8. Dự kiến kết quả và bố cục của công trình
2.3. Thực trạng sử dụng các phƣơng tiện truyền thông marketing sản phẩm và dịch
2.3.3. Hoạt động truyền thông marketing qua tổchức sự kiện
Đối với một thƣ viện hiện đại nhƣ TTHL thì việc tổ chức các sự kiện là một công việc diễn ra thƣờng xuyên và với quy mô từ nhỏ đến lớn. Từ ngày thành lập cho đến nay, mỗi năm TTHL đã tổ chức rất nhiều các sự kiện: lễ khai trƣơng, lễ kỉ niệm, hội thảo chuyên ngành, tọa đàm, triển lãm… Mỗi sự kiện có một ý nghĩa, vai trò nhất định trong hoạt động thông tin – thƣ viện của TTHL. Tuy nhiên, các sự kiện do TTHL tổ chức có sự tham gia của đội ngũ cán bộ quản lý, nhà lãnh đão, giảng viên, chuyên viên trong và ngoài ĐHTN là chủ yếu, có rất ít hoặc không có sự tham gia của NDT là sinh viên, học viên và nghiên cứu sinh.
Tùy vào nội dung chƣơng trình của mỗi sự kiện mà lãnh đạo TTHL sẽ giao trách nhiệm tổ chức cho các phòng ban trong TTHL. Cụ thể, nếu sự kiện là hội thảo (có thể là chuyên ngành hay đa ngành) thì phòng Nghiệp vụ có trách nhiệm tiến hành tổ chức, sự kiện là các lễ kỉ niệm, khai trƣơng thì cán bộ Phòng hành chính sẽ chịu trách nhiệm, sự kiện là các hội nghị của dự án thì sẽ do cán bộ Phòng dự án triển khai. Trong mỗi sự kiện, cán bộ trƣởng các phòng của TTHL sẽ giao cụ thể từng công việc cho các cán bộ khác. Các công việc cụ thể đƣợc lên kế hoạch và phải đƣợc ban lãnh đạo thông qua, phê duyệt rồi mới đƣợc phép tiến hành.
Về nội dung, mỗi sự kiện đƣợc do TTHL tổ chức với mục đích và ý tƣởng nhất định. Nội dung chƣơng trình trong mỗi sự kiện phải đƣợc ban lãnh đạo TTHL thông qua, phải dựa trên các nội dung do các bộ phận chịu trách nhiệm quản lý cung cấp. Nội dung trong các sự kiện có thể gồm nhiều mục phần khác nhau, bao gồm cả
nội dung khoa học và nội dung giải trí. Nội dung khoa học sẽ triển khai phải chính xác, trung thực, đầy đủ, đã đƣợc cập nhật và bố trí trình bày logic, dễ hiểu. Nội dung giải trí cũng cần đảm bảo sáng tạo, làm nổi bật cho ý tƣởng của sự kiện, trang trọng, không gây phản cảm cho ngƣời tham gia. Theo dữ liệu do cán bộ TTHL cung cấp (xem Phụ lục 5, tr.160),các sự kiện là chƣơng trình tập huấn đƣa ra nội dung hƣớng dẫn, tập huấn các chuyên viên, cán bộ về một chƣơng trình, kỹ năng mới có liên quan đến hoạt động chuyên môn. Các sự kiện là hội nghị tổng kết, sơ kết thì nội dung chƣơng trình liên quan đến các bản báo cáo, các số liệu tổng hợp và đề xuất giải pháp mới từ các bộ phận phòng ban trình lên. Các sự kiện là lễ kỉ niệm, chào mừng có nội dung mang tính ôn lại lịch sử truyền thống, tổ chức một số cuộc thi nhằm tuyên truyền giáo dục cán bộ, nhân viên nhớ về các ngày lễ, kỉ niệm quan trọng. Với sự kiện là triển lãm trƣng bày có nội dung liên quan đến các chủ đề tài liệu đƣợc trƣng bày.Theo kết quả phỏng vấn, trong nhóm NDT đã từng tham gia các sự kiện, 90% đánh giá là nội dung chƣơng trình đầy đủ các phần cơ bản, đƣợc trình bày dễ hiểu, tính chính xác cao, có giá trị. Nhƣ vậy, các sự kiện do TTHL tổ chức đã đƣợc triển khai khá tốt, đầy đủ các nội dung cơ bản, chủ đề có liên quan nội dung, đã đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT ở mức tƣơng đối cao.
Qua phỏng vấn cán bộ TTHL, quy trình cụ thể khi tiến hành tổ chức một sự kiện tại TTHL gồm các bƣớc sau:
tiếp nhận thông tin suy nghĩ ý tƣởng lập kế hoạch thuyết trình kế hoạch triển khai tổ chức đánh giá, báo cao
Hình 2.2: Quy trình tổ chức sự kiện tại Trung tâm Học liệu
+ Bƣớc 1: Tiếp nhận thông tin: Trƣớc khi bắt đầu tổ chức một sự kiện, cán bộ thƣ viện tại TTHL sẽ tiếp nhận thông tin về sự kiện sắp đƣợc tổ chức. Thông tin đƣợc tiếp nhận có thể là đƣợc cung cấp từ phía lãnh đạo ĐHTN, các đơn vị thuộc ĐHTN hay từ chính ban lãnh đạo của TTHL. Thông tin này gồm có các thông tin về sự kiện nhƣ: mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, đối tƣợng tham gia, yêu cầu cần đạt đƣợc.
+ Bƣớc 2: Suy nghĩ ý tƣởng: Sau khi có thông tin về sự kiện, cán bộ thƣ viện sẽ tiến hành lên ý tƣởng tiến hành sự kiện đó. Các cán bộ thuộc các phòng bạn đƣợc giao trách nhiệm tổ chức sự kiện sẽ tập hợp ý tƣởng, trình lên ban lãnh đạo. Ý tƣởng đƣợc duyệt là ý tƣởng có độ phù hợp với tình tình thực tế tại TTHL về mặt nhân lực, kinh tế và hiệu quả có thể đạt đƣợc.
+ Bƣớc 3: Lập kế hoạch thực hiện: Khi ý tƣởng đã đƣợc ban lãnh đạo TTHL phê duyệt, các cán bộ thƣ viện tiếp tục bƣớc lập kế hoạch để thực hiện. Tức là phải phác thảo ra quy trình thực hiện, vấn đề truyền thông, nhân lực, khách mời, kinh phí cụ thể. Bên cạnh đó, cần phân bổ thời gian trong sự kiện thế nào, ai đảm nhiệm các nội dung nhỏ, lƣờng trƣớc các vấn đề. Các vấn đề phải đƣợc trình bày theo văn bản và cũng đƣợc ban lãnh đạo phê duyệt.
+Bƣớc 4: Thuyết trình kế hoạch: Đây là khâu bắt buộc và mang tính quyết định xem sự kiện sẽ đƣợc/không đƣợc tổ chức. Trong bƣớc này, cán bộ thuộc phòng đƣợc giao trách nhiệm tổ chức sẽ phải trình bày cho cấp trên hiểu đƣợc ý định tổ chức sự kiện ra sao, mục đích thế nào, tính khả thi là gì, dự trù kinh phí thế nào để có thể đƣợc chấp thuận từ lãnh đạo.
+Bƣớc 5: Triển khai tổ chức thực hiện: Tất cả các sự kiện diễn ra tại TTHL đều phải thực hiện đầy đủ các công việc: phân công nhân sự, tổ chức triển khai và giám sát thực hiện. Mỗi công việc sẽ do các cán bộ đƣợc phân công từ trƣớc tiến hành. Cán bộ thực hiện các công việc đó có thể đƣợc sự hỗ trợ từ các phòng ban khác của TTHL, song đều là những ngƣời có trình độ chuyên môn, có kỹ năng nhất định.
+ Bƣớc 6: Đánh giá và báo cáo kết quả: Đây là bƣớc cuối cùng trong một quy trình tổ chức sự kiện tại TTHL. Những kết quả thu đƣợc qua một sự kiện sẽ do cán bộ của phòng đƣợc giao tổ chức sự kiện tổng hợp, phân tích, đánh giá và báo cáo lên ban lãnh đạo TTHL. Các vấn đề cơ bản cần phải tổng hợp là: tỉ lệ đạt mục tiêu đề ra, tiến trình so với kế hoạch, tổng chi phí, những vấn đề xảy ra, kết quả thu về, hạn chế còn tồn tại. Những số liệu này đƣợc các cán bộ tổng hợp theo biên bản, đƣợc công khai trƣớc cuộc họp tổng kết (có thể cuộc họp riêng hay kết hợp với cuộc họp tổng kết tháng, quý, năm), có các số liệu minh chứng đầy đủ, rõ ràng, chính xác.
Nhƣ vậy, các sự kiện tại TTHL đã đƣợc tiến hành tổ chức theo đúng các bƣớc trong một quy trình tổ chức, TTHL đã có sự quan tâm tới tính chuyên nghiệp trong tổ chức sự kiện.
Cũng theo dữ kiện do TTHL cung cấp thì Trung tâm đã tiến hành tổ chức các loại sự kiện: hội nghị sơ kết, hội nghị tổng kết, hội thảo, tọa đàm, lễ kỉ niệm, triển lãm, hội nghị tập huấn. Nhƣ vậy, TTHL đã tổ chức đa dạng các loại hình sự kiện, các sự kiện cũng có nội dung sát với chủ đề của từng sự kiện.
Về thời gian, mỗi sự kiện đƣợc tổ chức bao gồm thời điểm sẽ diễn ra và thời gian kéo dài cho một sự kiện. Thời gian diễn ra sự kiện tại TTHL là thời điểm bất kỳ trong một năm, có thể là sự kiện chào mừng ngày lễ (kỉ niệm ngày truyền thống học sinh sinh viên), kỉ niệm (kỉ niệm ngày thành lập TTHL), có thể là hội thảo khoa học, hội nghị sơ kết giữa năm (tháng 7), giữa khóa, hội nghị tổng kết năm (tháng 12), tổng kết khóa. Thời gian kéo dài cho một sự kiện chính là khoảng thời gian để tổ chức hoàn thiện 1 sự kiện, tùy vào quy mô, nội dung mà thời gian dài hay ngắn. Một sự kiện tại TTHL có thể diễn ra trong khoảng từ 4 tiếng đến 2 ngày tùy vào mỗi sự kiện. Một số sự kiện nhƣ lễ kỉ niệm thành lập, triển lãm sách tại TTHL đã đƣợc tổ chức trong thời gian là 2 ngày, các sự kiện nhƣ hội thảo, tập huấn thƣờng diễn ra trong 1 ngày, các sự kiện nhƣ hội nghị sơ kết, tổng kết thƣờng diễ ra trong khoảng thời gian ½ ngày (4 giờ đồng hồ). Theo kết quả phỏng vấn, 80% NDT đã từng tham gia sự kiện tại TTHL đánh giá là thời gian tổ chức sự kiện phù hợp, 20% NDTđánh giá là khá phù hợp. Nhƣ vậy, TTHL đã quan tâm tới thời gian tổ chức sự
kiện, đã phân bổ thời gian khá hợp lý, đã phù hợp với khả năng và nhu cầu của NDT ở mức tƣơng đối tốt..
Đối với địa điểm tổ chức sự kiện, cán bộ TTHL cho biết tùy vào số lƣợng khách mời tham gia hoặc vấn đề sử dụng các phƣơng tiện, thiết bị mà địa điểm có thể là hội trƣờng lớn hay phòng họp, phòng đa phƣơng tiện, sân khấu ngoài trời. Trung tâm có hội trƣờng lớn là địa điểm đạt chuẩn về không gian, âm thanh, ánh sáng, thiết bị nghe nhìn và thiết bị điều hòa nhiệt độ. Đây là địa điểm cho các cuộc hội thảo, hội nghị với sức chứa lên đến hơn 400 ghế ngồi, do vậy ngoài các sự kiện do TTHL chủ trì, các đơn vị thành viên cũng có thể thuê cho các sự kiện khác. Các địa điểm khác nhƣ phòng họp, sân khấu ngoài trời cũng đƣợc TTHL trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết: máy chiếu, máy tính kết nối mạng. Theo kết quả phỏng vấn, 90% NDT đã từng tham gia các sự kiện tại TTHL đánh giá địa điểm tổ chức là phù hợp, 10% NDT đánh giáđịa điểm chƣa phù hợp. Về điểm chƣa phù hợp trong địa điểm tổ chức sự kiện, NDT đánh giá là các sân khấu ngoài trời của TTHL còn chƣa đủ không gian cho NDT. Nhƣ vậy, với thế mạnh từ ban đầu, TTHL đã biết vận dụng tối đa các địa điểm trong tổ chức sự kiện tại Trung tâm. Vì thế, ngoài tỉ lệ nhỏ NDT cho rằng địa điểm chƣa phù hợp về vấn đề không gian tổ chức sự kiện ngoài trời thì địa điểm tổ chức các sự kiện tại TTHL đã đƣợc NDT đánh giá phù hợp ở mức tƣơng đối cao.
Về vấn đề truyền thông cho các sự kiện, theo kết quả phỏng vấn cán bộ TTHL đƣợc biết, trƣớc khi tổ chức các sự kiện, TTHL có thông báo tới NDT theo hình thức là gửi giấy mời qua email, qua thƣ chuyển phát nhanh, qua cuộc gọi điện thoại hay thông báo cho lãnh đạo cấp trên các đơn vị. Cùng với đó, TTHL sẽ thông báo tới NDT về các nội dung: chủ đề sự kiện, thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức. Nhƣ vậy, TTHL đã đa dạng hình thức truyền thông về sự kiện do TTHL tổ chức, đã truyền thông tƣơng đối đầy đủ thông tin về sự kiện. Tuy nhiên TTHL mới tập trung vào việc sử dụng các phƣơng tiện truyền thông mà khả năng truyền đạt thông tin còn khá chậm và hạn chế đối tƣợng nhận tin. Trong khi đó, TTHL chƣa sử dụng hiệu quả các phƣơng tiện hiện đại có tốc độ lan truyền thông tin nhanh, đa đối tƣợng nhận tin nhƣ Facebook, Website.
Nhƣ vậy, các sự kiện do TTHL tổ chức đã khá chuyên nghiệp bởi đã đƣợc triển khai đúng quy trình, xây dựng nội dung tƣơng đối tốt, thời gian và địa điểm cũng đƣợc thiết kế phù hợp, đáp ứng đƣợc nhu cầu của NDT ở mức cao đến rất cao, 100% tỉ lệ NDT mong muốn tiếp tục tham gia. Tuy nhiên, các sự kiện do TTHL tổ chức còn tồn tại một vài hạn chế nhƣ đối tƣợng NDT tham gia sự kiện còn chƣa đa dạng, công tác truyền thông cho sự kiện chƣa thực sự đƣợc chú trọng.
2.3.4. Hoạt động truyền thông marketing qua lớp hướng dẫn sử dụng thư viện
Ngay từ khi đi vào hoạt động, TTHL đã tiến hành tổ chức các lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện cho NDT thuộc ĐHTN. Lớp hƣớng dẫn này có thể hiểu tƣơng đƣơng với các tên gọi khác nhƣ: lớp học hƣớng dẫn tìm tin, lớp đào tạo NDT, khóa tập huấn kỹ năng NDT, chƣơng trình nâng cao trình độ khai thác thông tin cho bạn đọc, lớp hƣớng dẫn bạn đọc tra cứu thông tin. Hằng năm, TTHL tổ chức rất nhiều các lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện cho NDT thuộc các đơn vị của ĐHTN. Mục đích chính của các lớp này là nâng cao trình độ khai thác thông tin cho NDT tại TTHL, mặt khác, các lớp này cũng hƣớng NDT về thói quen sử dụng tài nguyên thông tin tại TTHL, quảng bá hình ảnh của TTHL, các sản phẩm và dịch vụ thông tin – thƣ viện có tại đây. Khi khảo sát về tỉ lệ NDT tham gia các lớp hƣớng dẫn, có 64,1% NDT cho biết là đã từng tham gia vào lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện do TTHL tổ chức. Nhƣ vậy, tỉ lệ NDT đã từng tham gia các lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện đạt ở mức trung bình.
Lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện đƣợc TTHL tiến hành tổ chức khi có yêu cầu từ phía các trƣờng ĐHTN hoặc do chính nhu cầu của TTHL với các trƣờng này. Ban lãnh đạo TTHL có sự phân công ngay từ ban đầu cho các phòng ban sẽ chịu trách nhiệm tổ chức lớp hƣớng dẫn tại các trƣờng đại học cao đẳng của ĐHTN.
Đối với nội dung 1 lớp hƣớng dẫn sử dụng thƣ viện sẽ phụ thuộc vào nhóm NDT tham gia. Nội dung cơ bản, đơn giản dành cho những NDT chƣa có nhiều thông tin về TTHL, chƣa có kĩ năng hoặc kĩ năng còn yếu trong việc khai thác và sử dụng thông tin, chƣa có nhu cầu thông tin khoa học giá trị cao. Nhóm NDT tham gia các lớp có nội dung cơ bản thƣờng là sinh viên năm thứ nhất, năm thứ 2. Nội dung nâng cao dành cho NDT đã có kĩ năng cơ bản về khai thác thông tin và có nhu
cầu tìm kiếm, sử dụng các thông tin có giá trị khoa học cao, có nhu cầu về những tài liệu chuyên ngành và phải sử dụng đến các kĩ năng tìm kiếm nâng cao. Nhóm NDT tham gia các lớp có nội dung nâng cao thƣờng là sinh viên từ năm 3 trở đi, học viên, giảng viên, cán bộ, nhà quản lý, lãnh đạo, nghiên cứu sinh.
Về cơ bản, trong mỗi lớp hƣớng dẫn cán bộ, TTHL sẽ tiến hành triển khai 2 phần chính:
+ Phần giới thiệu chung: Trong phần này, cán bộ TTHL sẽ trình bày thông tin chung về TTHL nhƣ quá trình hình thành và phát triển, vai trò, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, hệ thống nguồn tài nguyên thông tin.
+ Phần hƣớng dẫn cụ thể: Trong phần này, cán bộ TTHL sẽ trình bày cho NDT hiểu rõ về hệ thống tài liệu cũng nhƣ cách thức truy cập, khai thác và sử dụng chúng ra sao. Cách thức truy cập vào nguồn tài liệu của TTHL có thể tiến hành trực tiếp tại TTHL thông qua cây tra cứu OPAC hay máy tính của TTHL hay NDT cũng có thể tiến hành trên thiết bị có kết nối Internet tại bất cứ đâu. Đối với vấn đề sử dụng các toán tử để tra cứu tài liệu, cán bộ TTHL sẽ trình bày một số toán tử cơ bản nhất, đảm bảo NDT có thể tìm tài liệu đƣợc chính xác và trong thời gian nhanh nhất. Bên cạnh đó, các đơn vị trƣờng có hệ thống ngành đào tạo khác nhau nên cán bộ chịu trách nhiệm lên lớp với NDT đã chuẩn bị sẵn kiến thức về các ngành đào tạo đó để có thể hiểu và hƣớng dẫn NDT chính xác khi tìm kiếm và sử dụng tài liệu.
Đối với lớp hƣớng dẫn dành cho NDT đã có kĩ năng khai thác thông tin cơ bản, đã từng sử dụng nguồn tài nguyên thông tin của TTHL, đã có những hiểu biết về TTHL thì cán bộ TTHL sẽ giản lƣợc phần giới thiệu chung, tập trung vào giới thiệu và hƣớng dẫn cho NDT cách thức tìm kiếm, khai thác tài liệu ở trình độ cao hơn. Sau khi trình bày hết những kiến thức cơ bản cho NDT, cán bộ TTHL sẽ có một bài kiểm tra để kiểm tra lại mức độ hiểu biết của NDT qua lớp hƣớng dẫn này. Nếu NDT còn thấy khó hiểu, chƣa nắm đƣợc nội dung thì cán bộ TTHL sẽ giải