- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cỏo.
e. Quản lý và sử dụng hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cỏo.
3.1. Xõy dựng và ban hành cỏc văn bản quy định và hướng dẫn về hồ sơ hành chớnh.
tõm cần phải thực hiện.
Cụng tỏc quản lý hồ sơ hành chớnh được hoàn thiện sẽ nõng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động của chớnh quyền cỏc cấp, gúp phần thỳc đẩy sự phỏt triển kinh tế - xó hội của địa phương. Sự hồn thiện ấy cựng hướng tới mục tiờu chung là xõy dựng một nền hành chớnh dõn chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyờn nghiệp, hiện đại, hoạt động cú hiệu lực, hiệu quả theo nguyờn tắc của nhà nước phỏp quyền xó hội chủ nghĩa dưới sự lónh đạo của đảng; xõy dựng đội ngũ cỏn bộ, cụng chức cú phẩm chất và năng lực, đỏp ứng yờu cầu xõy dựng và phỏt triển của thành phố và của đất nước.
Để hoàn thiện việc quản lý hồ sơ hành chớnh, trong thời gian tới thành phố Ninh Bỡnh cần thực hiện đồng bộ và cú hiệu quả một số giải phỏp chủ yếu sau:
3. 1. Xõy dựng và ban hành cỏc văn bản quy định và hướng dẫn về hồ sơ hành chớnh. hồ sơ hành chớnh.
Như đó phõn tớch ở chương 2, việc quản lý hồ sơ hành chớnh khụng chỉ bị điều chỉnh bởi cỏc văn bản quy định về thủ tục hành chớnh mà cũn được điều chỉnh bởi cỏc văn bản của cỏc ngành chuyờn mụn cũng như những quy định của cụng tỏc văn thư lưu trữ. Do đú, thành phố phải thực hiện nghiờm tỳc cỏc văn bản quy phạm phỏp luật của chớnh quyền cỏc cấp, cỏc ngành chuyờn mụn. Trờn cơ sở cỏc văn bản chỉ đạo đú, thành phố xõy dựng và ban hành cỏc văn bản cụ thể húa phự hợp với thực tế của địa phương hoặc hướng dẫn thực hiện cỏc văn bản của cấp trờn liờn quan đến việc tổ chức quản lý hồ sơ hành chớnh. Vớ dụ, Thành phố cần cú những hướng dẫn cụ thể cho tổ chức, cụng
dõn cỏch ghi cỏc hồ sơ hành chớnh, điền cỏc biểu mẫu cú sẵn trong hồ sơ, đặc biệt là những hồ sơ thuộc lĩnh vực phức tạp (địa chớnh, tư phỏp, đăng ký kinh doanh). Theo khảo sỏt của chỳng tụi, cỏc hồ sơ hành chớnh cú rất nhiều biễu mẫu và hướng dẫn liờn quan như:
- Hồ sơ đăng ký thế chấp và xúa thế chấp bằng quyền sử dụng đất cú 10 biểu mẫu liờn quan, trong đú cú 6 biểu mẫu do cụng dõn phải ghi.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cú 9 biểu mẫu liờn quan, trong đú cú 5 biểu mẫu do cụng dõn phải ghi.
- Hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cú 14 biểu mẫu liờn quan, trong đú cú 4 biểu mẫu do cụng dõn phải ghi.
Bờn cạnh đú, quy trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh trải qua nhiều cụng đoạn, qua cỏc cấp và cỏc phũng ban chuyờn mụn khỏc nhau để cú kết quả trả cho tổ chức, cụng dõn và lưu trữ hồ sơ hành chớnh theo quy định. Trong quy chế hoạt động của Trung tõm một cửa liờn thụng quy định về vấn đề này như sau:
“- Hồ sơ liờn quan đến nhiều phũng, ban chuyờn mụn thỡ cần xem xột nội
dung chủ yếu liờn quan đến phũng, ban chuyờn mụn nào để bỏo cỏo UBND thành phố quy định trỏch nhiệm phối hợp giải quyết”[35, tr.4].
Việc phối hợp giữa cỏc phũng, ban chuyờn mụn trong quỏ trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh nếu chỉ quy định như trờn là quỏ đơn giản, chưa xỏc định rừ trỏch nhiệm của cỏc đơn vị trong việc phối hợp giải quyết và chưa cú chế tài xử lý đơn vị chưa thực hiện tốt. Do đú, UBND thành phố cần xõy dựng và ban hành Quy chế phối hợp giữa cỏc đơn vị trong quỏ trỡnh giải quyết hồ sơ hành chớnh. Trong đú, quy định rừ trỏch nhiệm của từng đơn vị khi giải quyết cụng việc và trỏch nhiệm phối hợp trong việc giải quyết cỏc thủ tục cú tớnh chất liờn thụng, liờn ngành; quy định cỏc chế tài xử lý đối với cỏc đơn vị khụng thực hiện đỳng, đầy đủ trỏch nhiệm khi trực tiếp giải quyết hoặc phối hợp giải quyết hồ sơ hành chớnh.
Nếu khụng xõy dựng quy chế phối hợp riờng thỡ thành phố cú thể bổ sung trỏch nhiệm của cỏc trưởng phũng ban chuyờn mụn trong việc giải quyết và lưu trữ hồ sơ hành chớnh trong quy chế làm việc của cỏc phũng, ban chuyờn mụn thuộc thành phố.
Trong thời gian qua, cụng cuộc cải cỏch thủ tục hành chớnh đó đạt được những kết quả quan trọng, nhiều văn bản quy định đó thay đổi cho phự hợp với tỡnh hỡnh mới. Do đú, để đỏp ứng với yờu cầu nhiệm vụ ngày càng cao hơn, thành phố cần bổ sung và hoàn thiện cỏc quy chế ở Trung tõm một cửa liờn thụng, bởi vỡ đõy là nơi trực tiếp giải quyết cỏc cụng việc của tổ chức và cụng dõn. Trong quỏ trỡnh thực hiện hơn 5 năm qua, nhiều vấn đề tốt cần phỏt huy, bờn cạnh đú nhiều vấn đề mới phỏt sinh cần được khắc phục, bổ sung. Chớnh vỡ vậy Quy chế cần được xem xột và đỏp ứng với yờu cầu mới theo hướng cụng khai, minh bạch chất lượng, phẩm chất của đội ngũ cỏn bộ khi làm việc tại Trung tõm một cửa liờn thụng.
Thứ nhất, trong quy chế nờn chỳ trọng nõng cao quyền hạn để cỏn bộ,
cụng chức giải quyết cụng việc được hiệu quả, kịp thời, kịp thời chăm lo về quyền lợi vật chất và chớnh trị để họ cú động cơ phỏt triển và cống hiến. Hằng năm cần lấy ý kiến đụng đảo doanh nghiệp và người dõn thụng qua điều tra xó hội học để đỏnh giỏ, nhận xột chất lượng thực hiện của Trung tõm và cỏc cơ quan, đơn vị chuyờn mụn.
Thứ hai, quy chế cũng cần đề cập một cỏch sõu sắc hơn, thiết thực hơn
đến quyền lợi của cỏn bộ, cụng chức cụng tỏc tại Trung tõm một cửa liờn thụng nhằm khắc phục tỡnh trạng hiện nay chưa chỳ ý đến đặc thự nhiệm vụ ở Trung tõm để cú những chớnh sỏch ưu đói hơn đối với đội ngũ cỏn bộ, cụng chức ở đõy.
Thứ ba, trong Quy chế cũng chỉ rừ trỏch nhiệm của cỏn bộ, cụng chức
Trung tõm trong việc đảm bảo hồ sơ hành chớnh được giải quyết kịp thời, đỳng hẹn. Trờn thực tế vẫn cũn cú những hồ sơ chưa trả đỳng hẹn dự đó cú quy định rất cụ thể và trỏch nhiệm khụng thuộc về ai. Vỡ vậy, thành phố cần cú những quy định cụ thể về đỏnh giỏ, khen thưởng, kỷ luật với cỏn bộ, cụng chức để nõng cao chất lượng hoạt động cụng vụ. Bởi vỡ trong Quy chế hoạt động của Trung tõm một cửa liờn thụng hiện nay quy định về cơ chế giỏm sỏt cỏn bộ, cụng chức chưa rừ ràng. Quy chế chưa làm rừ ranh giới giữa trỏch nhiệm và quyền lợi của cỏn bộ, cụng chức tham gia vào việc giải quyết hồ sơ hành chớnh, chưa quy định như thế nào là hoàn thành nhiệm vụ, như thế nào là khụng hoàn thành nhiệm vụ, vi phạm cần xử lý như thế nào. Trong quy chế chỉ nờu chung chung: “Tập thể, cỏ nhõn cú thành tớch tốt trong việc thực hiện
Quy chế sẽ được UBND thành phố khen thưởng theo quy định chung của Luật thi đua khen thưởng. Cỏ nhõn và tổ chức vi phạm Quy chế sẽ phải chịu trỏch nhiệm trước UBND thành phố”. Vỡ thế nờn quy định về một số chế độ được
cung cấp tài liệu, chế độ phụ cấp. Đồng thời trong quy chế cũng thể hiện sự kiờn quyết xử lý nghiờm đối với cỏn bộ, cụng chức cú sai phạm. Đối với những cỏn bộ, cụng chức tuy chưa sai phạm nhưng cú dư luận khụng tốt thỡ cũng phải xem xột, cú biện phỏp quản lý, giỏo dục thớch hợp.