- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ giải quyết tố cỏo.
2.2.3. Xỏc định giỏ trị và bảo quản hồ sơ hành chớnh.
Cỏc hồ sơ hành chớnh sau khi được thụ lý và giải quyết xong, theo quy định được lưu trữ ở Trung tõm một cửa liờn thụng hoặc cỏc phũng, ban
chuyờn mụn thuộc UBND thành phố (tựy theo lĩnh vực) 1 năm, sau đú phải nộp về lưu trữ cơ quan (do Phũng Nội vụ thành phố quản lý). Tuy nhiờn trờn thực tế cỏc hồ sơ hành chớnh này vẫn đang được lưu trữ và bảo quản tại cỏc phũng, ban chuyờn mụn để thuận tiện trong việc tra cứu và sử dụng.
Việc bảo quản hồ sơ hành chớnh và đỏnh giỏ giỏ trị tài liệu trong hồ sơ hành chớnh được thực hiện theo quy định của phỏp luật về lưu trữ quốc gia. Tuy nhiờn việc lưu trữ và xỏc định thời hạn bảo quản hồ sơ hành chớnh ở UBND thành phố cũn phải tuõn theo quy định cụ thể của cỏc ngành chuyờn mụn (địa chớnh, tư phỏp, xõy dựng, lao động-thương binh-xó hội, thanh tra). Do đú nơi bảo quản và thời gian bảo quản được quy định cụ thể như sau:
* Đối với hồ sơ địa chớnh.
- Nơi bảo quản:
+ Phũng Tài nguyờn và Mụi trường thành phố Ninh Bỡnh, Uỷ ban nhõn dõn cỏc phường, xó trực thuộc thành phố Ninh Bỡnh chịu trỏch nhiệm bảo đảm cỏc điều kiện cho việc bảo quản hồ sơ địa chớnh .
+ Văn phũng đăng ký quyền sử dụng đất và cỏn bộ địa chớnh cấp xó chịu trỏch nhiệm thực hiện việc bảo quản hồ sơ địa chớnh theo đỳng quy định của phỏp luật về lưu trữ quốc gia.
- Thời hạn bảo quản: Thời hạn bảo quản hồ sơ địa chớnh và tài liệu cú liờn quan đến hồ sơ địa chớnh được quy định như sau:
+ Bảo quản vĩnh viễn đối với Giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận.
+ Bảo quản trong thời hạn 5 năm đối với giấy tờ thụng bỏo cụng khai cỏc trường hợp đủ điều kiện, trường hợp khụng đủ điều kiện cấp Giấy chứng nhận và cỏc giấy tờ khỏc kốm theo.
*Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực tư phỏp.
- Nơi bảo quản: Ủy ban nhõn dõn cỏc xó, phường, Ủy ban nhõn dõn thành phố Ninh Bỡnh cú trỏch nhiệm lưu trữ, bảo quản: hồ sơ liờn quan đến hộ tịch, hồ sơ cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chớnh, chứng thực chữ ký phải thực hiện cỏc biện phỏp an toàn, phũng chống chỏy, nổ, ẩm ướt, mối, mọt đối với sổ sỏch, giấy tờ được lưu trữ.
+ Lưu trữ giấy tờ hộ tịch: Hồ sơ liờn quan đến hộ tịch lưu trữ trong thời hạn 5 năm ở phũng tư phỏp thành phố. Việc lưu trữ tiếp theo sau thời hạn 5 năm được thực hiện theo quy định của phỏp luật về lưu trữ.
+ Mỗi việc cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chớnh, chứng thực chữ ký do cơ quan, tổ chức cú thẩm quyền thực hiện đều phải ghi vào sổ và lưu trữ tại Phũng tư phỏp thành phố.
+ Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chớnh thỡ Phũng Tư phỏp phải lưu một bản sao để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết. Thời hạn lưu trữ bản sao tối thiểu là 2 năm. Khi hết hạn lưu trữ, việc tiờu huỷ bản sao được thực hiện theo quy định của phỏp luật về lưu trữ (Thành phố Ninh Bỡnh cú quy định
cụ thể về tiờu huỷ tài liệu).
* Đối với Hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh:
- Nơi bảo quản: Hồ sơ đăng ký kinh doanh được bảo quản tại cơ quan đăng ký kinh doanh là Phũng tài chớnh – kế hoạch thành phố.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực đăng ký kinh doanh được lưu trữ tại Phũng Tài chớnh – Kế hoạch trong thời gian 5 năm, sau đú chọn lọc để đưa vào kho lưu trữ chung của thành phố theo quy định.
* Đối với hồ sơ cấp phộp xõy dựng:
- Nơi bảo quản: Phũng quản lý đụ thị thành phố Ninh Bỡnh.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ cấp phộp xõy dựng:
+ Đối với hồ sơ cấp phộp xõy dựng nhà ở riờng lẻ và cụng trỡnh được lưu trữ theo thời hạn là 1 năm tại Phũng Quản lý đụ thị Thành phố Ninh Bỡnh sau đú những hồ sơ cú giỏ trị được lựa chọn và nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
+ Đối với hồ sơ phờ duyệt dự ỏn đầu tư, xõy dựng cơ bản được lưu trữ theo thời hạn là 5 năm tại Phũng Quản lý đụ thị Thành phố Ninh Bỡnh sau đú nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
Phũng Nội vụ Thành phố Ninh Bỡnh cú trỏch nhiệm tiếp nhận kịp thời hồ sơ lưu trữ theo quy định, đảm bảo thời hạn lưu trữ và bảo quản an toàn hồ sơ lưu trữ; cung cấp hồ sơ lưu trữ cho cỏc tổ chức, cỏ nhõn cú nhu cầu nghiờn cứu, khai thỏc theo đỳng đối tượng và cỏc quy định hiện hành.
Phũng Nội vụ Thành phố phải chịu trỏch nhiệm trước phỏp luật nếu khụng tiếp nhận hồ sơ lưu trữ do Phũng Quản lý đụ thị giao nộp theo quy
định; phải chịu cỏc chi phớ phỏt sinh do việc phải vận chuyển, bảo quản hồ sơ lưu trữ khụng được cơ quan lưu trữ nhà nước tiếp nhận theo quy định.
*Đối với hồ sơ thuộc lĩnh vực chớnh sỏch xó hội:
- Nơi bảo quản: Phũng Lao động Thương binh và Xó hội thành phố cú trỏch nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu và phục vụ cỏc yờu cầu khai thỏc, sử dụng theo quy định.
- Thời hạn bảo quản hồ sơ thuộc lĩnh vực chớnh sỏch xó hội là 2 năm tại Phũng Lao động Thương binh và Xó hội thành phố Ninh Bỡnh để phục vụ việc tra cứu khi cú tranh chấp, khiếu kiện xảy ra.
* Đối với hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cỏo:
- Nơi bảo quản: Phũng Thanh tra thành phố.
- Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cỏo được lưu trữ 5 năm tại Thanh tra thành phố sau đú nộp vào lưu trữ cơ quan (phũng Nội vụ) quản lý.