7. Bố cục của đề tài
1.2. Khái quát về Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai
Đồng Nai là tỉnh nằm trong vùng phát triển kinh tế trọng điểm phía Nam, có diện tích 5.903,940 km2, chiếm 1,76% diện tích tự nhiên cả nƣớc và chiếm 25,5% diện tích tự nhiên của vùng Đông Nam Bộ. Dân số toàn tỉnh theo số liệu điều tra dân số năm 2010 là 2.559.673 ngƣời, mật độ dân số: 433,5 ngƣời/km2
. Hiện nay, Đồng Nai có 11 đơn vị hành chính trực thuộc gồm: thành phố Biên hoà, thị xã Long Khánh và 9 huyện: Vĩnh Cửu, Trảng Bom, Thống Nhất, Long Thành, Nhơn Trạch, Cẩm Mỹ, Tân Phú, Định Quán và Xuân Lộc. Vị trí địa lý: hƣớng Đông giáp tỉnh Bình Thuận, hƣớng Đông Bắc giáp tỉnh Lâm Đồng, hƣớng Tây Bắc giáp tỉnh Bình Dƣơng và tỉnh Bình Phƣớc, hƣớng Nam giáp tỉnh Bà Rịa - Vũng Tàu và hƣớng Tây giáp thành
nhiều tuyến giao thông huyết mạch chạy qua nhƣ: quốc lộ 1 , quốc lộ 20, quốc lộ 5; tuyến đƣờng sắt Bắc - Nam; gần cảng Sài Gòn, sân bay quốc tế Tân Sơn Nhất đã tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh tế trong vùng cũng nhƣ giao thƣơng với cả nƣớc đồng thời có vai trò gắn kết vùng Đông Nam Bộ với Tây Nguyên.
Đồng Nai có tốc độ phát triển kinh tế - xã hội cao hơn bình quân cả nƣớc. Tổng sản phẩm quốc nội GDP của tỉnh tăng bình quân 13,2%/năm. Trong đó ngành công nghiệp, xây dựng tăng 14,5%/năm, dịch vụ tăng 15%/năm, nông lâm nghiệp thủy sản tăng 4,5%/năm. Quy mô GDP theo giá thực tế năm 2010 dự kiến đạt 75.137 tỷ đồng (tƣơng đƣơng 4,13 tỷ USD), gấp 2,5 lần năm 2005. GDP bình quân đầu ngƣời năm 2010 là 29,65 triệu đồng (1.629USD), tăng gấp 2,1 lần năm 2005. Hiện có 29 khu công nghiệp với diện tích 9.076 ha đang hoạt động; công nghiệp, dịch vụ phát triển nhanh với nhiều chƣơng trình, dự án đầu tƣ trọng điểm quy mô lớn nhƣ các dự án khu dân cƣ, khu trung tâm thƣơng mại, bệnh viện; các dịch vụ tài chính ngân hàng, các dịch vụ vui chơi giải trí, nghỉ dƣỡng..v.v…
Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai là một cơ quan hành chính nhà nƣớc của hệ thống hành chính Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là cơ quan thực thi pháp luật tại các cấp: tỉnh, huyện, xã. Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh có từ 11 đến 17 thành viên, gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, 1 ủy viên thƣ ký và các ủy viên khác. Thƣờng trực Ủy ban Nhân dân cấp tỉnh gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, và ủy viên thƣ ký. Ngƣời đứng đầu chính quyền địa phƣơng cấp tỉnh là Chủ tịch Ủy ban Nhân dân. Trên danh nghĩa, vị trí này do Hội đồng Nhân dân tỉnh quyết định bằng bầu cử theo hình thức bỏ phiếu. Bộ máy giúp việc của chính quyền địa phƣơng cấp tỉnh gồm Văn phòng ủy ban nhân dân và các sở, ban, ngành, chia thành các khối: nhƣ khối Tổng hợp, khối Nội
chính, khối Lƣu thông phân phối, khối Nông lâm nghiệp, khối Công nghiệp và khối Văn hóa xã hội.
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai trực thuộc Sở Nội vụ tham mƣu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lƣu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Giám đốc Sở Nội vụ; đồng thời chịu sự chỉ đạo và hƣớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thƣ - Lƣu trữ Nhà nƣớc thuộc Bộ Nội vụ.
Tiền thân của Chi cụ Văn thƣ Lƣu trữ Đồng Nai là Tổ Lƣu trữ có 03 biên chế thuộc Phòng Hành chính - Tổ chức, Văn phòng UBND tỉnh Đồng Nai, có nhiệm vụ thu thập, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT phông lƣu trữ UBND tỉnh Đồng Nai.
Thực hiện Thông tƣ 40/1998/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức- Cán bộ Chính phủ về Hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan nhà nƣớc các cấp, ngày 19/5/1998 UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 1674/1998/QĐ-UBT thành lập TTLT nhà nƣớc thuộc Văn phòng HĐND và UBND tỉnh với chức năng giúp Chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh tham mƣu UBND tỉnh QLNN về công tác VTLT địa phƣơng và thực hiện nhiệm vụ lƣu trữ lịch sử. Biên chế cán bộ của Trung tâm đƣợc bố trí 05 ngƣời, nhiệm vụ Giám đốc do đồng chí Phó chánh Văn phòng HĐND và UBND tỉnh Đồng Nai kiêm nhiệm. Lúc này, đội ngũ công chức của Trung tâm đã đƣợc đào tạo ở bậc Đại học (5/5 công chức có trình độ Đại học Lƣu trữ và Đại học khác).
Đến năm 2002, trụ sở Khối nhà nƣớc tỉnh Đồng Nai đƣợc xây dựng và khánh thành. TTLT tỉnh đƣợc bố trí làm việc tại đó. Kể từ đây, TTLT tỉnh đã phát huy đƣợc chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về công tác VTLT địa
phƣơng và lƣu trữ lịch sử vì đã có hệ thống kho bảo quản tài liệu tƣơng đối rộng, có trang thiết bị hiện đại, đảm bảo cho việc thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử.
Ngày 10/4/2006, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định 3413/QĐ-UBND về việc đổi tên TTLT Nhà nƣớc tỉnh Đồng Nai thành TTLT tỉnh Đồng Nai, giao nhiệm vụ về quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh. Tại Quyết định này, TTLT có thêm nhiệm vụ mới, là đơn vị sự nghiệp tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động thƣờng xuyên, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu và đƣợc phép mở tài khoản tại Kho bạc nhà nƣớc để hoạt động theo quy định của pháp luật, biên chế đƣợc bố trí là 10 ngƣời để đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ.
Năm 2008, thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP của Chính phủ về việc quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng, ngày 23/4/2008 UBND tỉnh Đồng Nai đã ban hành Quyết định số 1300/QĐ-UBND, chuyển TTLT tỉnh Đồng Nai từ Văn phòng UBND tỉnh sang Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai. TTLT đƣợc chuyển giao nguyên trạng và chỉ thực hiện nhiệm vụ Lƣu trữ lịch sử. Bên cạnh đó, Sở Nội vụ thành lập Phòng Quản lý VTLT thuộc Sở để giúp Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh trong lĩnh vực quản lý nhà nƣớc về công tác VTLT. Trình độ chuyên môn nghiệp vụ và trình độ lý luận chính trị của đội ngũ công chức, viên chức đƣợc chuẩn hóa, đáp ứng tốt cho nhu cầu công việc.
Đến ngày 07/4/2011, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 948/QĐ-UBND thành lập CCVTLT là đơn vị trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý VTLT và TTLT tỉnh thuộc Sở Nội vụ. Theo quy định đƣợc ban hành kèm theo Quyết định số 41/2011/QĐ-UBND ngày 22/6/2011 của UBND tỉnh Đồng Nai thì CCVTLT có chức năng giúp Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh quản lý Nhà nƣớc về VTLT của tỉnh và trực tiếp
quản lý TLLT lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Chi cục vừa là đơn vị hành chính, vừa là đơn vị sự nghiệp; biên chế đƣợc tỉnh phê duyệt là 21 ngƣời; tuy nhiên, do điều kiện về cơ sở vật chất và yêu cầu thực tế của công việc tại Chi cục nên tổng số công chức, viên chức hiện có của Chi cục là 17 ngƣời, gồm: Chi cục trƣởng (do Phó Giám đốc Sở Nội vụ kiêm nhiệm); 02 Phó Chi cục trƣởng; Phòng Hành chính - Tổng hợp (04 công chức và 02 hợp đồng); Phòng Quản lý VTLT (03 công chức); Phòng Nghiệp vụ và Kho Lƣu trữ (05 viên chức). Chi cục chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ; đồng thời, chịu sự hƣớng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục VTLT Nhà nƣớc thuộc Bộ Nội vụ. Chi cục là tổ chức có tƣ cách pháp nhân, có con dấu, tài khoản riêng, có trụ sở, kinh phí hoạt động do ngân sách nhà nƣớc cấp theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ và quyền hạn thực hiện theo Thông tƣ 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp.