3.1. Xây dựng chính sách phát triển nguồn lực thông tin hợp lý
3.1.3. Mở rộng phát triển nguồn tin điện tử
Cho đến thời điểm hiện nay, Thư viện trường ĐHSPNTTW mới chỉ bước đầu quá trình tin học hóa các hoạt động TT – TV. Số lượng cũng như chất lượng NLTT điện tử của Thư viện còn quá khiêm tốn. Để nâng cao chất lượng NLTT, Thư viện trường cần phải mở rộng phát triển nguồn tin điện tử về chất và về lượng nhằm đáp ứng nhu cầu phục vụ đào tạo, NCKH của cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên trong trường. Thư viện trường ĐHSPNTTW cần bổ sung thêm các nguồn tin sau:
- Xây dựng các CSDL thư mục về NLTT của Thư viện có giá trị sử dụng cao đặc biệt chú trọng xây dựng CSDL nội sinh đưa lên mạng hoặc tạo lập các công cụ liên kết các CSDL đó giúp NDT biết đến và khai thác có hiệu quả.
- Xây dựng các nguồn tin điện tử toàn văn bằng tiếng Việt bằng cách tăng cường số hóa sách tham khảo, chuyên khảo, giáo trình và mở rộng quyền truy cập với nhiều đối tượng NDT.
- Theo dõi trên thị trường để bổ sung thêm các đĩa CD-ROM, VCD, DVD có nội dung quan trọng, thiết thực với bạn đọc của Thư viện.
- Hoàn thiện các nội dung trên Website của Thư viện, thường xuyên cập nhật các tin tức, hoạt động của Thư viện trường cũng như các Thư viện trong và ngoài nước. Kịp thời sửa chữa những lỗi hiện thị hình ảnh, giúp cho giao diện trang Web luôn sinh động, thu hút sự quan tâm của NDT.
- Giới thiệu đến cộng đồng NDT các CSDL toàn văn, các trang tra cứu thông tin phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường để phục vụ việc học tập, giảng dạy và NCKH của NDT, điển hình như:
http://onlinebooks.library.upenn.edu (Free Ebook về các lĩnh vực: Tâm lý, giáo dục, âm nhạc, nghệ thuật, lịch sử, địa lý, KHXH, ngôn ngữ, văn học, …)
http://delta.ulib.org (Free Ebook về các lĩnh vực: Nghệ thuật, tâm lý, giáo dục, âm nhạc, kinh tế, kỹ thuật, toán học, văn học, y tế..)
http://www.artlex.com/ Gồm hơn 3.300 định nghĩa thuật ngữ lĩnh vực nghệ thuật
kèm theo minh họa và các đường dẫn đến các trang Web có liên quan.
http://www.naxos.com/education/glossary.asp Trang Web bao gồm bảng chú giải
thuật ngữ âm nhạc, tên nhà soạn nhạc, những tác phẩm nhạc kịch và nhạc phim được sắp xếp từ A - Z
http://www.8notes.com/ Tải miễn phí các bản nhạc và bài giảng về nhạc lý theo thể loại âm nhạc và loại hình nhạc cụ
http://www.wga.hu/index.html Bảo tàng trực tuyến về hội họa và điêu khắc châu
http://www.asia-art.net/ Bao gồm những thông tin về nghệ thuật hội họa truyền thống và hiện đại của một số nước Châu Á, trong đó có Việt Nam.
http://vietnam-finearts.com/ Trang Web cung cấp nhiều thông tin về tiểu sử của các họa sĩ Việt Nam đương đại cùng nhiều thông tin khác liên quan đến tác phẩm của họ.
http://www.fashionmodeldirectory.com/ Trang Web được xây dựng từ năm 1998,
cung cấp thông tin về ngành công nghiệp thời trang với các thương hiệu thời trang, các tạp chí thời trang, các người mẫu thời trang nổi tiếng trên thế giới,...
- Dành kinh phí để mua quyền truy cập các CSDL riêng lẻ, các nguồn tin điện tử toàn văn liên quan tới lĩnh nghệ thuật hoặc mua chung với thư viện ĐH cùng khối ngành, các cơ quan trong nước đã mua quyền truy cập để phục vụ tốt hơn việc tìm kiếm thông tin từ xa của NDT như CSDL ISIKNOWLEDGE của Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia - một trong những công cụ mạnh mẽ để tìm kiếm và đánh giá chất lượng các công trình khoa học trên cơ sở dữ liệu trích dẫn khoa học từ hơn 12.000 tên tạp chí hàng đầu thế giới được cập nhật hàng tuần, trong đó có 1.497 tạp chí thuộc lĩnh vực nghệ thuật và xã hội nhân văn.
Bên cạnh đó, Thư viện cần chú trọng tuyên truyền, quảng bá nguồn tài liệu điện tử đã được bổ sung nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của nguồn tin tiềm năng này. Cần lập danh mục các tài liệu điện tử có trong Thư viện và phổ biến rộng rãi tới NDT. Đối với đĩa CD-ROM, VCD, DVD nên có một danh mục chi tiết giới thiệu nội dung bao quát cũng như giá trị thông tin trong các đĩa đó và đặt ở khu vực bạn đọc tra cứu cùng với các thư mục thông báo sách mới, thư mục chuyên đề. Trong các buổi đào tạo NDT đầu năm học, cán bộ thư viện cần nhấn mạnh nguồn tài liệu này tới cộng đồng NDT.
3.1.4. Tăng cƣờng chia sẻ nguồn lực thông tin
Xét về khía cạnh kinh tế, hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực giúp cho thư viện nâng cao tính hiệu quả trong việc sử dụng vốn, bằng cách không bổ sung những tài liệu có thể có được thông qua hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực để tập trung bổ sung những tài liệu cần thiết nhất, phù hợp nhất cho đối tượng chính sử dụng thư viện cơ sở. Kết quả là, hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực luôn luôn gắn chặt với nguồn tài chính sẵn có của mỗi thư viện riêng lẻ. Không một thư viện nào có đủ nguồn tài chính để mua
đủ tất cả các loại tài liệu để cung cấp đủ cho nhu cầu thông tin của NDT. Hợp tác thư viện và chia sẻ nguồn lực cũng giúp làm phong phú thêm vốn tài liệu của mỗi thư viện.
Trước xu thế hội nhập và phát triển, Thư viện Trường ĐHSPNTTW không thể đứng ngoài quy luật chung đó. Tác giả xin đề xuất một số giải pháp thực hiện liên kết, chia sẻ NLTT như sau:
- Một là, tiếp tục tham gia Liên chi hội Thư viện khu vực phía Bắc để tranh thủ sự giúp đỡ về đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ thư viện; chia sẻ NLTT giữa các thư viện ĐH trong Liên hiệp; hợp tác giữa các thư viện có nguồn tài liệu thuộc diện bổ sung để bổ sung tài liệu điện tử dùng chung trên cơ sở phân chia ranh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu với mục đích tránh trùng lặp và làm tăng số lượng tài liệu.
- Hai là, đăng ký tham gia Mạng lưới các cơ sở đào tạo, trường ĐH, Học viện có đào tạo về lĩnh vực văn hóa nghệ thuật. Đề xuất phối hợp bổ sung, chia sẻ NLTT đối với những ngành giao thoa giữa các đơn vị thành viên, phối hợp để mua các loại tài liệu điện tử, đặc biệt là quyền truy cập các CSDL trong và ngoài nước. Thực tế hiện nay, chưa có sự liên kết, hợp tác chính thức nào giữa thư viện các cơ sở đào tạo về lĩnh vực văn hóa nghệ thuật. Việc phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT một cách toàn diện giữa các đơn vị này chỉ có thể thành công khi đề xuất thành lập Chi hội thư viện các trường đào tạo khối văn hóa nghệ thuật ở khu vực phía Bắc hoặc trên cả nước, đặt dưới sự bảo trợ của Bộ Giáo dục và Đào tạo hoặc Bộ Văn hóa Thể Thao và Du lịch. Việc thành lập Chi hội này sẽ tạo ra nhóm những thư viện có nhiều điểm tương đồng về chức năng, nhiệm vụ, NLTT… giúp cho phối hợp bổ sung và chia sẻ NLTT thuận lợi và hiệu quả hơn. Hầu hết các cơ quan TT – TV đều nhận thức được những lợi ích to lớn của sự hợp tác này mang lại, tuy nhiên để thành công cần rất nhiều thời gian, công sức nghiên cứu tỉ mỉ để xây dựng được nội dung cơ cấu, quy chế, chính sách hoạt động, cơ sở hạ tầng của mô hình hợp tác này. Trên hết, đó là sự đồng lòng, quyết tâm cao của lãnh đạo và cán bộ chuyên trách các bên hợp tác.
- Ba là, chủ động tham gia và tích cực chia sẻ, khai thác các nguồn tin điện tử trong nước và quốc tế trong Liên hợp thư viện Việt Nam, đặc biệt là các CSDL KH&CN
nội sinh của Việt Nam (CSDL Tài liệu KH&CN Việt Nam, CSDL về các nhiệm vụ KH&CN đang tiến hành, đã kết thúc và kết quả ứng dụng vào sản xuất, đời sống,..) các CSDL quốc tế như Isiknowledge, Proquest Central, Credo,... Liên hiệp thư viện Việt Nam về nguồn tin điện tử (Vietnam Library Consortium on E-resources) là một tổ chức phối hợp bổ sung, chia sẻ nguồn tin điện tử ở Việt Nam nhằm tiết kiệm kinh phí, tăng cường nguồn tin phục vụ nghiên cứu và đào tạo. Tham gia vào Liên hiệp, các thành viên được khai thác hiệu quả NLTT mạnh mẽ, phong phú, đa dạng với ba dạng nguồn tin: nguồn tin điện tử do các thành viên Liên hiệp Thư viện phối hợp bổ sung, nguồn tin điện tử do đơn vị chủ trì và các đơn vị thành viên chia sẻ, nguồn tin mở do Liên hiệp Thư viện và thành viên tìm kiếm hoặc đàm phán với các cơ quan, tổ chức xuất bản. Ngoài ra, các thành viên của Liên hiệp thư viện Việt Nam còn được tham gia các lớp đào tạo, nâng cao năng lực khai thác thông tin, quản lý nguồn tin,…
3.2. Nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác nguồn lực thông tin 3.2.1. Nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực thông tin 3.2.1. Nâng cao hiệu quả quản lý nguồn lực thông tin
* Nâng cao chất lƣợng xử lý tài liệu
Xử lý tài liệu là công đoạn khó khăn, phức tạp và có ảnh hưởng mạnh mẽ nhất tới chất lượng tìm tin của NDT và hiệu quả phục vụ của mỗi thư viện.
Để nâng cao chất lượng xử lý tài liệu tại Thư viện trường ĐHSPNTTW, tác giả xin đưa ra một số giải pháp sau:
- Để đảm bảo công tác xử lý tài liệu được thống nhất, thời gian tới Thư viện cần thành lập bộ phận xử lý tài liệu riêng. Các cán bộ thuộc bộ phận này phải được tập huấn nghiệp vụ thư viện về các kỹ năng xử lý tài liệu cũng như về khổ mẫu biên mục MARC 21;
- Cán bộ làm công tác xử lý tài liệu cần có ý thức nâng cao chất lượng xử lý tài liệu đặc biệt là công tác phân loại, định từ khóa. Cần phải có sự thống nhất giữa các cán bộ trong việc xây dựng các ký hiệu phân loại và định từ khóa cho tài liệu. Các bước phân loại cần được thực hiện tỉ mỉ, cận trọng, chính xác;
- Là thư viện trường ĐH chuyên ngành văn hóa nghệ thuật với NLTT mang tính đặc thù, Thư viện nên xây dựng mục lục công vụ nhằm cung cấp những thông tin về các
yếu tố dữ liệu của một tài liệu cụ thể. Mục lục này có vai trò hết sức quan trọng trong việc kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu nói chung và hoạt động xử lý nội dung tài liệu nói riêng;
- Thư viện mới chỉ dừng lại ở các công việc phân loại, định từ khóa nên cần tiến hành làm thêm tóm tắt, chú giải, tổng luận và định chủ đề làm phong phú thêm sản phẩm và dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của NDT;
- Trước mắt, khi chưa có bộ phận xử lý tài liệu riêng, Thư viện cần cử một cán bộ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng phụ trách kiểm tra, đối chiếu, chỉnh sửa so với tài liệu gốc các phiếu nhập tin của tất cả các kho để đảm bảo sự chính xác, thống nhất phục vụ cho quá trình xây dựng CSDL sau này;
- Nhanh chóng đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT vào xử lý tài liệu, nhằm đảm bảo việc xử lý tài liệu được nhanh chóng, chính xác.
* Phƣơng thức tổ chức nguồn lực thông tin
Hiện tại, Thư viện trường ĐHSPNTTW được tổ chức thành ba kho phục vụ với hai hình thức: kho đóng và kho mở. Căn cứ vào nhu cầu sử dụng thực tế của bạn đọc, Thư viện đã tổ chức kho báo, tạp chí và tài liệu nội sinh là kho mở tạo thuận lợi cho bạn đọc tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, thủ tục mượn trả tài liệu đơn giản đồng thời tiết kiệm nguồn nhân lực cho Thư viện. Tuy nhiên để đáp ứng được chính xác nhu cầu của NDT cũng như nâng cao hiệu quả khai thác NLTT trong giai đoạn hiện nay, theo tác giả Thư viện nên tổ chức thêm một số giá sách dưới hình thức kho mở. Căn cứ vào nhu cầu thực tế của bạn đọc trong quá trình phục vụ, cán bộ thư viện sẽ chọn những đầu sách chuyên khảo, tham khảo được nhiều NDT có nhu cầu sử dụng nhất để xếp giá, điều này sẽ giúp kích thích hứng thú, nhu cầu của NDT văn hóa nghệ thuật cũng như giảm bớt được thời gian tìm kiếm, tra cứu tài liệu của họ.
Tổ chức các giá sách văn học theo hình thức kho mở và cho phép bạn đọc mượn về nhà trong thời gian quy định để kích thích nhu cầu sử dụng loại sách này, tránh tình trạng “sách chết” như hiện nay.
Mặt khác các thủ thư nhất là các cán bộ phục vụ tại kho mở cần thường xuyên theo dõi, nhắc nhở NDT sắp xếp lại tài liệu đã xem theo đúng quy định, nhằm hạn chế tài liệu để lung tung gây khó khăn cho NDT khác.
Trong tương lai, với phương châm hướng đến và thân thiện với NDT, phục vụ tốt hơn việc đào tạo theo học chế tín chỉ của Nhà trường và bắt kịp xu thế phát triển chung của các thư viện các trường ĐH khác, Thư viện cần tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện hình thức tổ chức kho tài liệu theo kho mở, một cửa cụ thể: Thư viện cần được đầu tư phần mềm quản trị thư viện tích hợp và các trang thiết bị an ninh như: camera, chíp điện tử,…Cần mở rộng diện tích kho để việc tổ chức, sắp xếp kho tài liệu được tiến theo đúng quy chuẩn, trên nguyên tắc thống nhất chung và phù hợp với thực tiễn tại Thư viện.
* Chú trọng công tác tổ chức bảo quản và thanh lí tài liệu
Công tác bảo quản tài liệu: Song song với việc tổ chức khai thác phục vụ NDT, việc bảo quản tư liệu trong thư viện cũng là một vấn đề cần được quan tâm.
Để nâng cao hiệu quả trong bảo quản tài liệu, Thư viện cần phải nhìn nhận và xem xét công tác này như một trong các hoạt động thường xuyên của Thư viện chứ không thể coi như một kế hoạch đầu tư nhất thời. Mặt khác, không chỉ có các tài liệu quý hiếm mới cần bảo quản mà công tác bảo quản phải được triển khai đối với toàn bộ nguồn tài liệu có trong thư viện, trong đó bao gồm cả tài liệu nghe nhìn. Trong thời gian tới, thư viện nên quan tâm tới công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ bảo quản đồng thời trang bị thêm các phương tiện hiện đại như máy hút bụi, máy xén, đóng sách...
Để thực hiện tốt công tác bảo quản các kho tài liệu trong thư viện, phải tiến hành đánh giá nguồn tài liệu mà Thư viện đang quản lý để có được chi tiết về hiện trạng thực tế của chúng, tầm quan trọng, quý hiếm của từng mảng tài liệu, khả năng kinh phí và nguồn nhân lực nhằm xây dựng một chính sách bảo quản phù hợp.
Bên cạnh những kế hoạch dài hạn, ngắn hạn được xây dựng cho bảo quản dự phòng thì những giải pháp tăng cường bằng các phương pháp bảo quản hiện đại như chuyển dạng tài liệu, sao chụp nhân bản, số hóa tài liệu cần được áp dụng rộng rãi.
Đồng thời, Thư viện cần thường xuyên tuyên truyền vấn đề bảo quản tư liệu cho NDT để họ có ý thức giữ gìn và bảo vệ tài liệu trong quá trình sử dụng.
Công tác thanh lý tài liệu: Thanh lọc tài liệu là một trong những hoạt động nghiệp vụ thư viện được thực hiện định kỳ nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu, giảm bớt thời gian lấy tài liệu, tiết kiệm chi phí tổ chức kho, bảo quản tài liệu thư viện.
Từ năm 2006 đến nay, Thư viện trường ĐHSPNTTW đã thực hiện khá tốt công tác thanh lý tài liệu. Nhiều tài liệu không còn giá trị sử dụng, nội dung không phù hợp đã