2.2. Xây dựng nguồn lực thông tin
2.2.2. Công tác thanh lý tài liệu
Bổ sung tài liệu mới có giá trị thông tin và thanh lý những tài liệu đã lạc hậu là hai quá trình song song và tất yếu trong đời sống của một thư viện. Việc thanh lý nếu được tiến hành thận trọng, đúng quy tắc, bám sát diện bổ sung và chú ý đầy đủ đến đối tượng sử dụng, tiềm năng của từng cuốn sách, từng tên báo, tạp chí... sẽ làm kho tàng gọn nhẹ, chi phí bảo quản giảm bớt, kho sách có hệ số lưu thông cao và đáp ứng tốt hơn nhu cầu NDT.
Trên thực tế hiện nay, các thư viện nói chung và Thư viện Trường ĐHSPNTTW nói riêng ngại phải thanh lý tài liệu lỗi thời, ít có giá trị vì quá trình thanh lý gặp phải nhiều khó khăn. Vấn đề thanh lọc tài liệu trong bối cảnh hiện nay còn có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cả hệ thống thư viện, bởi lẽ số lượng vốn tài liệu sau mỗi lần thanh lý giảm đi khá nhiều, trong khi để đánh giá tầm cỡ của thư viện người ta thường đánh giá qua số lượng vốn tài liệu mà thư viện đang có. Việc thanh lý còn gặp phải những vấn đề khó khăn khác như trình độ cán bộ lựa chọn tài liệu thanh lý, sự phối hợp của các bộ phận phòng ban khác trong quá trình thực hiện thanh lý,...
Mặc dù công tác thanh lọc tài liệu gặp phải nhiều khó khăn như nói ở trên, đồng thời số lượng vốn tài liệu trong kho và số lượng tài liệu bổ sung hàng năm của Thư viện trường ĐHSPNTTW còn khiêm tốn nhưng để đảm bảo chất lượng NLTT và việc phục vụ NDT được thuận lợi, Thư viện cũng đã tiến hành thanh lý được một số tài liệu đã quá cũ, rách, nát, và không còn giá trị sử dụng. Hàng năm, Thư viện tiến hành thanh lọc báo, tạp chí, chỉ giữ lại những đầu báo chuyên ngành mỗi loại một bản để đóng báo lưu, sau đó chuyển vào kho đợi đến đợt thanh lý. Và khoảng 5 - 7 năm thì Thư viện tiến hành
thanh lý sách giáo trình, sách tham khảo, báo, tạp chí một lần. Từ năm 2006 đến nay Thư viện đã tiến hành thanh lý được 2 đợt, cụ thể là năm 2009 và năm 2014.
Năm 2009, sau một thời gian hoạt động độc lập trên cơ sở tách ra từ phòng Khoa học Công nghệ và Hợp tác Quốc tế, Thư viện trường đã tiến hành thanh lý đợt thứ nhất. Mục tiêu của đợt thanh lý này là thanh lọc những tài liệu đã quá cũ, rách nát, nội dung không còn phù hợp và lạc hậu của nhiều năm trước đó nhằm nâng cao chất lượng vốn tài liệu, xứng tầm là Thư viện của một trường ĐH hàng đầu về đào tạo giáo dục nghệ thuật. Tổng số tài liệu đã được thanh lọc là 893 đầu/5.827 bản. Số tài liệu này chủ yếu là những tài liệu đã quá cũ, bản in giấy đen, thông tin trong tài liệu lạc hậu và không còn phù hợp với các môn học đã được điều chỉnh trong giai đoạn đổi mới. Tuy nhiên, một số sách mang tính chất lý luận chung thì vẫn được Thư viện giữ lại như những tài liệu tham khảo. Tài liệu ngoại văn cũng được thanh lọc khá nhiều, đó là những sách đã nhập từ Liên Xô cũ trong các giai đoạn trước đây, bởi hiện nay, ngoài việc những tài liệu đó đã cũ nát và lỗi thời thì số lượng bạn đọc có thể tham khảo sách tiếng Nga rất ít, hầu như không có, nhất là lớp bạn đọc trẻ.
Đợt thanh lý thứ 2 kể từ năm 2006 tới nay là vào năm 2014, đây là giai đoạn Nhà trường đã cơ bản hoàn thành việc chuyển đổi đào tạo theo học chế tín chỉ. Số tài liệu được thanh lý lần này chủ yếu là tài liệu rút bản, tài liệu được biếu, tặng, tài trợ nhưng không phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường và một số lượng lớn báo, tạp chí không đóng lưu trong 5 năm kể từ năm 2009. Tổng số tài liệu đã thanh lý năm 2014 là 317 đầu/3.195 bản.
Có thể nhận xét rằng, qua hai đợt thanh lý đó Thư viện đã kiểm tra được chất lượng tài liệu trong kho, nắm được thực trạng số lượng vốn tài liệu, bảo quản những tài liệu có giá trị cao đồng thời đã làm cho giá trị vốn tài liệu tăng lên rõ rệt và chất lượng phục vụ bạn đọc cũng được tăng lên rất nhiều.