Ngôn ngữ
Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB Lãnh đạo CB NC, giảng dạy SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) Dễ tìm 87 34.8 57 65.5 12 13.8 6 6.9 2 2.3 10 11.5 Bình thường 132 52.8 111 84.1 8 6.1 4 3.0 3 2.3 6 4.5 Khó tìm 31 12.4 7 22.6 12 38.7 3 9.7 5 16.1 4 12.9
Có 34.8% số NDT được hỏi cho biết việc tìm tài liệu trong kho diễn ra dễ dàng thuận lợi, 52,8% NDT cho biết việc tìm tài liệu trong kho là bình thường, họ có thể tự tìm được tài liệu mà không gặp khó khăn gì, và chỉ có 12,4 % NDT cho biết họ có gặp khó khăn khi tìm tài liệu. Như vậy có thể khẳng định là việc tổ chức, xắp xếp tài liệu ở Thư viện TQB là khoa học và hợp lý, thuận tiện để bạn đọc tìm kiếm. Trong số đó sinh viên là đối tượng người dùng tin cho biết việc tổ chức tài liệu tại Thư viện thuận tiện và khoa học nhất khi có tới 65,5% số người rả lời việc tìm tài liệu dễ dàng là sinh viên, 84,1% sinh viên nói việc tìm tài liệu diễn ra bình thường và chỉ 12,4% các em nói khó khăn trong việc tìm tài liệu. Trong khi đó đến 38,7% số người cho rằng việc tìm tài liệu với họ là khó khăn lại nằm ở nhóm học viên. Qua quan sát và tìm hiểu tác giả được biết, sở dĩ sinh viên dễ dàng trong việc tìm tài liệu là do vào đầu khóa học các em đã được qua lớp hướng dẫn sử dụng thư viện hiệu quả và làm bài kiểm tra trắc nghiệm đánh giá sau buổi học (chỉ những sinh viên vượt qua bài kiểm tra mới được kích họat tài khoản mượn sách tại Thư viện). Vì thế những sinh viên được trang bị kiến thức và kỹ năng rất tốt trong việc sử dụng thư viện trong đó có tìm kiếm tài liệu.
Với các đối tượng bạn đọc khác, họ chưa qua các lớp đào tạo người dùng tin, nên khi tiến hành tìm tin họ thường phải mất thời gian đọc các biển hướng dẫn, chỉ chỗ nên gặp nhiều bỡ ngỡ trong tìm kiếm tài liệu.
Đối với phần đông cán bộ giảng dạy hoặc cán bộ lãnh đạo khi đến Thư viện họ thường ít khi vào giá tìm tài liệu mà thay vào đó họ hỏi trực tiếp cán bộ thư viện phụ trách trực tiếp bộ phận đó.
Phòng đọc Luận án - Luận văn
Phòng đọc luận văn của Thư viện nằm ở P 304 của tòa nhà, nơi đây tiếp nhận lưu chiểu tất cả luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ của Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. Tính đến thời điểm hiện tại, Phòng lưu giữ hơn 8.800 luận án, luận văn. Bạn đọc sử dụng tài liệu ở đây chủ yếu là học viên cao học và nghiên cứu sinh
Cách sắp xếp tài liệu trong phòng luận án luận văn cũng giống như phòng đọc là sắp xếp theo ký hiệu phân loại, tuy nhiên nếu như phòng đọc sắp xếp theo cutter là yếu tố ưu tiên số 2 sau ký hiệu phân loại thì tại phòng luận án luận văn năm của tài liệu lại là yếu tố được ưu tiên sắp xếp thứ
Phòng đọc Báo - Tạp chí
Hiện nay Thư viện đang sử dụng phần mềm Virtua để quản lý báo và tạp chí nhập về. Việc xử lý và tổ chức khai thác báo, tạp chí được giao cho Phòng Báo, tạp chí đảm nhận.
- Đối với báo:
Sau khi báo được chuyển về Thư viện, cán bộ tại Phòng Báo sẽ tiến hành xử lý đóng dấu, ghim lại báo, sau đó tiến hành kiểm tra xem đầu báo này Thư viện đã có hay chưa, nếu báo cũ sẽ tiến hành tìm theo biểu ghi có sẵn sau đó làm thủ tục đăng ký (checkin) số báo mới, nếu là tên báo mới nhập về thư viện lần đầu, sẽ tiến hành lập biểu ghi mới cho tên báo. Các trường trong mô tả báo gồm có:
ISSN: Title: Publisher: Frequency:
Ví dụ: Đối với báo Nhân Dân hàng ngày
ISSN: 0866 - 7977
Title: Nhân Dân
Publisher: Hà Nội, Nhà in báo Nhân dân Hà Nội,
- Đối với tạp chí
Sau khi nhận tạp chí về, cán bộ Phòng Báo, tạp chí sẽ tiến hành đóng dấu, lập số đăng ký cá biệt theo thứ tự tăng dần. Với tạp chí chưa có sẵn tại Thư viện, sẽ tiến hành lập biểu mô tả mới, với tạp chí đã có tại Thư viện sẽ tiến hành cập nhật tạp chí số mới theo biểu ghi có sẵn. Mỗi tạp chỉ sẽ có hai biểu ghi là biểu ghi Bib (biểu ghi thư mục) và biểu ghi Holding.
Báo và tạp chí tại Thư viện TQB được tổ chức dưới dạng kho mở và sắp xếp trên những giá gỗ, mỗi giá gỗ được chia thành từng ô nhỏ, bên ngoài mỗi ô sẽ được dán trang bìa của của loại báo, tạp chí giúp NDT thuận lợi cho việc tìm tài liệu.Hiện nay, tại Phòng Báo - tạp chí (P 321), Thư viện đang có 216.000 bản báo, tạp chí.
Việc sắp xếp tạp chí được thực hiện như sau: đầu tiên tạp chí được chia theo phân loại ngành khoa học, sau đó mới sắp xếp theo vần chữ cái tên của tạp chí. Khi vào phong đọc Tạp chí, mỗi bạn đọc sẽ được lấy tối đa 1 năm của một loại tạp chí mang ra bàn đọc, sau khi đọc xong sẽ gấp về trang đầu tiên của tạp chí và trả tạp chí về nơi mình đã lấy.
Với những số báo tạp chí có số xuất bản mới nhất Thư viện trưng bày tại kho mở để bạn đọc tiện sử dụng, với những báo tạp chí cũ hoặc bản thừa sẽ được rút về và tổ chức dưới hình thức kho đóng. Trong kho đóng, tạp chí sẽ được phân loại theo ngôn ngữ (tiếng Việt có ký hiệu là D, và ngoại văn ký hiệu là E, B, C) sau đó mới sắp xếp theo số đăng ký cá biệt tăng dần. NDT muốn sử dụng báo, tạp chí trong kho đóng sẽ viết phiếu yêu cầu để cán bộ đi lấy.
Nhìn chung, việc sắp xếp báo tạp chí tại thư viện khá phù hợp với nhu cầu sử dụng của NDT, bạn đọc có thể tự đến giá lựa chọn những báo, tạp chí mà mình quan tâm. Tuy nhiên, báo, tạp chí của Thư viện mới chủ yếu được xử lý hình thức, chưa chú trọng xử lý về nội dung nên nhiều khi gây khó khăn cho NDT khi tìm đến báo, tạp chí mình cần cũng như khi đọc xong xếp lại lên giá. Báo, tạp chí mới sau khi nhận về sẽ được nhập vào phần mềm virtua để quản lý sau đó sẽ đóng dấu của Thư viện và xếp lên giá. Mỗi tên báo, tạp chí không được gán một số đăng ký, số phân loại hay barcode, điều này đôi khi đã gây bất tiện cho NDT.
b. Tổ chức sắp xếp tài liệu theo kho bán mở
Hiện nay, ngoài kho mở và kho đóng, Thư viện Tạ Quang Bửu còn có một hình thức tổ chức kho tài liệu khác là tổ chức kho bán mở. Loại hình tổ chức kho này được thực hiện đối với 2 phòng mượn về là phòng mượn sách giáo trình (P 111) và phòng mượn sách tham khảo (P 102). Với hình thức kho bán bán mở, bạn đọc được phép vào trong kho để tự tìm tài liệu, sau khi đã tìm được những tài liệu cần thiết, bạn đọc mang tài liệu ra quầy để cán bộ làm thủ tục mượn tài liệu về nhà.
Ưu điểm của phương thức phục vụ này là cho phép bạn đọc tiếp xúc trực tiếp với kho tài liệu, xem lướt nội dung tài liệu và tự chọn tài liệu thỏa mãn nhu cầu của mình, đồng thời, chủ động được thời gian, địa điểm sử dụng tài liệu. Về phía thư viện, phương thức tổ chức này giảm được thời gian, công sức tìm và mang tài liệu ra phục vụ của thủ thư, giúp họ có thời gian tập trung thao tác vào công đoạn mượn trả. Như vậy, sẽ tăng được hiệu suất phục vụ bạn đọc, đặc biệt vào những thời gian cao điểm
Qua điều tra khảo sát cho thấy, trong các dịch vụ mà Thư viện đang triển khai thì hình thức mượn tài liệu về nhà được rất nhiều NDT sử dụng (chỉ sau hình thức đọc tại chỗ). Dưới đây là kết quả khảo sát NDT sử dụng các hình thức phục vụ của Thư viện: Bảng 2.2: Những dịch vụ trực tiếp NDT sử dụng tại TV TQB Hình thức phục vụ Đối tƣợng NDT Tổng số
phiếu Sinh viên
HV cao học Nghiên cứu sinh CB quản lý CB giảng dạy, NC SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) SL (%) Đọc tại chỗ 195 78 175 100 15 46.9 2 15.4 0 0 5 10 Mượn về nhà 190 76 166 94.9 5 15.6 3 23.1 1 10 15 75 Sao chụp tài liệu 169 67.6 113 64.6 30 93.8 13 100 7 70 6 30
Nhìn vào bảng số liệu thống kê, thì có 190/250 NDT cho biết có sử dụng dịch vụ mượn tài liệu về nhà, chiếm 76% số lượng bạn đọc sử dụng các dịch vụ của Thư viện, trong đó sinh viên là đối tượng sử dụng dịch vụ này nhiều nhất (chiếm 94% số sinh viên được khảo sát). Điều này cũng dễ hiểu là vì giáo trình và sách tham khảo là tài liệu không thể thiếu trong quá trình học tập của sinh viên và những tài liệu này lại luôn có trong Thư viện. Không những thế, ngay cả những đối tượng NDT đặc biệt như lãnh đạo hoặc cán bộ giảng viên cũng quan tâm tới dịch vụ mượn tài liệu về nhà (15% trong tổng số NDT lãnh đạo và 75% trong tổng số NDT là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu), do họ có thể thoải mái nghiên cứu tài liệu mọi nơi mọi lúc để phù hợp với công việc của mình thay vì bị giới hạn trong không gian và thời gian phục vụ của Thư viện.
Phòng mượn giáo trình (P. 111)
Kho sách giáo trình được bố trí ở tầng 1 trong toà nhà TV Tạ Quang Bửu. Kho chứa 170.000 bản sách với 3870 tên sách, gồm 2 tầng với tổng diện tích sử dụng là 1000 m2.
Kho được đầu tư đầy đủ các trang thiết bị, máy móc phục vụ công việc, các máy tính đều được kết nối mạng internet, cài đặt phần mềm quản lý thư viện Virtual
Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho giáo trình rất đơn giản. Giáo trình không được sắp xếp theo khung phân loại mà theo chuyên ngành đào tạo trong Trường. Hiện nay, kho sách giáo trình sắp xếp tài liệu theo 12 chuyên ngành (tương ứng với các khoa đào tạo của Trường), bắt đầu từ khoa Luyện kim, Chính trị, Cơ khí, Toán - lý, Công nghệ thông tin, Điện, Điện tử viễn thông, Hoá, Hoá sinh công nghiệp, Động lực, Dệt may, Thực phẩm…Trong từng ngành, giáo trình sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái tên của sách, từ trái qua phải, từ trên xuống dưới theo từng khoang giá, ở đầu mỗi giá sách đều có một bảng chỉ dẫn tên của từng khoa.
Tất cả giáo trình mới, sử dụng nhiều, thường xuyên được bố trí ở tầng trệt tạo sự thuận tiện cho sinh viên vào lấy tài liệu, sách cũ hơn và ít sử dụng được đặt trên tầng lửng. Mỗi khoa được bố trí từ 2 - 10 giá kệ, mỗi giá gồm 5 khoang và 3 tầng.
Phương pháp sắp xếp theo thứ tự chữ cái đòi hỏi cán bộ sự tập trung và sự chính xác để xác định đúng vị trí của chữ cái nhằm đảm bảo tài liệu được xếp đúng vị trí. Ngoài ra, người cán bộ xếp giá luôn phải tính toán đến sự co giãn của kho tài liệu để đảm bảo dành những khoảng trống khi có tài liệu mới. Nếu việc tính toán này chính xác thì sẽ giảm rất nhiều công sức, thời gian của cán bộ, tránh việc dãn kho liên tục cũng như tránh sự thay đổi vị trí của tài liệu, gây lộn xộn trong kho.
Theo ghi nhận của tác giả, vào mỗi đầu và cuối học kỳ, số lượng bạn đọc là sinh viên đến mượn sách rất đông, thống kê qua phần mềm mượn trả Virtual cho thấy, có thời điểm số lượng sách cho mượn trên 18.000 bản / tháng.
Về khả năng tìm thấy tài liệu của bạn đọc khi vào kho chọn tài liệu của kho mượn giáo trình, tác giả được chia sẻ như sau:
Đa phần với sinh viên những khóa trước các em tìm được tài liệu khá dễ dàng. Vũ Khánh Thiện, sinh viên K56 Viện Cơ Khí cho biết: “Do nhiều lần đến mượn tài liệu nên em đã làm quen được với cách sắp xếp sách ở đây nên việc tìm được tài liệu cũng không khó khăn lắm, tuy nhiên nhiều khi em tra cứu trên opac thấy quyển sách mình cần vẫn còn một số quyển nhưng khi vào vị trí tìm thì em lại không thấy sách”.
Với những bạn đọc là sinh viên khóa sau đôi khi các em còn khá lúng túng trong việc tìm thấy tài liệu mình cần.
Có thể thấy, cách tổ chức và sắp xếp tài liệu tại kho mượn giáo trình vẫn còn tồn tại một số bất cấp.
VD: Giáo trình ngành Điện được chia thành 5 giá, sách về bài tập kỹ thuật điện được xếp ở khoang đầu tiên của giá 1 sau đó đến các sách như: bài tập kỹ thuật lạnh, cơ sở hệ thống điều khiển quá trình… trong khi đó sách về kỹ thuật điện lại
được xếp ở khoang đầu tiên của giá sách thứ 3. Việc này gây khó khăn cho bạn đọc
trong việc tìm kiếm, vì đa phần họ đều mượn sách kỹ thuật điện và bài tập kỹ thuật điện (giáo trình và bài tập) cùng lúc.
Bên cạnh đó, tại đầu các giá sách của kho mượn giáo trình chỉ đặt bảng thông báo tên khoa (ngành) và thứ tự của giá sách trong khoa. VD: CHẾ TẠO MÁY Giá 1,
CHẾ TẠO MÁY Giá 2… Chứ chưa có hệ thống bảng chỉ dẫn tên sách trong mỗi giá nên gây khó khăn lúng túng cho bạn đọc khi xác định vị trí sách mình cần mượn.
Mặt khác, sách trong kho giáo trình không được xếp theo chiều thẳng đứng chặn giá đỡ mà xếp theo chiều nằm ngang thành từng chồng một. Mỗi tên sách có khoảng vài chục cuốn thậm chí vài trăm cuốn nên để sách theo chiều thẳng đứng sẽ mất nhiều diện tích. Phương pháp sắp xếp này phù hợp khi tài liệu quá nhiều tuy nhiên nó cũng làm hư hỏng tài liệu do lực đè quá nặng, hoặc thường xuyên bị đổ chồng sách do NDT chọn lọc, rút những cuốn mới hơn để mượn.
Trong kho giáo trình, tài liệu đã được sắp xếp theo đúng nguyên tắc chung đó là sắp xếp từ trong ra ngoài, từ trái sang phải, từ trên xuống dưới. Tuy nhiên do số lượng quá nhiều nên tài liệu được xếp cao, tận dụng cả mặt trên cùng của giá để xếp sách, cán bộ và NDT thường phải đứng lên ghế hoặc thang để lấy tài liệu. Vì vậy, cần nới rộng kho bằng cách công tác thanh lọc tài liệu cũ, hết giá trị sử dụng, những tài liệu có số lượng bản nhiều mà không sử dụng hết cũng cần rút bớt ra khỏi kho. Tầng 1 của kho thường chứa tài liệu được sử dụng nhiều. Vì thế, bạn đọc rất ít khi lên tầng lửng để tìm tài liệu. Trong khi đó tầng 1 hiện đang rất chật, cần được giãn bằng cách đưa một số khoa lên tầng lửng và có sơ đồ chỉ dẫn. Vì không thể mở rộng kho trong khi lượng tài liệu ngày càng gia tăng nên cần có kế họach trừ lại diện tích kho, giá kệ trống, có thể liên kết với các cơ quan TTTV khác trong việc bổ sung tài liệu.
Phòng mượn sách tham khảo (P. 102)
Kho sách tham khảo là một kho mượn, tuy nhiên tài liệu trong kho được sắp xếp theo hình thức của một kho mở. Mỗi tài liệu đều mang một ký hiệu xếp giá, ký hiệu. Về cơ bản, cách tổ chức sắp xếp tài liệu tại phòng mượn sách tham khảo 102 giống cách tổ chức sắp xếp tài liệu tại các phòng đọc chuyên ngành, tuy nhiên sách ở phòng này sẽ có nhãn in màu vàng để phân biệt với nhãn sách tại phòng đọc.
Hiện nay, các giá sách trong kho sách tham khảo đều được bố trí rất hợp lý và thuận lợi với sự ra vào kho của bạn đọc và tiện cho sự quan sát của thủ thư. Mỗi giá đều được kê cách nhau 70cm, đảm bảo cho bạn đọc đi lại và chọn sách ở cả