Tên chủ đề
Giai cấp XH; lịch sử thế giới, luật tư pháp Luật quân sự, thương mại
Kinh tế
Xác xuất thống kê; Thuế; Kinh tế quốc tế Ngân hàng; Tiền; Kiểm toán; Kinh tế vĩ mô Quản lý
Điện Vật lý
Thi công đường bộ
Cầu; Công nghệ thủy lực; Kỹ thuật thủy lợi Cơ học Toán; Động học; Vận tải sắt; Vẽ kỹ thuật Năng lượng Kỹ thuật máy Tài chính Điện tử Marketing Luật học Từ điển Đảng phái chính trị; Luật hình sự
2.2.3.2 Danh mục tài liệu
Hiện nay, Thư viện Trường ĐHCN GTVT sử dụng danh mục vào việc thông báo các tài liệu điện tử của các khoa-ngành trong trường, ngoài ra còn có các tài liệu khác ngoài lĩnh vực đào tạo của trường dùng để bạn đọc tham khảo.
Theo thống kê, số lượng tài liệu điện tử trên Danh mục như sau:
Danh mục tài liệu điện tử khoa Công nghệ thông tin 106 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử khoa Xây dựng công trình 308 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử khoa Kinh tế quản trị 327 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử khoa Xây dựng công trình 308 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử khoa Cơ khí 249 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử khoa Điện-Điện tử 187 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử sách Ngoại ngữ 95 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử Khóa luận, Luận văn, Luận án 214 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử sách Khoa học xã hội 164 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử sách Khoa học tự nhiên 123 tài liệu Danh mục tài liệu điện tử sách Y dược học 25 tài liệu
Xe cộ trên mặt đất
Định mức; Thi công Xây dựng Đường sắt
Hoạt động xây dựng
Sách nghề (công nghệ sản xuất kim loại) Kết cấu xây dựng
Tin học
Hóa học; Nhiệt kỹ thuật Cơ học công trình Kế toán
Danh mục tài liệu điện tử được dán trên bảng thông báo, đặt tại phòng đọc, thuộc tầng 3 thư viện. Phía dưới danh mục có 2 máy tính điện tử phục vụ việc tra cứu tài liệu điện tử. Tại bàn tra cứu có dán sẵn hướng dẫn NDT tra cứu.
Tuy nhiên hiện nay NDT ít tra cứu trên danh mục tài liệu điện tử hơn trước, họ chuyển sang tra cứu trực tiếp ngay trên Website của thư viện:http://server:8080/libstại phòng Mutimedia, vì trên Website có đầy đủ tài liệu hơn, giao diện hiện đại, tốc độ mạng nhanh chóng, khả năng download tài liệu tốc độ cao và tài liệu thường xuyên được cập nhật, trong khi đó máy tính tra cứu danh mục tài liệu điện tử tại phòng đọc chỉ có 2 máy tính và tốc độ tra cứu chậm hơn máy tính tại phòng Mutimedia.
2.2.3.3 Cơ sở d liệu
Trong quá trình triển khai, ứng dụng phần mềm thư viện Libol 6.0, thư viện ĐHCN GTVT đã xây dựng được CSDL thư mục với hơn 1.800 biểu ghi sách tham khảo tại kho đọc và 103 biểu ghi sách giáo trình tại kho mượn.
Thời gian vừa qua, được nhà trường tài trợ kinh phí, tháng 11/2011 vừa qua thư viện ĐHCN GTVT đã mua bổ sung tài liệu mới để đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của NDT. Thư viện tập trung bổ sung và đã biên mục tài liệu thuộc các môn loại: Công nghệ (845 biểu ghi), Khoa học xã hội (453 biểu ghi), Khoa học tự nhiên và Toán (281 biểu ghi), Tin học (142 biểu ghi). Đây đều là những lĩnh vực mà số lượng tài liệu được NDT sử dụng nhiều nhất trong TV. Thư viện đã kịp thời bổ sung vào CSDL thư mục TV để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của NDT.
Tài liệu bổ sung về được cán bộ biên mục bằng mục lục đọc máy MARC 21 trên phần mềm Libol 6.0.
Việc lưu trữ thông tin trên CSDL có nhiều ưu điểm hơn so với lưu trữ trên mục lục phân loại, ưu điểm lớn nhất là tiết kiệm thời gian tìm kiếm tài liệu, NDT được tìm kiếm thông tin theo phương thức tìm tin hiện đại, mang lại kết quả nhanh chóng và chính xác.
2.2.4 Tổ chức kho và bảo quản tài liệu
2.2.4.1 Tổ chức kho tài liệu
a. Bố trí kho tài liệu
Toà nhà của thư viện ĐHCN GTVT (cơ sở Hà Nội) với tổng diện tích hơn 2500 m2 bao gồm kho chứa sách, phòng làm việc của cán bộ Thư viện, phòng đọc, phòng mượn sách, phòng đọc điện tử (Multimedia), phòng làm việc và học nhóm của cán bộ, giáo viên và học sinh, sinh viên.
Các kho tài liệu tại thư viện ĐHCN GTVT được thiết kế theo đúng chuẩn của thư viện hiện đại, được bố trí hợp lý với các chức năng riêng biệt, có hệ thống điện, mạng internet và wifi, hệ thống điều hoà, hệ thống phòng cháy chữa cháy được thiết kế phù hợp với toàn bộ kho sách thư viện.
Hiện tại, các kho tài liệu được bố trí như sau:
- 01 kho tài liệu là Giáo trình và Báo-tạp chí tại phòng đọc, tầng 2 thư viện. - 01 kho tài liệu là sách Tham khảo tại phòng mượn, tầng 3 thư viện.
- 01 kho tài liệu là Luận án, Đồ án, Khóa luận tốt nghiệp, Báo cáo khoa học, Đề tài nghiên cứu, … tại phòng nghiệp vụ, tầng 3 thư viện.
- 01 kho tài liệu tại kho lưu gồm các tài liệu tiếng Trung, tiếng Nga, … tại tầng 4 thư viện.
Nhận thức được vai trò quan trọng của việc tổ chức, sắp xếp tài liệu, cán bộ thư viện đã cố gắng bố trí các kho tài liệu một cách khoa học, phù hợp với diện tích thư viện và nhu cầu tìm kiếm của bạn đọc.
b. Sắp xếp tài liệu
Tài liệu thư viện được sắp xếp theo bảng phân loại DDC. Bảng phân loại DDC chia tài liệu thành 10 lĩnh vực chính, ký hiệu từ lớp 000 đến 999, trong mổi môn loại tài liệu lại tiếp tục được chia thành các nhóm nhỏ chi tiết hơn.
Tài liệu được sắp xếp trên giá bởi ký hiệu xếp giá hay nhãn tài liệu, ký hiệu xếp giá được cán bộ TV sử dụng để chỉ vị trí của tài liệu trên giá sách.
Các tài liệu khác nhau về ngôn ngữ, vị trí xếp giá và môn loại tri thức thì khác nhau về ký hiệu xếp giá.
Các ký hiệu xếp giá gồm có: ký hiệu kho; chỉ số phân loại tài liệu; ký hiệu tên tác giả hoặc ký hiệu tên tài liệu.
VD: VIE Ký hiệu kho
624.1 Chỉ số phân loại tài liệu HUN Ký hiệu tên tác giả
Sự khác nhau về ký hiệu xếp giá ở các kho giúp cán bộ và NDT dễ dàng trong việc tìm tài liệu cùng một ngôn ngữ, cùng một môn loại, đồng thời tạo điều kiện sắp xếp tài liệu nhanh chóng, tiện lợi cho.
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu tại TV ĐHCN GTVT:
- Tài liệu được sắp xếp theo nguyên tắc thập phân theo trật tự tăng dần, bắt đầu từ số nhỏ tới số lớn hơn.
- Nếu các tài liệu giốngnhau về chỉ số phân loại thì được sắp xếp theo vần của 3 chữ cái trong ký hiệu xếp giá.
- Thanh đánh dấu tài liệu được bố trí tại các giá sách trong kho, dùng để đánh dấu vị trí cuốn tài liệu đã được rút ra khỏi giá và giúp việc sắp xếp lại cuốn tài liệu đó khi NDT không còn nhu cầu sử dụng. Việc này giúp ích rất nhiều cho cán bộ thư viện tiết kiệm thời gian và công sức trong công đoạn sắp xếp lại tài liệu trên các giá sách.
2.2.4.2 Bảo quản tài liệu
Ngay từ khi thành lập và nâng cấp thư viện, lãnh đạo và cán bộ thư viện Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải đã rất quan tâm trong vấn đề bảo quản tài nhiều, nhằm giữ gìn và bảo quản tài liệu lâu dài, mang lại hiệu quả phục vụ NDT một cách tốt nhất. Để làm tốt công tác bảo quản tài liệu, cán bộ thư viện ĐHCN GTVT đã chú trọng các lĩnh vực sau:
- Kho bảo quản.
- Trang thiết bị bảo quản. - Tổ chức tài liệu trong kho.
- Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản. - Tu bổ, phục chế tài liệu.
a. Xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu
Việc lập kế hoạch bảo quản là phải xác định các yêu cầu chung và cụ thể đối với việc quản lý các tư liệu thu thập được, xác định được quy trình hoạt động cho phép TV lập được những chương trình bảo quản cho cả hiện tại và tương lai.
Trong công tác xây dựng kế hoạch bảo quản, các cán bộ tại Thư viện Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải đã căn cứ vào nhu cầu bảo quản của TV và các yêu cầu về kỹ thuật bảo quản. Nhằm làm tốt công tác này, cán bộ phụ trách công tác lập kế hoạch đã có những khảo sát cụ thể trước khi tiến hành lập kế hoạch bảo quản tài liệu TV, các khảo sát bao gồm:
- Khảo sát nhu cầu bảo quản tài liệu: cán bộ TV lấy ý kiến NDT và cán bộ phục vụ về tài liệu TV. Nếu tài liệu quan trọng, được NDT sử dụng nhiều lần và hữu ích thì tài liệu đó cần được bảo quản để mang lại lợi ích cho NDT trong việc tra cứu thông tin.
- Khảo sát điều kiện bảo quản: các điều kiện để tiến hành bảo quản ảnh hưởng lớn tới công tác bảo quản tài liệu, bao gồm: điều kiện về ngân sách; về chất lượng tài liệu; về số lượng cán bộ tham gia bảo quản tài liệu; về diện tích các kho; …
- Khảo sát môi trường bảo quản: cán bộ tiến hành nghiên cứu về độ ẩm của môi trường, nhiệt độ, ánh sáng, … để làm căn cứ nghiên cứu môi trường xung quanh tài liệu cần bảo quản.
- Khảo sát hệ thống bảo vệ: cán bộ TV xem xét về hệ thống phòng cháy chữa cháy, chống lũ lụt, còi báo động, hệ thống camera, cổng từ tại các kho tài liệu, các phòng chức năng của TV.
- Khảo sát ý thức của lãnh đạo, nhân viên: khảo sát về tinh thần, trách nhiệm của lãnh đạo và nhân viên TV trong việc giữ gìn, bảo quản tài liệu của chính TV mình, từ đó lấy căn cứ để tiến hành thực hiện kế hoạch bảo quản tài liệu.
b. Xây dựng các quy định cụ thể trong bảo quản tài liệu
Bên cạnh việc lập kế hoạch cho công tác bảo quản tài liệu, cán bộ TV đã cụ thể hóa các hoạt động bảo quản tài liệu bằng các quy định cụ thể. Dựa trên tình hình hoạt động thực tế của thư viện mà lãnh đạo thư viện đã có những quy định phù hợp với công tác bảo quản tài liệu và giải quyết những trường hợp, những sự cố bất ngờ.
- Quy định bảo quản tài liệu đối với cán bộ thư viện, bạn đọc: lãnh đạo TV quy định cán bộ TV và bạn đọc phải có trách nhiệm trong việc sử dụng tài liệu, giữ gìn tài liệu cẩn thận, không được làm hư hỏng tài liệu TV; trường hợp vi phạm sẽ bị xử phạt theo quy định.
- Hệ thống phòng chống cháy, phòng chống lụt: tất cả kho tài liệu trong TV đều được trang bị các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy, lũ lụt. Các dụng cụ và biện pháp thông thường như cát; bao tải; bình chữa cháy CO2; hệ thống chữa cháy bằng nước, … vẫn được TV sử dụng nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu.
- Khu vực ưu tiên cứu chữa khi có sự cố: khu vực ưu tiên khi xảy ra sự cố là các kho tài liệu, phòng Multimedia nơi có toàn bộ hệ thống máy tính của TV. c. Đảm bảo tiêu chuẩn trong xây dựng và sắp xếp kho tài liệu
Trụ sở thư viện là cơ sở đảm bảo vững chắc cho việc giữ gìn tài liệu được bền lâu, kéo dài tuổi thọ tài liệu. Bất kỳ TV nào cũng đòi hỏi một trụ sở TV ổn định, đủ để có thể thực hiện chức năng lưu trữ, bảo quản tài liệu. Nhận định được vài trò quan trọng của trụ sở TV, lãnh đạo Nhà trường và lãnh đạo TV đã thiết kế, xây dựng thư viện đảm bảo các tiêu chuẩn ký thuật và yêu cầu của công tác bảo quản tài liệu:
TV Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải đã đảm bảo được các yêu cầu về kho tài liệu như:
- Kho tài liệu được bố trí ở nơi khô ráo, môi trường trong lành, địa chất công trình ổn định, thuận lợi cho giao thông, bảo vệ, phòng cháy-phòng lũ lụt. Diện
tích các kho tài liệu rộng không quá 200m2, mổi tầng kho cao khoảng 2m80cm.
- Lối đi trong kho: lối đi chính rộng từ 1m20-1m50; lối đi xung quanh kho rộng từ 800cm-1m20; lối đi giữa các hàng giá rộng từ 700cm-800cm. Lối đi trong kho đã đảm bảo thuận lợi cho công tác phục vụ và bảo quản tài liệu, ngoài ra còn đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận kho khi có sự cố.
- Tường kho: chịu được nhiệt độ cao và chịu được lửa theo quy định của Nhà nước, không bị sập đổ sau 4 giờ có hỏa hoạn. Tường đảm bảo cách nhiệt, chống thấm nước, chống ẩm.
- Cửa kho: cửa kho chắc chắn, có khóa tốt, cửa kho được mở theo hướng từ trong ra ngoài, chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp vào tài liệu, chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho.
- Hệ thống điện trong kho: TV lắp đặt 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện trong và hệ thống điện ngoài kho, có cầu dao chung cho từng kho và cho cả TV. Đèn chiếu sáng có công tắc riêng. Dây dẫn điện làm bằng cáp chì và đi ngầm trong tường kho.
- Chế độ nhiệt độ; ánh sáng; thông gió: cán bộ TV luôn duy trì mức nhiệt độ- độ ẩm cân bằng trong 24h; hạn chế tối đa ánh sáng chiếu vào tài liệu. Các cửa sổ đều có rèm che màu đậm. Kho luôn có quạt điện, điều hòa, quạt thông gió. d. Tổ chức tài liệu trong kho
- Tài liệu trước khi nhập kho đều được cán bộ TV khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
- Mỗi kho lưu trữ đều có hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho và sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu trong kho.
- Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, cán bộ TV đều kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.
- Hàng năm, TV đều tiến hành kiểm tra lại số lượng và chất lượng của tài liệu trong kho. Kết quả của kiểm tra đều được ghi thành văn bản, trong đó ghi rõ số lượng tài liệu đã có theo thống kê, số lượng tài liệu mới nhập thêm trong năm, số lượng tài liệu bị hư hỏng, số lượng tài liệu còn thiếu. Khi phát hiện thấy tài liệu bị hư hỏng, cán bộ TV thống kê thành văn bản để kịp thời đưa đi tu bổ, phục chế hoặc làm bản sao tài liệu.
Bên cạnh các công tác trên, cán bộ làm công tác bảo quản tài liệu tại Thư viện Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải còn quan tâm đến vấn đề giáo dục cán bộ TV và NDT về ý thức xây dựng và bảo quản vốn tài liệu, coi tài liệu như tài sản quốc gia. Giáo dục tinh thần trách nhiệm của cán bộ TV trong việc bảo quản tài liệu của cơ quan mình. Thông qua các quy định về giữ gìn, bảo quản tài liệu do Nhà nước quy định, TV đã có những biện pháp xử lý những cá nhân gây thiệt hại cho tài liệu TV. Bên cạnh đó, cán bộ giáo dục NDT về trách nhiệm đối với tài liệu, ý thức giữ gìn tài liệu trong quá trình sử dụng thông qua các buổi tập huấn đầu năm cho NDT và trong quá trình NDT sử dụng tài liệu thư viện.
Nhìn chung, công tác bảo quản tài liệu của Thư viện Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải tương đối tốt, đáp ứng được yêu cầu chung của tiêu chuẩn bảo quản tài liệu đối với các thư viện hiện nay, hỗ trợ công tác phục vụ người dùng tin đạt kết quả tốt nhất, góp phần hoàn thiện và nâng cao chất lượng hoạt động thư viện.