8. Dự kiến kết quả và bố cục của công trình
3.1. Nhóm giải pháp về chính sáchtruyền thông
3.1.1. Xây dựng các văn bản chỉ đạo
Các văn bản mang tính chỉ đạo nhận thức của cán bộ về hoạt động truyền thông marketing có vai trò rất quan trọng đối với TTHL. Trên thực tế, dù đã triển khai hoạt động truyền thông marketing song TTHL chƣa có bất kỳ một văn bản nào chính thức đề cập tới vai trò, tầm quan trọng và nội dung triển khai hoạt động truyền thông marketing. Nhƣ vậy, để có thể nâng cao nhận thức của tập thể cán bộ về truyền thông marketing, TTHL cần xây dựng các văn bản về vai trò, nội dung của truyền thông marketing.
Một số văn bản mà TTHL cần xây dựng nhƣ:
+ Văn bản về chiến lƣợc thực hiện hoạt động truyền thông marketing, nó có vai trò quan trọng nhất đối với hoạt động truyền thông marketing của TTHL. Trong đó, TTHL cần chỉ rõ xu hƣớng sử dụng truyền thông marketing trong hệ thống các thƣ viện nói chung, tính cấp thiết cần triển khai, triển khai có hiệu quả các phƣơng tiện truyền thông của TTHL. Vấn đề chiến lƣợc truyền thông sẽ triển khai trong thời gian nào, kéo dài bao lâu, mục tiêu nhiệm vụ là gì là những vấn đề phải đƣợc nêu ra cụ thể.
+ Văn bản về việc nhận định vai trò, tính cấp thiết thực hiện hoạt động truyền thông marketing của TTHL, trong đó cần đề cập nội dung về vai trò của truyền thông marketing đối với sự tồn tại và phát triển của TTHL, đối với các yếu tố khác nhƣ NDT, cán bộ.
+ Văn bản về vấn đề sử dụng các phƣơng tiện truyền thông, đƣa ra kế hoạch lựa chọn và tiến hành thực hiện các phƣơng tiện khác nhau, đảm bảo phù hợp với khả năng thực tế về nhận lực, kinh phí, trình độ của cán bộ và NDT.
+ Văn bản về việc xác định đối tƣợng mà truyền thông marketing hƣớng đến, trong đó phải làm rõ các nhóm đối tƣợng và đặc điểm nhu cầu của NDT nhằm xây dựng kế hoạch truyền thông markketing.
+ Văn bản về việc phân bổ nguồn nhân lực cho công tác truyền thông marketing, theo đó thì sẽ đề cập tới việc bồi dƣỡng, nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ truyền thông
+ Các văn bản về kinh phí sử dụng cho truyền thông marketing, gồm kinh phí duy trì, phát triển các phƣơng tiện, kinh phí hỗ trợ cán bộ chuyên trách vận hành các phƣơng tiện.
Các văn bản này cần đƣợc phổ biến tới tất cả cán bộ của TTHL, làm kim chỉ nam cho các hoạt động của chiến lƣợc truyền thông. Một số hình thức triển khai văn bản TTHL có thể tiến hành nhƣ thông qua cuộc họp đầu năm, gửi đến các trƣởng phòng, bộ phận có liên quan.
Hiện nay khi trong công tác công nghệ thông tin, mọi hoạt động có liên quan đến vấn đề mạng đã đƣợc quản lý thông qua Luật An ninh mạng, đây là một căn cứ quan trọng, là một vấn đề phải quan tâm đối với TTHL thực hiện truyền thông qua các phƣơng tiện Website và mạng xã hội. Một mặt Luật An ninh mạng có thể hỗ trợ cho TTHL ngăn chặn và loại bỏ những phần tử và hành vi xấu ảnh hƣởng đến lợi ích của TTHL, mặt khác cũng yêu cầu TTHL cần phải tuân thủ những quy định về việc sử dụng, phát triển các phƣơng tiện truyền thông. Chính vì vậy, lãnh đạo TTHL cần hết sức chú trọng tới vấn đề này, triển khai quán triệt, phổ biến luật tới tập thể cán bộ của Trung tâm, đôn đốc nhắc nhở cán bộ cần phải chú trọng thực hiện theo quy định của luật pháp.
Tuy nhiên, một vấn đề quan trọng mà TTHL cũng cần phải lƣu ý đó là cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, sự đa dạng và tính bất ổn định trong nhu cầu của NDT, đòi hỏi TTHL cần có sự phân tích và thay đổi nội dung chính sách cho phù hợp.
3.1.2. Chính sách cho cán bộ truyền thông
Trong hoạt động truyền thông marketing, để có thể bắt kịp sự phát triển của xu thế marketing nói chung, vấn đề quan trọng đầu tiên là yếu tố năng lực của ngƣời thực hiện. Đây là lý do mà cán bộ truyền thông tại TTHL cần liên tục cập nhật kiến thức về truyền thông, không ngừng trau dồi và trao đổi kiến thức để có thể xây dựng
chiến lƣợc truyền thông phù hợp. Mặt khác, NDT của TTHL là những ngƣời có trình độ học vấn cao, họ luôn muốn theo đuổi sự phát triển của xã hội, tiếp thu những cái mới, tiếp cận nền công nghệ hiện đại. Để có thể đáp ứng đƣợc thị trƣờng này, các cán bộ truyền thông của TTHL cần đƣợc tiếp tục học tập nghiên cứu sâu hơn về lĩnh vực truyền thông marketing. Cụ thể, TTHL cần điều chỉnh lại kế hoạch cử cán bộ đi học nghiệp vụ chuyên môn về truyền thông marketing, đặc biệt là cán bộ phòng Công nghệ thông tin đi học thêm, nghiên cứu, đào tạo về chuyên ngành truyền thông để nâng cao tỉ lệ cán bộ truyền thông đƣợc đào tạo của TTHL.
Để có thể triển khai hoạt động truyền thông marketing đồng bộ, lãnh đạo TTHL cũng cần nêu cao vai trò của tập thể tất cả cán bộ trong vấn đề truyền thông về các sản phẩm dịch vụ, về chính các phƣơng tiện truyền thông marketing để mỗi cán bộ nhận định đƣợc vị trí của cá nhận trong hoạt động này. Tại TTHL, cán bộ phòng Công nghệ thông tin là đội ngũ cán bộ chịu trách nhiệm chính về hoạt động truyền thông marketing, song trên thực tế thì tất cả các cán bộ đều tham gia vào công tác truyền thông này.Đội ngũ những cán bộ không chuyên về lĩnh vực truyền thông nhƣng có tham gia vào hoạt động này cũng cần đƣợc đào tạo, bồi dƣỡng kiến thức căn bản. Các cán bộ này có thể tham gia các khóa học, các đợt đào tạo ngắn hạn về truyền thông marketing trong khối ĐHTN hay tại các trung tâm, cơ sở đào tạo khác trong nƣớc. Về nội dung chính sách hƣởng lợi thì cần có các hạng mục thƣởng, lƣơng cụ thể cho các cán bộ này.
3.1.3. Chính sách sử dụng kinh phí cho các phương tiện truyền thông
Theo kết quả khảo sát, vấn đề hỗ trợ kinh phí cho cán bộ quản lý phƣơng tiện truyền thôngmạng xã hội chỉ đƣợc thực hiện trong giai đoạn đầu khi mới tiến hành truyền thông. Khoản chi phí hỗ trợ này chi cho các cán bộ có bài đăng trên Facebook và Youtube, tuy nhiên trong giai đoạn 2016 -2017 ban lãnh đạo TTHL đã ra quyết định tạm ngừng cấp kinh phí. Đây là lý do làm ảnh hƣởng không ít đến hiệu quả hoạt động truyền thông marketing. Vì vậy, cùng với các phƣơng tiện truyền thông, TTHL cần có kinh phí hỗ trợ cho cán bộ để đảm bảo cho hoạt động truyền thông có hiệu quả: Cụ thể là:
+ TTHL có thể căn cứ theo việc đăng tải thông tin của cán bộ trên Website và mạng xã hội để có mức kinh phí.
+ Khuyến khích cán bộ có thêm thông tin giá trị đăng tải lên Website, mạng xã hội, khen thƣởng trong các dịp tổng kết, sơ kết hoạt động.
+ Bên cạnh đó, các chính sách này phải đƣợc duy trì, cải tiến cho phù hợp với đội ngũ cán bộ và với sự thay đổi của các phƣơng tiện truyền thông.
Với phƣơng tiện truyền thông nhƣ Website, mạng xã hội, TTHL cũng cần có chính sách sử dụng kinh phí trong việc bảo trì, nâng cấp hệ thống các phƣơng tiện này. Hiện nay các phƣơng tiện truyền thông này đã có thêm một số tính năng mới, ngoài việc nghiên cứu sử dụng chúng thì cũng cần có sự nâng cấp, bảo trì đề hạn chế sự phá hoại từ các phần tử xấu, vì thế cũng cần nguồn kinh phí nhất định.
Đặc biệt, tổ chức sự kiện là phƣơng tiện truyền thông cần nguồn kinh phí không nhỏ, các dịch vụ nhƣ tiệc hoa, sân khấu cần kinh phí khá lớn để sự kiện trang trọng, thành công. Nhu cầu tham gia các sự kiện của NDT ngày một lớn, NDT cũng có sự đòi hỏi, mong muốn tham gia vào các sự kiện có qui mô lớn, đƣợc trình bày công phu, tổ chức chuyên nghiệp. Để có thể đáp ứng tốt các yêu cầu đó, TTHL nên quan tâm nhiều đến vấn đề đầu tƣ cho các sự kiện thông qua việc chi kinh phí cho khoản thiết kết chƣơng trình, sân khấu cho các sự kiện lớn. Một số sự kiện cần đầu tƣ nhiều nhƣ triển lãm, lễ kỉ niệm, các hạng mục cần quan tâm nhƣ ánh sáng, sân khấu, văn nghệ.