Chức năng quản lý đơn hàng của Koha cho phép thƣ viện quản lý chi tiết các thông tin liên quan đến đơn hàng nhƣ: tên tài liệu và các thông tin liên quan tới tài liệu đặt hàng, giá mua tài liệu trƣớc thuế, giá mua tài liệu trƣớc thuế đã giảm giá, số lƣợng bản đặt mua, tổng tiền trƣớc thuế, thuế suất, quỹ thanh toán…
Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tính năng quản lý và thống kê các đơn hàng chậm. Theo đ , chỉ cần thực hiện 1 click chuột là thƣ viện c thể kiểm tra các đơn hàng chậm hiện c của thƣ viện:
Hình 2.7. Giao diện chức năng quản lý đơn hàng chậm của thư viện
Quản lý hoá đơn
Koha hỗ trợ tính năng quản lý hoá đơn cho phép thƣ viện dễ dàng quản lý các hoá đơn mua tài liệu. Trong đ , mỗi hoá đơn đƣợc liên kết với một nhà cung cấp mà thƣ viện mua tài liệu, chứa thông tin về số biểu ghi nhận và số bản tài liệu mà thƣ viện đã nhận đƣợc.
Trên giao diện này, ngƣời dùng c thể sử dụng các tiêu chí nhƣ nhà cung cấp, ngày giao hàng, ngày thanh toán tài liệu hay các thông tin khác nhƣ nhan đề, tác gải, nhà xuất bản, năm xuất bản, thƣ viện sở hữu… của bộ lọc tìm kiếm để tìm kiếm các hoá đơn theo nhu cầu.
Mỗi hoá đơn mua tài liệu chứa các thông tin về ngày giao hàng, ngày thanh toán, quỹ thanh toán kèm theo các thông tin chi tiết của hoá đơn bao gồm tên tài liệu đặt mua, giá thực tế trƣớc thuế, số lƣợng bản, thuế suất và tổng số tiền đã chi cho hoá đơn…
Hình 2.9. Giao diện chức năng quản lý hoá đơn mua hàng
Để phát triển nguồn lực thông tin, khi ứng dụng phân hệ bổ sung, các cơ quan TT- TV cũng đã chú ý đến vấn đề chia sẻ dữ liệu :
Trong giai đoạn hiện nay, đa số các cơ quan thông tin-thƣ viện ở Hà Nội n i riêng và cả nƣớc n i chung đã tiến hành tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ, áp dụng phần mềm tích hợp vào xử lý tài liệu và quy trình hoạt động của thƣ viện, tuy nhiên, vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin vẫn còn hạn chế. Theo khảo sát, việc kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các thƣ viện đều chỉ đƣợc thực hiện ở một số nhỏ các thƣ viện, còn đa số các thƣ viện ở Việt Nam hầu hết đã biết đến vai trò, ý nghĩa của hoạt động này tuy nhiên vẫn chƣa thực sự sâu sát với n .
Theo khảo sát, cả 3 thƣ viện đều đã tiến hành liên kết và chia sẻ, trao đổi dữ liệu đối với các thƣ viện. Tuy nhiên, hoạt động này mới chỉ dừng lại ở việc kết nối tới các cơ sở dữ liệu nƣớc ngoài qua tính năng Z39.50 của Koha để lấy dữ liệu thƣ mục. Dễ dàng nhận thấy, việc liên kết chia sẻ dữ liệu giúp thƣ viện giảm thiểu nguồn nhân lực và thời gian thực hiện các công tác nghiệp vụ do c thể sử dụng lại thông tin dùng chung của các thƣ viện khác ; việc hợp nhất dữ liệu của các thƣ viện trong cùng một hệ thống giúp số lƣợng tài nguyên sử dụng của các thƣ viện tăng lên một cách đáng kể giúp thỏa mãn hơn các nhu cầu của ngƣời dùng tin, trong đ thời gian và công sức, chi phí của từng thƣ viện hầu nhƣ không đổi. Trong khi đ các thƣ viện ở Việt Nam hầu nhƣ ngại chia sẻ dữ liệu của mình. Mặt khác, vấn đề chia sẻ dữ liệu trực tiếp còn phụ thuộc nhiều ở phần mềm mà thƣ viện sử dụng, n phải đáp ứng các tiêu chí và tiêu chuẩn trong việc liên kết và chia sẻ thì mới c thể kết nối và chia sẻ dữ liệu đối với các thƣ viện khác. Theo thực tế, hầu hết các phần mềm thƣ viện ở Việt Nam đều c chức năng này, tuy nhiên chúng lại không thể hoạt động hoặc hoạt động ở một mức độ nào đ không hoàn toàn đúng theo tiêu chuẩn.
Thiết nghĩ, để mở rộng và phát triển hoạt động liên kết và chia sẻ dữ liệu, ngoài việc quan tâm và xây dựng các chính sách liên kết giữa các thƣ viện, đặc biệt là các thƣ viện trong cùng một hệ thống, chuyên ngành ; thì thƣ viện cần quan tâm đến vấn đề trang bị các phần mềm thƣ viện đáp ứng các tiêu chuẩn về liên kết chia sẻ dữ liệu.
Thực trạng ứng dụng phân hệ bổ sung tại 3 cơ quan thông tin-thư viện
Nguồn tin của các thƣ viện vô cùng phong phú và đa dạng. Bao gồm sách giáo trình, tạp chí tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài, sách tham khảo, các tài liệu nghiên cứu, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, đĩa CD-ROM, các nguồn tin điện tử... Việc bổ sung nguồn tin đƣợc các thƣ viện thực hiện thƣờng xuyên nhằm đáp ứng ngày càng tối ƣu hơn các nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ giảng viên và sinh viên của nhà trƣờng. Trong đ , đối với tài liệu, ngoài số ít các tài liệu đƣợc bổ sung bằng phƣơng thức nhận tặng biếu, trao đổi và tài trợ, thì chủ yếu tài liệu đƣợc bổ sung bằng phƣơng thức đặt mua.
Với các chức năng nhƣ đã thấy ở trên, c thể khẳng định rằng phân hệ bổ sung của PM Koha hỗ trợ đầy đủ các chức năng để quản lý quy trình đặt mua tài liệu của thƣ viện, từ việc quản lý ngân sách, quản lý quỹ, quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn đặt hàng… cho đến việc quản lý các h a đơn, hỗ trợ kiểm soát các đơn hàng trùng lặp. Trong đ , giao diện của từng chức năng đƣợc hiển thị ngắn gọn, rõ ràng mà vẫn chứa đầy đủ thông tin cho ngƣời dùng, các bƣớc thực hiện cũng khá đơn giản và linh hoạt… Tuy nhiên, theo khảo sát, hiện cả 3 thƣ viện đều chƣa sử dụng các chức năng trong phân hệ bổ sung của phẩn mềm Koha để quản lý các quy trình mua tài liệu của thƣ viện cũng nhƣ quản lý các vấn đề liên quan nhƣ quỹ, nhà cung cấp, quản lý h a đơn…mà chủ yếu các vấn đề liên quan đến hoạt động bổ sung đều đƣợc quản lý thủ công trên các văn bản, giấy tờ sổ sách.
Đánh giá
Ưu điểm : Phân hệ bổ sung của phần mềm Koha cung cấp nhiều chức năng tạo nhiều thuận lợi cho cán bộ bổ sung tài liệu. Quy trình bổ sung tài liệu thƣ viện đƣợc thực hiện theo 1 quy trình logic, nhanh ch ng và chính xác, tránh trùng lặp. Mặt khác, các vấn đề quản lý ngân sách, quỹ, đơn hàng, h a đơn… đƣợc thực hiện dễ dàng. Việc biên mục sơ lƣợc tài liệu trong phân hệ bổ sung giúp ngƣời dùng c thể tìm kiếm nhanh các tài liệu mới về thƣ viện, mặt khác các thông tin mô tả cho tài liệu sẽ đƣợc tái sử dụng để cập nhật bổ sung thông tin xử lý hình thức, giúp giảm thiểu thời gian cho cán bộ.
Hạn chế :Cả 3 thƣ viện đều chƣa ứng dụng phân hệ bổ sung của phần mềm
để quản lý các hoạt động bổ sung tài liệu của thƣ viện. Đa phần các vấn đề liên quan tới hoạt động bổ sung đều đƣợc quản lý thủ công trên sổ sách hoặc trên file excel gây mất thời gian của cán bộ, mặt khác c những kh khăn nhất định. Theo chia sẻ của các cán bộthƣ viện, lý do mà các thƣ viện chƣa sử dụng phân hệ bổ sung chủ yếu là do tài liệu đƣợc đặt mua rải rác, nguồn nhân lực hạn chế hay thƣ viện không đƣợc tự chủ về nguồn ngân sách mua tài liệu mà phải phụ thuộc phòng kế toán của nhà trƣờng, dẫn tới mâu thuẫn về quy trình nếu áp dụng ; ví dụ nhƣ theo quy trình bổ sung tài liệu n i chung và Koha n i riêng, các tài liệu đƣợc đặt mua và thanh toán trực tiếp từ nguồn quỹ của thƣ viện ; tuy nhiên do không đƣợc tự chủ về
vấn đề tài chính nên thƣ viện sau khi mua tài liệu về mới cập nhật đơn hàng để quy chuẩn số tiền đặt hàng đối chiếu với bộ phận kế toán…
2.2.3. Ứng dụng phân hệ biên mục
- Biên mục tài liệu thƣ viện là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công tác thông tin, thƣ viện. Biên mục g p phần quan trọng vào việc kiểm soát dữ liệu thƣ mục không chỉ của từng thƣ viện mà của cả quốc gia, khu vực toàn cầu. Phân hệ biên mục giúp thƣ viện nhập các thông tin về tài liệu, xử lý biểu ghi và quản lý chúng [12].
Ngoài việc thêm thông tin của tài liệu mới, phân hệ biên mục còn thực hiện việc tải biểu ghi tự động, thay đổi nội dung nhƣ sửa thông tin của một biểu ghi trong cơ sở dữ liệu hay x a các biểu ghi ra khỏi cơ sở dữ liệu, quản lý tính nhất quán của toàn bộ cơ sở dữ liệu trong hệ thống.
Phân hệ biên mục cho phép ngƣời dùng cập nhật các trƣờng dữ liệu dạng từ điển tham chiếu để phục vụ cho quá trình biên mục.
Dữ liệu của phân hệ biên mục c thể đƣợc cập nhật bởi tất cả các phân hệ khác trong Koha.
Một số tính năng chính trong phân hệ biên mục của Koha bao gồm [12]
Hỗ trợ đa ngôn ngữ
Hỗ trợ các khung phân loại DDC, BBK, UDC, Tiêu đề đề mục
Gắn kết các văn bản c liên quan hoặc gửi kèm các file ảnh
Biên mục các thuộc tính theo mô hình từ điển tham chiếu
Cho phép đặt các thuộc tính theo mô hình từ điển tham chiếu
Cho phép đặt các giá trị mặc định của các trƣờng cho từng phiên làm việc
Duyệt toàn bộ cơ sở dữ liệu
Nhập dữ liệu theo lô và cập nhật file ảnh bạn đọc theo lô
Sửa, x a cập nhật các từ điển tham chiếu và các bản ghi ấn phẩm
Hỗ trợ việc trao đổi dữ liệu với các phần mềm thƣ viện khác thông qua các khuôn dạng dữ liệu theo chuẩn ISO 2709
Liên kết với phân hệ bổ sung để biên mục những sách mới đƣợc thƣ viện nhập về
Hỗ trợ mã vạch, RFID
Công cụ biên mục của Koha đáp tuân thủ hoàn toàn theo khổ mẫu biên mục MARC21, cho phép ngƣời dùng tạo, chỉnh sửa, sao chép, x a biểu ghi thƣ mục, biểu ghi tài liệu cũng nhƣ các chức năng chỉnh sửa biểu ghi theo lô. Trong đ :
- Khổ mẫu biên mục đƣợc chia thành các nh m trƣờng rõ ràng, mỗi trƣờng dữ liệu bao gồm đầy đủ thông tin về mã trƣờng, tên trƣờng, các trƣờng con và chỉ thị -Ngƣời dùng dễ dàng tạo thêm các
trƣờng lặp, hay x a các trƣờng không cần thiết.
- Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng linh hoạt, trực tuyến theo chức năng của PM mà ngƣời dùng đang sử dụng
- Hỗ trợ liên kết trực tiếp tới Loc để tham khảo tài liệu hƣớng dẫn sử dụng MARC 21
- Hỗ trợ tạo và biên mục theo nhiều khung mẫu khác nhau cho từng loại tài liệu
- Hỗ trợ tìm kiếm trực tuyến và sao chép biểu ghi từ các cơ sở dữ liệu từ xa, một số cơ sở dữ liệu tiêu biểu nhƣ Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện Quốc gia Úc, Thƣ viện Anh, thƣ viện ĐH Quốc gia HN, ĐH Quốc gia Hồ Chí Minh, TV ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn Hồ Chí Minh
- Kiểm soát x a biểu ghi: Cán bộ Tv không thể x a biểu ghi thƣ mục khi biểu ghi đ chứa 1 hoặc nhiều các biểu ghi tài liệu đính kèm
- Hỗ trợ chức năng kiểm soát tính nhất quán của biểu ghi, trong đ tiêu biểu là chức năng quản lý tính nhất quán của tác giả.
- Chức năng sao chép biểu ghi của Koha cho phép cán bộ biên mục tạo một biểu ghi mới bằng cách sao chép các thông tin mô tả của 1 biểu ghi c nhiều thông tin giống nhau, giúp tiết kiệm thời gian, công sức biên mục
- Koha hỗ trợ chức năng ảnh bìa cho phép thƣ viện tải ảnh bìa của tài liệu, giúp tài liệu trở nên trực quan hơn.
Chức năng in phiếu mục lục cho phép thƣ viên tùy chỉnh các trƣờng trong mẫu hiển thị và in phiếu tra cứu truyền thống
- Danh sách tài liệu mới. Koha cho phép in ra danh sách tài liệu mới đƣợc biên mục trong thời gian gần nhất.
- Các báo cáo trong module biên mục c thể đƣợc xuất ra word, excel để đáp ứng các yêu cầu của thƣ viện
- Koha cung cấp tính năng quản lý nhãn gáy, barcode của tài liệu. Theo đ , cán bộ TV c thể tùy chỉnh các mẫu in barcode, nhãn gáy và thực hiện các thao tác in theo lô.
Thực trạng ứng dụng phân hệ biên mục tại 3 cơ quan thông tin- thư viện :
Qua khảo sát, 3 thƣ viện đều sử dụng phân hệ biên mục để xử lý tài liệu và tạo ra các CSDL nhƣ: Sách, Báo tạp chí, Luận văn,… giúp cho ngƣời dùng tin c thể nhanh ch ng, dễ dàng tìm đƣợc các tài liệu theo yêu cầu. Tuy nhiên, số lƣợng các trƣờng đƣợc lựa chọn để biên mục, chất lƣợng dữ liệu biên mục cũng nhƣ tính
thống nhất trong dữ liệu của các Thƣ viện là không giống nhau. Điều này phụ thuộc nhiều vào các đặc trƣng nội bộ của từng thƣ viện ; ví dụ nhƣ : nhu cầu quản lý các thông tin của sách, số lƣợng và chất lƣợng của đội ngũ cán bộ làm công tác nghiệp vụ…
Bảng 2.8. Thực trạng ứng dụng phân hệ biên mục tại 3 thư viện
Chức năng biên mục Số lƣợng TV đã áp dụng Số lƣợng TV chƣa/không áp dụng Tỷ lệ áp dụng
Tạo và quản lý khung mẫu
biên mục theo loại tài liệu 03 100%
Biên mục tài liệu bằng tay 03 100%
Biên mục tài liệu qua Z39.50 03 100%
Quản lý tính nhất quán 01 02 33%
In nhãn gáy 03 100%
In barcode 03
Cụ thể trong đ , cả 3 Thƣ viện đều sử dụng chức năng tạo khung mẫu biên mục để tạo ra các khung mẫu với các trƣờng dữ liệu phù hợp với từng loại tài liệu của thƣ viện.
Về hình thức biên mục, một số hình thức biên mục đƣợc các thƣ viện thƣờng xuyên sử dụng nhƣ: Biên mục gốc (nhập mới biểu ghi vào CSDL), biên mục sao chép biểu ghi nội bộ (Sao chép các biểu ghi thƣ mục đã c trong hệ thống mà thông tin mô tả của biểu ghi đƣợc sao chép gần giống với biểu ghi cần biên mục), hoặc sao chép biên mục từ cácbiểu ghi trên cơ sở dữ liệu từ xa (qua Z39.50). Tuy nhiên, việc sao chép biên mục qua Z39.50 thƣờng chỉ hữu ích với tài liệu nƣớc ngoài, còn tài liệu tiếng Việt thì chỉ tham khảo đƣợc ở một số thƣ viện lớn nhƣ : Trung tâm TT-TV ĐHQGHN,...nên còn nhiều hạn chế. Mà nguyên nhân khách quan đ là do các Thƣ viện ở Việt Nam không cung cấp các cổng truy cập cho phép ngƣời dùng c thể truy cập cơ sở dữ liệu từ xa, hoặc các phần mềm mà các Thƣ viện sử dụng không đáp ứng các tiêu chuẩn của việc kết nối và chia sẻ dữ liệu.
Về vấn đề kiểm soát tính nhất quán: Kiểm soát tính nhất quán của biểu ghi (KSNQ- Authority control) là quá trình tạo ra và duy trì sự nhất quán của các từ ngữ đƣợc sử dụng trong biểu ghi, thể hiện một điểm truy nhập trong CSDL và cho thấy mối quan hệ giữa các tên, tác phẩm và chủ đề. Mục đích của việc kiểm soát tính nhất quán là tạo ra tính thống nhất cho các biểu ghi trong CSDL, mặt khác giúp tăng cƣờng khả năng liên kết, tham chiếu và tìm kiếm chính xác cho ngƣời dùng. Koha hỗ trợ đầy đủ các loại biểu ghi nhất quán bao gồm : biểu ghi nhất quán về tác giả cá nhân, tên tập thể, tên hội nghị, biểu ghi nhất quán về nhan đề đồng nhất, tên khu vực địa lý…
Trên thực tế ở Việt Nam n i chung vấn đề kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu chƣa thực sự đƣợc quan tâm. Do đ , việc áp dụng chức năng quản lý tính nhất