Koha hỗ trợ chức năng nhập bạn đọc theo lô, giúp thƣ viện c thể nhập cùng lúc nhiều bạn đọc vào hệ thống, giúp tiếp kiệm thời gian và công sức cho thƣ viên.
Theo kết quả thống kê, hiện cả 3 thƣ viện đều thực hiện tự động khâu này. Các thông tin bạn đọc đƣợc quản lý chính xác, không trùng lặp và sẽ đƣợc hiển thị trên màn hình mƣợn trả khi thƣ viện thực hiện mƣợn trả tài liệu trên phần mềm Koha, giúp cán bộ thƣ viện phát hiện các trƣờng hợp mƣợn thẻ và các vấn đề khác của bạn đọc (thẻ hết hạn, bạn đọc bị phạt, bạn đọc chƣa trả hết tài liệu,...) một cách nhanh ch ng và chính xác.
Bảng 2.9. Tình hình ứng dụng phân hệ bạn đọc tại 3 cơ quan thông tin-thư viện
Chức năng quản lý bạn đọc Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Số lƣợng Thƣ viện chƣa áp dụng Tỷ lệ Quản lý và làm thẻ bạn đọc 3 0 100% Thiết lập chính sách lƣu thông cho
từng kiểu bạn đọc
3 0 100%
Đánh giá:
Ưu điểm: Việc ứng dụng phân hệ bạn đọc của phần mềm Koha trong công
từng nh m khác nhau, từ đ xây dựng đƣợc các chính sách sử dụng thƣ viện cụ thể, chi tiết cho từng nh m. Việc mã h a số thẻ bạn đọc theo mã vạch cùng với sử dụng đầu đọc mã vạch giúp thƣ viện nhanh ch ng tìm và hiển thị các thông tin liên quan đến bạn đọc ngay trên giao diện. Khi sử dụng chức năng quản lý bạn đọc trên PM Koha, các thủ tục, thao tác trong quá trình lƣu thông nhƣ: ghi mƣợn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trƣớc khi cho mƣợn, theo dõi quá trình mƣợn tài liệu đƣợc tự động hoá và chính xác. Ngoài ra Koha còn hỗ trợ quản lý những công việc khác c liên quan đến quá trình lƣu thông nhƣ: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn tài liệu, khoá thẻ bạn đọc, quản lý phạt tiền,... Việc ứng dụng phân hệ bạn đọc giúp tăng năng suất lao động, giảm sức lao động cơ bắp của cán bộ thƣ viện, quản lý tốt đƣợc tình trạng tài liệu, giảm nhân lực tham gia công tác mƣợn trả tài liệu, tạo hình ảnh chuyên nghiệp của thƣ viện trong mắt bạn đọc. Bên cạnh đ , việc theo dõi báo cáo lƣợt bạn đọc, lƣợt mƣợn trả cũng đƣợc hệ thống thực hiện một cách tự động, linh hoạt và chính xác,... thay vì trƣớc kia để c đƣợc các báo cáo thống kê đ thƣ viện phải theo dõi thủ công bằng sổ sách và dựa vào phiếu yêu cầu, mỗi lần báo cáo mất rất nhiều thời gian và công sức, con số không đƣợc chính xác. Sau khi ứng dụng trên phần mềm, việc xuất báo cáo trình lãnh đạo rất nhanh và chính xác.
Hạn chế: Một số chức năng của phân hệ lƣu thông chƣa đƣợc sử dụng hết
nhƣ: quản lý phạt, gia hạn mƣợn,... Các báo cáo đầu ra đang theo mẫu của nhà cung cấp phần mềm, thƣ viện không tự can thiệp hoặc sửa chữa đƣợc. Các vấn đề phát sinh nhƣ: mất điện, mạng hỏng, máy hỏng,... gây kh khăn và lúng túng cho cán bộ thƣ viện phải quay lại phục vụ thủ công.
2.2.5. Ứng dụng phân hệ lưu thông
Phân hệ lƣu thông của phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp Koha quản lý toàn bộ các giao dịch của bạn đọc trong thƣ viện. Tự động h a các quy trình mƣợn - trả tài liệu, tự động tính toán các khoản tiền phạt tới bạn đọc theo chính sách thƣ viện đã thiết lập. Phân hệ lƣu thông trong phần mềm Koha c các tính năng chính sau đây [14]:
Tự động tính toán ngày hết hạn tài liệu, tính toán các khoản tiền phạt cho bạn đọc theo chính sách lƣu thông đƣợc thƣ viện thiết lập
Chính sách lƣu thông hết sức mềm dẻo, linh hoạt, cán bộ thƣ viện tùy theo từng trƣờng hợp cụ thể
Hỗ trợ chức năng đọc tại chỗ
Hỗ trợ tính năng lƣu thông offline cho phép cán bộ thƣ viện xử lý đƣợc các giao dịch lƣu thông bình thƣờng trong trƣờng hợp mất kết nối với máy chủ koha.
Quản lý tài khoản bạn đọc của thƣ viện, tự động kiểm tra và kh a thẻ bạn đọc khi bạn đọc c số tiền phạt nợ quá quy định
Cho phép cán bộ thƣ viện c thể quản lý tài liệu trên nhiều kho, thƣ viện khác nhau trong hệ thống
Tính năng đặt mƣợn tài liệu và sắp xếp thứ tự đặt mƣợn theo thời gian
Tự động gửi các thông báo tới địa chỉ Email của bạn đọc
Thưc tế ứng dụng tại 3 Thư viện\
Bảng 2.10. Tình hình ứng dụng phân hệ Lưu thông tại 3 cơ quan thông tin- thư viện Chức năng Lƣu thông Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Tỷ lệ (%) Số lƣợng TV chƣa áp dụng Tỷ lệ (%) Quản lý mƣợn/trả (Lƣu
thông tài liệu) 2 66,7% 1 33,3%
Mƣợn tại chỗ 2 66,7% 1 33,3%
Gia hạn tài liệu 2 66,7% 1 33,3%
Phạt quá hạn 1 33,3% 2 66,7%
Đối với chức năngmượn/trả tài liệu: Mặc dù 3 cơ quan TT-TV đã triển khai phần mềm Koha đƣợc trung bình khoảng 3 năm, nhƣng chỉ c 2/3 thƣ viện đã thực hiện mƣợn/trả tài liệu trên PM Koha, 1 thƣ viện còn lại do một số nguyên nhân khác nhau nhƣ (chƣa hồi cố hết đƣợc tài liệu, không c nhân lực,…) nên vẫn thực hiện mƣợn trả tài liệu trên hệ thống mà các giao dịch mƣợn trả đƣợc thực hiện thủ công bằng cách ghi sổ, gây mất thời gian cho cán bộ thƣ viện và bạn đọc đồng thời không tận dụng đƣợc hết các chức năng mà phần mềm hỗ trợ. Cùng với đ , chức năng
mượn tại chỗ và gia hạn tài liệu cũng chỉ đƣợc áp dụng tại 2 trên tổng số 3 thƣ
viện, chiếm 66,7% (thƣ viện còn lại do không sử dụng chức năng mƣợn/ trả tài liệu trên PM nên cũng không sử dụng chức năng đọc tại chỗ và gia hạn tài liệu). Đối với
chức năng phạt quá hạn, cũng chỉ c duy nhất 1 thƣ viện áp dụng, chiếm 33,3%.
Đánh giá:
Ưu điểm: Việc ứng dụng phân hệ Lƣu thông của phần mềm Koha trong công
tác mƣợn trả tài liệu cho phép tự động hoá quá trình lƣu thông tài liệu của các thƣ viện. Các thủ tục, thao tác trong quá trình mƣợn trả nhƣ: ghi mƣợn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trƣớc khi cho mƣợn, đặt mƣợn, quản lý lịch sử mƣợn trả tài liệu đƣợc thực hiện nhanh ch ng và chính xác. Ngoài ra hệ quản trị thƣ viện tích hợp Koha còn hỗ trợ quản lý những công việc khác c liên quan đến quá trình lƣu thông
nhƣ: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn mƣợn, khoá thẻ bạn đọc, quản lý phạt tiền,... Việc áp dụng các chức năng của phân hệ lƣu thông giúp thƣ viện dễ dàng tạo ra các báo cáo thống kê giao dịch lƣu thông theo nhu cầu, ví dụ nhƣ các tài liệu đƣợc mƣợn nhiều nhất, các bạn đọc mƣợn nhiều nhất, tổng số lƣợt lƣu thông của thƣ viện trong một khoảng thời gian…
Hạn chế: Một số chức năng của phân hệ lƣu thông chƣa đƣợc áp dụng tại
một số thƣ viện nhƣ : Chức năng mƣợn/ trả tài liệu, quản lý phạt, gia hạn mƣợn, mƣợn tại chỗ… Các vấn đề phát sinh nhƣ: mất điện, mạng hỏng, máy hỏng,... gây kh khăn và lúng túng cho cán bộ thƣ viện, c trƣờng hợp thƣ viện phải xử lý bằng phƣơng thức phục vụ thủ công ; tuy nhiên chức năng lƣu thông offline rất hữu ích cho cán bộ thƣ viện xử lý đƣợc các giao dịch lƣu thông bình thƣờng trong trƣờng hợp mất kết nối với máy chủ koha lại không đƣợc các thƣ viện áp dụng.
2.2.6. Ứng dụng phân hệ quản lý ấn phẩm định kỳ
Phân hệ ấn phẩm định kỳ của phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp Koha cho phép thƣ viện quản lý các ấn phẩm định kỳ nhƣ báo, tạp chí…với các chức năng cơ bản sau đây cho cán bộ thƣ viện [15]:
Tạo mới một ấn phẩm định kỳ, tự động dự đoán thời gian phát hành của ấn phẩm định kỳ
Dễ dàng chỉnh sửa các ấn phẩm định kỳ, linh hoạt trong việc thêm các kỳ ấn phẩm đặc biệt
Quản lý và theo dõi ấn phẩm định kỳ. Giúp cán bộ thƣ viện theo dõi các ký ấn phẩm thiếu hoặc bị chậm
Gửi các khiếu nại về ấn phẩm định kỳ tới nhà cung cấp.
Tạo và quản lý danh sách định tuyến (ngƣời dùng nhận ấn phẩm thƣờng xuyên mỗi khi ấn phẩm mới về thƣ viện).
Hình 2.15. Giao diện phân hệ ấn phẩm định kỳ
Chức năng tạo và quản lý ấn phẩm định kỳ theo tần suất phát hành của ấn phẩm
Chức năng quản lý ấn phẩm định kỳ của PM Koha cho phép thƣ viện tạo và quản lý các thông tin chi tiết tới việc đặt mua và nhận các kỳ ấn phẩm, bao gồm : thông tin nhà cung cấp, kho quản lý ấn phẩm, số kỳ ấn phẩm đặt mua, tần suất phát hành, thời gian dự kiến nhận…
Hình 2.16. Giao diện tạo ấn phấm định kỳ trên PM Koha
Chức năng nhận và quản lý các kỳ ấn phẩm đã về
Chức năng nhận ấn phẩm cho phép thƣ viện nhận hoặc đánh dấu trạng thái thực tế của các kỳ ấn phẩm. Trong đ , hệ thống kiểm soát các thông tin chi tiết liên quan đến việc nhận ấn phẩm bao gồm : Ngày phát hành, kỳ phát hành, ngày nhận ấn phẩm, trạng thái của ấn phẩm…
Hình 2.17. Giao diện chức năng quản lý các kỳ ấn phẩm của thư viện
Chức năng quản lý danh sách định tuyến của ấn phẩm
Chức năng này cho phép thƣ viện tạo ra một danh sách ngƣời dùng thƣờng xuyên mƣợn ấn phẩm mỗi khi n về thƣ viện, thay vì ấn phấm không đƣợc gán mã đăng ký cá biệt để lƣu thông, chức năng này hỗ trợ thƣ viện c thể kiểm soát đƣợc số ấn phẩm hiện bạn đọc đang mƣợn/ nắm giữ.
Hình 2.18. Giao diện chức năng quản lý danh sách định tuyến của ấn phẩm
Thực tế áp dụng tại 3 cơ quan thông tin-thƣ viện:
Bảng 2.11. Ứng dụng phân hệ ấn phẩm định kỳ tại 3 cơ quan thông tin-thư viện
Phân hệ ấn phẩm định kỳ Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Tỷ lệ (%) Số lƣợng TV chƣa áp dụng Tỷ lệ (%) Tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành 2 66,7% 1 33,3% Quản lý danh sách định
tuyến của ÂP 2 66,7% 1 33,3%
Theo khảo sát cho thấy, hiện c 2/3 thƣ viện đã áp dụng chức năng tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành và chức năng quản lý danh sách định tuyến của ấn phẩm, chiếm 66,7% ; 1 thƣ viện không sử dụng chức năng tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành, do đ mà tính năng còn lại không đƣợc sử dụng. Đối với chức năng khiếu nại ấn phẩm định kỳ muộn, hiện chỉ c 1 thƣ viện áp dụng, chiểm 33,3% trên tổng số thƣ viện đƣợc khảo sát.
Đánh giá:
Ưu điểm : Việc áp dụng chức năng tạo và quản lý ấn phẩm theo tần suất phát hành giúp thƣ viện dễ dàng quản lý đƣợc các số, kỳ ấn phẩm của mỗi đầu tạp chí, cũng nhƣ kiểm soát chặt chẽ đƣợc trạng thái của từng kỳ nhƣ ấn phẩm đã về, ấn phẩm muộn, thiếu, mất… Các thông tin này cũng đƣợc hiển thị trên giao diện OPAC giúp bạn đọc dễ dàng biết đƣợc các kỳ ấn phẩm mà thƣ viện c . Mặt khác, vấn đề quản lý danh sách định tuyến ấn phẩm trên phần mềm giúp thƣ viện dễ dàng kiểm soát đƣợc danh sách ngƣời dùng mƣợn ấn phẩm của thƣ viện theo từng số, kỳ. Từ đ , các báo cáo thống kê của thƣ viện về ấn phẩm định kỳ cũng đƣợc thực hiện một cách đầy đủm chính xác trên hệ thống.
Hạn chế :Các thƣ viện chƣa áp dụng triệt để các chức năng trong phân hệ
ấn phẩm định kỳ của PM, do đ một số hoạt động vẫn phải thực hiện thủ công, ghi chép trên sổ sách dẫn đến vấn đề kh kiểm soát, nhất là trong trƣờng hợp mất sổ theo dõi ấn phẩm hay xảy ra hỏa hoạn. Mặt khác, PM chƣa c tính năng xử lý hồi cố ấn phẩm định kỳ, khiến thƣ viện gặp phải kh khăn trong vấn đề bổ sung thêm các kỳ, các số ấn phẩm trƣớc đ của thƣ viện (khi thƣ viện chƣa áp dụng PM Koha).
2.2.7. Ứng dụng phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC
Giao diện OPAC của phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp Koha cho phép bạn đọc thƣ viện truy cập vào để tìm kiếm các tài liệu hiện c trong thƣ viện cũng nhƣ thực hiện các tính năng khác theo cấu hình của cán bộ quản trị thƣ viện bao gồm:
Tìm kiếm tài liệu muốn mƣợn, xem trạng thái tài liệu, các thông tin về tài liệu
Quản lý tài khoản của mình
Bình luận và đánh giá một tài liệu trên giao diện OPAC
Tạo các giá sách ảo lƣu trữ tài liệu yêu thích của bạn đọc
Cập nhật tin bài của thƣ viện
Hình 2.19 Giao diện OPAC của PM Koha
Chức năng tìm kiếm tài liệu trên giao diện OPAC cung cấp các tiêu chí tìm kiếm khác nhau giúp ngƣời dùng dễ dàng tìm kiếm tài liệu theo tiêu chí ƣa thích và các thông tin dễ nhớ
Giao diên tìm kiếm nâng cao cho phép ngƣời dùng sử dụng các toán tử tìm kiếm để tìm chính xác các tài liệu mình cần.
Các giới hạn tìm hỗ trợ ngƣời dùng lọc tài liệu theo các tiêu chí phù hợp với nhu cầu.
Cung cấp các điểm truy cập cho phép tham chiếu tới tài liệu liên quan
Ngƣời dùng c thể xem các tin nhắn mà thƣ viện gửi tới
Cho phép ngƣời dùng c thể đặt mƣợn và quản lý chi tiết các thông tin liên quan đến đặt mƣợn.
Bạn đọc c thể quản lý toàn bộ các thông tin liên quan tới tài khoản của mình sau khi đăng nhập trên trang OPAC
Thưc tế ứng dụng tại 3 thư viện
Tính năng tra cứu và đặt mƣợn là chức năng chính của phân hệ OPAC. Các thƣ viện đã triển khai tra cứu qua trang Opac thƣờng c các CSDL sau: Sách lẻ, sách tập, Báo tạp chí, Luận văn luận án, …Bạn đọc c thể tra cứu thông tin qua các mức nhƣ: Tra cứu cơ bản, tra cứu nâng cao, hoặc tra cứu liên thƣ viện Z39.50. Trong đ mức độ tra cứu cơ bản đƣợc bạn đọc sử dụng thƣờng xuyên nhất vì n đơn giản không đòi hỏi ngƣời tìm tin phải c kiến thức về tin học cao. Ngƣời dùng tin chỉ cần nhập các tiêu chí tìm kiếm vào các trƣờng nhƣ: Tên tài liệu, tác giả, số đăng ký cá biệt, năm xuất bản,…chƣơng trình không phân biệt chữ hoa chữ thƣờng, vì vậy rất thuận tiện và dễ dàng khi tra cứu. Mức độ tra cứu nâng cao và tra cứu Z39.50 ít đƣợc sử dụng hơn. Tuy nhiên, đối với trung tâm thông tin tƣ liệu trƣờng ĐH Ngoại ngữ, vì sinh viên vẫn thƣờng hay sử dụng tủ phích mục lục để tra cứu nên họ không tra cứu tài liệu qua trang Opac mà cán bộ cung cấp.
Qua khảo sát, c 3/3 thƣ viện đã đƣa trang Opac lên internet phục vụ bạn đọc c thể tra cứu đƣợc tài liệu của thƣ viện mọi lúc, mọi nơi, tiết kiệm đƣợc thời gian và công sức cho bạn đọc rất nhiều, tạo hình ảnh chuyên nghiệp hiện đại của thƣ viện trong mắt bạn đọc. Các tin bài hoạt động, thông báo sách mới cũng thƣờng xuyên đƣợc cập nhật cho ngƣời dùng tiện theo dõi. Tuy nhiên, chức năng đặt mƣợn từ OPAC lại chƣa đƣợc thƣ viện áp dụng.
Về phía bạn đọc của các thƣ viện, qua khảo sát đa số đều mong muốn các trang Opac của các thƣ viện thƣờng xuyên cập nhật tài liệu mới và tăng tốc độ tìm kiếm tài liệu qua trang này.
Đánh giá:
Ưu điểm: Nhờ c hệ thống máy tính và các cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại,
trang Opac của các thƣ viện đã phát huy hiệu quả rõ rệt, giúp bạn đọc tra cứu đƣợc