7. Bố cục của đề tài
2.3. Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng của một số doanh nghiệp
2.3.3. Nhận và nghiên cứu hồ sơ
Sau khi bảng thông báo tuyển dụng nhân viên văn phòng đƣợc đăng tải hồ sơ ứng viên sẽ đƣợc gửi đến. Lúc này cán bộ phụ trách nhân sự của doanh
nghiệp lƣu trữ thực hiện tiếp nhận và sàng lọc những hồ sơ phù hợp với yêu cầu vị trí nhân viên văn phịng đã đề ra. Việc tiếp nhận hồ sơ của ứng viên tại các doanh nghiệp lƣu trữ đƣợc thực hiện thơng qua hai hình thức là nhận hồ sơ trực tiếp tại doanh nghiệp và nhận hồ sơ qua email hoặc các trang web tuyển dụng doanh nghiệp đăng k sử dụng. Qua thực tế khảo sát việc tiếp nhận hồ sơ qua điện tử của các doanh nghiệp lƣu trữ có tỉ lệ cao hơn việc tiếp nhận hồ sơ trực tiếp. Vì việc nộp hồ sơ qua điện tử rất thuận tiện và nhanh chóng nên đã giúp ứng viên tiết kiệm đƣợc thời gian đi lại.
ối với những hồ sơ nộp trực tiếp tại các doanh nghiệp lƣu trữ ứng viên cần phải nộp đầy đủ giấy tờ sau: Sơ yếu lý lịch có cơng chứng của địa phƣơng, bản sao cơng chứng bằng cấp, chứng chỉ thể hiện trình độ của ứng viên, giấy khám sức khỏe, bản sao chứng minh nhân dân. Ngoài ra, một số doanh nghiệp lƣu trữ còn yêu cầu các ứng viên phải có đơn xin ứng tuyển vào vị tr nhân viên văn phòng. ây là những giấy tờ cơ bản và cần thiết để ứng viên giới thiệu bản thân và chứng minh thông tin trong hồ sơ ứng tuyển với doanh nghiệp. ồng thời, giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ đánh giá đƣợc sự đầy đủ và tính xác thực của hồ sơ.
ối với những hồ sơ nộp trực tiếp qua điện tử cần phải giới thiệu đƣợc lý lịch của bản thân, trình độ học vấn, bằng cấp kĩ năng hiện có để doanh nghiệp lƣu trữ đánh giá và lựa chọn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp lƣu trữ không thể kiểm chứng đƣợc nội dung thông tin khi nộp hồ sơ qua điện tử, chỉ khi thực hiện phỏng vấn các nhà tuyển dụng mới xác thực đƣợc thông tin.
Các doanh nghiệp lƣu trữ đã thực hiện sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa trên các tiêu chí sau: Trình độ chun mơn, học vấn của ứng viên, các kĩ năng nghiệp vụ và kinh nghiệm làm việc với vị trí nhân viên văn phịng doanh nghiệp lƣu trữ đang tuyển dụng.
Theo kết quả khảo sát, các doanh nghiệp lƣu trữ thƣờng tiếp nhận hồ sơ qua mỗi đợt tuyển dụng dao động từ 10 đến 20 hồ sơ. Ngồi ra, vẫn có một số doanh nghiệp lƣu trữ có số lƣợng hồ sơ tiếp nhận dƣới 10 hồ sơ nhƣ Trung
tâm Phát triển Cơng nghệ Hành chính Văn phịng, Cơng ty Cổ phần Công nghệ và Truyền thông Năm Sao và ông ty TNHH ầu tƣ và Phát triển ơng Kinh. Vì số lƣợng hồ sơ của các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện tiếp nhận không quá nhiều nên việc sàng lọc hồ sơ không mất quá nhiều thời gian. Việc sàng lọc hồ sơ đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện nhƣ sau: ngay sau khi nhận đƣợc hồ sơ ứng tuyển các doanh nghiệp lƣu trữ đã thực hiện xem xét hồ sơ của ứng viên. Nếu thấy những hồ sơ phù hợp cán bộ phụ trách nhân sự của doanh nghiệp sẽ liên hệ với ứng viên thông qua điện thoại hoặc email để hẹn lịch phỏng vấn. Ngồi ra, đối với những hồ sơ khơng đáp ứng đƣợc yêu cầu các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải thông báo lại cho ứng viên để họ đi nộp hồ sơ ở các doanh nghiệp khác. Tuy nhiên, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp lƣu trữ đều chƣa thực hiện đƣợc việc này.
Qua đây có thể thấy rằng công tác tiếp nhận và nghiên cứu sàng lọc hồ sơ của ứng viên đã đƣợc các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện, giúp doanh nghiệp lƣu trữ chọn ra những hồ sơ phù hợp. Qua đó đã giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ đảm bảo đƣợc chất lƣợng đầu vào của ứng viên đƣợc nâng cao.