7. Bố cục của đề tài
3.1. Tăng cƣờng tuyên truyền, phổ biến, quản lý về công tác lƣu trữ của
của các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc và ban hành những văn bản mới về tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ.
Trong những năm qua, các cơ quan có thẩm quyền của Đảng và Nhà nƣớc ở trung ƣơng và của tỉnh Đồng Nai ban hành nhiều văn bản quan trọng về CTLT, trong đó có những quy định liên quan đến hoạt động tổ chức sử dụng TLLT. Cụ thể nhƣ:
- Nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X (4-2006) đã nêu rõ một nhiệm vụ hết sức quan trọng của ngành lƣu trữ là phải: “Bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ” [28, tr 106]. Phát huy giá trị của tài liệu lƣu trữ chính là mục tiêu của CTLT và nhiệm vụ của các cơ quan lƣu trữ là cần đây
mạnh và nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ cho các yêu cầu của đời sống xã hội.
- Đặc biệt, năm 2011, Luật Lƣu trữ đã dành toàn bộ chƣơng IV để quy định về tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ (từ Điều 29 đến Điều 34). Luật đã đƣa ra nhiều quy định cụ thể về quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu ; quyền của cơ quan, tổ chức và cá nhân đƣợc sử dụng tài liệu lƣu trữ để phục vụ công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác; quy định chi tiết về tổ chức sử dụng TLLT tại các Lƣu trữ lịch sử và Lƣu trữ cơ quan. Luật lƣu trữ cũng quy định cụ thể 6 các hình thức sử dụng TLLT nhƣ: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lƣu trữ cơ quan, Lƣu trữ lịch sử; xuất bản các ấn phẩm lƣu trữ; giới thiệu tài liệu lƣu trữ trên phƣơng tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; triển lãm, trƣng bày tài liệu lƣu trữ; trích dẫn tài liệu lƣu trữ trong công trình nghiên cứu và cấp bản sao tài liệu lƣu trữ, bản chứng thực lƣu trữ.
- Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 về phê duyệt “Quy hoạch ngành VTLT đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030” của Bộ Nội vụ đã đặt ra các chỉ tiêu cụ thể về công tác lƣu trữ, trong đó có những chỉ tiêu quan trọng về tổ chức sử dụng TLLT nhƣ đến năm 2020: tại các Lƣu trữ lịch sử (gồm các TTLT quốc gia và Lƣu trữ lịch sử ở các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ƣơng), 100% tài liệu đƣợc chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong các kho lƣu trữ chuyên dụng, trong đó 20.000.000 trang tài liệu đƣợc số hoá; 10% hồ sơ lƣu trữ đƣợc khai thác sử dụng, 30% hồ sơ tài liệu đƣợc công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm, phục vụ 10.000 lƣợt ngƣời/năm đến khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ. Đến năm 2030: số lƣợng tài liệu bảo quản tại các Lƣu trữ lịch sử khoảng 700.000 mét giá, trong đó 40.000.000 trang tài liệu đƣợc số hóa; 50% hồ sơ lƣu trữ đƣợc khai thác sử dụng, 50% hồ sơ tài liệu đƣợc công bố, triển lãm giới thiệu cho công chúng;
bình quân hàng năm, phục vụ 20.000 lƣợt ngƣời/năm đến khai thác sử dụng, trong đó 20% thông tin của tài liệu Lƣu trữ (thuộc diện sử dụng rộng rãi) đƣợc cung cấp trên mạng diện rộng của ngành Văn thƣ, Lƣu trữ để phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của công chúng.
Tại tỉnh Đồng Nai, năm 2011, UBND tỉnh đã ban hành Quyết định số 45/2011/QĐ-UBND, ngày 15/7/2011 ban hành Quy định khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ tại Chi Cục Văn thƣ – Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai.
Năm 2012, để triển khai thực hiện Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ về phê duyệt “Quy hoạch ngành VTLT đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030”, ngày 12/11/2012, UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 3314/QĐ-UBND về việc phê duyệt Đề án Quy hoạch ngành VTLT trữ tỉnh Đồng Nai từ năm 2012-2020; trong đó, nêu các chỉ tiêu cụ thể về công tác lƣu trữ tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh nhƣ: 80% tài liệu đƣợc chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị và bảo quản trong kho lƣu trữ chuyên dụng, trong đó có 30% tài liệu đƣợc số hóa; 40% hồ sơ lƣu trữ đƣợc khai thác sử dụng, 30% hồ sơ, tài liệu đƣợc công bố, giới thiệu cho công chúng; bình quân hàng năm phục vụ trên 500 lƣợt ngƣời đến khai thác, sử dụng TLLT.
Những quy định từ các văn bản nói trên đã tạo ra cơ sở pháp lý và cũng đặt ra những chủ trƣơng, nhiệm vụ về CTLT nói chung và hoạt động tổ chức sử dụng TLLT nói riêng của Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai.
Trên cơ sở những văn bản quan trọng đó, Sở Nội vụ và Chi Cục VTLT tỉnh Đồng Nai cần kịp thời ban hành các văn bản quy định, hƣớng dẫn cụ thể về CTLT nói chung và sử dụng tài liệu tại lƣu trữ lịch sử của tỉnh nói riêng với trọng tâm là các văn bản quy định về bảo mật và giải mật đối với TLLT để từ đó quy định những hồ sơ, tài liệu đƣợc sử dụng rộng rãi hoặc sử dụng hạn chế; về thời hạn bảo quản tài liệu để có cơ sở tiến hành lựa chọn tài liệu
cần bảo quản, có giá trị lịch sử quan trọng đƣa vào các cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc tra tìm, sử dụng TLLT; quy định về trình tự, thủ tục phục vụ sử dụng tài liệu và các hƣớng dẫn về phƣơng pháp thực hiện các hình thức sử dụng tài liệu nhƣ xuất bản các ấn phẩm lƣu trữ; giới thiệu tài liệu lƣu trữ trên phƣơng tiện thông tin đại chúng; triển lãm, trƣng bày tài liệu lƣu trữ ..., quy tắc giao tiếp trong tổ chức sử dụng TLLT, v.v..