Công cụ biên mục của Koha đáp tuân thủ hoàn toàn theo khổ mẫu biên mục MARC21, cho phép ngƣời dùng tạo, chỉnh sửa, sao chép, x a biểu ghi thƣ mục, biểu ghi tài liệu cũng nhƣ các chức năng chỉnh sửa biểu ghi theo lô. Trong đ :
- Khổ mẫu biên mục đƣợc chia thành các nh m trƣờng rõ ràng, mỗi trƣờng dữ liệu bao gồm đầy đủ thông tin về mã trƣờng, tên trƣờng, các trƣờng con và chỉ thị -Ngƣời dùng dễ dàng tạo thêm các
trƣờng lặp, hay x a các trƣờng không cần thiết.
- Tài liệu hƣớng dẫn sử dụng linh hoạt, trực tuyến theo chức năng của PM mà ngƣời dùng đang sử dụng
- Hỗ trợ liên kết trực tiếp tới Loc để tham khảo tài liệu hƣớng dẫn sử dụng MARC 21
- Hỗ trợ tạo và biên mục theo nhiều khung mẫu khác nhau cho từng loại tài liệu
- Hỗ trợ tìm kiếm trực tuyến và sao chép biểu ghi từ các cơ sở dữ liệu từ xa, một số cơ sở dữ liệu tiêu biểu nhƣ Thƣ viện Quốc hội Mỹ, Thƣ viện Quốc gia Úc, Thƣ viện Anh, thƣ viện ĐH Quốc gia HN, ĐH Quốc gia Hồ Chí Minh, TV ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn Hồ Chí Minh
- Kiểm soát x a biểu ghi: Cán bộ Tv không thể x a biểu ghi thƣ mục khi biểu ghi đ chứa 1 hoặc nhiều các biểu ghi tài liệu đính kèm
- Hỗ trợ chức năng kiểm soát tính nhất quán của biểu ghi, trong đ tiêu biểu là chức năng quản lý tính nhất quán của tác giả.
- Chức năng sao chép biểu ghi của Koha cho phép cán bộ biên mục tạo một biểu ghi mới bằng cách sao chép các thông tin mô tả của 1 biểu ghi c nhiều thông tin giống nhau, giúp tiết kiệm thời gian, công sức biên mục
- Koha hỗ trợ chức năng ảnh bìa cho phép thƣ viện tải ảnh bìa của tài liệu, giúp tài liệu trở nên trực quan hơn.
Chức năng in phiếu mục lục cho phép thƣ viên tùy chỉnh các trƣờng trong mẫu hiển thị và in phiếu tra cứu truyền thống
- Danh sách tài liệu mới. Koha cho phép in ra danh sách tài liệu mới đƣợc biên mục trong thời gian gần nhất.
- Các báo cáo trong module biên mục c thể đƣợc xuất ra word, excel để đáp ứng các yêu cầu của thƣ viện
- Koha cung cấp tính năng quản lý nhãn gáy, barcode của tài liệu. Theo đ , cán bộ TV c thể tùy chỉnh các mẫu in barcode, nhãn gáy và thực hiện các thao tác in theo lô.
Thực trạng ứng dụng phân hệ biên mục tại 3 cơ quan thông tin- thư viện :
Qua khảo sát, 3 thƣ viện đều sử dụng phân hệ biên mục để xử lý tài liệu và tạo ra các CSDL nhƣ: Sách, Báo tạp chí, Luận văn,… giúp cho ngƣời dùng tin c thể nhanh ch ng, dễ dàng tìm đƣợc các tài liệu theo yêu cầu. Tuy nhiên, số lƣợng các trƣờng đƣợc lựa chọn để biên mục, chất lƣợng dữ liệu biên mục cũng nhƣ tính
thống nhất trong dữ liệu của các Thƣ viện là không giống nhau. Điều này phụ thuộc nhiều vào các đặc trƣng nội bộ của từng thƣ viện ; ví dụ nhƣ : nhu cầu quản lý các thông tin của sách, số lƣợng và chất lƣợng của đội ngũ cán bộ làm công tác nghiệp vụ…
Bảng 2.8. Thực trạng ứng dụng phân hệ biên mục tại 3 thư viện
Chức năng biên mục Số lƣợng TV đã áp dụng Số lƣợng TV chƣa/không áp dụng Tỷ lệ áp dụng
Tạo và quản lý khung mẫu
biên mục theo loại tài liệu 03 100%
Biên mục tài liệu bằng tay 03 100%
Biên mục tài liệu qua Z39.50 03 100%
Quản lý tính nhất quán 01 02 33%
In nhãn gáy 03 100%
In barcode 03
Cụ thể trong đ , cả 3 Thƣ viện đều sử dụng chức năng tạo khung mẫu biên mục để tạo ra các khung mẫu với các trƣờng dữ liệu phù hợp với từng loại tài liệu của thƣ viện.
Về hình thức biên mục, một số hình thức biên mục đƣợc các thƣ viện thƣờng xuyên sử dụng nhƣ: Biên mục gốc (nhập mới biểu ghi vào CSDL), biên mục sao chép biểu ghi nội bộ (Sao chép các biểu ghi thƣ mục đã c trong hệ thống mà thông tin mô tả của biểu ghi đƣợc sao chép gần giống với biểu ghi cần biên mục), hoặc sao chép biên mục từ cácbiểu ghi trên cơ sở dữ liệu từ xa (qua Z39.50). Tuy nhiên, việc sao chép biên mục qua Z39.50 thƣờng chỉ hữu ích với tài liệu nƣớc ngoài, còn tài liệu tiếng Việt thì chỉ tham khảo đƣợc ở một số thƣ viện lớn nhƣ : Trung tâm TT-TV ĐHQGHN,...nên còn nhiều hạn chế. Mà nguyên nhân khách quan đ là do các Thƣ viện ở Việt Nam không cung cấp các cổng truy cập cho phép ngƣời dùng c thể truy cập cơ sở dữ liệu từ xa, hoặc các phần mềm mà các Thƣ viện sử dụng không đáp ứng các tiêu chuẩn của việc kết nối và chia sẻ dữ liệu.
Về vấn đề kiểm soát tính nhất quán: Kiểm soát tính nhất quán của biểu ghi (KSNQ- Authority control) là quá trình tạo ra và duy trì sự nhất quán của các từ ngữ đƣợc sử dụng trong biểu ghi, thể hiện một điểm truy nhập trong CSDL và cho thấy mối quan hệ giữa các tên, tác phẩm và chủ đề. Mục đích của việc kiểm soát tính nhất quán là tạo ra tính thống nhất cho các biểu ghi trong CSDL, mặt khác giúp tăng cƣờng khả năng liên kết, tham chiếu và tìm kiếm chính xác cho ngƣời dùng. Koha hỗ trợ đầy đủ các loại biểu ghi nhất quán bao gồm : biểu ghi nhất quán về tác giả cá nhân, tên tập thể, tên hội nghị, biểu ghi nhất quán về nhan đề đồng nhất, tên khu vực địa lý…
Trên thực tế ở Việt Nam n i chung vấn đề kiểm soát tính nhất quán của dữ liệu chƣa thực sự đƣợc quan tâm. Do đ , việc áp dụng chức năng quản lý tính nhất quán của PM còn hạn chế. Trong đ , một số ít các Thƣ viện đã và đang thực hiện quản lý tính nhất quán của biểu ghi, tuy nhiên cũng chỉ dừng lại ở yếu tố quản lý tính nhất quán theo tác giả cá nhân (Ví dụ: Khi thƣ viện tạo lập và quản lý tính nhất quán cho tác giả Hồ Chí Minh, thì bạn đọc dễ dàng tìm kiếm đƣợc tất cả các tài liệu do Bác viết nhƣng với tên gọi và bút danh khác nhƣ Nguyễn Tất Thành, Nguyễn Sinh Cung…một cách đầy đủ và chính xác nhất)… các vấn đề quản lý tính nhất quán theo các yếu tố khác hầu hết chƣa đƣợc sử dụng.
Trong số 3 thƣ viện đƣợc khảo sát, chỉ c 01 Thƣ viện sử dụng chức năng kiểm soát tính nhất quán của Koha ; 02 Thƣ viện còn lại chƣa sử dụng tính năng này. Theo chia sẻ của Ph Giám đốc Trung tâm Thông tin Tƣ liệu trƣờng ĐH Ngoai ngữ, ĐH Quốc gia Hà Nội “Nhận thấy tính năng này rất hữu ích cho việc kiểm soát tính đồng nhất của dữ liệu, mặt khác hỗ trợ cho bạn đọc tìm kiếm được tài liệu dễ dàng hơn, Thư viện sẽ nhờ phía nhà cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ sử dụng tính năng này trong thời gian tới”
Về vấn đề in nhãn gáy và barcode : Hiện cả 3 thƣ viện đều sử dụng chức
năng in nhãn của Koha để thực hiện in nhãn gáy và barcode của tài liệu. Đối với chức năng này, thƣ viện hoàn toàn c thể chủ động việc in từ khâu thiết lập mẫu in, hình thức hiển thị cho tới việc lựa chọn in theo lô hay in đơn lẻ nhãn.
Kết quả biên mục của 3 cơ quan TT-TV đã tạo ra đƣợc các loại hình sản phẩm và dịch vụ nhƣ sau:
Sản phẩm và dịch vụ TT-TV thể hiện khả năng tổ chức và cung cấp thông tin kịp thời, và là sức mạnh của các cơ quan TT-TV đặc biệt trong giai đoạn đã tin học hoá và áp dụng phần mềm vào công việc nhƣ hiện nay, các thƣ viện đã chuyển hƣớng từ các sản phẩm và dịch vụ truyền thống sang sản phẩm và dịch vụ thông tin điện tử, phục vụ trực tuyến giúp bạn đọc tiết kiệm thời gian, công sức và thông tin đƣợc tình hình tài liệu mới của thƣ viện một cách nhanh nhất, chính xác nhất. Các sản phẩm và dịch vụ chủ yếu của 3 thƣ viện nhƣ sau:
Về Sản phẩm thông tin-thư viện:
CSDL thƣ mục trực tuyến OPAC: Hiện cả 3/3 thƣ viện đƣợc khảo sát đều đã tiến hành đƣa các CSDL thƣ mục lên mạng để bạn đọc c thể tra cứu từ bất cứ đâu. Ngoài ra, các thƣ viện còn c các CSDL toàn văn, CSDL mua nƣớc ngoài, CSDL mua trong nƣớc.
Các sản phẩm khác nhƣ: Thƣ mục sách mới, thƣ mục chuyên đề đa số đƣợc in dƣới dạng bản giấy truyền thống phục vụ cho độc giả theo thời gian định kỳ. Đối với thƣ mục sách mới, ngoài việc in dƣới dạng bản giấy, các thƣ viện cũng liên tục cập nhập thƣ mục sách mới ngay trên giao diện OPAC của phần mềm (Koha hỗ trợ chức năng hiển thị các tài liệu mới trên OPAC).
Về Dịch vụ thông tin-thư viện
Dịch vụ mượn trả: Thông qua phân hệ lƣu thông, tích hợp thiết bị đọc mã vạch, cán bộ thƣ viện dễ dàng thực hiện các giao dịch cho bạn đọc mƣợn tài liệu họ cần, tuy nhiên bạn đọc chỉ mƣợn đƣợc tài liệu của thƣ viện mình, chƣa c dịch vụ mƣợn liên thƣ viện đƣợc áp dụng tại cả 3 thƣ viện.
Dịch vụ tra cứu trực tuyến: Hiện cả 3 thƣ viện đều đƣa trang OPAC của mình lên internet, giúp bạn đọc c thể tìm tài liệu mọi lúc, mọi nơi không giới hạn thời gian, không gian và địa điểm.
Dịch vụ truy cập internet: Qua khảo sát cả 3 thƣ viện đều c dành phòng hoặc các máy riêng cho bạn đọc tra cứu tài liệu và c các bảng chỉ dẫn cách thức tra cứu trên phần mềm hoặc tại các kho của thƣ viện.
Ngoài ra, các thƣ viện còn c một số dịch vụ khác nhƣ: Dịch vụ cung cấp bản sao, cung cấp thông tin theo chuyên đề,….
T m lại, trong giai đoạn hiện nay, việc cung cấp thông tin nhanh ch ng, đầy đủ, chính xác và linh hoạt cho ngƣời dùng tin là trách nhiệm và sức mạnh của mỗi cơ quan thông tin thƣ viện, do đ , các thƣ viện cần đầu tƣ và quan tâm phát triển hơn nữa các sản phẩm và dịch vụ thông tin của mình, đáp ứng tối ƣu các yêu cầu của ngƣời dùng.
Đánh giá:
Ưu điểm: Về cơ bản, quy trình biên mục của các thƣ viện đƣợc thực hiện
theo khổ mẫu biên mục đọc máy Marc21, với các khung mẫu biên mục đƣợc thiết lập riêng cho từng loại hình tài liệu, giúp thƣ viện dễ dàng hơn trong việc tạo lập đƣợc những CSDL đầy đủ, c chất lƣợng cao. Việc ứng dụng chức năng đổ dữ liệu theo lô và chức năng sao chép biên mục giúp tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và chi phí tài chính cho các cơ quan TT-TV.Nhãn của tài liệu đƣợc sử dụng linh hoạt, c thể tùy chỉnh phù hợp với yêu cầu về hình thức, nội dung của từng thƣ viện. Thêm vào đ , việc xây dựng một cơ sở dữ liệu thƣ viện chính xác, đầy đủ giúp ngƣời dùng dễ dàng tạo và trích xuất ra các danh mục tài liệu mới hay tài liệu theo chuyên đề. Ngoài ra, quá trình biên mục biểu ghi trên phần mềm giúp cán bộ thƣ viện ngày càng thành thạo hơn với hệ thống, tăng cƣờng trình độ tin học của mình.
Hạn chế: Trình độ của cán bộ biên mục không đồng đều, kỹ năng thao tác
trên máy chƣa thật thành thạo dẫn đến những hạn chế về số lƣợng và chất lƣợng của biểu ghi biên mục (sai lỗi chính tả, đánh máy chậm...).
Vấn đề kiểm soát tính nhất quán của biểu ghi biên mục tại một số thƣ viện chƣa đƣợc triển khai gây kh khăn cho ngƣời dùng tin khi tra tìm tài liệu.
Một số thƣ viện do nguồn nhân lực ít, trình độ công nghệ thông tin hạn chế dẫn đến việc chƣa thể chủ động thực hiện một số chức năng của phần mềm nhƣ nhập dữ liệu theo lô (cần c những kỹ năng nhất định để chuyển đổi dữ liệu), tạo và chỉnh sửa các khung mẫu biên mục cho các loại tài liệu mới của thƣ viện vẫn còn phải nhờ hỗ trợ của nhà cung cấp…
2.2.4. Ứng dụng phân hệ bạn đọc
Phân hệ bạn đọc của phần mềm quản trị thƣ viện tích hợp Koha cung cấp cho thƣ viện các tính năng để quản lý tài khoản bạn đọc. Bao gồm [13]:
Quản lý bạn đọc thƣ viện theo nh m (kiểu bạn đọc).
Phân quyền chính sách lƣu thông theo từng kiểu bạn đọc
Cho phép cán bộ thƣ viện kiểm soát bạn đọc theo độ tuổi nhất định, tính năng hỗ trợ cho tính năng lƣu thông tài liệu theo độ tuổi phù hợp của thƣ viện
In thẻ bạn đọc phục vụ cho các giao dịch lƣu thông với thƣ viện
Cơ chế phân quyền cho cán bộ thƣ viện linh hoạt theo từng phân hệ trong Koha
Hình 2.11. Giao diện chức năng quản lý các kiểu (nhóm) bạn đọc trong Koha
Chức năng quản lý kiểu bạn đọc trong Koha giúp thƣ viện dễ dàng phân loại và quản lý các nh m ngƣời dùng, từ đ c các yêu cầu và chính sách riêng cho từng nh m. Trong đ , mỗi kiểu bạn đọc đƣợc xác định theo mã bạn đọc, tên kiểu bạn đọc, đơn vị quản lý, thời hạn tài khoản, phí tạo tài khoản, phí mƣợn tài liệu, c gửi thông báo quá hạn ? c hiển thị các tài liệu bị mất không ?...
Hình 2.12. Giao diện chức năng quản lý bạn đọc trong Koha
Chức năng quản lý bạn đọc của PM Koha cho phép thƣ viện quản lý toàn bộ các thông tin liên quan đến tài khoản bạn đọc, từ các thông tin cá nhân nhƣ họ tên, ngày tháng năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, thƣ điện tử…cho tới các thông tin liên quan đến giao dịch lƣu thông của bạn đọc nhƣ tên tài khoản, thời gian hết hạn, thƣ viện quản lý, các thông tin về ghi mƣợn, ghi trả, đặt mƣợn, tiền phạt…
- Dựa trên các thông tin quản lý của bạn đọc, thƣ viện c thể dễ dàng tùy biến và tạo thẻ bạn đọc theo yêu cầu.
Hình 2.13. Giao diện chức năng nhập bạn đọc theo lô
Koha hỗ trợ chức năng nhập bạn đọc theo lô, giúp thƣ viện c thể nhập cùng lúc nhiều bạn đọc vào hệ thống, giúp tiếp kiệm thời gian và công sức cho thƣ viên.
Theo kết quả thống kê, hiện cả 3 thƣ viện đều thực hiện tự động khâu này. Các thông tin bạn đọc đƣợc quản lý chính xác, không trùng lặp và sẽ đƣợc hiển thị trên màn hình mƣợn trả khi thƣ viện thực hiện mƣợn trả tài liệu trên phần mềm Koha, giúp cán bộ thƣ viện phát hiện các trƣờng hợp mƣợn thẻ và các vấn đề khác của bạn đọc (thẻ hết hạn, bạn đọc bị phạt, bạn đọc chƣa trả hết tài liệu,...) một cách nhanh ch ng và chính xác.
Bảng 2.9. Tình hình ứng dụng phân hệ bạn đọc tại 3 cơ quan thông tin-thư viện
Chức năng quản lý bạn đọc Số lƣợng Thƣ viện đã áp dụng Số lƣợng Thƣ viện chƣa áp dụng Tỷ lệ Quản lý và làm thẻ bạn đọc 3 0 100% Thiết lập chính sách lƣu thông cho
từng kiểu bạn đọc
3 0 100%
Đánh giá:
Ưu điểm: Việc ứng dụng phân hệ bạn đọc của phần mềm Koha trong công
từng nh m khác nhau, từ đ xây dựng đƣợc các chính sách sử dụng thƣ viện cụ thể, chi tiết cho từng nh m. Việc mã h a số thẻ bạn đọc theo mã vạch cùng với sử dụng đầu đọc mã vạch giúp thƣ viện nhanh ch ng tìm và hiển thị các thông tin liên quan đến bạn đọc ngay trên giao diện. Khi sử dụng chức năng quản lý bạn đọc trên PM Koha, các thủ tục, thao tác trong quá trình lƣu thông nhƣ: ghi mƣợn, ghi trả, xác định tình trạng tài liệu trƣớc khi cho mƣợn, theo dõi quá trình mƣợn tài liệu đƣợc tự động hoá và chính xác. Ngoài ra Koha còn hỗ trợ quản lý những công việc khác c liên quan đến quá trình lƣu thông nhƣ: theo dõi tài liệu quá hạn, gia hạn tài liệu,