7. Bố cục của đề tài
3.3.a dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng
ể có thể tuyển dụng nhân viên văn phịng có hiệu quả các doanh nghiệp lƣu trữ cần đa dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng. Ngồi việc sử dụng các phƣơng pháp tuyển dụng gián tiếp thông qua sự giới thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp, bảng danh mục kỹ năng và phƣơng pháp tuyển dụng thông qua quảng cáo các doanh nghiệp lƣu trữ cần đa dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng để thu hút đƣợc nhân viên văn phòng chất lƣợng cao tham gia ứng tuyển. Từ đó, giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ gia tăng số lƣợng và chất lƣợng hồ sơ tham gia ứng tuyển, tạo cơ hội cho những ứng viên có năng lực đƣợc doanh nghiệp tuyển dụng.
Việc đa dạng hóa phƣơng pháp tuyển dụng sẽ thu hút đƣợc nhiều ứng viên tham gia tuyển dụng, tạo cơ hội đƣợc làm việc, đƣợc cống hiến của những ứng viên tham gia ứng tuyển. ồng thời giúp doanh nghiệp nâng cao chất lƣợng lao động trong tổ chức.
Các doanh nghiệp lƣu trữ cần đẩy mạnh việc tuyển dụng nhân viên văn phòng bằng phƣơng pháp tuyển dụng trực tiếp tại các cơ sở đào tạo vì các cơ sở đào tạo có nguồn cung cấp nhân viên văn phòng rất lớn, điều này sẽ giúp có các doanh nghiệp lƣu trữ có them nhiều lựa chọn và đáp ứng đƣợc yêu cầu vị trí việc làm.
Việc liên kết với các cơ sở đào tạo sẽ giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ tìm kiếm và lựa chọn ra những ứng viên đƣợc đào tạo đúng chuyên mơn nghiệp vụ về văn phịng. Hiện nay có rất nhiều cơ sở đào tạo đang thực hiện đào tạo nguồn nhân lực liên quan đến hoạt động văn phòng. V dụ nhƣ Trƣờng ại học khoa học xã hội và Nhân văn - ại học quốc gia Hà Nội, Trƣờng ại học Nội vụ, Trƣờng ại học Cơng nghiệp…Vì vậy, các doanh nghiệp lƣu trữ có thể liên hệ với các cơ sở đào tạo này để tiếp nhận sinh viên đến thực tập. Trong quá trình thực tập nếu thấy những sinh viên này phù hợp với u cầu cơng việc doanh nghiệp có thể tiến hành tuyển dụng ln nếu cần thiết. Hầu hết các sinh viên này đều đã đƣợc học tập, trau dồi kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ liên quan đến hoạt động văn phòng. Nên các doanh nghiệp lƣu trữ chỉ cần hƣớng dẫn qua là họ đã có thể làm việc. iều này sẽ giúp cho các sinh viên này đƣợc làm những công việc thực tế liên quan đến kiến thức đã học. Ngồi ra, trong q trình thực tập sẽ giúp các sinh viên bổ sung thêm các kĩ năng về xử tình huống, giao tiếp từ đó giúp cho họ hồn thiện thêm các kĩ năng khi làm việc. Ngoài ra, sinh viên thực tập đều là những ngƣời trẻ, mới ra trƣờng nên đang có sự hào hứng với cơng việc và họ đang rất muốn thể hiện bản thân. h nh điều đó giúp cho năng suất, hiệu quả công việc đƣợc tăng lên đáng kể.
3.4. Ho n thiện quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng
Nếu các doanh nghiệp lƣu trữ xây dựng tốt quy trình tuyển dụng sẽ giúp cho cơng tác tuyển dụng nói chung, cơng tác quản trị nhân lực nói riêng đạt hiệu quả cao, nhân sự đảm bảo chất lƣợng cả về trình độ chun mơn và đạo đức nghề nghiệp. Mặt khác, nếu cơ quan, doanh nghiệp chƣa xây dựng
đƣợc quy trình trên sẽ gặp nhiều khó khăn trong cơng tác tuyển dụng nhân sự, dẫn đến thiếu hụt hoặc lãng phí nhân sự, nhân sự đƣợc tuyển có thể khơng phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra hoặc năng lực và phẩm chất không phù hợp với vị tr đƣợc tuyển. Bởi vậy, việc xây dựng quy trình tuyển dụng là việc làm cần đƣợc những nhà lãnh đạo quan tâm sát sao hơn nữa để có những hƣớng dẫn, chỉ đạo mang tính chiến lƣợc và khả thi nhằm nâng cao nguồn nhân lực cho cơ quan doanh nghiệp, góp phần phát triển cơ quan, doanh nghiệp đó theo hƣớng đi lên và bền vững.
ối với doanh nghiệp lƣu trữ đã và đang trên đà phát triển, nên việc xây dựng quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng là hết sức cần thiết nhằm nâng cao chất lƣợng, hiệu quả trong khi tuyển dụng nhân sự. Từ đó sẽ giúp cho các doanh nghiệp thu hút đƣợc nhiều ứng viên tham gia ứng tuyển, lựa chọn đƣợc những nhân sự phù hợp với ngành nghề đặc thù là công tác lƣu trữ, một cơng việc có tính chất khá phức tạp. Thêm vào đó sẽ giúp cho các doanh nghiêp lƣu trữ lựa chọn đƣợc nhân sự có năng lực, trình độ, phẩm chất, giúp doanh nghiệp hồn thành đƣợc mục tiêu, chiến lƣợc kinh doanh đã đặt ra.
Qua khảo sát thực tế tại các doanh nghiệp lƣu trữ đã xây dựng quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng gồm 05 bƣớc. Tuy nhiên, các bƣớc trong quy trình tuyển dụng vẫn còn thiếu và chƣa khoa học nên dẫn tới kết quả tuyển dụng khơng đƣợc cao. Vì vậy, đề nâng cao chất lƣợng tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp lƣu trữ tơi xin đề xuất quy trình tuyển dụng nhân viên văn phịng sau đây:
3.1. Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân viên văn phịng Quy trình tuyển dụng B ƣớc 2 B ƣớc 1 B ƣớc 3 B ƣớc 4 B ƣớc 5 B ƣớc 6 B ƣớc 7 B ƣớc 8 B ƣớc 9
Tài liệu và biểu mẫu liên quan Sơ đồ
ề nghị tuyển dụng & Phê duyệt
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận, sàng lọc hồ sơ & Lập danh sách hồ sơ ứng viên
Phỏng vấn
Thông báo kết quả tuyển dụng Xem xét
ào tạo thử việc
Tuyển dụng ch nh thức ánh giá
Phiếu đề xuất tuyển dụng
Lập danh sách hồ sơ ứng viên
ánh giá lựa chọn nhân viên mới
Trong quy trình tuyển dụng trên tác giả có đề xuất them một số bƣớc so với quy trình tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ đang thực hiện. ồng thời, tác giả đã nêu rõ vai trò và trách nhiệm của các đối tƣợng tham gia vào quy trình tuyển dụng. Cụ thể, tác giả đã thực hiện bổ sung và chỉnh sửa một số bƣớc nhƣ: ề nghị tuyển dụng và phê duyệt, Xem xét, đánh giá kết quả phỏng vấn, Thông báo kết quả tuyển dụng, ào tạo nhân viên thử việc để nâng cao hiệu quả tuyển dụng nhân viên văn phòng cho các doanh nghiệp lƣu. Việc bổ sung một số bƣớc trong quy trình tuyển dụng sẽ giúp cho các doanh nghiệp lƣu trữ nâng cao hiệu quả và chất lƣợng tuyển dụng nhân viên văn phòng tại các doanh nghiệp:
- Thứ nhất, giúp cho cán bộ phụ trách tuyển dụng xác định đƣợc số lƣợng nhân sự cần bổ sung và yêu cầu nhân sự cần đáp ứng với vị trí nhân viên văn phòng.
- Thứ hai, giúp cho cán bộ phụ trách tuyển dụng khơng bỏ sót ứng viên và tập hợp đƣợc đầy đủ thông tin của ứng viên để dễ dàng quản lý, đánh giá ứng viên sau quá trình phỏng vấn. iều này giúp cho cán bộ tuyển dụng tránh khỏi việc loại bỏ nhầm ứng viên khơng phù hợp. Ngồi ra, cán bộ tuyển dụng có thể đánh giá, xác minh đƣợc thông tin ứng viên cung cấp. ể từ đó lựa chọn đƣợc những ứng viên có trình độ và kĩ năng để hồn thiện tốt cơng việc đƣợc giao.
- Thứ ba, khi tiến hành bƣớc đào tạo nhân viên mới sẽ giúp cho họ nhanh chóng hịa nhập với mơi trƣờng làm việc của doanh nghiệp. ồng thời giúp cho nhân viên mới nắm bắt đƣợc những công việc họ cần thực hiện trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp.
Bước 1: Đề nghị tuyển dụng và phê duyệt
ầu tiên các doanh nghiệp lƣu trữ cần xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên văn phòng để làm cơ sở cho việc đề nghị tuyển dụng. Muốn việc xác định nhu cầu tuyển dụng có hiệu quả cán bộ phụ trách nhân sự cần phải nắm bắt, cập nhật thơng tin nhân viên văn phịng thƣờng xun để có thể bổ
sung nhân sự kịp thời. Sau đó, cán bộ phụ trách nhân sự cần xây dựng chi tiết bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn cơng việc cho vị trí nhân viên văn phịng để trình lên lãnh đạo cùng với phiếu đề nghị tuyển dụng.
ể xây dựng đƣợc phiếu đề nghị tuyển dụng cán bộ phụ trách tuyển dụng cần phải dựa vào tình hình nhân viên văn phịng hiện tại của các doanh nghiệp lƣu trữ. Thông qua việc đánh giá kế hoạch và khối lƣợng công việc trong thời gian tới với số lƣợng nhân viên văn phòng hiện tại để đề xuất bổ sung thêm nhân viên văn phịng cho phù hợp. Từ đó cán bộ phụ trách nhân sự mới có thể lập phiếu đề nghị tuyển dụng để trình lên lãnh đạo phê duyệt việc bổ sung nhân viên văn phịng. Ngồi ra, cán bộ nhân sự cần phải nêu rõ đƣợc những yêu cầu nhân viên văn phịng cần đáp ứng về trình độ chun mơn, kỹ năng tin học và giao tiếp, những yêu cầu cần thiết khác để lãnh đạo xem xét, bổ sung. Vì vậy, nội dung trong bản đề nghị tuyển dụng cần đƣa ra số lƣợng nhân viên văn phịng cần bổ sung và bản mơ tả công việc các ứng viên cần đáp ứng (Phụ lục 1: Phiếu đề xuất tuyển dụng).
Sau khi hoàn thiện phiếu đề xuất tuyển dụng cán bộ phụ trách nhân sự sẽ trình lên cho lãnh đạo xem xét và phê duyệt. Trong quá trình xem xét nếu lãnh đạo doanh nghiệp lƣu trữ khơng đồng ý thì cần nêu lý do và yêu cầu điều chỉnh. Cán bộ phụ trách nhân sự thực hiện điều chỉnh theo yêu cầu và thực hiện trình lại cho lãnh đạo phê duyệt.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Bảng thông báo tuyển dụng các doanh nghiệp lƣu trữ đang áp dụng chƣa đạt đƣợc hiệu quả cao trong việc thu hút ứng viên tham gia nộp hồ sơ nên các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải đƣa ra hình thức thơng báo hấp dẫn để tạo đƣợc ấn tƣợng với ứng viên. Khi xây dựng bảng thông báo cần đáp ứng đƣợc yêu cầu sau:
- Bố cục của thơng báo phải đƣợc trình bày ngắn gọn, đầy đủ dễ hiểu để ứng viên có thể tiếp nhận thơng tin một cách nhanh chóng và chính xác.
- Nội dung của thông báo cần những thông tin sau: số lƣợng nhân viên cần tuyển dụng, tiêu chuẩn, yêu cầu công việc, đối tƣợng ƣu tiên, thời gian và địa điểm nộp hồ sơ, thơng tin liên hệ khi có thắc mắc. Hiện nay các ứng viên thƣờng bị thu hút bởi chế độ lƣơng, thƣởng, phúc lợi nên các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải chú trọng khi đƣa ra mức lƣơng ứng tuyển tƣơng đƣơng và phù hợp với yêu cầu công việc các ứng viên cần phải thực hiện. ể tránh việc mất thời gian của cả ứng viên và doanh nghiệp trong việc sàng lọc hồ sơ thông báo tuyển dụng cần tập trung nêu rõ một số nội dung nhƣ bản mô tả công việc, u cầu về bằng cấp, trình độ chun mơn và các kĩ năng liên quan để các ứng viên cân nhắc xem cơng việc có phù hợp với mình trƣớc khi tham gia ứng tuyển.
Ví dụ nhƣ mơ tả về vị trí việc làm và yêu cầu đối với nhân viên văn phòng cần đáp ứng nhƣ sau:
- Mơ tả vị trí:
+ Thực hiện làm các công việc liên quan đến hành ch nh, văn thƣ nhƣ: Soạn thảo văn bản, Quản lý và lƣu trữ hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp.
+ Quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, cơng cụ dụng cụ văn phịng. + Thực hiện các công việc liên quan đến lễ tân, hậu cần cho doanh nghiệp.
+ Thực hiện các công việc liên quan đến nhân sự, kế toán.
+ Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của cán bộ quản lý. - Quyền lợi đƣợc hƣởng:
+ ƣợc hƣởng mức lƣơng, thƣởng đúng năng lực.
+ ƣợc hƣởng chế độ phúc lợi mở rộng khác nhƣ: Sinh nhật, thăm quan, du lịch hằng năm ...
+ ƣợc làm việc trong môi trƣờng năng động, chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến theo năng lực.
- Yêu cầu:
+ Trình độ học vấn: Tốt nghiệp cao đẳng, đại học các chuyên ngành liên quan.
+ Chun mơn: Hành chính, lễ tân, Nhân sự, Kế tốn hoặc chun ngành khác có liên quan.
+ Kinh nghiệm: có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị tr tƣơng đƣơng. + Kỹ năng: Thành thạo tin học văn phòng (Word, Excel, Power point, Internet, Outlook, internet…); Soạn thảo văn bản tốt; Kỹ năng lắng nghe, giao tiếp tốt.
+ Phẩm chất cá nhân: Nhanh nhẹn, trung thực, chăm chỉ, có tinh thần trách nhiệm cao.
Do các doanh nghiệp lƣu trữ thực hiện tuyển dụng nhân viên văn phòng từ nguồn bên trong và nguồn bên ngồi nên việc đƣa ra thơng báo tuyển dụng nhân sự cần phải có sự khác nhau để phù hợp với từng đối tƣợng hƣớng đến.
ối với các ứng viên là cán bộ từ nguồn bên trong công ty và nhân viên thời vụ từ các dự án bảng thông báo cần xây dựng phù hợp để có thể áp dụng cho hai loại đối tƣợng nêu trên. iều đó đƣợc thể hiện qua nội dung mô tả yêu cầu cơng việc phải thực hiện khi trúng tuyển vị trí nhân viên văn phịng. Bên cạnh đó nội dung bảng thơng báo cần chú ý đến chế độ phúc lợi, quyền lợi khi đƣa ra phải phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra để thu hút các đối tƣợng này. Bởi lẽ để quyết định chuyển sang một vị trí khác các ứng viên cần phải so sánh, cân nhắc kĩ lƣỡng trƣớc khi quyết định. Do vậy cán bộ làm công tác nhân sự cần tinh tế trong việc xây dựng thông báo tuyển dụng để thu hút đƣợc sự quan tâm của các ứng viên.
Khác với thông báo tuyển dụng từ nguồn bên trong của doanh nghiệp thông báo tuyển dụng từ nguồn bên ngồi lại cần nhiều thơng tin hơn để ứng viên có thể hiểu sơ lƣợc về doanh nghiệp. Do các ứng viên từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp đang hƣớng tới những ngƣời đang thất nghiệp, bỏ việc,
ứng viên đã tốt nghiệp các trƣờng đại học, cao đẳng, trung học, dạy nghề trong và ngồi nƣớc. Vì vậy, nội dung của thông báo tuyển dụng cần phải đảm bảo đầy đủ các thông tin nhƣ sau: giới thiệu khái qt lịch sử hình thành và phát triển về cơng ty, lĩnh vực hoạt động; điều kiện môi trƣờng làm việc; yêu cầu và mô tả công việc; kinh nghiệm; chế độ lƣơng thƣởng, phúc lợi. Việc giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của doanh nghiệp sẽ giúp cho các ứng viên có thể tìm hiểu thêm thơng tin về doanh nghiệp, qua đó giúp ứng viên xác thực nội dung thông tin doanh nghiệp đã cung cấp trong thông báo tuyển dụng. Những nội dung cịn lại trong thơng báo tuyển dụng phải đƣợc cung cấp đầy đủ và trình bày rõ ràng, cụ thể điều này sẽ giúp cho các doanh nghiệp thu hút đƣợc nhiều ứng viên, giúp cho ứng viên và nhà tuyển dụng làm việc đƣợc khoa học, công khai và minh bạch đến với mọi ứng viên.
Ngoài việc chú trọng đến nội dung của bảng thông báo các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải chú ý đến việc lựa chọn hình thức đăng thơng báo tuyển dụng cho phù hợp với nguồn tuyển dụng đã chọn. Nếu thông báo tuyển dụng hƣớng đến nguồn tuyển dụng từ bên trong chỉ cần thông báo trong nội bộ các doanh nghiệp lƣu trữ. ối với nguồn tuyển dụng từ bên ngoài, các doanh nghiệp lƣu trữ cần phải bổ sung thêm việc đƣa thông báo tuyển dụng đến các cơ sở đào tạo, các hội chợ việc làm để thông báo tuyển dụng. iều này giúp cho doanh nghiệp lƣu trữ thu hút đƣợc nhiều ứng viên khác nhau, đồng thời giúp cho nhiều ứng viên biết đƣợc thông tin tuyển dụng để nộp hồ sơ ứng tuyển.
ể bảng thông báo tuyển dụng thu hút đƣợc nhiều ứng viên các doanh nghiệp lƣu trữ ngồi việc đăng thơng tin tuyển dụng lên website của công ty, trang web tuyển dụng, trang mạng xã hội các doanh nghiệp lƣu trữ đăng thơng báo tuyển dụng thơng qua văn phịng dịch vụ lao động hoặc liên kết với