Thƣ viện Rất hài lòng Khá hài lòng Không hài lòng
Đại học Thăng Long
Đại học tài chính ngân hàng
Ngoại ngữ
2.2. Các phân hệ phần mềm Koha đƣợc ứng dụng tại các trung tâm thông tin – thƣ viện – thƣ viện
2.2.1. Ứng dụng phân hệ quản trị hệ thống
Phân hệ quản trị hệ thống trong phần mềm koha cho phép ngƣời dùng quản trị tất cả các tham số của hệ thống bao gồm các tham số chung và tham số riêng của phần mềm. Cấu hình các tham số hệ thống là việc quan trọng cần phải thực hiện trƣớc khi đƣa hệ thống vào hoạt động thực tế. Cấu hình hệ thống thực chất là việc nhập hay tuỳ chọn các tham số chi tiết trong từng phân hệ sao cho phù hợp với mục đích, yêu cầu và chính sách của thƣ viện. Phân hệ quản trị hệ thống của Koha cho phép ngƣời dùng (quản trị) thiết lập và quản lý các tham số chung nhƣ thiết lập thƣ viện chi nhánh, kiểu bạn đọc, kiểu tài liệu, các chính sách lƣu thông, khung mẫu biên mục, cấu hình máy chủ Z39.50… và các tham số chi tiết của từng phân hệ cụ thể của hệ thống nhƣ phân hệ bổ sung, biên mục, lƣu thông, OPAC, ấn phẩm định kỳ, bạn đọc… [16]
Bảng 2.7. Ứng dụng phân hệ quản trị hệ thống của 3 cơ quan thông tin-thư viện
Chức năng quản trị Thƣ viện đã áp dụng Tỷ lệ (%) Thƣ viện chƣa áp dụng Tỷ lệ (%) Thiết lập các tham số của hệ thống 03 100% 0 0 Tạo và quản lý các khung mẫu biên mục biểu ghi
02 66,7% 01 33,3%
Cấu hình máy chủ Z39.50
02 66,7% 01 33,3%
Theo thống kê cho thấy, hiện cả 03 thƣ viện đều đã áp dụng phân hệ quản trị của PM Koha để quản lý các tham số cũng nhƣ cấu hình các chức năng, tiện ích của phần mềm. Tuy nhiên, mức độ áp dụng là khác nhau tại 03 thƣ viện. Trong đ , cả
03 thƣ viện đã sử dụng chức năng thiết lập các tham số của hệ thống, chiếm 100%; tuy nhiên đối với chức năng tạo và quản lý khung mẫu biên mục biểu ghi cũng nhƣ chức năng cấu hình máy chủ Z39.50 hiện chỉ c 02 đơn vị áp dụng chiếm 66,7%, 01 đơn vị chƣa áp dụng cả 2 chức năng này.
Thực tế cho thấy, để hệ thống hoạt động tối ƣu đòi hỏi thƣ viện trƣớc đ phải đồng nhất quy trình và thiết lập các tham số cho các chức năng của PM. Do đ , các thƣ viện cần thiết phải am hiểu và áp dụng các chức năng của phân hệ quản trị để xây dụng một hệ thống tham số, chính sách và quy tắc riêng cho thƣ viện của mình.
Đánh giá:
Ưu điểm : Phân hệ quản trị của phần mềm Koha cung cấp nhiều chức năng tạo nhiều thuận lợi cho cán bộ trong quá trình quản lý vận hành hệ thống. Cấu hình hệ thống giúp thƣ viện chuẩn h a, đồng nhất các yếu tố, các quy trình giúp cho việc vận hành của hệ thống đƣợc nhanh ch ng, dễ dàng và chính xác; tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động chuyên môn cho cán bộ của các phòng ban chức năng.
Hạn chế : Cả 3 thƣ viện đã áp dụng phân hệ quản trị của phần mềm tuy nhiên mới chỉ c 2/3 đơn vị sử dụng đầy đủ các chức năng chính của phân hệ, 01 đơn vị mới chỉ dừng lại ở việc thiết lập các tham số hệ thống. Mặt khác, do sự am hiểu về phân hệ quản trị của các cán bộ còn hạn chế, dẫn đến việc hiểu sai ý nghĩa của các tham số, từ đ c thể thiết lập một số tham số không đúng với yêu cầu và tình hình thực tế của thƣ viện.
2.2.2. Ứng dụng phân hệ bổ sung
Phân hệ bổ sung của PM Koha giúp thƣ viện quản lý công tác bổ sung một cách chính xác và hiệu quả, bao gồm các hoạt động nhƣ đặt mua, nhận tài liệu đặt mua, quản lý nhà cung cấp, quản lý nguồn ngân sách và quỹ... Phân hệ bổ sung c cơ chế theo dõi các đơn đặt, giúp cán bộ thƣ viện biết đƣợc các đơn hàng nào đã hoàn thành và đơn hàng nào còn thiếu. Phần thống kê giúp cán bộ thƣ viện thống kê ấn phẩm theo nhiều tiêu chí khác nhau nhƣ tên nhà cung cấp, loại ấn phẩm…[11]. Trong đ
Quản lý nhà cung cấp: Cho phép thêm mới hoặc tìm kiếm, chỉnh sửa
thông tin về các nhà cung cấp.
Quản lý đề xuất mua: Quản lý các đề xuất mua tài liệu đã c trong thƣ
Quản lý đơn hàng: Cho phép thêm mới hoặc tìm kiếm, sửa chữa thông
tin về các đơn hàng.
Quản lý đơn nhận hàng: Đơn nhận hàng c thể đƣợc lập dựa vào đơn
nhận hàng hoặc các nguồn cho, tặng biếu khác. Nếu đƣợc lập từ đơn hàng thì các ấn phẩm của đơn đặt sẽ hiện ra trong danh sách của đơn nhận.
Quản lý hóa đơn: Các h a đơn thanh toán khi nhận hàng
Quản lý ngân sách: Quản lý các nguồn ngân sách bổ sung
Quản lý quỹ: Phân chia nguồn quỹ đối với các dạng tài liệu để tiện quản lý
Theo dõi đơn hàng: Theo dõi đơn hàng đã đƣợc nhận hay chƣa, so sánh
số lƣợng tài liệu giữa đơn đặt và đơn nhận.
Thống kê: Thống kê theo nhà cung cấp, theo loại tài liệu và thống kê tổng hợp Quy trình phân hệ bổ sung
Hình 2.1. Quy trình của phân hệ bổ sung
KẾ HOẠCH BỔ SUNG
MUA TÀI LIỆU TRAO ĐỔI, TẶNG
BIẾU DANH SÁCH TẠO ĐƠN ĐẶT NHÀ CUNG CẤP GỬI TÀI LIỆU NHÀ CUNG CẤP GỬI 1 PHẦN GỬI TOÀN BỘ
TẠO BIỂU GHI, TẠO TÀI LIỆU
Hình 2.2. Giao diện chính của phân hệ bổ sung
Quản lý ngân sách:
Hình 2.3. Giao diện chức năng quản lý ngân sách
Chức năng quản lý ngân sách trong phân hệ bổ sung của Koha cho phép ngƣời dùng quản lý các thông tin về ngân sách nhƣ: tên ngân sách, thời gian sử dụng, trạng thái hoạt động của nguồn ngân sách... Trên giao diện này, Koha cho phép ngƣời dùng thực hiện một số thao tác đối với ngân sách bao gồm: tạo ngân sách, chỉnh sửa, sao chép, xoá ngân sách; đ ng ngân sách hay tạo ra các quỹ cho ngân sách.
Quản lý quỹ
Hình 2.4. Giao diện chức năng quản lý quỹ
Chức năng quản lý quỹ và thông tin về các nguồn quỹ bao gồm: Mã quỹ, tên quỹ, kinh phí, số tiền đã đặt hàng, tổng đặt hàng, số tiền đã thanh toán, tổng thanh toán, số tiền còn lại của quỹ. Ngoài ra, trên giao diện quản lý quỹ của PM, ngƣời dùng c thể tìm kiếm quỹ hoặc sử dụng bộ lọc để giới hạn các quỹ theo thƣ viện chi nhánh và nguồn ngân sách. Qua đ , ngƣời dùng c thể nhanh ch ng tìm đƣợc các quỹ theo nhu cầu.
Quản lý nhà cung cấp
Hình 2.5. Giao diện chức năng quản lý nhà cung cấp
Chức năng quản lý nhà cung cấp trong Koha cho phép thƣ viện dễ dàng tìm kiếm các nhà cung cấp bằng cách nhập từ khoá nhà cung cấp cần tìm kiếm. Trên giao diện kết quả, hệ thống hiển thị các thông tin cho ngƣời dùng biết đƣợc hiện
đang c bao nhiêu giỏ đặt hàng liên quan đến nhà cung cấp, số tài liệu, số biểu ghi liên quan, ngƣời tạo giỏ hàng, thời gian tạo… Cũng từ giao diện này, cán bộ thƣ viện c thể tạo thêm các giỏ đặt hàng, nhận đơn hàng liên quan đến một nhà cung cấp…
Quản lý đơn hàng
Hình 2.6. Giao diện chức năng quản lý đơn hàng
Chức năng quản lý đơn hàng của Koha cho phép thƣ viện quản lý chi tiết các thông tin liên quan đến đơn hàng nhƣ: tên tài liệu và các thông tin liên quan tới tài liệu đặt hàng, giá mua tài liệu trƣớc thuế, giá mua tài liệu trƣớc thuế đã giảm giá, số lƣợng bản đặt mua, tổng tiền trƣớc thuế, thuế suất, quỹ thanh toán…
Ngoài ra, hệ thống hỗ trợ tính năng quản lý và thống kê các đơn hàng chậm. Theo đ , chỉ cần thực hiện 1 click chuột là thƣ viện c thể kiểm tra các đơn hàng chậm hiện c của thƣ viện:
Hình 2.7. Giao diện chức năng quản lý đơn hàng chậm của thư viện
Quản lý hoá đơn
Koha hỗ trợ tính năng quản lý hoá đơn cho phép thƣ viện dễ dàng quản lý các hoá đơn mua tài liệu. Trong đ , mỗi hoá đơn đƣợc liên kết với một nhà cung cấp mà thƣ viện mua tài liệu, chứa thông tin về số biểu ghi nhận và số bản tài liệu mà thƣ viện đã nhận đƣợc.
Trên giao diện này, ngƣời dùng c thể sử dụng các tiêu chí nhƣ nhà cung cấp, ngày giao hàng, ngày thanh toán tài liệu hay các thông tin khác nhƣ nhan đề, tác gải, nhà xuất bản, năm xuất bản, thƣ viện sở hữu… của bộ lọc tìm kiếm để tìm kiếm các hoá đơn theo nhu cầu.
Mỗi hoá đơn mua tài liệu chứa các thông tin về ngày giao hàng, ngày thanh toán, quỹ thanh toán kèm theo các thông tin chi tiết của hoá đơn bao gồm tên tài liệu đặt mua, giá thực tế trƣớc thuế, số lƣợng bản, thuế suất và tổng số tiền đã chi cho hoá đơn…
Hình 2.9. Giao diện chức năng quản lý hoá đơn mua hàng
Để phát triển nguồn lực thông tin, khi ứng dụng phân hệ bổ sung, các cơ quan TT- TV cũng đã chú ý đến vấn đề chia sẻ dữ liệu :
Trong giai đoạn hiện nay, đa số các cơ quan thông tin-thƣ viện ở Hà Nội n i riêng và cả nƣớc n i chung đã tiến hành tin học hoá các hoạt động nghiệp vụ, áp dụng phần mềm tích hợp vào xử lý tài liệu và quy trình hoạt động của thƣ viện, tuy nhiên, vấn đề chia sẻ nguồn lực thông tin vẫn còn hạn chế. Theo khảo sát, việc kết nối và chia sẻ dữ liệu giữa các thƣ viện đều chỉ đƣợc thực hiện ở một số nhỏ các thƣ viện, còn đa số các thƣ viện ở Việt Nam hầu hết đã biết đến vai trò, ý nghĩa của hoạt động này tuy nhiên vẫn chƣa thực sự sâu sát với n .
Theo khảo sát, cả 3 thƣ viện đều đã tiến hành liên kết và chia sẻ, trao đổi dữ liệu đối với các thƣ viện. Tuy nhiên, hoạt động này mới chỉ dừng lại ở việc kết nối tới các cơ sở dữ liệu nƣớc ngoài qua tính năng Z39.50 của Koha để lấy dữ liệu thƣ mục. Dễ dàng nhận thấy, việc liên kết chia sẻ dữ liệu giúp thƣ viện giảm thiểu nguồn nhân lực và thời gian thực hiện các công tác nghiệp vụ do c thể sử dụng lại thông tin dùng chung của các thƣ viện khác ; việc hợp nhất dữ liệu của các thƣ viện trong cùng một hệ thống giúp số lƣợng tài nguyên sử dụng của các thƣ viện tăng lên một cách đáng kể giúp thỏa mãn hơn các nhu cầu của ngƣời dùng tin, trong đ thời gian và công sức, chi phí của từng thƣ viện hầu nhƣ không đổi. Trong khi đ các thƣ viện ở Việt Nam hầu nhƣ ngại chia sẻ dữ liệu của mình. Mặt khác, vấn đề chia sẻ dữ liệu trực tiếp còn phụ thuộc nhiều ở phần mềm mà thƣ viện sử dụng, n phải đáp ứng các tiêu chí và tiêu chuẩn trong việc liên kết và chia sẻ thì mới c thể kết nối và chia sẻ dữ liệu đối với các thƣ viện khác. Theo thực tế, hầu hết các phần mềm thƣ viện ở Việt Nam đều c chức năng này, tuy nhiên chúng lại không thể hoạt động hoặc hoạt động ở một mức độ nào đ không hoàn toàn đúng theo tiêu chuẩn.
Thiết nghĩ, để mở rộng và phát triển hoạt động liên kết và chia sẻ dữ liệu, ngoài việc quan tâm và xây dựng các chính sách liên kết giữa các thƣ viện, đặc biệt là các thƣ viện trong cùng một hệ thống, chuyên ngành ; thì thƣ viện cần quan tâm đến vấn đề trang bị các phần mềm thƣ viện đáp ứng các tiêu chuẩn về liên kết chia sẻ dữ liệu.
Thực trạng ứng dụng phân hệ bổ sung tại 3 cơ quan thông tin-thư viện
Nguồn tin của các thƣ viện vô cùng phong phú và đa dạng. Bao gồm sách giáo trình, tạp chí tiếng Việt và tiếng nƣớc ngoài, sách tham khảo, các tài liệu nghiên cứu, luận văn, luận án, báo cáo khoa học, đĩa CD-ROM, các nguồn tin điện tử... Việc bổ sung nguồn tin đƣợc các thƣ viện thực hiện thƣờng xuyên nhằm đáp ứng ngày càng tối ƣu hơn các nhu cầu học tập, nghiên cứu của cán bộ giảng viên và sinh viên của nhà trƣờng. Trong đ , đối với tài liệu, ngoài số ít các tài liệu đƣợc bổ sung bằng phƣơng thức nhận tặng biếu, trao đổi và tài trợ, thì chủ yếu tài liệu đƣợc bổ sung bằng phƣơng thức đặt mua.
Với các chức năng nhƣ đã thấy ở trên, c thể khẳng định rằng phân hệ bổ sung của PM Koha hỗ trợ đầy đủ các chức năng để quản lý quy trình đặt mua tài liệu của thƣ viện, từ việc quản lý ngân sách, quản lý quỹ, quản lý nhà cung cấp, quản lý đơn đặt hàng… cho đến việc quản lý các h a đơn, hỗ trợ kiểm soát các đơn hàng trùng lặp. Trong đ , giao diện của từng chức năng đƣợc hiển thị ngắn gọn, rõ ràng mà vẫn chứa đầy đủ thông tin cho ngƣời dùng, các bƣớc thực hiện cũng khá đơn giản và linh hoạt… Tuy nhiên, theo khảo sát, hiện cả 3 thƣ viện đều chƣa sử dụng các chức năng trong phân hệ bổ sung của phẩn mềm Koha để quản lý các quy trình mua tài liệu của thƣ viện cũng nhƣ quản lý các vấn đề liên quan nhƣ quỹ, nhà cung cấp, quản lý h a đơn…mà chủ yếu các vấn đề liên quan đến hoạt động bổ sung đều đƣợc quản lý thủ công trên các văn bản, giấy tờ sổ sách.
Đánh giá
Ưu điểm : Phân hệ bổ sung của phần mềm Koha cung cấp nhiều chức năng tạo nhiều thuận lợi cho cán bộ bổ sung tài liệu. Quy trình bổ sung tài liệu thƣ viện đƣợc thực hiện theo 1 quy trình logic, nhanh ch ng và chính xác, tránh trùng lặp. Mặt khác, các vấn đề quản lý ngân sách, quỹ, đơn hàng, h a đơn… đƣợc thực hiện dễ dàng. Việc biên mục sơ lƣợc tài liệu trong phân hệ bổ sung giúp ngƣời dùng c thể tìm kiếm nhanh các tài liệu mới về thƣ viện, mặt khác các thông tin mô tả cho tài liệu sẽ đƣợc tái sử dụng để cập nhật bổ sung thông tin xử lý hình thức, giúp giảm thiểu thời gian cho cán bộ.
Hạn chế :Cả 3 thƣ viện đều chƣa ứng dụng phân hệ bổ sung của phần mềm
để quản lý các hoạt động bổ sung tài liệu của thƣ viện. Đa phần các vấn đề liên quan tới hoạt động bổ sung đều đƣợc quản lý thủ công trên sổ sách hoặc trên file excel gây mất thời gian của cán bộ, mặt khác c những kh khăn nhất định. Theo chia sẻ của các cán bộthƣ viện, lý do mà các thƣ viện chƣa sử dụng phân hệ bổ sung chủ yếu là do tài liệu đƣợc đặt mua rải rác, nguồn nhân lực hạn chế hay thƣ viện không đƣợc tự chủ về nguồn ngân sách mua tài liệu mà phải phụ thuộc phòng kế toán của nhà trƣờng, dẫn tới mâu thuẫn về quy trình nếu áp dụng ; ví dụ nhƣ theo quy trình bổ sung tài liệu n i chung và Koha n i riêng, các tài liệu đƣợc đặt mua và thanh toán trực tiếp từ nguồn quỹ của thƣ viện ; tuy nhiên do không đƣợc tự chủ về
vấn đề tài chính nên thƣ viện sau khi mua tài liệu về mới cập nhật đơn hàng để quy chuẩn số tiền đặt hàng đối chiếu với bộ phận kế toán…
2.2.3. Ứng dụng phân hệ biên mục
- Biên mục tài liệu thƣ viện là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ bản của công tác thông tin, thƣ viện. Biên mục g p phần quan trọng vào việc kiểm soát dữ liệu thƣ mục không chỉ của từng thƣ viện mà của cả quốc gia, khu vực toàn cầu. Phân hệ biên mục giúp thƣ viện nhập các thông tin về tài liệu, xử lý biểu ghi và