7. Bố cục của đề tài
1.3.2.Quy trình tuyển dụng
1.3. Phƣơng pháp và quy trình tuyển dụng nhân sự
1.3.2.Quy trình tuyển dụng
ể thực hiện đƣợc quy trình tuyển dụng, các doanh nghiệp cần phải xác định rõ nguồn tuyển dụng và các bƣớc thực hiện tuyển dụng vì điều này có ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả tuyển dụng.
1.3.2.1. Nguồn tuyển dụng
Nguồn tuyển dụng từ bên trong
Tuyển dụng nhân sự từ bên trong là việc tuyển dụng những lao động đang làm việc tại các vị trí khác nhau trong doanh nghiệp và có nhu cầu, ,khả năng đáp ứng đƣợc vị trí cơng việc đang trống.
Ƣu điểm của việc tuyển dụng từ bên trong:
Khi thực hiện tuyển dụng nhân sự từ bên trong sẽ giúp cho các doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực hiện có và khơng mất thời gian tìm kiếm. Hơn nữa, những lao động này đã đƣợc doanh nghiệp kiểm chứng về lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh thần tận tụy, trách nhiệm đối với công việc và tổ chức nên sẽ hạn chế tối đa bỏ việc. Ngồi ra, họ đã có thời gian làm quen với môi trƣờng và công việc hiện tại trong doanh nghiệp nên khi đảm nhiệm vị trí cơng việc mới họ sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn. Vì họ đã hiểu mục tiêu và cách thức làm việc, văn hóa của doanh nghiệp nên sẽ quen việc nhanh hơn và th ch nghi đƣợc với vị trí cơng việc mới. do vậy, cơng việc sẽ không bị gián đoạn và đƣợc tiến hành liên tục, hạn chế sự thuyên chuyển, đề bạt sai.
Việc tuyển dụng nhân sự từ nguồn nội bộ sẽ tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên trong doanh nghiệp. Từ đó, tạo ra tinh thần thi đua rộng rãi giữa các nhân viên với nhau, kích thích họ làm việc để đạt đƣợc kết quả cao hơn với hi vọng sẽ đƣợc chuyển lên vị trí cơng việc mới với mức thu nhập tốt hơn hiện tại. Ngoài ra, việc tuyển dụng nhân sự từ bên trong sẽ giúp cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí tuyển dụng và chi ph đào tạo cho nhân viên mới sau quá trình tuyển dụng.
Tuy nhiên, việc tuyển dụng từ bên trong cũng gây ra một số hạn chế cho doanh nghiệp nhƣ:
ối với doanh nghiệp có quy mơ vừa và nhỏ, việc tuyển dụng nhân sự từ bên trong sẽ không nâng cao đƣợc chất lƣợng lao động cho doanh nghiệp. Việc tuyển nhân viên vào một vị trí trống trong doanh nghiệp có thể gây hiện
tƣợng chai lỳ, xơ cứng do các nhân viên đƣợc thăng chức đã quen với cách làm việc cũ, rập khn máy móc, thiếu sáng tạo. Do việc tuyển dụng từ bên trong chỉ là thay đổi vị trí cơng việc của nhân viên trong doanh nghiệp. iều đó làm cho chất lƣợng lao động không đƣợc nâng cao và cải thiện. Ngoài ra, việc tuyển dụng nhƣ vậy còn gây ra sự xáo trộn trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. hi đó, vị tr cũ của nhân viên sẽ có thể bị trống nên doanh nghiệp lại phải tiến hành tuyển dụng để bổ sung nhân sự cho vị tr đó.
Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài
Nguồn tuyển dụng từ bên ngoài là nguồn tuyển dụng từ thị trƣờng lao động, ứng viên của nguồn này bao gồm những ngƣời đang thất nghiệp, bỏ việc, ứng viên là ngƣời đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề trong và ngoài nƣớc, những ngƣời đang làm việc cho doanh nghiệp khác.
Ƣu điểm của việc tuyển dụng từ bên ngoài:
Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngoài sẽ giúp cho doanh nghiệp tìm đƣợc nguồn ứng viên phong phú và đa dạng hơn so với nguồn tuyển dụng từ bên trong. Từ đó, doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn cho vị trí cơng việc cần bổ sung thêm nhân sự. Bên cạnh đó, chất lƣợng nguồn lao động từ bên ngồi cũng cao hơn vì ứng viên đƣợc trang bị kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ đầy đủ và có hệ thống. Các ứng viên này đã đƣợc đào tạo từ các cở sở đào tạo trong và ngoài nƣớc hoặc các ứng viên đều là ngƣời đã có kinh nghiệm trong q trình làm việc tại các doanh nghiệp khác trƣớc đó. Qua đây, doanh nghiệp có thể cải thiện, đổi mới chất lƣợng nguồn lao động trong tổ chức.
Việc tuyển dụng từ nguồn bên ngồi khơng chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, nó cịn đem lại cho ứng viên nhiều cơ hội. Vị trí tuyển dụng đem lại cho ứng viên một công việc mới, tạo điều kiện cho ứng viên phát triển bản thân qua đó nâng cao và hồn thiện kĩ năng chuyên môn nghiệp vụ, khả năng sáng tạo. Từ đó, ứng viên sẽ hồn thành tốt cơng việc
đã đƣợc giao và giúp cho doanh nghiệp đạt đƣợc những mục tiêu kinh doanh mới.
Việc tuyển dụng đƣợc những ứng viên từ bên ngoài sẽ giúp cho doanh nghiệp tạo thêm các mối quan hệ. iều này bắt nguồn từ các mối quan hệ của ứng viên đó với xã hội, với doanh nghiệp, tổ chức trƣớc đây họ làm, từ những khách hàng cũ và mối quan hệ bạn bè của họ. Từ những mối quan này, doanh nghiệp sẽ có thêm nguồn khách hàng mới, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Nhƣợc điểm của việc tuyển dụng từ bên ngoài:
Việc tuyển dụng từ bên ngoài sẽ mất thời gian để hƣớng dẫn, đào tạo cho nhân viên mới làm quen với doanh nghiệp, hơn nữa, chi phí cho việc tuyển chọn sẽ cao hơn so với tuyển dụng từ nguồn bên trong. Do hầu hết, các ứng viên là ngƣời mới nên chƣa quen với môi trƣờng và cách thức làm việc của doanh nghiệp nên doanh nghiệp cần phải cử cán bộ để đào tạo và hƣớng dẫn công việc cho họ. ồng thời, khi tiến hành tuyển dụng từ nguồn bên ngồi, các doanh nghiệp cần phải đăng thơng tin tuyển dụng và tổ chức tuyển dụng nên chi phí cho việc tuyển dụng sẽ tốn kém hơn so với tuyển dụng từ nguồn bên trong. Ngoài ra, các doanh nghiệp còn phải mất thêm thời gian để tìm kiếm và sàng lọc hồ sơ trƣớc khi thực hiện phỏng vấn ứng viên.
Năng lực của ứng viên chỉ mới dừng lại ở dạng tiềm năng nên khó đánh giá đƣợc hết năng lực của ứng viên do ứng viên chƣa thực hiện công việc. Nguyên nhân là do nhà tuyển dụng và ứng viên mới chỉ tiếp xúc với nhau thông qua đợt phỏng vấn nên doanh nghiệp mới chỉ biết đƣợc năng lực của ứng viên đƣợc cung cấp trong hồ sơ cơng việc và những thơng tin có trong buổi phỏng vấn. o đó, doanh nghiệp mới chỉ đánh giá đƣợc năng lực ứng viên thông qua các thông tin ứng viên cung cấp chứ chƣa khẳng định đƣợc năng lực thực tế của ứng viên.
Nếu thƣờng xuyên tuyển chọn lao động từ bên ngoài sẽ dẫn đến việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ cảm thấy thất vọng và khơng có ý chí làm
việc vì họ nghĩ rằng họ khơng có cơ hội thăng tiến trong doanh nghiệp. iều này gây ảnh hƣởng tâm lý rất lớn đối với những nhân viên trong doanh nghiệp, vì họ nghĩ rằng họ không đƣợc coi trọng và đánh giá đúng so với những gì họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Từ đó, họ sẽ nảy sinh tâm lý chán nản và khơng muốn làm việc vì họ nghĩ rằng dù họ có cố gắng đến đâu cũng khơng đƣợc chuyển sang một vị trí mà họ mong muốn.
1.3.2.2. Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng là trình tự thực hiện các hoạt động tìm kiếm, lựa chọn ứng viên nhằm đáp ứng yêu cầu vị trí u cầu cơng việc doanh nghiệp đặt ra. Vì vậy, muốn làm tốt cơng tác tuyển dụng nhân sự, các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình tuyển dụng khoa học và hợp lý. Mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng đƣợc một quy trình tuyển dụng riêng tùy thuộc vào điều kiện thực tế và lĩnh vực kinh doanh của mình.
Quy trình tuyển dụng đƣợc thể hiện qua nhiều bƣớc khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của công việc và tính chất loại lao động cần tuyển. Mỗi bƣớc trong quy trình sẽ có một mục đ ch và tiêu ch riêng để đánh giá, ở mỗi bƣớc sẽ giúp doanh nghiệp loại ra những ứng viên không đủ điều kiện và lựa chọn ra ứng viên phù hợp. ác bƣớc trong quy trình tuyển dụng cần phải đảm bảo đúng theo quy trình và tiêu chuẩn đã đạt ra. Tuy nhiên, trong bài nghiên cứu này tác giả xin đƣa ra quy trình tuyển dụng nhân sự gồm các bƣớc nhƣ sau:
Thông báo Nhận, nghiên cứu hồ sơ
Phỏng vấn sơ b
iểm tra, trắc nghiệm
Phỏng vấn lần 2 Xác minh, điều tra trình
đ , quá trình l m việc iểm tra sức khỏe
huẩn bị Ra quyết định tuyển dụng Loại ứng viên không phù hợp
1.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự a. Chuẩn bị
ể việc tuyển dụng đạt đƣợc hiệu quả cao các doanh nghiệp cần phải xác định đƣợc số lƣợng nhân sự cần tuyển dụng, trình độ, kỹ năng chuyên môn tƣơng ứng đối với vị trí tuyển dụng. ể có thể chuẩn bị tốt việc tuyển dụng, các doanh nghiệp cần phải xây dựng đƣợc bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
Bản mô tả công việc là bảng cung cấp thông tin liên quan đến nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc. Bản mô tả công việc bao gồm các nội dung chính sau: Tên cơng việc, số lƣợng nhân viên cần tuyển dụng, chức năng, trách nhiệm trong công việc, thù lao công việc và điều kiện làm việc tại doanh nghiệp.
Bản tiêu chuẩn công việc cần nêu ra đƣợc yêu cầu đối với ngƣời ứng tuyển nhƣ: trình độ văn hóa, chun mơn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến các công việc đang tuyển dụng, kinh nghiệm công tác…
Dựa trên yêu cầu của bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, nhà tuyển dụng sẽ thực hiện tuyển dụng. ồng thời, nhà tuyển dụng cần phải có kế hoạch sử dụng, đánh giá, phát triển nhân sự nhằm sử dụng đúng ngƣời, đúng việc, k ch th ch ngƣời lao động phát huy tối đa khả năng sáng tạo đóng góp cho doanh nghiệp và bản thân ngƣời lao động.
Ngoài ra, các doanh nghiệp phải xác định đƣợc nguồn tuyển dụng, phƣơng pháp tuyển dụng và thời gian tuyển dụng cho phù hợp để giúp doanh nghiệp tiến hành tuyển dụng đƣợc hiệu quả và đạt chất lƣợng cao.
b. Thông báo tuyển dụng
Mục đ ch của thông báo tuyển dụng là nhằm thu hút ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Qua đó, giúp doanh nghiệp tuyển dụng đƣợc những ứng viên phù hợp với vị trí ứng tuyển và mơi trƣờng làm việc của doanh nghiệp.
ể thông báo tuyển dụng có hiệu quả doanh nghiệp và nhà tuyển dụng cần thiết kế bảng thơng báo, hình thức bảng thơng báo sao cho thu hút đƣợc nhiều sự quan tâm của ứng viên. Nội dung thông báo cần phải đầy đủ, chi tiết và rõ ràng về vị trí việc làm doanh nghiệp muốn tuyển dụng nhƣ:
- Giới thiệu, quảng cáo về công ty về lĩnh vực kinh doanh, lịch sử hình thành để ứng viên biết đƣợc thơng tin về doanh nghiệp.
- Chức năng, nhiệm vụ vị trí việc làm cần đáp ứng để ứng viên hình dung ra những việc họ cần làm.
- Quyền lợi của ứng viên nếu trúng tuyển nhƣ: lƣơng, chế độ bảo hiểm, chế độ thƣởng.
- ác hƣớng dẫn về thủ tục hành chính, hồ sơ và cách thức liên hệ với cơng ty khi có thắc mắc.
Việc thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp có thể thơng báo qua các hình thức sau:
- Niêm yết tại bảng thông báo tại trụ sở doanh nghiệp, nơi đông ngƣời qua lại.
- Gửi thông báo đến các trƣờng đào tạo chuyên ngành nhờ giới thiệu các ứng viên phù hợp với tiêu chuẩn cần tuyển.
- Kết hợp với các trung tâm tƣ vấn giới thiệu việc làm để thơng báo, tìm kiếm và thu hút các ứng viên phù hợp.
- Thông báo trên mạng internet. ây là hình thức thơng báo phổ biến hiện nay đang đƣợc nhiều doanh nghiệp áp dụng.
ể thơng báo có hiệu quả và thu hút đƣợc sự quan tâm của ứng viên, nội dung thơng báo cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản liên quan đến yêu cầu công việc để ngƣời tham gia ứng tuyển xem xét xem mình có đáp ứng đƣợc yêu cầu không để thực hiện nộp hồ sơ.
c. Tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ
Việc tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ nhằm mục đ ch kiểm tra sự phù hợp của các ứng viên tham gia tuyển dụng, đồng thời loại bỏ những ứng viên không đủ điều kiện hoặc không phù hợp để giảm bớt thời gian và chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp. Tất cả hồ sơ xin việc khi tiếp nhận phải đƣợc ghi vào sổ xin việc, có phân loại để tiện cho việc sử dụng sau này.
Hồ sơ xin việc của các ứng viên sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau: - ơn xin tuyển dụng.
- Bản khai lý lịch có chứng nhận của ủy ban nhân dân xã, phƣờng. - Giấy chứng nhận sức khỏe do bác sỹ của cơ quan y tế có thẩm quyển cấp.
- Các chứng chỉ, bằng tốt nghiệp các trình độ chun mơn, nghiệp vụ các kỹ năng cần thiết của ngƣởi lao động.
Nhà tuyển dụng sẽ dựa vào thông tin hồ sơ ứng viên đã nộp để phân loại hồ sơ. ăn cứ để phân loại ứng viên bao gồm những nội dung sau:
- Trình độ chun mơn của ứng viên. - Kinh nghiệm của ứng viên.
- Lý lịch và văn bằng chứng chỉ của ứng viên.
Khâu tiếp nhận và nghiên cứu hồ sơ là việc hết sức đặc biệt quan trọng đối với những doanh nghiệp có số lƣợng lớn ứng viên tham gia nộp hồ sơ. Vì thế, bộ phận nhân sự cần phải tiến hành kiểm tra kỹ hồ sơ của ứng viên để có thể kiểm tra độ chính xác thơng tin về ứng viên. ồng thời, có thể đánh giá một phần năng lực của ứng viên thông qua hồ sơ đã nộp. ể thực hiện điều đó, nhà tuyển dụng cần nghiên cứu lý lịch, hồ sơ cá nhân và đơn xin việc của ứng viên và so sánh với bản tiêu chuẩn công việc doanh nghiệp đã đề ra. Sau khi sàng lọc và đánh giá xong, nhà tuyển dụng sẽ lên danh sách ứng viên và thông báo cho họ đến doanh nghiệp để tham gia phỏng vấn hoặc thi tuyển.
d. Phỏng vấn sơ bộ
ây đƣợc coi là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa nhà tuyển dụng với ứng viên. Bƣớc này giúp cho nhà tuyển dụng xem xét tố chất và năng lực của ứng viên. Trong buổi phỏng vấn sơ bộ, nhà tuyển dụng cần phải giới thiệu cho ứng viên biết về doanh nghiệp, môi trƣờng, tổ chức của doanh nghiệp. Sau đó sẽ tiến hành hỏi một số câu hỏi phỏng vấn sơ bộ về động cơ xin việc, hiểu biết của ứng viên về tổ chức và khả năng giao tiếp ứng xử của ứng viên. Ngoài ra, nhà tuyển dụng phải yêu cầu ứng viên bổ sung thơng tin cịn thiếu trong hồ sơ xin việc.
Qua phỏng vấn sơ bộ nếu thấy ứng viên không đủ khả năng hoặc khơng phù hợp để đảm nhận vị trí cơng việc nhà tuyển dụng cần cân nhắc để loại bỏ ứng viên.
Vì việc đánh giá ứng viên của vòng này chịu ảnh hƣởng bởi tính chủ quan của ngƣời tuyển dụng nên các ứng viên cần phải tạo đƣợc ấn tƣợng tốt với nhà tuyển dụng. iều này đƣợc thể hiện thông qua việc ăn mặc, đi đúng giờ, sự hiểu biết của ứng viên về vị trí ứng tuyển và doanh nghiệp. Ngồi ra, nhà tuyển dụng cần phải đƣa ra những tiêu chuẩn để đánh giá lựa chọn ứng viên cẩn thận tránh trƣờng hợp loại bỏ nhầm ứng viên.
Tại bƣớc này, các doanh nghiệp sẽ thực hiện kiểm tra ứng viên dƣới hình thức thi viết hoặc thi trắc nghiệm. Mục đ ch của bƣớc này là giúp nhà tuyển dụng kiểm tra đƣợc kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp của ứng viên.
Hình thức thi viết thƣờng đƣợc áp dụng khi số lƣợng ứng viên dự tuyển vào vịng này khơng nhiều. Nội dung kiểm tra của bài thi viết là để kiểm tra