Chức năng nhận và quản lý các kỳ ấn phẩm đã về
Chức năng nhận ấn phẩm cho phép thƣ viện nhận hoặc đánh dấu trạng thái thực tế của các kỳ ấn phẩm. Trong đ , hệ thống kiểm soát các thông tin chi tiết liên quan đến việc nhận ấn phẩm bao gồm : Ngày phát hành, kỳ phát hành, ngày nhận ấn phẩm, trạng thái của ấn phẩm…
Hình 2.17. Giao diện chức năng quản lý các kỳ ấn phẩm của thư viện
Chức năng quản lý danh sách định tuyến của ấn phẩm
Chức năng này cho phép thƣ viện tạo ra một danh sách ngƣời dùng thƣờng xuyên mƣợn ấn phẩm mỗi khi n về thƣ viện, thay vì ấn phấm không đƣợc gán mã đăng ký cá biệt để lƣu thông, chức năng này hỗ trợ thƣ viện c thể kiểm soát đƣợc số ấn phẩm hiện bạn đọc đang mƣợn/ nắm giữ.
Hình 2.18. Giao diện chức năng quản lý danh sách định tuyến của ấn phẩm
Thực tế áp dụng tại 3 cơ quan thông tin-thƣ viện:
Bảng 2.11. Ứng dụng phân hệ ấn phẩm định kỳ tại 3 cơ quan thông tin-thư viện
Phân hệ ấn phẩm định kỳ Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Tỷ lệ (%) Số lƣợng TV chƣa áp dụng Tỷ lệ (%) Tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành 2 66,7% 1 33,3% Quản lý danh sách định
tuyến của ÂP 2 66,7% 1 33,3%
Theo khảo sát cho thấy, hiện c 2/3 thƣ viện đã áp dụng chức năng tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành và chức năng quản lý danh sách định tuyến của ấn phẩm, chiếm 66,7% ; 1 thƣ viện không sử dụng chức năng tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành, do đ mà tính năng còn lại không đƣợc sử dụng. Đối với chức năng khiếu nại ấn phẩm định kỳ muộn, hiện chỉ c 1 thƣ viện áp dụng, chiểm 33,3% trên tổng số thƣ viện đƣợc khảo sát.
Đánh giá:
Ưu điểm : Việc áp dụng chức năng tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành giúp thƣ viện dễ dàng quản lý đƣợc các số, kỳ ấn phẩm của mỗi đầu tạp chí, cũng nhƣ kiểm soát chặt chẽ đƣợc trạng thái của từng kỳ nhƣ ấn phẩm đã về, ấn phẩm muộn, thiếu, mất… Các thông tin này cũng đƣợc hiển thị trên giao diện OPAC giúp bạn đọc dễ dàng biết đƣợc các kỳ ấn phẩm mà thƣ viện c . Mặt khác, vấn đề quản lý danh sách định tuyến ấn phẩm trên phần mềm giúp thƣ viện dễ dàng kiểm soát đƣợc danh sách ngƣời dùng mƣợn ấn phẩm của thƣ viện theo từng số, kỳ. Từ đ , các báo cáo thống kê của thƣ viện về ấn phẩm định kỳ cũng đƣợc thực hiện một cách đầy đủm chính xác trên hệ thống.
Hạn chế :Các thƣ viện chƣa áp dụng triệt để các chức năng trong phân hệ
ấn phẩm định kỳ của PM, do đ một số hoạt động vẫn phải thực hiện thủ công, ghi chép trên sổ sách dẫn đến vấn đề kh kiểm soát, nhất là trong trƣờng hợp mất sổ theo dõi ấn phẩm hay xảy ra hỏa hoạn. Mặt khác, PM chƣa c tính năng xử lý hồi cố ấn phẩm định kỳ, khiến thƣ viện gặp phải kh khăn trong vấn đề bổ sung thêm các kỳ, các số ấn phẩm trƣớc đ của thƣ viện (khi thƣ viện chƣa áp dụng PM Koha).
2.2.7. Ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC
Giao diện OPAC của phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp Koha cho phép bạn đọc thƣ viện truy cập vào để tìm kiếm các tài liệu hiện c trong thƣ viện cũng nhƣ thực hiện các tính năng khác theo cấu hình của cán bộ quản trị thƣ viện bao gồm:
Tìm kiếm tài liệu muốn mƣợn, xem trạng thái tài liệu, các thông tin về tài liệu
Quản lý tài khoản của mình
Bình luận và đánh giá một tài liệu trên giao diện OPAC
Tạo các giá sách ảo lƣu trữ tài liệu yêu thích của bạn đọc
Cập nhật tin bài của thƣ viện
Hình 2.19 Giao diện OPAC của PM Koha
Chức năng tìm kiếm tài liệu trên giao diện OPAC cung cấp các tiêu chí tìm kiếm khác nhau giúp ngƣời dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo tiêu chí ƣa thích và các thông tin dễ nhớ
Giao diên tìm kiếm nâng cao cho phép ngƣời dùng sử dụng các toán tử tìm kiếm để tìm chính xác các tài liệu mình cần.
Các giới hạn tìm hỗ trợ ngƣời dùng lọc tài liệu theo các tiêu chí phù hợp với nhu cầu.
Cung cấp các điểm truy cập cho phép tham chiếu tới tài liệu liên quan
Ngƣời dùng c thể xem các tin nhắn mà thƣ viện gửi tới
Cho phép ngƣời dùng c thể đặt mƣợn và quản lý chi tiết các thông tin liên quan đến đặt mƣợn.
Bạn đọc c thể quản lý toàn bộ các thông tin liên quan tới tài khoản của mình sau khi đăng nhập trên trang OPAC
Thưc tế ứng dụng tại 3 thư viện
Tính năng tra cứu và đặt mƣợn là chức năng chính của phân hệ OPAC. Các thƣ viện đã triển khai tra cứu qua trang Opac thƣờng c các CSDL sau: Sách lẻ, sách tập, Báo tạp chí, Luận văn luận án, …Bạn đọc c thể tra cứu thông tin qua các mức nhƣ: Tra cứu cơ bản, tra cứu nâng cao, hoặc tra cứu liên thƣ viện Z39.50. Trong đ mức độ tra cứu cơ bản đƣợc bạn đọc sử dụng thƣờng xuyên nhất vì n đơn giản không đòi hỏi ngƣời tìm tin phải c kiến thức về tin học cao. Ngƣời dùng tin chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trƣờng nhƣ: Tên tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt, năm xuất bản,…chƣơng trình không phân biệt chữ hoa chữ thƣờng, vì vậy rất thuận tiện và dễ dàng khi tra cứu. Mức độ tra cứu nâng cao và tra cứu Z39.50 ít đƣợc sử dụng hơn. Tuy nhiên, đối với trung tâm thông tin tƣ liệu trƣờng ĐH Ngoại ngữ, vì sinh viên vẫn thƣờng hay sử dụng tủ phích mục lục để tra cứu nên họ không tra cứu tài liệu qua trang Opac mà cán bộ cung cấp.
Qua khảo sát, c 3/3 thƣ viện đã đƣa trang Opac lên internet phục vụ bạn đọc c thể tra cứu đƣợc tài liệu của thƣ viện mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức cho bạn đọc rất nhiều, tạo hình ảnh chuyên nghiệp hiện đại của thƣ viện trong mắt bạn đọc. Các tin bài hoạt động, thông báo sách mới cũng thƣờng xuyên đƣợc cập nhật cho ngƣời dùng tiện theo dõi. Tuy nhiên, chức năng đặt mƣợn từ OPAC lại chƣa đƣợc thƣ viện áp dụng.
Về phía bạn đọc của các thƣ viện, qua khảo sát đa số đều mong muốn các trang Opac của các thƣ viện thƣờng xuyên cập nhật tài liệu mới và tăng tốc độ tìm kiếm tài liệu qua trang này.
Đánh giá:
Ưu điểm: Nhờ c hệ thống máy tính và các cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại,
trang Opac của các thƣ viện đã phát huy hiệu quả rõ rệt, giúp bạn đọc tra cứu đƣợc tài liệu nhanh ch ng, chính xác, thuận tiện mọi lúc mọi nơi, đáp ứng kịp thời đƣợc nhu cầu tìm tin của ngƣời dùng tin.
Nhược điểm: Tuy các thƣ viện đã tổ chức các kh a đào tạo ngƣời dùng tin,
nhƣng hiệu quả sử dụng trang OPAC của thƣ viện vẫn chƣa thực sự đƣợc nâng cao do bạn đọc không đến tham gia đầy đủ nên không biết tra tìm tài liệu, mặt khác các thƣ viện vẫn còn giữ các tủ phích mục lục khiến bạn đọc c tâm lý ngại tiếp cận với cái mới. Các thƣ viện c lƣợng sinh viên và giảng viên khá đông, tuy nhiên số áy tính phục vụ tra cứu khá ít, không đáp ứng đƣợc nhu cầu ngƣời dùng. Đôi lúc xảy ra sự cố lỗi hệ thống mạng, mất điện, hỏng máy tính nên kh khăn cho bạn đọc.
T m lại, trong giai đoạn đa số các thƣ viện đã thực hiện tin học h a các hoạt động nghiệp vụ nhƣ hiện nay, các thƣ viện nên hƣớng tới tra cứu tài liệu qua trang Opac để thuận tiện cho cả bạn đọc và cán bộ thƣ viện.
Bảng 2.12. Tình hình ứng dụng phân hệ Opac tại 3 cơ quan thông tin-thư viện
Chức năng Opac Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Tỷ lệ % Số lƣợng Thƣ viện chƣa áp dụng Tỷ lệ %
Bạn đọc tra cứu Opac 3 100%
Bạn đọc tra cứu tủ phích 1 33,3%
Các phòng/ban tra Opac 3 100%
Máy dành cho tra cứu 3 100%
Trang Opac của thƣ viện c
tra đƣợc qua Internet không? 3 100%
2.2.8. Ứng dụng phân hệ công cụ bổ trợ
Phân hệ công cụ bổ trợ là một trong những phân hệ nổi bật của Koha, cung cấp rất nhiều chức năng hữu ích cho thƣ viện bao gồm :
Tạo thẻ bạn đọc
Thiết lập các thông báo của thƣ viện
Xuất/ nhập và quản lý dữ liệu thƣ mục
Tạo nhãn tài liệu theo lô
Thiết lập lịch của thƣ viện
Quản lý tin tức
Lập lịch chạy báo cáo thống kê..
Theo khảo sát cho thấy, cả 3 thƣ viện đều sử dụng phân hệ công cụ bổ trợ của Koha để thực hiện một số chức năng tiện ích cho hệ thống bao gồm: xuất/ nhập dữ liệu theo lô, tạo thẻ bạn đọc, tạo nhãn gáy, barcode cho tài liệu, thiết lập lịch làm việc của thƣ viện, tạo các tin bài, giới thiệu sách mới trên OPAC…
Đánh giá:
Ưu điểm: Việc áp dụng phân hệ công cụ bổ trợ của Koha giúp thƣ viện giảm
thiểu đáng kể thời gian, công sức cho các hoạt động nghiệp vụ nhƣ thực hiện các thao tác dữ liệu theo lô, tạo nhãn gáy,, nhãn barcode cho tài liệu… Mặt khác, thông qua phân hệ này, thƣ viện cũng c thể tạo và quản lý các tin bài hoạt động của thƣ viện, các thông báo sách mới hay lập lịch chạy báo cáo thống kê…
Nhược điểm: Việc áp dụng phân hệ công cụ bổ trợ tại 3 thƣ viện mới chỉ
dừng lại ở một số chức năng nhất định, chƣa phát huy hết đƣợc các tiện ích của phần mềm. Một số chức năng đòi hỏi ngƣời dùng phải c kiến thức, kỹ năng nhất định dẫn đến kh khăn cho ngƣời sử dụng.
2.2.9. Ứng dụng phân hệ báo cáo thống kê
Báo cáo thống kê là phân hệ nổi bật của phần mềm Koha cho phép ngƣời dùng tạo ra các báo cáo thống kê phục vụ nhu cầu và mục đích của mình. Chức năng báo cáo thống kê của Koha hết sức mềm dẻo, linh hoạt. Trong đ , hệ thống hỗ trợ tạo báo cáo thống kê cho hầu hết các thông tin và giao dịch mà thƣ viện quản lý bao gồm : thống kê biểu ghi thƣ mục, biểu ghi tài liệu, các giao dịch lƣu thông, quỹ, các đơn hàng, bạn đọc… Đối với từng báo cáo, ngƣời dùng c thể chỉ định các trƣờng thông tin và trật tự các trƣờng sẽ xuất ra.
Tình hình ứng dụng phân hệ báo cáo thống kê tại 3 thƣ viện
Bảng 2.13. Tình hình ứng dụng phân hệ báo cáo tại 3 thư viện
Báo cáo phân hệ Thƣ viện đã áp dụng Tỷ lệ (%) Thƣ viện chƣa áp dụng Tỷ lệ (%) Bổ sung 02 66,7% 01 33,3% Biên mục 03 100% 0 Bạn đọc + Lưu thông 03 100% 0 Ấn phẩm định kỳ 02 66,7% 01 33,3%
Theo số liệu thống kê, hiện cả 3 thƣ viện đều sử dụng phân hệ báo cáo thống kê của phần mềm Koha phục vụ các mục đích báo cáo thống kê của thƣ viện. Trong đ , các báo cáo thống kê của từng thƣ viện phụ thuộc vào thực tiễn áp dụng các phân hệ của Koha. Hiện cả 3 thƣ viện đều sử dụng phân hệ biên mục, bạn đọc và lƣu thông do đ cả 3 thƣ viện đều thực hiện tạo báo cáo thống kê cho các thƣ viện này. Các báo cáo thống kê mà thƣ viện thƣờng xuyên sử dụng bao gồm :
- Báo cáo phân hệ biên mục : số tên sách, tổng số bản đăng ký cá biệt, tổng số tài liệu theo ngôn ngữ, tổng số biểu ghi (tên sách) đƣợc biên mục bới 1 CBTV trong 1 khoảng thời gian, tổng số tài liệu theo từng môn loại, các tài liệu bị mất…
- Báo cáo phân hệ bạn đọc và lƣu thông bao gồm : thống kê tổng số bạn đọc trong thƣ viện, thống kê tổng số bạn đọc theo từng kiểu bạn đọc, thống kê bạn đọc theo trạng thái thẻ, hống kê bạn đọc theo độ tuổi, thống kê bạn đọc theo giới tính, tổng số lƣợt lƣu thông theo 1 khoảng thời gian, các bạn đọc mƣợn tài liệu nhiều nhất, các bạn đọc không lƣu thông, các tài liệu lƣu thông nhiều nhất, các tài liệu không lƣu thông, các tài liệu mƣợn quá hạn, các bạn đọc tới thƣ viện nhiều nhất, các bạn đọc không tới thƣ viện bao giờ…
Còn đối với phân hệ bổ sung và ấn phẩm định kỳ, chỉ c 2 thƣ viện sử dụng nên báo cáo thống kê cho phân hệ này cũng chỉ đƣợc áp dụng tại 2 trên tổng số 3 thƣ viện đƣợc khảo sát, chiếm 66,7%. Các báo cáo thống kê mà thƣ viện thƣờng xuyên sử dụng đối với 2 phân hệ này bao gồm :
- Báo cáo phân hệ bổ sung : Báo cáo đơn đặt hàng, báo cáo quỹ
- Báo cáo phân hệ ấn phẩm định kỳ : Thống kê tất cả ấn phẩm định kỳ (tên tạp chí )trong thƣ viện, thống kê các ấn phẩm định kỳ hết hạn
Đánh giá:
Ƣu điểm : Chức năng báo cáo thống kê của PM Koha mềm dẻo, linh hoạt,
phù hợp với đặc điểm và nhu cầu của từng thƣ viện. Cả 3 thƣ viện hiện đã áp dụng chức năng báo cáo thống kê của PM, giúp các số liệu thống kê chính xác và đầy đủ hơn. Mặt khác, việc tạo báo cáo từ hệ thống giúp các thƣ viện tiết kiệm thời gian, công sức so với các hoạt động tạo báo cáo thủ công trƣớc đ . Ngoài ra, hệ thống không giới hạn số lƣợng báo cáo, cho phép thƣ viện tạo số lƣợng lớn danh sách các báo cáo thống kê, khi cần báo cáo chỉ cần thực hiện lệnh chạy báo cáo. Koha hỗ trợ xuất báo cáo theo kiểu bảng và văn bản, giúp ngƣời dùng dễ dàng tùy chỉnh lại theo mẫu báo cáo mà thƣ viện cần. Thƣ viện c thể thiết lập thời gian chạy báo cáo tự động và gửi kết quả qua email, giúp ngƣời dùng giảm bớt đƣợc các công việc.
Hạn chế : Các báo cáo đƣợc tạo ra dựa trên các câu lệnh SQL, cần thiết cán
bộ phải nắm chắc về tin học mới c thể thực hiện đƣợc. Do đ , các thƣ viện hầu hết sử dụng các báo cáo đƣợc tùy biến sẵn của nhà cung cấp. Mỗi khi c nhu cầu tạo báo cáo mới, thƣ viện phải liên hệ nhờ hỗ trợ từ nhà cung cấp thay vì c thể chủ động tạo báo cáo. Ngoài ra, đối với việc xuất báo cáo, hiện Koha mới chỉ hỗ trợ dạng văn bản và bảng c định dạnh csv, mà đa phần báo cáo của các thƣ viện dạng bảng exel hoặc word, khiến thƣ viên phải mất thời gian tùy chỉnh lại báo cáo theo mẫu quy định.
2.3. Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng phần mềm Koha
2.3.1. Về mặt thuận lợi
* Quy trình triển khai của nhà cung cấp: Quy trình triển khai PM Koha của công ty D&L đƣợc thiết kế một cách đầy đủ và chặt chẽ. Trong đ , các bƣớc triển khai đƣợc phối hợp nhịp nhàng giữ phía Công ty và khách hàng, giúp cho hệ thống hoạt động một cách ổn định, chính xác, các yếu tố cấu hình cũng đảm bảo phù hợp với yêu cầu của thƣ viện.
* Về cơ sơ vật chất và ứng dụng phần mềm Koha: Hầu hết thƣ viện c cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, đã hình thành hệ thống mạng cục bộ (LAN), kết nối mạng Internet với các đƣờng truyền dữ liệu lớn. Thƣ viện đƣợc trang bị máy tính với số lƣợng khá lớn, hệ thống máy chủ, mát trạm, trang thiết bị tin học phụ trợ, thiết bị ngoại vi đầy đủ nhƣ máy in, máy quét, máy photocopy… Đây là nền tảng bƣớc đầu cho quá trình tự động h a, hiện đại h a tiến tới xây dựng Thƣ viện điện tử ngày càng phát triển.