- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cỏo.
e. Quản lý và sử dụng hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cỏo.
3.3. Tổ chức lại cụng tỏc văn thư và tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Trung tõm một cửa liờn thụng và cỏc đơn vị cú liờn quan.
Vấn đề này được đặt ra trờn cơ sở sự thay đổi một số nội dung trong cụng tỏc văn thư, lưu trữ khi cỏc cơ quan hành chớnh nhà nước tiến hành triển khai cơ chế một cửa, một cửa liờn thụng.
Về cụng tỏc văn thư: Ở UBND thành phố Ninh Bỡnh khi thực hiện cơ
chế “một cửa liờn thụng” với quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh được đổi mới thỡ nguyờn tắc quản lý tập trung, thống nhất “một đầu mối” tại văn thư khụng cũn đảm bảo được. Đối với những thủ tục hành chớnh liờn ngành hoặc liờn thụng (như đó trỡnh bày ở chương 1) hồ sơ hành chớnh được chuyển cho nhiều đơn vị phối hợp giải quyết (cú thể là UBND cỏc phường, xó; chi cục thuế, cỏc sở, UBND tỉnh …). Trong trường hợp này làm thế nào để quản lý được hồ sơ hành chớnh khi nú thuộc thẩm quyền giải quyết của nhiều cơ quan, đơn vị cựng một lỳc. Tại Trung tõm một cửa liờn thụng khụng cú văn thư riờng, vỡ thế vấn đề đặt ra là trỏch nhiệm theo dừi sẽ thuộc về đơn vị nào? Trung tõm hay phũng, ban chuyờn mụn? Giải phỏp được đặt ra hiện tại là văn thư cơ quan vừa làm nhiệm vụ chuyờn mụn vừa đặt làm việc tại Trung tõm để hỗ trợ thờm cho hoạt động của Trung tõm. Đồng thời mỗi cỏn bộ, cụng chức tiếp nhận hồ sơ hành chớnh cũng đồng thời làm cụng việc của cỏn bộ văn thư trong việc theo dừi quỏ trỡnh giải quyết văn bản. Về lõu dài cần cú văn thư riờng của Trung tõm một cửa liờn thụng để đảm bảo quy trỡnh quản lý hồ sơ hành chớnh được tập trung, thống nhất.
Việc lưu trữ hồ sơ hành chớnh ở Trung tõm một cửa liờn thụng cú nhiều thay đổi như việc phõn loại tài liệu, xỏc định giỏ trị để nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.
Về phõn loại tài liệu: hồ sơ hành chớnh khụng phõn loại theo cỏc phương
ỏn quen thuộc như thời gian – cơ cấu tổ chức, hay cơ cấu tổ chức - thời gian vỡ chỳng khụng thớch hợp với thực tế. Theo phương ỏn phõn loại hồ sơ hành chớnh đó trỡnh bày ở chương II, cú thể nhận thấy cỏc phương ỏn mới được ỏp dụng theo khu vực hành chớnh hoặc theo lĩnh vực quản lý nhà nước kết hợp với phạm vi thẩm quyền .. .
Vớ dụ: Hồ sơ địa chớnh được phõn loại theo phương ỏn: khu vực hành chớnh – thời gian. Hồ sơ tư phỏp, hồ sơ đăng ký kinh doanh, hồ sơ chớnh sỏch xó hội được phõn loại theo phương ỏn thời gian - lĩnh vực quản lý nhà nước -
thẩm quyền. Hồ sơ xin cấp phộp xõy dựng và hồ sơ giải quyết khiếu nại tố cỏo được phõn loại theo phương ỏn thời gian - thẩm quyền.
Về xỏc định giỏ trị tài liệu: Sau 5 năm đi vào hoạt động, nhiều hồ sơ hành chớnh đó đến thời gian giao nộp vào lưu trữ cơ quan và lõu dài hơn, cho lưu trữ cố định theo chế độ chung của nhà nước. Vậy cú thể dựa vào những tiờu chuẩn nào để xỏc định giỏ trị hồ sơ hành chớnh (dự được lưu ở Trung tõm một cửa liờn thụng hay ở cỏc đơn vị liờn quan)? Ngoài những tiờu chuẩn truyền thống cú tớnh chất cơ bản như ý nghĩa nội dung, thời gian, địa điểm hỡnh thành tài liệu, giỏ trị phỏp lý, sự lặp lại thụng tin trong tài liệu … cũn xuất hiện những tiờu chuẩn nào khỏc để đỏnh giỏ cỏc hồ sơ hành chớnh hiện nay?
Trờn thực tế, việc vận dụng cỏc tiờu chuẩn truyền thống để đỏnh giỏ cỏc hồ sơ hành chớnh trong quỏ trỡnh thực hiện cơ chế “một cửa” và “một cửa liờn thụng” đó cú sự thay đổi. Vớ dụ như tiờu chuẩn giỏ trị phỏp lý của văn bản là tiờu chuẩn rất cần thiết khi lựa chọn tài liệu để lưu trữ. Tớnh phỏp lý của văn bản chủ yếu dựa vào chữ ký và con dấu, nhưng đối với cỏc hồ sơ hành chớnh thỡ cú rất nhiều bản sao cú chứng thực hoặc bản sao cú giỏ trị như bản chớnh (Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Giấy phộp xõy dựng). Vậy khi đưa vào lưu trữ những văn bản này thỡ vận dụng tiờu chuẩn nào để xỏc định giỏ trị của hồ sơ? Theo chỳng tụi, muốn đảm bảo đỏnh giỏ đỳng giỏ trị của hồ sơ hành chớnh để xỏc định giỏ trị và tiến hành giao nộp vào lưu trữ cơ quan, cú thể ỏp dụng những tiờu chuẩn truyền thống kết hợp với tiờu chuẩn ý nghĩa thụng tin của tài liệu.
* Xõy dựng bảng thời hạn bảo quản đối với từng loại hồ sơ hành chớnh
Thành phố Ninh Bỡnh cần quy định cụ thể thời hạn bảo quản hồ sơ hành chớnh để làm căn cứ cho cụng tỏc xỏc định giỏ trị hồ sơ hành chớnh được chớnh xỏc, đảm bảo tớnh thống nhất; giỳp cho cỏc đơn vị tổ chức quản lý hồ sơ hành chớnh được chặt chẽ, khoa học; xõy dựng Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Theo quy định, thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu kể từ khi hồ sơ kết thỳc ở văn thư cơ quan, đơn vị cho đến khi hết giỏ trị. Thời điểm tớnh thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hành chớnh được tớnh từ ngày 01 thỏng 01 của năm ngay sau năm kết thỳc ở giai đoạn văn thư hoặc tựy theo đặc điểm của từng loại hồ sơ, tài liệu.
Tuy nhiờn trờn thực tế ở UBND thành phố Ninh Bỡnh cỏc hồ sơ hành chớnh (giống như cỏc hồ sơ khỏc) chủ yếu được lưu giữ tại phũng ban chuyờn mụn mà khụng nộp về lưu trữ cơ quan để tiện nghiờn cứu, sử dụng. Chớnh vỡ thế cần xõy dựng Bảng thời hạn bảo quản cho cỏc hồ sơ hành chớnh này để lưu trữ cơ quan cú cơ sở để thu hồ sơ, tài liệu. Trờn cơ sở cỏc văn bản chỉ đạo của ngành chuyờn mụn, theo phỏp luật lưu trữ hiện hành và thực tiễn nhu cầu của UBND thành phố, cú thể xõy dựng Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ hành chớnh dựa vào những căn cứ như sau:
Thời hạn bảo quản hồ sơ hành chớnh được xỏc định trờn cơ sở phõn tớch và đỏnh giỏ toàn diện, đỳng đắn giỏ trị thực tiễn và giỏ trị lịch sử của tài liệu đối với thành phố, ngành chuyờn mụn và Quốc gia đồng thời trờn cơ sở tài liệu cú giỏ trị cao nhất trong hồ sơ.
Thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ hành chớnh được quy định theo hai mức: bảo quản vĩnh viễn và bảo quản cú thời hạn, cụ thể như sau:
- Vĩnh viễn: Là thời gian hồ sơ hành chớnh được lưu giữ vĩnh viễn cho đến khi tài liệu tự hủy hoại hoặc khụng thể phục hồi. Được ỏp dụng cho loại hồ sơ, tài liệu quan trọng, phản ỏnh rừ nột chức năng, nhiệm vụ, phục vụ nghiờn cứu lõu dài cho hoạt động của thành phố; cú giỏ trị về mặt lịch sử.
Hồ sơ hành chớnh ở nhúm này được quy định thời hạn bảo quản từ 30 năm trở lờn và phải được giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định của Nhà nước về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu.
- Lõu dài: là thời gian được ỏp dụng đối với loại hồ sơ hành chớnh quan trọng, cú giỏ trị thực tiễn, phục vụ tra cứu lõu dài ở lưu trữ hiện hành. Loại hồ sơ, tài liệu này chưa được khẳng định cú giỏ trị về mặt lịch sử, nhưng phải được bảo quản tại lưu trữ hiện hành đủ số năm theo nhu cầu sử dụng giỏ trị thưc tiễn.
Hồ sơ hành chớnh ở nhúm này được quy định thời hạn từ 10 năm đến 30 năm. Sau thời hạn bảo quản theo quy định phải tiến hành đỏnh giỏ giỏ trị tài liệu để xỏc định hồ sơ hành chớnh cũn giỏ trị thực tiễn lõu dài hay cú giỏ trị lịch sử cần tiếp tục bảo quản hoặc tiờu hủy.
- Tạm thời: Là thời gian được ỏp dụng cho loại hồ sơ hành chớnh khụng quan trọng, phục vụ cho hoạt động hàng ngày của cơ quan, đơn vị. Loại hồ sơ, tài liệu này khụng cú giỏ trị lịch sử, nhưng phải bảo quản tại lưu trữ hiện hành nhằm khai thỏc giỏ trị thực tiễn của tài liệu.
Hồ sơ hành chớnh ở nhúm này được quy định thời hạn bảo quản dưới 10 năm. Sau thời hạn bảo quản theo quy định cần tiến hành tiờu hủy.