7. Bố cục của đề tài
2.2. Đánh giá chung
2.2.1. Những kết quả đạt được
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng cũng nhƣ ý nghĩa to lớn của giá trị tài liệu lƣu trữ, Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đã từng bƣớc củng cố đổi mới hoàn thiện công tác lƣu trữ nói chung và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng. Đặc biệt trong thời gian vừa qua, Chi cục Văn thƣ và lƣu trữ tỉnh Đồng Nai đã chú trọng đầu tƣ, quan tâm đến việc khai thác nguồn thông tin từ tài liệu lƣu trữ của tỉnh. Chính vì vậy, việc khai thác, sử dụng tài liệu tại Chi cục lƣu trữ đã đạt đƣợc kết quả nhất định và thể hiện ở một số nội dung sau:
1. Nhờ thực hiện khá tốt các nghiệp vụ trong CTLT nhƣ: thu thập, chỉnh lý, thống kê, bảo quản, xác định giá trị tài liệu, tổ chức sử dụng, LTLS tỉnh
Đồng Nai đã bảo quản một khối lƣợng hồ sơ, tài liệu khá lớn. Hiện nay Chi cục VTLT tỉnh Đồng Nai đang bảo quản 1.649,3 mét tài liệu, quy ra 52.961 hồ sơ (đơn vị bảo quản) của 24 phông tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động từ năm 1968 đến năm 2011 của các sở, ban ngành thuộc tỉnh. Về khối lƣợng thành phần tài liệu đa dạng, phong phú với nhiều nhóm tài liệu chuyên môn khác nhau, chúng đều là những tài liệu có giá trị thông tin cao tạo điều kiện thuận lợi cho công tác TCSDTLLT.
2. Hiệu quả, tác dụng của việc TCSDTL khá cao và mang lại lợi ích cho quản lý, kinh tế-xã hội. Với việc phục vụ các nhà lãnh đạo trong việc khai thác thông tin về đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, giúp họ quản lý, điều hành và có những phƣơng pháp tối ƣu nhất trong việc quản lý bộ máy chính quyền địa phƣơng hiệu quả nhất. Ngoài ra có thể kể đến những khai thác về lịch sử, về hồ sơ Nhà máy thủy điện Trị An của các nhà kinh tế, xây dựng, điện lực tỉnh Đồng Nai, nhằm kế thừa, và dựa vào đó để sửa chữa và xây dựng nhà máy Thủy điện Đồng Nai số 5 sau này… Nhƣ vậy có thể thấy đƣợc giá trị thông tin của việc khai thác sử dụng nguồn tài liệu này mang lại, góp to lớn cho phát triển KT-XH của tỉnh.
3. Với những kết quả đạt đƣợc từ việc số hóa đã đƣợc phân tích trên ta nhận thấy rằng, LTLS tỉnh Đồng Nai là đơn vị đi đầu trong việc số hóa TLLT, đã mang lại kết quả ban đầu trong việc số hóa. Góp phần đƣa vào phần mềm quản lý tài liệu giúp cho việc quản lý và khai thác tài liệu đƣợc tập trung, toàn bộ các dữ liệu số hóa, không phân biệt chúng có nguồn gốc từ tài liệu có vật mang tin gì, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu; qua đó, các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ đƣợc tối ƣu hóa, giúp cho việc lƣu trữ, truy xuất, chia sẻ, tìm kiếm thông tin một cách dễ dàng. Việc số hóa của tỉnh đã mở ra triển vọng tốt đẹp cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ trong thời gian tới.
4. Đạt đƣợc những thành quả quan trọng nói trên bắt nguồn từ những kết quả cụ thể mà Chi cục VTLT cũng nhƣ những tổ chức tiền thân của nó đã thực hiện có hiệu quả nhƣ: mở rộng một số hình thức TCSDTL, xây dựng đƣợc các công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu có chất lƣợng, đơn giản hóa thủ tục hành chính trong khâu TCSDTL, ban hành đƣợc khá nhiều VB chỉ đạo, hƣớng dẫn về VTLT, trong đó có những quy định về TCSDTL.
2.2.2. Những hạn chế, tồn tại
Mặc dù bƣớc đầu Chi cục đã có những kết quả khá tốt trong việc khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ, tuy nhiên, hiện Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai vẫn còn tồn tại những hạn chế nhƣ sau:
1. Hiệu quả sử dụng tài liệu còn hạn chế, hồ sơ, tài liệu đƣa ra phục vụ còn ít, biểu hiện cụ thể nhƣ: số lƣợt ngƣời đến khai thác hàng năm còn rất thấp, với tổng số lƣợt ngƣời đến khai thác cả năm 2012 là 50 lƣợt ngƣời với 120 lƣợt tài liệu, năm 2013 và năm 2014 số lƣợt ngƣời có tăng lên nhƣng không đáng kể, chỉ tăng lên 53 và với 143 lƣợt tài liệu năm 2013 và 68 lƣợt ngƣời với 380 lƣợt tài liệu. Hiệu quả phục vụ cho lợi ích kinh tế - xã hội còn nhiều hạn chế.
2. Đối tƣợng sử dụng TL còn bị bó hẹp trong phạm vị cán bộ, công chức của UBND tỉnh, các cơ quan nhà nƣớc; các đối tƣợng khác còn rất ít đến khai thác, nghiên cứu (nhƣ ngƣời dân, các địa phƣơng khác, các nhà nghiên cứu, ngƣời tra tìm tự do, sinh viên…).
3. Hiện nay tại Trung tâm lƣu trữ lịch sử của tỉnh, hình thức phục vụ chủ yếu vẫn là phục vụ tại chỗ, tại phòng đọc và sao chụp tài liệu, còn nhiều hình thức khai thác nhƣ: công bố tài liệu, thông báo, trƣng bày, triển lãm, nghiên cứu biên soạn sách chỉ dẫn các phông lƣu trữ trong kho lƣu trữ lịch sử, khai thác theo chuyên đề… chƣa đƣợc chủ động và phát huy mở rộng để khai thác.
4. Phƣơng pháp sử dụng còn lạc hậu, chủ yếu sử dụng các phƣơng pháp tra tìm truyền thống nhƣ Mục lục hồ sơ mặc dù công tác số hóa đang đƣợc đẩy mạnh tuy nhiên vẫn sử dụng phƣơng pháp tra tìm thủ công bộ thẻ tra tìm tài liệu, quản lý tài liệu bằng khối tài liệu giấy khổng lồ. Cũng xuất phát từ việc tra tìm tài liệu bằng phƣơng pháp thủ công dẫn đến việc tìm đƣợc tài liệu để đọc giả nghiên cứu mất nhiều thời gian.
Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại
- Chính quyền tỉnh chƣa thực sự chú ý và quan tâm đầu tƣ kinh phí để xây kho lƣu trữ, vì vậy hiện tại Lƣu trữ lịch sử của tỉnh vẫn nằm trong khối Trụ sở nhà nƣớc của tỉnh.
- Các cơ quan thẩm quyền ở Trung ƣơng và tỉnh Đồng Nai chƣa quy định đầy đủ cơ sở pháp lý về tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ. Điều này gây khó khăn cho một số vấn đề trong thực tiễn, ví dụ quy định rõ tài liệu nào đƣợc tiếp cận, tài liệu nào không đƣợc tiếp cận phải rõ ràng chứ không chung chung, nó rất khó cho độc giả khi muốn nghiên cứu.
- Lĩnh vực tổ chức sử dụng còn bị coi nhẹ hơn cac lĩnh vực khác của công tác lƣu trữ. Mặc dù Ủy ban nhân dân tỉnh cũng có đầu tƣ kinh phí cho công tác lƣu trữ nhƣng thƣờng tập trung về kho tàng, trang thiết bị bảo quản, chỉnh lý tài liệu, đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ công chức… chứ chƣa chú ý đầu tƣ kinh phí cho việc thực hiện giới thiệu, trƣng bày, triển lãm tài liệu lƣu trữ hay công bố các xuất bản phẩm tài liệu lƣu trữ hoặc là hoàn thiện công cụ tra cứu tài liệu.
- Việc tuyên truyền, giới thiệu nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng cả tài liệu lƣu trữ bản quản ở Lƣu trữ tỉnh còn hạn chế. Điều này làm cho các cơ quan, tổ chức và công dân ở trong và ngoài tỉnh ít tiếp cận.
Tiểu kết chƣơng 2
Qua kháo sát và tìm hiểu, Chi Cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai là đơn vị có chức năng giúp Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh quản lý Nhà nƣớc về VTLT của tỉnh và trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật. Khối lƣợng tài liệu khá lớn, thành phần tài liệu phong phú và đa dạng từ 24 phông lƣu trữ của UBND, HĐND và các sở trực thuộc tỉnh Đồng Nai. Đây chính là kho thông tin quan trọng đối với toàn bộ địa phƣơng tỉnh Đồng Nai.
1.Việc thực hiện tốt các nghiệp vụ trong công tác lƣu trữ, mở rộng hình thức khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, đặc biệt là việc số hóa tài liệu lƣu trữ đã bƣớc đầu giúp Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai có những kết quả đáng đáng ghi nhận trong việc tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
2. Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, Lƣu trữ lịch sử của tỉnh vẫn còn những tồn tại và hạn chế còn đang đặt ra đối với những nhà lãnh đạo Chi Cục, chính quyền và nhà nghiên cứu. Để khắc phục hạn chế, tồn tại trên, Đảng và Nhà nƣớc, Ủy ban Nhân dân tỉnh cũng nhƣ lãnh đạo Chi cục cần có sự quan tâm hơn nữa để đƣa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ của tỉnh phát huy giá trị của tài liệu và góp phần tổ chức tốt công tác tổ chức sử dụng tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
Qua tìm hiểu và nghiên cứu về tình hình tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, tác giả nhận thấy rằng việc tổ chức sử dụng có những ƣu, nhƣợc điểm nhất định. Bên cạnh những kết quả đạt đƣợc, công tác này vẫn còn một số hạn chế nhất định cần đƣợc xem xét, tổ chức và khắc phục. Vì vậy, cần có sự quan tâm hơn nữa từ phía UBND tỉnh để đƣa ra một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ của tỉnh, phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu và góp phần tổ chức tốt công tác tổ chức sử dụng tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI
Nhƣ ở chƣơng 1 tôi đã trình bày, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là mục đích cuối cùng của toàn bộ công tác lƣu trữ; phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ, sử dụng có hiệu quả là thƣớc đo chất lƣợng và trình độ phát triển công tác lƣu trữ của mọi ngành, mọi cấp.
Trong giai đoạn mới, công cuộc phát triển kinh tế - xã hội và cải cách hành chính của tỉnh đòi hỏi phải phát huy thật tốt sự đóng góp mọi ngành, mọi lĩnh vực, khai thác có hiệu quả mọi nguồn lực, trong đó có nguồn lực thông tin từ TLLT. Muốn vậy, các cơ quan có trách nhiệm đối với công tác lƣu trữ của tỉnh nhƣ UBND tỉnh, Sở Nội vụ và trực tiếp là Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cần nỗ lực khắc phục những hạn chế, thiếu sót trong hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ và tập trung thực hiện các giải pháp cần thiết sau đây: