7. Bố cục của đề tài
3.7. Cải cách thủ tục hành chính trong tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
3.7. Cải cách thủ tục hành chính trong tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ trữ
Nhƣ chúng ta đã biết, “thủ tục hành chính là thủ tục hành chính về trình tự thời gian và không gian khi thực hiện một thẩm quyền nhất định của bộ máy nhà nƣớc và là cách thức giải quyết công việc của cơ quan nhà nƣớc trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân” [16, tr 68].
Trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ, thủ tục hành chính không chỉ là thủ tục giấy tờ mà còn bao gồm thủ tục giới thiệu thông tin lƣu trữ công khai, rộng rãi cho bạn đọc; quy định về cho phép và ngăn cấm hoặc hạn chế sử dụng tài liệu lƣu trữ; quy định về quy trình, thời gian nghiên cứu; các thủ tục giấy tờ cần thiết để đƣợc sử dụng tài liệu lƣu trữ; lệ phí và các quy định về việc sao chụp, cấp phát các chứng nhận lƣu trữ,…
Bởi vậy các thủ tục trong khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ cần gọn nhẹ, vừa đủ và phải chú trọng đến tính rõ ràng, minh bạch. Tính minh bạch ở đây
đƣợc khai thác, tài liệu thuộc danh sách không khai thác, công cụ tra tìm tài liệu trong kho, tài liệu nào còn mật, tài liệu nào hết hạn mật, để đƣợc nghiên cứu thì cần những loại giấy tờ nào, thời gian cung cấp tài liệu là bao lâu? Lệ phí cho các dịch vụ sao chụp, công chức là bao nhiêu tiền trên một trang A4? Trách nhiệm của cả bên phục vụ và bên tham gia khai thác là nhƣ thế nào?..
Với những thủ tục đơn giản, rõ ràng và minh bạch giúp cho độc giả tạo đƣợc cảm giác thoải mái. Họ có thể chủ động đƣợc thời gian, chuẩn bị và sắp xếp công việc cũng nhƣ hoàn chỉnh các thủ tục để quá trình khai thác đƣợc thuận tiện và hiệu quả.
Tiểu kết chƣơng 3
Để Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai khắc phục những hạn chế, thiếu sót trong hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ, tôi đã mạnh dạn đƣa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai. Một số giải pháp đã đƣợc đề cập ở trên nhƣ: đẩy mạnh việc tuyên truyền, phổ biến và tổ chức thực hiện có hiệu quả các văn bản chỉ đạo, ban hành văn bản mới về tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ; đẩy mạnh các khâu nghiệp vụ lƣu để tạo nguồn thông tin lƣu trữ đa dạng, phong phú và có giá trị, tạo điều kiện cho công tác tổ chức sử dụng TLLT đạt hiệu quả ngày càng cao.
Tuy nhiên, để thực hiện đƣợc những mong muốn trên rất cần có sự quan tâm đầu tƣ cả về nhân lực và vật lực; sự ứng dụng mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Đặc biệt trong việc tiếp tục đẩy mạnh Đề án số hóa tài liệu và đƣa vào phần mềm quản lý tài liệu. Điều này giúp cho việc quản lý và khai thác tài liệu đƣợc tập trung, nâng cao việc khai thác và tra tìm tài liệu lƣu trữ.
Song song với các giải pháp đƣa ra, việc cải cách thủ tục hành chính trong việc khai thác sử dụng cũng nhƣ khâu theo dõi, kiểm tra thƣờng xuyên
để đánh giá đƣợc những kết quả đạt đƣợc, những hạn chế còn tồn tại để còn có biện pháp kịp thời điều chỉnh và rút kinh nghiệm.
Nhƣ vậy, với 7 giải pháp đƣợc đƣa ra và phân tích trên, tác giả mong muốn Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai đặt đƣợc những kết quả cao hơn trong việc khai thác tài liệu, và phát huy tối đa đƣợc nguồn thông tin từ kho lƣu trữ lịch sử của tỉnh.
KẾT LUẬN
1. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ - một nội dung nghiệp vụ hết sức quan trọng trong hoạt động của các cơ quan lƣu trữ, nhất là của các Lƣu trữ lịch sử. Sử dụng TLLT tạo điều kiện để TLLT, mà cụ thể là thông tin trong TLLT đến với xã hội, phục vụ có hiệu quả cho các yêu cầu do đời sống xã hội đặt ra và cũng là thể hiện mục tiêu cuối cùng cần đạt đến của toàn bộ hoạt động lƣu trữ. Chính vì vậy, từ nhiều năm nay, Đảng, Nhà nƣớc và các cơ quan lƣu trữ đã hết sức quan tâm đến công tác này. Lƣu trữ lịch sử các cấp - nơi trực tiếp thực hiện chức năng bảo quản và sử dụng TLLT, hơn bất cứ cơ quan lƣu trữ nào, cần dành sự chú trọng cần thiết và đầu tƣ thỏa đáng cho công tác này. Đó thực sự là một yêu cầu khách quan, góp phần khẳng định “giá trị đặc biệt” của TLLT và tầm quan trọng của CTLT trong xã hội.
2. Công tác tổ chức sử dụng trong nhiều Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh hiện nay, trong đó có Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai trong nhiều năm qua còn có nhiều khó khăn, thiếu sót do việc tuyên truyền, phổ biến về CTLT, về giá trị của TLLT còn rất ít; chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để phục vụ khai thác sử dụng chƣa thực sự sẵn sàng; hình thức sử dụng tài liệu còn nghèo (chủ yếu là qua phòng đọc); công cụ tra tìm tài liệu còn thô sơ (chủ yếu là mục lục hồ sơ); thủ tục hành chính trong sử dụng tài liệu còn khá nặng nề, v.v .. Vì vậy, xã hội còn ít biết đến TLLT và giá trị của nó trong đời sống nói chung, trong nghiên cứu để giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội hoặc nghiên cứu lịch sử nói riêng; số lƣợt ngƣời đến nghiên cứu, số hồ sơ, tài liệu đƣợc đƣa ra phục vụ nghiên cứu ở nhiều Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh còn rất khiêm tốn, … và do đó hiệu quả khai thác sử dụng TLLT còn thấp so với tiềm năng thông tin hiện có trong các Lƣu trữ lịch sử cấp tỉnh.
3. Thực hiện Luật lƣu trữ (2011) cùng nhiều văn bản quan trọng khác của Chính phủ, Thủ tƣớng Chính phủ, Bộ Nội vụ và các cấp chính quyền thuộc tỉnh Đồng Nai, Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai cần đề ra và triển khai đồng bộ nhiều giải pháp cần thiết nhƣ tăng cƣờng truyên truyền, phổ biến làm cho các cơ quan, tổ chức, các nhà nghiên cứu và nhân dân hiểu đƣợc giá trị to lớn của tài liệu lƣu trữ, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lƣu trữ; xây dựng, ban hành và triển khai thực hiện có hiệu quả thiết thực các văn bản pháp luật về công tác lƣu trữ của Trung ƣơng và địa phƣơng; chuẩn bị tốt, nâng cao trình độ tổ chức khoa học TLLT; mở rộng các hình thức sử dụng TLLT; đẩy mạnh ứng dụng CNTT, trong đó có việc số hóa TLLT; cải cách mạnh mẽ hơn nữa thủ tục hành chính trong CTLT nói chung và tổ chức sử dụng TLLT nói riêng, v.v ..
Với những giải pháp nêu trên, CTLT của tỉnh Đồng Nai cũng nhƣ công tác tổ chức sử dụng TLLT tại Lƣu trữ lịch sử sẽ tiếp tục đƣợc hoàn thiện, góp phần phát huy mạnh mẽ giá trị của TLLT đối với công cuộc phát triển kinh tế - xã hội, đối với việc giáo dục truyền thống “hào khí Đồng Nai”, của “miền Đông gian lao mà anh dũng”, đƣa Đồng Nai tiến nhanh, tiến mạnh, tiến vững chắc trên con đƣờng công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong những năm tiếp theo của sự nghiệp đổi mới đất nƣớc ./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Nguyễn Trọng Biên (dịch) (1990), Việc sử dụng tài liệu đọc bằng máy ở các nước trên thế giới, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4, Tr. 16-19.
2. Bộ Nội vụ (2012), Thông tƣ số 08/2012/TT-BNV của Bộ Nội ban hành ngày 26 tháng 11 năm 2012, qui định mức kinh tế kỹ thuật lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại phòng đọc.
3. Đào Xuân Chúc - Nguyễn Văn Hàm - Vƣơng Đình Quyền - Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận về thực tiễn công tác lưu trữ, nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội.
4. Cục văn thƣ và Lƣu trữ nhà nƣớc (2004), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu chia sẻ nguồn lực thông tin theo tinh thần Pháp lệnh lưu trữ quốc gia”, Kỷ yếu Khoa học.
5. Đào Thị Diến, Hà Văn Huề (2004), “Thực trạng và giải pháp tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ quốc gia I”, Kỷ yếu Khoa học.
6. Trần Thùy Dƣơng, Tạ Thị Liễu (2010), Tổ chức phòng đọc trực tuyến để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. 37-39.
7. Nguyễn Văn Thâm (1967), Một vài suy nghĩ về việc sử dụng tài liệu lưu trư để nghiên cứu lịch sử dân tộc, Tập san Công tác lƣu trữ, số 2, Tr. 43- 47.
8. Nguyễn Văn Hàm (2003), Công bố, giới thiệu tài liệu trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam – Những đóng góp quan trọng về mặt sử liệu, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr. 149-150.
9. Nguyễn Văn Hàm (2005), Trao đổi một số nguyên tắc chung trong công bố tài liệu, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr. 136-137.
10. Nguyễn Văn Hàm (2010), Bàn về sự giao thoa giữa công tác lưu trữ và công tác bảo tàng trong vấn đề phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. 27-29.
11. Nguyễn Văn Hàm (2011), Trách nhiệm, công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 1, Tr. 24-25.
12. Ngô Thiếu Hiệu (2001), Mấy việc phải làm để thúc đẩy việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ở các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 6, Tr. 184-186.
13.Trần Phƣơng Hoa (2007), Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và QTVP.
14. Dƣơng Thị Hòa (2009), Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản tại Trung tâm khí tượng thủy văn Quốc gia – Bộ tài nguyên môi trường, Luận văn Thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và QTVP.
15. Nghiêm Kỳ Hồng (1999), Sử dụng tài liệu phục vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 01, Tr. 6-9.
16. Nghiêm Kỳ Hồng (2006), Những chỉ đạo quan trọng đối với công tác lưu trữ ở nước ta trong 20 năm đổi mới, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 6, Tr. 1-4.
17. Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về quản trị văn phòng và lưu trữ học, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh.
18. Hà Văn Huề (2002), Xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc trung uơng, Luận văn Thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và Quản trị văn phòng.
19. Phạm Thị Huệ (2006), Công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia II trong 30 năm qua, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 5, Tr. 11-15.
20. Nguyễn Liên Hƣơng, Cao Thị Thanh Hiền (2010), Quá trình thiết kế thi công cầu Long Biên qua các tư liệu và tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. 14-20.
21. Dƣơng Văn Khảm (2003), Quyền khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thể hiện trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Tạp chí lƣu trữ Việt Nam, số 2, Tr. 62.
22. Dƣơng Văn Khảm (2011), Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội.
23. Khoa Lƣu trữ học và Quản trị Văn phòng (2013), Hội thảo khoa học quốc tế: “Tổ chức và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nhân dân” – kết quả nghiên cứu và những vấn đề đặt ra.
24. Hà Yến Lâm (2012), 20 năm sử dụng nguồn tài liệu tại các Trung tâm lưu trữ Quốc gia phục vụ công tác nghiên cứu – Thực trạng và giải pháp (1992-2012), Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 12, Tr. 18-22.
25. Phạm Thị Diệu Linh, Trƣơng Thị Mai Anh (2010), Áp dụng một số hình thức marketing vào tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 7, Tr. 29-32,48.
26. Đinh Văn Mạnh (2009), Thực trạng tổ chức khai thác sử dụng tài liệu kỹ thuật các công trình giao thông tại lưu trữ Bộ Giao thông vận tải và những giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Tƣ liệu khoa Lƣu trữ và QTVP.
27. Đinh Kim Ngân (sƣu tầm và biên dịch) (2012), Các nguyên tắc khai thác tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 9, Tr. 48-50.
28. Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI/1986, Nhà xuất bản Đại học quốc gia, Tp. Hồ Chí Minh, 2010.
29.Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X/2006, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, Tp. Hồ Chí Minh, 2010.
30. Phan Đình Nham (1994), Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới của đất nước, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1, Tr. 6-8.
31. T. A. Pedorova (1971), Kinh nghiệm tổ chức khai thác sử dụng tài liệu văn kiện của phân viện lưu trữ Thành phố Crasnovosk thuộc viện lưu trữ Nhà nước Trung ương nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Tuyêc – Mê – Ni, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ, số 1, Tr. 23-24.
32.Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2011 (2001), Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 2001.
33.Vũ Thị Phụng (1990), Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu ở nước ta, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 2, Tr. 12-17.
34. Vũ Thị Phụng (1990), Tổ chức sử dụng để nghiên cứu lịch sử nhà nước, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 3, Tr. 9-12.
35. Vũ Thị Phụng (2008), Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam, kỷ yếu Hội nghị koa học quốc tế và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội tháng 4-2008.
36. Vũ Thị Phụng (2010), Quy hoạch đô thị từ năm 1959 đến 2009 qua nguồn thông tin tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam số 9, Tr. 7- 12.
37.Vũ Thị Phụng (2013), Lưu trữ tài liệu trong các gia đình ở Việt Nam qua khảo sát thực tế và những vấn đề cần nghiên cứu, Tạp chí Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, số 2, Tr. 15-20.
38. Nguyễn Minh Phƣơng (1990), Vài nét về phòng đọc của Trung tâm lưu trữ Quốc gia II ở Tp. HCM, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4, Tr. 14-15.
39. Hà Quảng (1998), Một vài đặc điểm về công tác tổ chức sử dụng ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 1, Tr. 13-16.
40. Hà Quảng (2001), Triển vọng tổ chức sử dụng tài liệu ở Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, Tạp chí Lƣu trữ Việt Nam, số 4, Tr. 116-119.
41. Quốc hội (2011), Luật lưu trữ, số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 01 tháng 11 năm 2011, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Hà Nội, Năm 2011.
42. Quyết đinh số 948/QĐ-UBND ngày 07/4/2011 của chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai v/v thành lập Chi cụ Văn thƣ thƣ, Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.
43. Quyết định số 45/2011/QĐ-UBND ngày 15/7/2011 của chủ tích UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quy định về khai thác và sử dụng tài liệu tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.
44. Quyết định 3314/QĐ-UBND ngày 12/11/2012 cuả chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai v/v phê duyệt Đề án quy hoạch ngành văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh