7. Bố cục của đề tài
3.3. Đa dạng hóa các hình thức sử dụng tài liệu, tạo điều kiện để các cơ
các cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc tiếp cận và sử dụng TLLT thuận lợi
Để phát huy có hiệu quả giá trị tài liệu lƣu trữ, các cơ quan lƣu trữ cần đẩy mạnh công tác tổ chức sử dụng tài liệu. Tuy nhiên, trong nhiều năm qua, công tác này còn nhiều thiếu sót nhƣ Thủ tƣớng Chính phủ đã nhận định tại Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 về việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ: “… công tác quản lý, khai thác giá trị tài liệu chƣa đƣợc phát huy đầy đủ để phục vụ có hiệu quả hoạt động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử”. Nguyên nhân của những thiếu sót đó là do nhận thức về
tầm quan trọng của việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ chƣa đầy đủ; hình thức sử dụng còn nghèo nàn; các công cụ tra tìm tài liệu lạc hậu, việc ứng dụng công nghệ thông tin còn chƣa đƣợc phát huy, vv…”.
Để góp phần khắc phục thiếu sót đó, việc mở rộng và không ngừng đa dạng hóa các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ là hết sức cần thiết. Vì vậy đòi hỏi Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai phải kiện toàn đa dạng các hình thức khai thác sử dụng tài liệu, trong đó cần chú trọng và triển khai mạnh mẽ hơn đối với hình thức công bố, giới thiệu tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất đối với ngƣời nghiên cứu.
Phục vụ độc giả nghiên cứu tại phòng đọc: Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ tại phòng đọc là một trong những hình thức phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu lƣu trữ phổ biến và quan trọng nhất đối với các phòng, kho lƣu trữ. Hình thức này cho phép ngƣời nghiên cứu đƣợc tiếp cận tài liệu gốc và có thể đƣợc nghiên cứu nhiều loại hình tài liệu khác nhau trong một khoảng thời gian nhất định. Với hình thức này, cán bộ phòng đọc có điều kiện quản lý tài liệu cho độc giả mƣợn để nghiên cứu tại chỗ, tránh làm thất lạc và hƣ hỏng tài liệu.
Để việc khai thác sử dụng tại phòng đọc phát huy đƣợc hiệu quả, trƣớc hết Phòng đọc cần phải có nội quy quy định cụ thể nhƣ: về đối tƣợng đƣợc sử dụng tài liệu; về thủ tục nghiên cứu tài liệu (đối với ngƣời trong cơ quan, ngoài cơ quan, công dân, ngƣời nƣớc ngoài); về thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu; trách nhiệm của độc giả đối với việc sử dụng tài liệu lƣu trữ...
Nhằm tạo cảm giác thoải mái và dễ chịu cho độc giả đến nghiên cứu tài liệu, phòng đọc cần đƣợc bố trí ở nơi có đầy đủ ánh sáng và đƣợc trang bị đầy đủ bàn, ghế. Ngoài ra, các công cụ tra cứu nhƣ mục lục hồ sơ, sách chỉ dẫn
phông, các cơ sở dữ liệu cũng cần đƣợc hoàn thiện, để giúp cho độc giả nhanh chóng tiếp cận đƣợc với tài liệu có trong kho.
Tuy nhiên hình thức phục vụ tại phòng đọc của Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai vẫn còn hạn chế, chủ yếu chỉ cung cấp các bản phôtô tài liệu. Vì vậy, bên cạnh việc phục vụ độc giả tại phòng đọc, Lƣu trữ lịch sử của tỉnh cần mở rộng và nâng cao chất lƣợng các hình thức phục vụ khai thác sử dụng khác theo hƣớng hiện đại và chủ động hơn
Công bố tài liệu lưu trữ: Công bố tài liệu chiếm vị trí quan trọng trong công tác lƣu trữ của các cơ quan. Việc công bố tài liệu nhằm cung cấp cho ngƣời nghiên cứu những tài liệu có ý nghĩa đối với công tác nghiên cứu khoa học, hoặc thông qua việc công bố tài liệu lƣu trữ để tuyên truyền, giáo dục quần chúng về một vấn đề cụ thể. Vì thế, việc mở rộng mối quan hệ với các cơ quan có nhiệm vụ gần với Lƣu trữ nhƣ bảo tàng hoặc các cơ quan tuyên truyền nhƣ báo, tạp chí hoặc tạp chí chuyên ngành Lƣu trữ để tổ chức triển lãm tài liệu lƣu trữ; công bố, giới thiệu tài liệu trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng cũng là một biện pháp tốt, mang lại hiệu quả thiết thực mà Lƣu trữ tỉnh cần làm.
Thông báo tài liệu lưu trữ: Đây là hình thức sử dụng khai thác mang tính chất chủ động đối với độc giả cần nghiên cứu. Việc thông báo tài liệu lƣu trữ có thể bằng nhiều hình thức nhƣ thông báo thành phần, nội dung tài liệu trong kho đang quản lý, song song với nó là thông báo tài liệu nào thì đƣợc phép nghiên cứu, tài liệu nào thì không đƣợc phép.
Việc thông báo tài liệu lƣu trữ có thể dƣới hình thức văn bản, cũng có thể qua việc giới thiệu danh mục thành phần, nội dung tài liệu lƣu trữ hiện có trong kho tuyên truyền hoặc trên các website của Chi cục văn thƣ và lƣu trữ
tỉnh Đồng Nai. Bên cạnh đó Chi cục tỉnh Đồng Nai có thể gửi thông báo danh mục thành phần tài liệu tới các sở, ngành, quận, huyện trên địa bàn tỉnh Đồng Nai. Việc thông báo này không chỉ thể hiện đƣợc trách nhiệm quản lý của Trung tâm lƣu trữ, mà còn nhằm đáp ứng yêu cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực của đời sống xã hội.
3.4. Ứng dụng CNTT trong công tác quản lý TLLT và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
Trong 2 năm qua, việc số hóa tài liệu lƣu trữ tại lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai theo Đề án số hóa đã đƣợc tiến hành và thu đƣợc những kết quả bƣớc đầu. Số hóa tài liệu lƣu trữ đƣợc thực hiện bắt đầu từ năm 2013, đến năm 2014 Chi cục Văn thƣ và lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cơ bản số hóa xong khối tài liệu của Ủy ban Nhân dân tỉnh từ năm 1975 đến 1996, tổng cộng 1313 hộp tài liệu (tƣơng ứng với khoảng 131,3 mét giá tài liệu). Nhƣ vậy việc số hóa TLLT và đƣa vào phần mềm quản lý tài liệu đã giúp cho việc quản lý và khai thác tài liệu đƣợc tập trung, toàn bộ các dữ liệu số hóa, nâng cao việc khai thác và tra tìm tài liệu lƣu trữ cũng nhƣ ứng dụng công nghệ thông tin trong tra tìm tài liệu đƣợc hiệu quả và tránh sự mất mát, đảm bảo sự an toàn của tài liệu.
Theo nhƣ Đề án trong thời gian tới, (Từ năm 2018 – 2020) Tiến hành số hóa số lƣợng tài liệu còn lại của tất cả các sở, ngành khác từ năm 1975 đến năm 2006. Vì vậy, Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh cần tiếp tục đẩy mạnh việc thực hiện Đề án số hóa TLLT của tỉnh để việc bảo quản và sử dụng tài liệu đạt kết quả tốt hơn. Đồng thời giúp cho việc tiếp cận với ứng dụng công nghệ của công chức, viên chức tại Chi cục Văn thƣ Lƣut rữ đƣợc nâng lên từng bƣớc đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý và khai thác sử dụng đối với tài liệu số hóa.
Việc số hóa tài liệu lƣu trữ, Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh cần ứng dụng CNTT rộng rãi trong quản lý công tác lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ, nhất là trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu để thống kê, tra tìm TLLT trong phạm vi toàn kho lƣu trữ, từng phông, hoặc theo từng chuyên đề, sự kiện nhất định.
Ngoài ra Chi cục dần tích cực ứng dụng tin học trong việc đƣa thông tin trên Website của Chi cục và tra tìm tài liệu trên trang thông tin của Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai. Đây là bƣớc tiến mạnh mẽ của việc ứng dụng công nghệ tông tin trong việc tổ chức tra tìm và khai thác tài liệu lƣu trữ của tỉnh cần đƣợc phát huy trong thời gian tới.
3.5. Tăng cƣờng đầu tƣ về con ngƣời, cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu của công tác tổ chức sử dụng tài liệu của công tác tổ chức sử dụng tài liệu
3.5.1. Tăng cường đầu tư về con người
Việc đầu tƣ về con ngƣời đóng vai trò quan trọng trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nói chung và công tác công bố giới thiệu tài liệu nói riêng. Đó là một công việc mang tính chất nghiên cứu khoa học nghiêm túc, đòi hỏi ngƣời làm công tác này phải có một lƣợng kiến thức nhất định về sử học lƣu trữ, văn học, ngoại ngữ… Đối với độc giả đến khai thác tài liệu thì cán bộ phục vụ khai thác rất quan trọng, bởi yêu cầu khai thác tài liệu lƣu trữ nhanh hay chậm là phụ thuộc vào quá trình giải quyết công việc và nguồn nhân lực hiện có của bộ phận phục vụ khai thác sử dụng tài liệu.
Chính vì vậy Chi cục văn thƣ và lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cần tăng cƣờng đội ngũ cán bộ lƣu trữ tại Chi Cục, tăng cả về số lƣợng và chất lƣợng. Để làm đƣợc điều này, Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai cần tăng cƣờng biên chế lựa chọn những cán bộ có năng lực để tập trung cho việc biên soạn, công bố giới thiệu tài liệu lƣu trữ.
Về phía Chi cục Văn thƣ và Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai cần có kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ lƣu trữ nhằm nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ nói chung và nghiệp vụ khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ nói riêng. Bên cạnh đó đối với mỗi bản thân cán bộ làm công tác tổ chức khai thác sử dụng cũng phải thƣờng xuyên tự trau dồi và nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao trình độ chính trị cũng nhƣ những hiểu biết xã hội trong quá trình giải quyết công việc. Đặc chú trọng đến thái độc phục vụ của cán bộ phục vụ khai thác cần thân thiện, nhiệt tình, cởi mở, không biệt đối xử đối với độc giả khi đến khai thác tài liệu tại Chi Cục. Chính điều này, giúp việc khai thác tài liệu đƣợc hiệu quả, việc phát huy giá trị của tài liệu đƣợc rộng khắp đối với toàn công chúng. Đặc biệt tạo ra một môi trƣờng nghiên cứu thân thiện, thoải mái, một văn hóa công sở văn minh, chuyên nghiệp.
3.5.2. Về đầu tư cơ sở vật chất
Nhƣ đã phân tích những tồn tại của Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, cơ sở vật chất là một trong những nguyên nhân chủ yếu làm cho công tác phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lƣu trữ trong thời gian vừa qua bị hạn chế rất nhiều. Do chƣa có đầu tƣ đúng mức về cơ sở vật chất, kho lƣu trữ của tỉnh đƣợc bố trí tại tầng 6 và tầng 7 của khối trụ sở nhà nƣớc, diện tích còn quá chật chội nên không đủ để tài liệu. Vì vậy tài liệu đến kỳ nộp lƣu không thu đƣợc về. Điều này đã làm cho khối tài liệu lƣu trữ trong kho không đầy đủ và làm hạn chế đến quá trình khai thác sử dụng tài liệu của độc giả. Cũng liên quan đến việc bố trí kho lƣu trữ tại tầng 6 và tầng 7 chung với khối trụ sở hành chính nhà nƣớc nên hạn chế rất nhiều đến công chúng đến khai thác bởi những thủ tục khá rƣờm rà và phức tạp.
Ngoài ra trang thiết bị tại phòng đọc, đặc biệt là hệ thống máy tính tin học cần đƣợc bổ sung, trang bị đầy đủ để thực hiện quá trình số hóa tài liệu
cũng nhƣ thực hiện mục tiêu phát triển của Chi Cục Văn thƣ, Lƣu trữ đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030.
Đối với công tác công bố, giới thiệu tài liệu Chi cục cần có kế hoạch và cấp kinh phí hàng năm cho việc công bố, giới thiệu tài liệu lƣu trữ, nhất là đầu tƣ kinh phí cho việc xuất bản và đầu tƣ kinh phí biên soạn ấn bản phẩm. Để việc khai thác sử dụng đƣợc thực hiện tốt và hiệu quả, lƣu trữ tỉnh cần đầu tƣ các thiết bị hiện đại cho phòng đọc, nâng cấp quy mô phòng đúng quy định chung, chú ý bố trí địa điểm hợp lý, thuận tiện nhằm tạo cảm giác yên tĩnh, thoải mái khi độc giả ngồi nghiên cứu. Có nhƣ vậy công tác khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ mới thực sự phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ của tỉnh tại các kho lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai để đạt hiệu quả nhƣ mong muốn, phục vụ một cách tốt nhất cho toàn xã hội Việt Nam.
3.6. Đẩy mạnh công tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ
Nghị định số 40/2010/NĐ-CP và triển khai tăng cƣờng chỉ đạo công tác kiểm tra, xử lý văn bản QPPL theo chỉ đạo của Bộ Tƣ pháp, UBND tỉnh đƣợc ban hành năm 2010 cũng đã nêu rõ việc tăng cƣờng chỉ đạo công tác kiểm tra, theo dõi xử lý văn bản QPPL theo nhƣ sự chỉ đạo của Bộ Tƣ pháp. Để việc theo dõi, kiểm tra trong quá trình khai thác sử dụng đƣợc thực hiện nghiêm túc cũng nhƣ trong mọi họat động của vấn đề này, đòi hỏi mỗi cá nhan nghiêm túc thực hiện. Tuy nhiên bên cạnh đó cần có sự quan tâm đúng mức của lãnh đạo cơ quan, trƣởng phòng ban phụ trách trực tiếp lĩnh vực này.
Vì vậy thủ trƣởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của pháp luật về ban hành và kiểm tra và xử lý văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản pháp luật liên quan; bố trí công chức chuyên trách làm đầu mối tham mƣu thực
hiện công tác pháp chế, trong đó có nhiệm vụ kiểm tra và xử lý văn bản thuộc lĩnh vực quản lý Nhà nƣớc đƣợc giao; chủ động phối hợp với cơ quan chức năng thực hiện nhiệm vụ tự kiểm tra văn bản theo quy định, v.v..
- Giám đốc Sở Tƣ pháp có trách nhiệm tăng cƣờng đôn đốc, hƣớng dẫn các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, UBND cấp huyện thực hiện nhiệm vụ tự kiểm tra và kiểm tra văn bản theo thẩm quyền; chủ trì phối hợp với các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh kịp thời tham mƣu, kiến nghị với UBND tỉnh xem xét, xử lý những văn bản ban hành có nội dung, hình thức chƣa đúng quy định hoặc có dấu hiệu trái pháp luật đƣợc phát hiện thông qua công tác tự kiểm tra văn bản; Phối hợp với Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch kiện toàn tổ chức pháp chế ngành và ngƣời làm công tác kiểm tra văn bản trên phạm vi toàn tỉnh; Hàng năm, xây dựng kế hoạch và tăng cƣờng kiểm tra văn bản theo thẩm quyền tại địa bàn cấp huyện, cấp xã và kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ quản lý Nhà nƣớc về công tác kiểm tra văn bản của UBND cấp huyện; Phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh tham mƣu tổ chức tổng kết, đánh giá công tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác tự kiểm tra văn bản…
- Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm xây dựng kế hoạch và phƣơng án kiện toàn tổ chức pháp chế, ngƣời làm công tác pháp chế tại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh theo Quyết định số 1746/QĐ-UBND ngày 19/7/2012 của UBND tỉnh; Trƣờng hợp chƣa có đủ biên chế thành lập Phòng Pháp chế, Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh phƣơng án sắp xếp, bố trí tại mỗi cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh một biên chế chuyên trách làm công tác pháp chế.
- UBND cấp huyện có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về ban hành và kiểm tra văn bản QPPL; Đôn đốc, chỉ đạo công tác kiểm tra và xử lý văn bản ở địa phƣơng. Thƣờng xuyên tự kiểm tra, xử lý văn bản do mình và HĐND cùng cấp ban hành. Tăng cƣờng kiểm tra, xử lý văn
bản tại cấp xã; Chỉ đạo phòng Tƣ pháp tham mƣu, giúp thực hiện quản lý nhà nƣớc về công tác kiểm tra và xử lý văn bản. Tổ chức tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ kiểm tra và xử lý văn bản cho đội ngũ cộng tác viên kiểm tra văn bản, công chức các phòng, ban chuyên môn thuộc cấp mình và công chức làm công tác kiểm tra văn bản của cấp huyện, cấp xã; Thực hiện việc gửi văn bản