3.3.1. Nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực thƣ viện
Cán bộ thư viện có vai trò quan trọng trong hoạt động TT – TV. Do vậy để các hoạt động của thư viện đạt hiệu quả tốt thì người cán bộ trong thư viện trường ĐHSPNTTW phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Có trình độ chuyên môn về TT – TV, có kiến thức CNTT và thông thạo ít nhất một ngoại ngữ.
- Có kiến thức và khả năng xử lý thông tin thuộc các lĩnh vực đào tạo của Nhà trường, luôn nằm bắt kịp thời những tri thức mới.
- Năng lực tiếp cận và lựa chọn thông tin, tài liệu cần thiết trong biển thông tin tri thức ngày càng phong phú và đa dạng để phát triển NLTT.
- Có kỹ năng sàng lọc, phân tích và bao gói thông tin để đáp ứng các yêu cầu đa dạng của NDT.
- Có kiến thức chủ đề chuyên sâu và các mối quan hệ công chúng để làm tốt dịch vụ tìm tin trực tuyến trên các hệ thống mạng.
- Có khả năng phân tích, đánh giá NCT khác nhau của NDT.
- Kỹ năng giao tiếp với NDT, đảm bảo nâng cao hiệu quả phổ biến thông tin. - Biết sử dụng và khai thác các phần mềm chuyên dụng phục vụ cho công tác chuyên môn nghiệp vụ và phục vụ NDT.
- Sử dụng thành thạo máy tính và các thiết bị chuyên dụng trong việc xử lý nghiệp vụ, phục vụ tra cứu và khai thác thông tin.
- Đối với cán bộ lãnh đạo, cần phải bồi dưỡng và nâng cao năng lực quản lý. Để thực hiện được các yêu cầu trên, Thư viện phải thường xuyên có kế hoạch bồi dưỡng và nâng cao trình độ cho cán bộ, cụ thể:
- Tạo điều kiện hơn nữa để cán bộ thư viện tham gia đầy đầy đủ các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn, các cuộc hội thảo về chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng CNTT trong hoạt động TT-TV do các cơ quan đầu ngành, các trung tâm thông tin tổ chức.
- Khuyến khích, tạo điều kiện thuận lợi để cán bộ thư viện đi học nâng cao trình độ chuyên môn (thạc sĩ, tiến sĩ), tham gia các khóa đào tạo tin học, ngoại ngữ nhằm tạo ra nguồn nhân lực chất lượng cao tạo ưu thế cạnh tranh thông tin hiệu quả nhất với các thư viện trong nước và khu vực.
- Bổ sung thêm cán bộ có chuyên môn vững vàng đảm nhận độc lập các công tác bổ sung và biên mục.
- Tham dự các lớp nâng cao năng lực quản lý và điều hành thư viện hiện đại trong và ngoài nước.
- Tổ chức cho cán bộ đi tham quan, khảo sát, học hỏi kinh nghiệm của các thư viện ĐH hiện đại trong và ngoài nước.
- Bản thân mỗi cán bộ thư viện cần phải chủ động thường xuyên tự đào tạo, học hỏi để nâng cao trình độ, năng lực làm việc.
- Vấn đề đào tạo cán bộ phải được hoạch định trong kế hoạch chiến lược phát triển của thư viện. Trong thời gian tới, Thư viện phải có kế hoạch đào tạo cán bộ thư viện
sử dụng thành thạo mạng, CSDL, ngân hàng dữ liệu, chuyển giao, kết nối, tìm kiếm thông tin và vận hành những công nghệ hiện đại song song với kế hoạch phát triển của Thư viện.
3.3.2. Tăng cƣờng cơ sở vật chất, phát triển cơ sở hạ tầng thông tin
Cơ sở vật chất, trang thiết bị là một trong bốn yếu tố cấu thành nên cơ quan TT – TV. Cơ sở vật chất, trang thiết thiếu đồng bộ sẽ ảnh hưởng đến mức độ sử dụng và hiệu quả quản lý, khai thác NLTT. Để công tác quản lý, khai thác và sử dụng NLTT đạt hiệu quả cao, Thư viện phải được trang bị diện tích kho tàng đủ rộng, giá kệ tài liệu, bàn ghế, hệ thống chiếu sáng, nhiệt độ đạt tiêu chuẩn và các thiết bị, máy móc hiện đại khác,...
* Về cơ sở vật chất, trang thiết bị
- Cấp mới máy photocopy và thường xuyên bảo dưỡng máy in để phục vụ tốt hơn cho các khâu nghiệp vụ và sao in tài liệu tại Thư viện.
- Tiến hành lắp đặt thêm điều hòa trong các kho sách, trang bị các máy hút bụi, hút ẩm, quạt thông gió đảm bảo điều kiện bảo quản tài liệu.
- Lắp đặt thêm camera để quản lý tài liệu và NDT ra vào Thư viện.
Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa thư viện trong thời gian tới, Thư viện cần xây dựng kế hoạch phát triển theo từng giai đoạn. Trình Ban lãnh đạo Nhà trường đề nghị được xây một khu dành cho thư viện riêng biệt, với hệ thống các kho, phòng đa phương tiện, phòng tự học,... đúng theo tiêu chuẩn của ngành, đảm bảo diện tích sử dụng, không gian đẹp, thoáng mát, thuận tiện cho NDT khi đến Thư viện của trường.
* Về cơ sở hạ tầng thông tin
Ở Việt Nam những năm gần đây, thư viện các trường ĐH lớn, đầu ngành đã cơ bản xây dựng thành công mô hình thư viện điện tử, mang lại nhiều lợi ích cho cộng đồng NDT. So với xu thế chung, mặc dù đã được quan tâm, đầu tư nhưng cho đến nay thư viện trường ĐHSPNTTW vẫn là một trong số những thư viện trường ĐH còn nghèo nàn, lạc hậu, chưa tương xứng là Thư viện của trường ĐH đầu ngành trong cả nước về giáo dục nghệ thuật. Hướng tới thư viện điện tử với cơ sở hạ tầng thông tin hiện đại, Thư viện trường ĐHSPNTTW phải cần rất nhiều thời gian cùng với sự ủng hộ của Ban lãnh đạo
Nhà trường, sự quyết tâm, đồng lòng của tập thể đội ngũ cán bộ để vượt qua những khó khăn, thử thách trong quá trình xây dựng.
Thư viện trường ĐHSPNTTW cần phải xây dựng kế hoạch ứng dụng CNTT vào các hoạt động TT – TV theo từng giai đoạn ngắn hạn và dài hạn. Mô hình thư viện điện tử trong tương lai cần phải được phác thảo với hệ thống các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng thông tin cụ thể. Một hệ thống thư viện điện tử, thư viện số thường bao gồm các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng thông tin sau:
- Phần cứng: Để xây dựng được thư viện điện tử, điều cần thiết đầu tiên về cơ sở vật chất, trang thiết bị đó là hạ tầng phần cứng. Trang bị hệ thống phần cứng đảm bảo về số lượng và cấu hình đủ mạnh là điều kiện cơ bản để đảm bảo cho việc tổ chức xây dựng thư viện điện tử và duy trì hoạt động của thư viện điện tử. Hạ tầng phần cứng bao gồm các thành phần như sau:
+ Thiết bị đầu cuối: Gồm máy chủ (hoặc máy tính cấu hình cao làm máy chủ): chứa các chương trình tiện ích thực hiện chức năng máy chủ như: webserver, mail server, DNS server,... và các máy trạm phục vụ cho cán bộ quản trị làm việc với máy chủ hoặc bạn đọc sử dụng thông tin trong thư viện điện tử.
+ Thiết bị kết nối, đường truyền: Gồm các thiết bị phục vụ cho môi trường truyền dẫn thông tin như: Modem, Switch, router, repeater, wifi,...
- Phần mềm trong hoạt động thư viện: Phần mềm này phải đạt các tiêu chuẩn Quốc tế về công nghệ thuộc lĩnh vực của ngành với mục đích tạo thuận lợi trong quá trình chuyển đổi, nâng cấp hệ thống cũng như liên kết, chia sẻ NLTT như: Hệ thống phần mềm phải phát triển trên nền web, tuân thủ tiêu chuẩn Z39.50 – tiêu chuẩn Quốc tế dành cho việc trao đổi thông tin biên mục Quốc tế, tuân thủ tiêu chuẩn MARC21 – tiêu chuẩn về cầu trúc dữ liệu tư liệu, tiêu chuẩn siêu dữ liệu DublinCore,... Theo chức năng thì có các phần mềm: Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu tư liệu, phần mềm quản trị bộ sưu tập số, phần mềm quản trị thư viện điện tử tích hợp. Các phần mềm này được tổ chức theo phương diện can thiệp vào mã nguồn gồm mã nguồn đóng hoặc mã nguồn mở. Mã nguồn đóng là dạng phần mềm mà nhà cung cấp đã mã hóa phần mã nguồn trước khi
đóng gói và đưa vào sử dụng, người sử dụng chỉ có quyền duy nhất là sử dụng những chức năng mà nhà cung cấp phần mềm đã thiết kế sẵn, không có quyền can thiệp mở rộng cũng như tùy biến các chức năng của phần mềm này. Trái lại với phần mềm mã nguồn đóng, phần mềm mã nguồn mở tự do (có thể mất phí hoặc miễn phí) đều cung cấp hoàn toàn bộ mã nguồn để người sử dụng có thể tìm hiểu, phát triển thêm những chức năng mới để thực hiện những mục tiêu riêng biết hoặc có thể tùy biến thêm một số chức năng sẵn có của chương trình để phù hợp với quá trình sử dụng.
Trên cơ sở đó, Thư viện từng bước hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin cho phù hợp với tiến độ của kế hoạch đã xây dựng. Quá trình thực hiện phải được sự tư vấn của các chuyên gia TT – TV, chuyên gia CNTT, học hỏi kinh nghiệm của các thư viện đi trước, tránh đầu tư kinh phí, công sức và thời gian lãng phí.
Theo tác giả, việc quan trọng đầu tiên trong giai đoạn hiện nay là Thư viện cần nhanh chóng nghiên cứu lựa chọn một phần mềm quản trị thích hợp với điều kiện và tiềm năng kinh tế của Nhà trường. Thư viện có thể nghiên cứu một số phần mềm mã nguồn mở tự do để xây dựng và quản lý bộ sưu tập số sau đó sử dụng phần mềm xây dựng cổng thông tin của thư viện điện tử nhằm kết xuất các chức năng trên một giao diện website đồng nhất để giao dịch với bạn đọc. Phổ biến nhất trên toàn thế giới hiện nay là 2 tên tuổi: phần mềm Greenstone và Dspace. Đặc điểm chung của hai phần mềm này ngoài việc chi phí thấp còn có giao diện tương đối thân thiện, dễ cài đặt và sử dụng, không đỏi hỏi người có chuyên môn CNTT cao vẫn có thể thực hiện được một CSDL theo các hướng dẫn từ nhà cung cấp và những kinh nghiệm chia sẻ.
Trong trường hợp phương án lựa chọn phần mềm mã nguồn mở được thực hiện, Nhà trường sẽ bớt được một khoản kinh phí đầu tư khá lớn cho phần mềm mà vẫn phát triển và quản lý nguồn tài nguyên số trong khả năng cho phép. Lượng kinh phí đó có thể chuyển sang việc đầu tư cho nguồn thông tin số để tăng lượng thông tin khai thác dành cho NDT.
Tăng cường trang bị công nghệ số hóa tài liệu như: Có chính sách đầu tư máy scan chuyên dụng cho việc số hóa tài liệu. Máy scan dạng này phải đảm bảo các yêu cầu
về các tính năng bảo vệ tài liệu trong quá trình scan, độ khử nhiễu, đảm bảo chất lượng các ảnh định dạng và có thể có thêm các phần mềm hỗ trợ nhận dạng OCR.
Có chính sách bổ sung các phần mềm xử lý ảnh và các phần mềm chuyên dụng đồ họa, nhận dạng OCR … như phần mềm Adobe Photoshop, Adobe Acrobat, VNDocr (phần mềm nhận dạng ký tự quang học tiếng Việt).
3.3.3. Ứng dụng Marketing vào hoạt động thông tin thƣ viện
Từ thực tế hoạt động TT – TV tại Thư viện trường ĐHSPNTTW, tác giả nhận thấy vẫn còn một số lượng không nhỏ đối tượng bạn đọc là cán bộ, giảng viên, sinh viên của Nhà trường chưa từng một lần đặt chân tới Thư viện của trường hoặc rất ít có nhu cầu sử dụng các SP&DVTT của Thư viện. Theo kết quả điều tra NCT có tới 12.1% người tham gia điều tra không đến thư viện. Vậy một câu hỏi nghiên cứu lớn đặt ra: “Tại sao cán bộ, giảng viên, sinh viên ĐHSPNTTW lại ít sử dụng thư viện để phục vụ cho giảng dạy, nghiên cứu và học tập?” Có phải là họ không cần khai thác sử dụng thông tin, tài liệu mà vẫn hoàn thành tốt công việc? Hay là họ không biết về NLTT cũng như các sản phẩm và dịch vụ thông tin hữu dụng cho họ?
Theo tác giả, Thư viện cần xây dựng một chiến lược Marketing chi tiết theo từng giai đoạn trên cơ sở đánh giá đặc điểm NDT và NCT của họ; phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với việc thu hút NDT. Thư viện phải xác định được nhiệm vụ và mục tiêu của chiến lược marketing từ đó đưa ra các giải pháp về chiến lược nâng cao chất lượng NLTT, đa dạng hóa SP&DV, chiến lược về giá cả, phương thức truyền thông và phân phối, đội ngũ cán bộ đảm nhận cùng với kinh phí và cơ sở vật chất hỗ trợ.
Trong thời gian xây dựng chiến lược Marketing, Thư viện cần thực hiện các giải pháp tạm thời để thu hút sự quan tâm của cộng đồng NDT, cụ thể:
- Tăng cường tổ chức các triển lãm giới thiệu tài liệu, tổ chức ngày hội đọc sách, thư viện lưu động vào đầu năm học mới,…
- Giới thiệu NLTT và các hoạt động của thư viện trên mọi kênh thông tin: Bản tin điện tử của Nhà trường, website, facebook của Thư viện, bảng tin của các khoa,...
- Thu thập địa chỉ email của cán bộ, giảng viên qua phòng Tổ chức cán bộ và gửi thông tin về NLTT, các SP&DVTT, thư mục sách mới,… của Thư viện tới cán bộ, giảng viên trong trường qua thư điện tử (email marketing).
- Nâng cấp cổng thông tin của Thư viện và xây dựng diễn đàn trực tuyến trao đổi, chia sẻ và giải đáp thắc mắc của cộng đồng NDT về những vấn đề liên quan đến thư viện.
- Phối hợp với cán bộ, giảng viên đẩy mạnh công tác tuyên truyền về Thư viện tới học viên, sinh viên trong các buổi lên lớp.
- In các poster giới thiệu về thư viện, các tờ rơi thông báo sách mới,… và dán tại các bảng tin của các khoa, phòng ban trong toàn Trường.
- Đẩy mạnh công tác tuyên truyền trực tiếp mỗi khi có cơ hội gặp gỡ, tiếp xúc với các đối tượng NDT. Cán bộ thư viện cần phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp và thực hiện hình thức này thường xuyên theo quy trình (nói cái gì và nói như thế nào).
3.3.4. Chú trọng hƣớng dẫn, đào tạo ngƣời dùng tin
Hiện nay, Thư viện trường ĐHSPNTTW mới chỉ dành một lượng thời gian ít ỏi để hướng dẫn cho sinh viên năm thứ nhất vào đầu mỗi năm học. Các buổi giới thiệu, hướng dẫn lại được tổ chức ghép với các chương trình học tập khác nên hiệu quả chưa đạt được như mong muốn. Hầu hết, khi NDT trực tiếp lên thư viện, cán bộ thư viện lại phải giới thiệu và hướng dẫn lại từ đầu. Do vậy, trong thời gian tới để tạo điều kiện cho NDT có thể hiểu biết và tiếp cận được các nguồn thông tin mà thư viện hiện có, Thư viện cần phải thay đổi phương thức đào tạo NDT trước đây. Theo tác giả, Thư viện nên đề nghị Ban Giám hiệu Nhà trường cho phép tổ chức các buổi đào tạo ngay tại Thư viện để NDT có thể quan sát và thực hành trực tiếp. Các buổi này diễn ra độc lập, mỗi buổi học có thể bao gồm 2 lớp (khoảng 60 – 100 sinh viên). Trong các buổi học đó, cán bộ thư viện sẽ cung cấp cho NDT những hiểu biết chung nhất về thư viện và cách thức tra cứu tài liệu.
- Giới thiệu cho NDT có cái nhìn khái quát về NLTT và các SP&DVTT của thư viện.
- Giới thiệu hệ thống các phòng, nội quy và cách sử dụng thư viện như cách lựa chọn tài liệu, thủ tục mượn và trả tài liệu, .
- Hướng dẫn tìm tin trên các phương tiện tra cứu của thư viện. - Hướng dẫn sử dụng CD-ROM và các phương tiện nghe nhìn khác.
- Hướng dẫn sử dụng và tra tìm tài liệu trên Internet, giới thiệu cho người dùng các địa chỉ cần thiết khi tìm tài liệu qua mạng, các kỹ năng khai thác các nguồn điện tử, trang bị cho NDT một số khái niệm tìm tin trong các CSDL điện tử như: khái niệm CSDL, biểu ghi thư mục, trường và các điểm truy cập, cách phân tích một chủ đề thành các yêu cầu tin cụ thể để phát triển chiến lược tìm tin, cách kiểm soát từ vựng và thuật ngữ tự do có hiệu quả...
Quá trình hướng dẫn, đào tạo NDT phải được kết hợp giữa lý thuyết và thực hành