Như vậy, NDT của TV Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải có cường độ khai thác tìm kiếm thông tin tại TV khá cao. Điều này cho thấy sự thu hút của nguồn lực thông tin tại TV đối với NDT là tốt, qua đó thấy được nhu cầu tin của NDT là khá cao, điều này có tác động thúc đẩy TV ngày càng hoàn thiện tổ chức hoạt động để đáp ứng tốt nhu cầu ngày càng gia tăng của người dùng tin.
Từ những đặc điểm nêu trên, chúng ta nhận thấy nhu cầu tin của người dùng tin tại TV Trường ĐHCN GTVT rất phong phú và đa dạng. Nhu cầu tin của họ tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực chuyên môn theo xu hướng đào tạo của trường và theo ngành học thuộc lĩnh vực Giao thông vận tải và các ngành kinh tế quốc dân khác. Ngoài ra, người dùng tin còn có xu hướng quan tâm đến tài liệu thuộc các lĩnh vực học khoa học cơ bản như: Triết học, Ngoại ngữ, sách cẩm nang, kiến thức khoa học, ...
Điều này đòi hỏi Thư viện Trường phải nắm vững nhu cầu tin của từng nhóm NDT, từ đó đưa ra những giải pháp và các hình thức cung cấp thông tin nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu tin của họ, dần dần hướng tới việc phát triển các CSDL và tài liệu đa phương tiện nhằm góp phần nâng cao chất lượng phục vụ NDT và làm phong phú tài liệu thư viện.
1.7 Tầm quan trọng của tổ chức và hoạt động đối với sự nghiệp phát triển Thƣ viện Trƣờng Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải triển Thƣ viện Trƣờng Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
Xu hướng phát triển kinh tế - xã hội hiện nay của nhiều quốc gia đang hướng tới là việc tìm kiếm chính xác và kịp thời thông tin trong các lĩnh vực kinh tế-xã hội nhằm phục vụ cho nhu cầu hoạt động trong các lĩnh vực hiện nay. Đối với một cơ quan thông tin-thư viện với đặc thù phục vụ cho ngành Giao thông vận tải và các ngành kinh tế quốc dân thì nhiệm vụ này vô cùng quan trọng đối với xu hướng phát triển trong tương lai của thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải.
Nhằm góp phần vào công cuộc đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động của Thư viện, công tác tổ chức và hoạt động TT-TV đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự nghiệp phát triển thư viện Trường ĐHCN GTVT.
“Cơ quan thông tin – thư viện là một thiết chế của văn hoá giáo dục và thông tin khoa học, đảm bảo tổ chức sử dụng, sưu tầm, bảo quản vốn tài liệu một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả nhất. Vì vậy việc tổ chức cơ quan TT-TV chính nhằm thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp cho thư viện đó tồn tại và phát triển” [12, tr.27]
- Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải được thành lập vào năm 2011. Là một cơ quan TT-TV mới hình thành, vì vậy công tác tổ chức và hoạt động của thư viện là yếu tố quan trọng để đánh giá và định ra phương hướng hoạt động cho thư viện ở giai đoạn hiện tại và trong tương lai. Nếu công tác tổ chức và hoạt động của TV hoàn thành tốt thì sẽ là nền tảng vững chắc cho TV phát triển mạnh mẽ và đạt được những kết quả tốt đẹp trong tương lai.
- Tổ chức và hoạt động của thư viện giúp hình thành trong sinh viên trường niềm đam mê đọc sách, nghiên cứu tài liệu, nghiên cứu khoa học, ... thông qua các loại hình sản phẩm và dịch vụ của thư viện.
- Tổ chức tốt về cơ cấu phòng ban, cơ sở vật chất, trang thiết bị đầy đủ giúp thư viện ĐHCN GTVT hoạt động chuyên nghiệp hơn và phát huy được những
ưu thế về hạ tầng cơ sở. Công tác tổ chức giúp đổi mới bộ mặt, phần cứng của thư viện, hiện đại hoá cơ sở vật chất, trang thiết bị, các phòng ban, ...
- Công tác tổ chức giúp Giám đốc và cán bộ thư viện quản lý tốt mô hình thư viện, nâng cao chất lượng quản lý, có cơ chế lựa chọn cán bộ phù hợp năng lực và công việc chuyên môn để sắp xếp vào các vị trí phù hợp, từng bước chuyên môn hoá đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện.
- Các khâu trong hoạt động thư viện giúp tài liệu, thông tin đến với NDT đạt hiệu quả cao nhất. Từ đó, thu hút đông đảo người dùng tin đến TV tra tìm nghiên cứu tài liệu. Quá trình trao đổi thông tin giữa TV và NDT giúp thư viện trường dần khắc phục những hạn chế còn tồn tại và ngày càng nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc.
Căn cứ vào chức năng và nhiệm vụ được giao của cơ quan theo “Quy chế Tổ chức và hoạt động của Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải”, là một đơn vị đặc thù phục vụ cho việc đào tạo các lĩnh vực
thuộc ngành Giao thông vận tải và các ngành kinh tế quốc dân khác, thư viện Trường ĐHCN GTVT có vai trò quan trọng trong việc định hướng hoạt động giáo dục, học tập, nghiên cứu khoa học, giải trí cho người dùng tin trong và ngoài trường, tiến hành tổ chức và hoạt động một cách có hiệu quả để tận dụng tối đa các nguồn lực thông tin hiện có, góp phần hỗ trợ Thư viện hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ của mình.
Chƣơng 2 – THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ GIAO THÔNG VẬN TẢI 2.1 Thực trạng công tác tổ chức của Thƣ viện Trƣờng Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải
2.1.1 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu thư viện: là tập hợp các bộ phận của nó, thiết lập s phụ thuộc và mối quan hệ lẫn nhau gi a chúng, phân chia các chức năng và thẩm quyền gi a chúng. [19, tr.493]
Hiện nay, các cơ quan TV thường tổ chức thư viện theo dấu hiệu, loại hình, chuyên ngành, chức năng, ngôn ngữ. Thư viện thường được tổ chức theo cơ cấu chức năng kết hợp với cơ cấu chuyên ngành, với cơ cấu ngôn ngữ, với cơ cấu loại hình tài liệu. Cơ cấu thư viện phụ thuộc vào tầm cỡ của nó, thư viện càng lớn thì số phòng-ban của thư viện càng nhiều; thư viện nhỏ thì các phòng càng ít, thậm chí chỉ có 1 đến 2 phòng chức năng, điều này có những ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hoạt động của thư viện.
Ngay từ khi được thành lập, Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải đã chú trọng xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức TV một cách tốt nhất để phát huy khả năng của từng nhân tố trong cơ cấu. Trải qua quá trình hoàn thiện và phát triển, hiện nay cơ cấu tổ chức của TV Trường ĐHCN GTVT gồm các phòng chức năng sau: 1. Phòng Giám đốc TV 2. Phòng Nghiệp vụ 3. Phòng Đọc 4. Phòng Mượn 5. Phòng Server 6. Phòng Multimedia 7. Phòng học nhóm
Cơ cấu tổ chức tại TV Trường ĐHCN GTVT được hệ thống qua hình 2.1 :
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức TV Trường ĐHCN GTVT (cơ sở Hà Nội)
Phòng Giám đốc: có vị trí tại tầng 1 thư viện. Phòng giám đốc gồm 1 Giám đốc Thư viện, Phòng có nhiệm vụ quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của Thư viện, là phòng chức năng có vị trí cao nhất và quan trọng nhất trong tất cả các phòng của Thư viện.
Giám đốc thư viện là người đứng đầu và lãnh đạo thư viện, chịu trách nhiệm trước cấp trên về quản lý hoạt động thư viện trong phạm vi được phân công và chịu trách nhiệm về việc thực hiện công việc của cán bộ thư viện thuộc thẩm quyền quản lý của mình. Giám đốc có nhiệm vụ chỉ đạo các đơn vị, các phòng ban được phân công thực hiện các quy định của giám đốc, các chủ trương chính sách, theo quy định của nhà nước và pháp luật.
Phòng Nghiệp vụ: là phòng-ban phụ trách công việc xử lý tài liệu. Đây là nơi tiếp nhận, thực hiện hoạt động xử lý hình thức và xử lý nội dungtài liệu. Phòng Đọc: Phòng đảm nhận vai trò phục vụ NDTtra cứu và đọc tài liệu tại chỗ.
Phòng Mượn: Phòng có vai trò phục vụ NDT trong việc mượn tài liệu về nhà. Phòng mượn là phòng có số lượng tài liệu tập trung nhiều nhất trong thư viện.
Phòng Mutimedia và phòng Server : Phòng có vai trò quản lý hệ thống mạng internet, quản lý website của thư viện. Ngoài ra, phòng đảm nhiệm chức năng phục vụ NDT khai thác Internet và thông tin điện tử thông qua các máy tính nối mạng.
Các phòng học nhóm: thư viện hiện có 4 phòng học nhóm trực thuộc phòng mượn, vì vậy các phòng học nhóm do các cán bộ phòng mượn phụ trách và quản lý. Phòng học nhóm giúp NDT có không gian riêng để học tập theo nhóm, nâng cao chất lượng học tập và nghiên cứu khoa học.
Ngoài ra, TV đang trong quá trình xây dựng Xưởng in. Xưởng in là khu vực đang trong quá trình hoàn thiện vào đi vào hoạt động. Xưởng in được TV sử dụng là nơi in tài liệu nội sinh của trường như: bản vẽ kỹ thuật của sinh viên; Luận văn; Đồ án: Luận án, … Ngoài ra, xưởng in giúp nhà trường và thư viện khắc phục tình trạng thiếu giáo trình và tài liệu tham khảo, tạo ra nguồn thu hợp lý cho TV, hỗ trợ TV phục vụ tốt công tác bạn đọc.
Cơ cấu tổ chức các phòng chức năng tại Thư viện Trường Đại học Công nghệ Giao thông Vận tải phân chia theo các tầng như sau:
- Tầng 1: Bao gồm Căng tin của trường và Xưởng in của TV.
- Tầng 2: Gồm Phòng Giám đốc TV; phòng Đọc; Kho sách Giáo trình, sách tham khảo và báo-tạp chí.
- Tầng 3: Bao gồm Phòng Nghiệp vụ; phòng Server; phòng Multimedia; phòng Mượn; phòng học nhóm và các Kho sách.
- Tầng 4: Gồm hội trường; phòng truyền thống nhà trường; kho sách lưu và phòng Multimedia.
2.1.2 Đội ngũ cán bộ
Ngay từ khi thành lập và đi vào hoạt động, TV ĐHCN GTVT đã chú trọng đến việc phát triển cán bộ làm công tác thư viện. Thời gian đầu khi mới hình thành , TV chỉ có 1 cán bộ (năm 1996). Cho đến nay, sau gần 20 năm hoạt động và phát triển, TV hiện có 11 cán bộ đang công tác tại các phòng- ban, số lượng cán bộ được phân bố tại các như sau:
- Phòng Giám đốc TV: 1 cán bộ
- Phòng Mượn và Phòng học nhóm: 3 cán bộ - Phòng Nghiệp vụ: 2 cán bộ
- Phòng Server và phòng Multimedia: 3 cán bộ. - Phòng Đọc: 2 cán bộ.