c. Nguyờn nhõn của những ưu điểm và nhược điểm.
2.2.2. Phõn loại, sắp xếp hồ sơ hành chớnh.
Để quản lý tốt, sau khi giải quyết xong, cỏc hồ sơ hành chớnh được phõn loại và sắp xếp như sau:
* Hồ sơ địa chớnh: Hồ sơ địa chớnh được phõn loại theo từng đơn vị
hành chớnh cấp xó, ở Thành phố Ninh Bỡnh được chia làm 10 phường và 4 xó. Trong mỗi phường, xó, hồ sơ địa chớnh được phõn loại theo thứ tự thời gian, trong đú Giấy chứng nhận được sắp xếp theo số thứ tự vào sổ cấp Giấy chứng nhận.
* Hồ sơ tư phỏp được phõn loại theo trỡnh tự thời gian và chia làm 2
loại để quản lý là những hồ sơ về hộ tịch và hồ sơ về chứng thực.
*Hồ sơ đăng ký kinh ký kinh doanh được phõn loại theo thứ tự thời gian và chia làm cỏc cỏc loại sau:
- Đăng ký kinh doanh hộ cỏ thể - Đăng ký kinh doanh HTX
- Kinh doanh bỏn lẻ (đại lý bỏn lẻ) rượu. - Kinh doanh bỏn lẻ (đại lý bỏn lẻ) thuốc lỏ.
* Hồ sơ xin cấp phộp xõy dựng được phõn loại theo thứ tự thời gian và chia thành cỏc nhúm sau: + Cỏc cụng cụng trỡnh xõy dựng cấp cấp III + Cỏc cụng cụng trỡnh xõy dựng cấp IV + Cụng trỡnh xõy dựng nhà ở riờng lẻ ở đụ thị. + Cụng trỡnh thuộc dự ỏn.
* Hồ sơ chớnh sỏch xó hội được phõn loại theo thứ tự thời gian và được
phõn chia thành 5 nhúm:
- Hồ sơ đề nghị xỏc nhận con thương binh, liệt sĩ và đối tượng hưởng chế độ đối với người cú cụng.
- Hồ sơ xỏc nhận đối tượng hưởng chớnh sỏch hỗ trợ đối với nạn nhõn nhiễm chất độc da cam trong chiến tranh.
- Hồ sơ xỏc nhận chế độ ưu đói và hỗ trợ cho cỏc hộ nghốo. - Hồ sơ xỏc nhận chế độ miễn giảm thuế sử dụng đất.
- Hồ sơ xỏc nhận thủ tục hỗ trợ thăm viếng và tiếp nhận hài cốt liệt sĩ.
Ghi chỳ: đối với tất cả cỏc hồ sơ thuộc cỏc lĩnh vực nờu trờn, trong mỗi hồ sơ, văn bản được sắp xếp theo trỡnh tự giải quyết cụng việc; riờng đối với hồ sơ thanh tra và hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cỏo được sắp xếp, phõn loại theo quy định của ngành.
* Phõn loại hồ sơ thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cỏo.
Đối với hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cỏo cú tớnh chất đặc thự nờn được quản lý rất chặt chẽ ngay từ khõu tiếp nhận hồ sơ đó tiến hành phõn loại và sắp xếp tài liệu trong từng hồ sơ cụ thể như sau:
- Trỡnh tự lập hồ sơ thanh tra
+ Mở hồ sơ: thời điểm mở hồ sơ là ngày người cú thẩm quyền ký ban hành Quyết định thanh tra.
+ Thu thập, phõn loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý.
+ Đúng hồ sơ: thời điểm đúng hồ sơ thanh tra là ngày người cú thẩm quyền ra văn bản chỉ đạo hoặc quyết định về việc xử lý kết quả thanh tra.
- Phõn loại, sắp xếp tài liệu trong hồ sơ thanh tra.
Hồ sơ thanh tra phải được sắp xếp theo nội dung và theo nhúm, đảm bảo khai thỏc sử dụng thuận tiện, nhanh chúng.
+ Quyết định thanh tra, quyết định gia hạn thời gian thanh tra, quyết định bổ sung hoặc thay đổi thành viờn đoàn thanh tra (nếu cú);
+ Kế hoạch thanh tra;
+ Cỏc văn bản, chỉ thị của cấp cú thẩm quyền là căn cứ ra quyết định thanh tra;
+ Kết luận thanh tra, Bỏo cỏo kết quả thanh tra của Thủ trưởng cơ quan
ra quyết định thanh tra với cấp trờn (nếu cú);
+ Cỏc văn bản kết luận, chỉ đạo xử lý, quyết định xử lý của người ra quyết định thanh tra hoặc người cú thẩm quyền.
Nhúm 2. Cỏc văn bản, tài liệu do Đoàn thanh tra, thanh tra viờn hoặc
người được giao nhiệm vụ soạn thảo, ban hành trong quỏ trỡnh thanh tra, gồm:
+ Bỏo cỏo khảo sỏt, nắm tỡnh hỡnh hoạt động của đối tượng thanh tra trước khi tiến hành thanh tra;
+ Văn bản, đề cương của Đoàn thanh tra yờu cầu đối tượng thanh tra bỏo cỏo về những nội dung thanh tra;
+ Cỏc biờn bản thanh tra do Trưởng đoàn, thành viờn đoàn thanh tra lập
khi làm việc với đối tượng thanh tra và những người cú liờn quan đến nội dung thanh tra;
+ Cỏc bỏo cỏo về tiến độ, tỡnh hỡnh thực hiện nhiệm vụ thanh tra với người ra quyết định thanh tra;
+ Cỏc văn bản, quyết định xử lý trong quỏ trỡnh thanh tra;
+ Cỏc văn bản, bỏo cỏo xỏc minh cỏc nội dung thanh tra của Đoàn hoặc
cỏc thành viờn Đoàn thanh tra;
+ Bỏo cỏo kết quả thanh tra của Đoàn thanh tra (gồm bỏo cỏo chớnh thức và cỏc bản dự thảo);
+ Biờn bản ghi nội dung cỏc buổi họp, làm việc của Đoàn thanh tra về
bỏo cỏo kết quả thanh tra;
+ Biờn bản ghi nội dung cỏc cuộc họp của Lónh đạo cơ quan quyết định thanh tra hoặc người quyết định thanh tra với Đoàn thanh tra và thụng bỏo ý kiến kết luận của người chủ trỡ họp, làm việc (nếu cú);
+ Văn bản, tài liệu của đối tượng thanh tra giải trỡnh về cỏc nội dung kết luận thanh tra (nếu cú);
+ Nhật ký Đoàn thanh tra, lịch làm việc, giấy mời họp, làm việc của Đoàn.
Nhúm 3. Văn bản, tài liệu thu thập từ đối tượng thanh tra, là chứng cứ
phục vụ kết luận thanh tra, gồm:
+ Văn bản, bỏo cỏo của đối tượng thanh tra theo đề cương, yờu cầu của
Đoàn thanh tra;
+ Văn bản, bỏo cỏo của đối tượng thanh tra cung cấp cú liờn quan đến
nội dung thanh tra.
Nhúm 4. Văn bản, tài liệu khỏc phục vụ cho hoạt động thanh tra, gồm:
+ Cỏc loại đơn thư phản ỏnh cú liờn quan đến cỏc nội dung thanh tra;
+ Cỏc tài liệu khỏc cú liờn quan đến cuộc thanh tra.
- Trỡnh tự lập hồ sơ giải quyết khiếu nại.
+ Mở hồ sơ: Thời điểm mở hồ sơ giải quyết khiếu nại là ngày người cú thẩm quyền ký, ban hành Quyết định hoặc văn bản thụ lý giải quyết khiếu nại.
+ Thu thập, phõn loại văn bản, tài liệu, lập mục lục để quản lý.
+ Đúng hồ sơ: Thời điểm đúng hồ sơ giải quyết khiếu nại là ngày người cú thẩm quyền ra quyết định giải quyết khiếu nại.
- Phõn loại, sắp xếp hồ sơ giải quyết khiếu nại
●Ghi số hồ sơ khiếu nại
+ Theo quy định hồ sơ giải quyết khiếu nại của cụng dõn phải được đỏnh số theo 02 dóy số liờn tiếp và cỏch nhau bằng dấu “-“, gồm: dóy số Mó số đơn vị hành chớnh (ban hành kốm theo Quyết định số 124/2004/QĐ-TTg ngày 8/7/2004 của Thủ tướng Chớnh phủ), ghi theo địa chỉ của người khiếu nại (mó số từ cấp xó, phường, thị trấn) và dóy số thứ tự hồ sơ vụ việc phỏt sinh.
Tuy nhiờn trờn thực tế, ở Thành phố Ninh Bỡnh, hồ sơ giải quyết khiếu nại chỉ phõn loại theo thời gian, chia làm 14 phường, xó và đỏnh số theo thứ tự vụ việc phỏt sinh.
+ Theo quy định: Hồ sơ giải quyết khiếu nại của cơ quan, tổ chức, đơn vị đỏnh số tương tự như vậy, ghi theo mó số hành chớnh, nơi đăng ký trụ sở chớnh của cơ quan, đơn vị, tổ chức và số thứ tự phỏt sinh.
Trờn thực tế ở thành phố Ninh Bỡnh thỡ chỉ cú hồ sơ giải quyết khiếu nại của cụng dõn, khụng cú hồ sơ khiếu nại của cỏc cơ quan, tổ chức, đơn vị.
● Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ khiếu nại: Hồ sơ giải quyết khiếu nại
được sắp xếp theo 2 nhúm.
Nhúm 1. Gồm cỏc văn bản, tài liệu sau:
+ Đơn khiếu nại hoặc bản ghi lời khiếu nại, giấy uỷ quyền khiếu nại (nếu cú);
+ Văn bản giao việc của cấp cú thẩm quyền;
+ Quyết định thụ lý hoặc quyết định thành lập đoàn thanh tra, tổ cụng tỏc, văn bản giao cỏn bộ thụ lý giải quyết khiếu nại;
+ Bỏo cỏo kết quả thẩm tra, xỏc minh, kết luận cỏc nội dung khiếu nại của Đoàn thanh tra, tổ cụng tỏc hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại;
+ Văn bản kết luận, kết quả thẩm tra, xỏc minh, chỉ đạo xử lý khiếu nại của cấp cú thẩm quyền (nếu cú);
+ Quyết định giải quyết khiếu nại;
Nhúm 2. Gồm cỏc văn bản, tài liệu sau:
+ Văn bản, tài liệu, bỏo cỏo, trả lời, tường trỡnh, giải trỡnh của người (bờn) khiếu nại, người (bờn) bị khiếu nại (nếu cú);
+ Cỏc biờn bản thẩm tra, xỏc minh, biờn bản làm việc, đối thoại của Đoàn thanh tra, tổ cụng tỏc hoặc người được giao thụ lý giải quyết khiếu nại với người (bờn) khiếu nại, người (bờn) bị khiếu nại;
+ Tài liệu trưng cầu giỏm định, kết luận, kết quả giỏm định của cơ quan chức năng (nếu cú);
+ Cỏc văn bản, tài liệu, hiện vật khỏc cú liờn quan đến nội dung khiếu nại được thu thập trong quỏ trỡnh thụ lý, kết luận, giải quyết vụ việc.