7. Bố cục của đề tài
3.2. Đẩy mạnh các khâu nghiệp vụ lƣu trữ, tạo điều kiện cho công tác tổ
tác tổ chức sử dụng TLLT đạt hiệu quả ngày càng cao.
Để nguồn tài liệu trong kho lƣu trữ của tỉnh đƣợc tập trung đầy đủ và đƣợc tổ chức khoa học đòi hỏi các nội dung nghiệp vụ phải thực hiện tốt. Vấn đề thu thập tài liệu, phân loại khoa học tài liệu và xác định khoa học tài liệu đƣợc tiến hành đúng nguyên tắc, khoa học sẽ mang lại nguồn thông tin phong phú, đầy đủ thông tin và phản ảnh đƣợc tất cả các mặt của đời sống xã hội của tỉnh Đồng Nai.
Tiến hành thu thập, sưu tầm tài liệu: Kho lƣu trữ lịch sử của tỉnh đã thu thập, bổ sung đƣợc khối tài liệu quan trọng đƣợc sản sinh trong quá trình hoạt động của các khối hành chính nhà nƣớc ở Đồng Nai (từ năm 1975-nay). Nguồn tài liệu nộp lƣu gồm các UBND tỉnh, các sở, ngành trong tỉnh. Vì vậy khi đã đến thời hạn nộp lƣu tài liệu về lƣu trữ lịch sử, tỉnh Đồng Nai, Chi Cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh cần có văn bản nhắc nhở, đôn đốc các đơn vị giao nộp đầy đủ tài liệu thuộc danh mục nộp tài liệu vào lƣu trữ lịch sử của tỉnh để làm cơ sở xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông , lịch sử phông, phƣơng án phân loại, hƣớng dẫn xác định giá trị…
Ngoài ra cần sƣu tầm, thu thập những tài liệu quý hiếm từ trong quần chúng nhân dân, ở các cá nhân, gia đình, dòng họ. Cho đến nay công tác lƣu trữ ở nƣớc ta cơ bản vẫn chỉ liên quan đến các tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc và phong trào tổ chức chính trị xã hội. Còn tài
liệu xuất hiện trong đời sống của các cá nhân, kể cả những công dân bình thƣờng, hoặc một nhóm ngƣời hoạt động dƣới quyền của một cá nhân, không nhân danh bất cứ tổ chức nào của nhà nƣớc, vì vậy những tài liệu đó đƣợc hiểu chủ thể của nó là ngƣời dân. Đây cũng là nguồn tài liệu rất phong phú, liên quan đến mọi mặt của đời sống xã hội, từ kinh tế đến văn hóa xã hội, văn học, nghệ thuật từ sản xuất kinh doanh và nhiều lĩnh vực khác. Vì vậy, Đảng và Nhà nƣớc nói chung và Ủy ban Nhân dân tỉnh Đồng Nai, Sở Nội vụ cần có chính sách, biện pháp nhằm sƣu tầm những tài liệu quý hiếm từ lƣu trữ nhân dân.
Trong công tác chỉnh lý tài liệu
Tài liệu khi đƣợc tập trung về kho lƣu trữ của tỉnh cần phải chỉnh lý, có đầy đủ các văn bản liên quan trong một hồ sơ; biên mục bên trong và bên ngoài đầy đủ; sắp xếp bảo quản trong các cặp, hộp có dán nhãn theo mẫu thống nhất của nhà nƣớc; Mục lục hồ sơ tra tìm đƣợc thực hiện đầy đủ và nghiêm túc, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm, phục vụ sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng cho quá trình khai thác sử dụng tài liệu tại tỉnh.
Xác định giá trị tài liệu
Tài liệu có trong lƣu trữ lịch sử của tỉnh thiếu hay đủ, thông tin có giá trị cao hay không là do khâu nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu. Vì vậy có thể nhận thấy rằng chất lƣợng của việc xác định giá trị tài liệu là yếu tố ảnh hƣởng trực tiếp đến chất lƣợng và hiệu quả của tổ chức sử dụng tài liệu tại lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nói riêng và các cơ quan khác nói chung. Vì vậy lãnh đạo, cán bộ lƣu trữ của tỉnh cần chú ý và quan tâm đến vấn đề xác định giá trị tài liệu lƣu trữ một cách tốt nhất.
Vấn đề giải mật tài liệu
Hiện nay nhiều thông tin có giá trị trong tài liệu lƣu trữ chƣa đƣợc giải mật nên việc khai thác, sử dụng tài liệu để phục vụ các nhu cầu chính đáng
của xã hội còn nhiều hạn chế. Tuy nhiên trong thực tế, nhiều tài liệu đang bảo quản tại các cơ quan lƣu trữ thuộc diện hạn chế sử dụng nhƣng khi cần vẫn phải cung cấp để thực hiện các nhiệm vụ chính trị. Mặt khác nhiều tài liệu đã hết độ mật, cần đƣợc giải mật để đảm bảo quyền tiếp cận thông tin chính đáng của xã hội, tránh việc hiểu sai, hiểu xuyên tạc sự việc, sự kiện do không có thông tin chính thức lại chƣa đƣợc giải mật. Do vậy việc tiến hành giải mật tài liệu lƣu trữ là hết sức cần thiết.
Điều đầu tiên cần tiến hành giải mật ở đây là: “Cung cấp thông tin đầy đủ chính thức về các sự kiện, vụ việc, nhân vật đƣợc nhiều ngƣời quan tâm có trong tài liệu lƣu trữ mật bởi nếu thông tin chính thức không đƣợc công bố thì sẽ có những thông tin không chính thức, thông tin xuyên tạc về sự việc, sự kiện đó từ tài liệu nƣớc ngoài hoặc tài liệu thuộc loại hai, loại ba mà không phải loại gốc và ngƣời nghiên cứu cũng không có quan điểm nổi bật, thiếu sự hấp dẫn, không tái tạo lịch sử đúng nhƣ cái đích thực mà nó có. Đồng thời cần giảm bớt những tài liệu đƣợc đóng dấu mật nhƣng nội dung không còn mật hoặc trong kho lƣu trữ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tài liệu thật sự mật”. (Nguyễn nh Thƣ (2011). Một số ý kiến về giải mật tài liệu lưu trữ trong các lưu trữ lịch sử. Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, 3, 22-25).