấn, hướng dẫn, giúp bạn đọc tiếp cận nguồn tài liệu phù hợp với nhu cầu.
- Kỹ năng hướng dẫn bạn đọc.
- Khả năng sử dụng các nguồn tin, biết cách định hướng và sử dụng các nguồn thông tin để cung cấp thông tin cho bạn đọc một cách hiệu quả.
- Phải có trình độ ngoại ngữ nhất định để có thể tổng hợp tìm tin từ nhiều nguồn tài liệu, giúp bạn đọc vượt qua rào cản ngôn ngữ để họ tiếp cận được với thông tin.
- Sử dụng thành thạo máy tính, có kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin, thực hiện các thao tác của phầm mềm quản trị thư viện.
Để đáp ứng được yêu cầu của thực tế ngày càng phát triển, TV Tạ Quang Bửu nên:
- Bố trí công việc đúng người, đúng việc, phù hợp với năng lực, trình độ của cán bộ, có chế độ đãi ngộ hợp lý.
- Khuyến khích cán bộ của mình có kế họach học tập, nâng cao trình độ, bổ sung kiến thức trong nước và quốc tế.
- Bồi dưỡng thêm những kiến thức mới về tổ chức và quản lý kho tài liệu đặc biệt để phù hợp với xu thế phát triển các phương thức phục vụ hiện đại.
- Tạo điều kiện cho cán bộ làm công tác phục vụ thường xuyên cập nhật, nghiên cứu, thực hiện các ISO trong tổ chức và họat động của Thư viện.
- Thường xuyên tổ chức các hội nghị, hội thảo, tọa đàm, trao đổi kiến thức, kinh nghiệm nghiệp vụ trong Thư viện và giữa các thư viện trong nước và thế giới.
- Khuyến khích cán bộ thư viện tham gia nghiên cứu các đề tài khoa học của Truờng, của Bộ về chuyên môn, đặc biệt trong điều kiện cải tiến nâng cao công tác tổ chức họat động của Thư viện.
- Mời các chuyên gia đến trình bày, giảng dạy những vấn đề mới.
- Tạo điều kiện và cử cán bộ tham dự các lớp học, các hội thảo, hội nghị và dành thời gian tổ chức các buổi sinh họat nghiệp vụ để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm thực tế đã tiếp thu được trong quá trình học hỏi nghiên cứu.
- Có biện pháp khích lệ tinh thần, vật chất,…. phù hợp, kịp thời nhằm tạo ra một môi trường làm việc công bằng, hiệu quả.
Đồng thời, ngoài việc đào tạo kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, TV cần chú ý bồi dưỡng đạo đức tác phong, giáo dục lòng yêu nghề, tự hào về nghề nghiệp, giúp họ rèn luyện những phẩm chất nhiệt tình, cần cù, năng động,…
3.1.4. Hướng dẫn và đào tạo người dùng tin
Người dùng tin là đối tượng mà tất cả các thư viện hướng tới, họ vừa là đối tượng phục vụ của thư viện, họ cũng chính là người sản sinh ra những thông tin mới. Việc đào tạo người dùng tin ở các thư viện là vô cùng quan trọng, giúp họ hiểu được cơ chế tổ chức họat động của thư viện, đồng thời biết sử dụng tối đa nguồn thông tin hiện có.
Hiện nay, TV Tạ Quang Bửu đã có họat động hướng dẫn, đào tạo người dùng tin, nhưng kết quả chưa khả quan. Vì vậy cần cải thiện chất lượng phục vụ như:
- Trước khi bạn đọc nhận thẻ thư viện phải qua lớp huấn luyện, giới thiệu các phòng ban Thư viện, sơ đồ, vốn tài liệu, nội quy của thư viện, của các phòng phục vụ, quyền và nghĩa vụ của bạn đọc sử dụng và bảo vệ vốn tài liệu. Để đảm bảo đạt yêu cầu, người dùng tin phải làm một bài kiểm tra bao gồm một số câu hỏi về sử dụng thư viện.
- Thư viện phải biên soạn các tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện, in tờ rơi để tuyên truyền giới thiệu về thư viện mình cho bạn đọc trong và ngoài thư viện, thu hút các thành phần bạn đọc đến thư viện. Tờ rơi phải được thiết kế với nội dung ngắn gọn, súc tích, hình thức đẹp, màu sắc sinh động.
- Trong nội quy nên ghi rõ mức phạt tiền đối với mọi trường hợp làm hư hại, lấy cắp tài liệu thư viện.
Bên cạnh việc hướng dẫn lý thuyết, cần cho bạn đọc thực hành nhiều lần, để họ nắm bắt kỹ năng sử dụng.
Các bài giảng đào tạo người dùng tin thiết kế dưới dạng Powerpoin bằng tiếng Anh và tiếng Việt phải ngắn gọn, cô đọng, xúc tích, dễ hiểu.
Ngoài việc hướng dẫn, đào tạo trực tiếp, Thư viện lên đưa tài liệu hướng dẫn sử dụng thư viện lên website để mọi người tham khảo.
Bạn đọc sử dụng thư viện bắt buộc phải tham gia các lớp hướng dẫn, đạt tiêu chuẩn mới được kích họat tài khoản sử dụng.