9. Kết cấu của luận văn
1.2. Quỏ trỡnh phỏt triển và quy trỡnh vận hành vƣờn ƣơm
1.2.3. Phương thức tổ chức và vận hành VƯDN
Phƣơng thức tổ chức
Tỡnh trạng phỏp lý của VƢDN xỏc định VƢDN thuộc cơ quan, đơn vị nào quản lý. Cơ quan chủ quản của vƣờn ƣơm cú thể là Chớnh phủ, trƣờng đại học, viện nghiờn cứu hay khu cụng nghiệp, khu CNC, hoặc là của một cỏ nhõn cụ thể nào đú. Từ đú xỏc định đƣợc cơ chế hoạt động của vƣờn ƣơm, những ƣu đói mà nhúm quản lý vƣờn ƣơm và cỏc đối tỏc của vƣờn ƣơm đƣợc hƣởng.
Cấu trỳc khung phỏp lý đƣợc xỏc định theo tỡnh hỡnh khu vực và lợi ớch tiềm năng của Chớnh phủ và cỏc nhà đầu tƣ quan tõm.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Vƣờn ƣơm doanh nghiệp
Nguồn: UNIDO
Cơ chế vận hành
Phần lớn VƢDN vận hành vỡ mục tiờu phi lợi nhuận. Cú rất ớt VƢDN vận hành nhƣ cỏc tổ chức vỡ lợi nhuận vỡ đú là điều khú cú thể làm đƣợc trong thời gian ngắn và trung bỡnh (3- 5 năm).
VƢDN thƣờng đƣợc thiết lập nhƣ nhà đầu tƣ mạo hiểm phi lợi nhuận, cú sự hỗ trợ, thỳc đẩy của nhà nƣớc và cỏc cấp chớnh quyền địa phƣơng và ớt
Ban/ Hội đồng Hội đồng tƣ vấn Trƣởng Ban/Chủ tịch hội đồng Giỏm đốc Phỏt triển kinh doanh
Giỏm đốc cỏc đơn vị của vƣờn ƣơm và cỏc
tiện ớch
Giỏm đốc điều hành và tài chớnh
Cỏc đơn vị đƣợc ƣơm tạo Nhõn viờn Vƣờn ƣơm
đƣợc quan tõm đến lợi nhuận hơn là về kết quả ớch lợi xó hội. Thụng thƣờng cỏc hoạt động chớnh của Vƣờn ƣơm bao gồm:
- Cho thuờ diện tớch làm việc với trang thiết bị tối thiểu (nhƣ hệ thống điện, điều hoà, bàn ghế, điện thoại,...).
- Cung cấp dịch vụ văn phũng dựng chung nhƣ điện thoại, mỏy photocopy, mỏy in, mỏy chủ và truy cập internet; phũng thớ nghiệm, phũng họp và phũng hội thảo, thƣ viện, cơ sở dữ liệu, văn thƣ.
- Cung cấp dịch vụ tƣ vấn hỗ trợ DN bao gồm kế toỏn, đào tạo, tƣ vấn và hỗ trợ về xõy dựng kế hoạch, phõn tớch thị trƣờng, kỹ thuật, phỏp lý và sở hữu trớ tuệ, tài chớnh (tỡm kiếm nguồn đầu tƣ), khỏch hàng tiềm năng.
- Tỡm kiếm và tiếp nhận cỏc hỗ trợ từ phớa Chớnh phủ, cỏc tổ chức, DN, cỏ nhõn trong và ngoài nƣớc phục vụ cỏc hoạt động ƣơm tạo.
- Tạo mối liờn kết hợp tỏc giữa vƣờn ƣơm và cỏc đơn vị khỏc trong và ngoài vƣờn ƣơm.
- Tổ chức cỏc sự kiện nhƣ hội thảo, hội nghị, hội chợ để cỏc DN cú cơ hội gặp gỡ, tiếp xỳc và giới thiệu sản phẩm của mỡnh với cỏc đối tỏc trong nƣớc và quốc tế.
- Thƣờng xuyờn cung cấp cỏc thụng tin về nhu cầu của thị trƣờng, cỏc thành quả nghiờn cứu mới nhất cho cỏc cụng ty nhằm giỳp cỏc cụng ty cú cơ hội tối ƣu cho việc thƣơng mại hoỏ cỏc kết quả nghiờn cứu của mỡnh cũng nhƣ tỡm đến cỏc cụng nghệ tiờn tiến.
Cơ chế tài chớnh
Động lực chủ yếu cho thành cụng của VƢDN là xỏc định phƣơng thức tài trợ cỏc vƣờn ƣơm và mức độ cỏc vƣờn ƣơm cú thể tự tạo đủ nguồn doanh thu để giỳp trang trải cỏc chi phớ khởi sự và hoạt động.
Mặc dự VƢDN đó cú sẵn nguồn hỗ trợ tài chớnh cụng dài hạn hay khụng nhƣng vƣờn ƣơm phải đƣợc quản lý theo mụ hỡnh DN. Một trong những nhiệm vụ chủ yếu của ban quản lý vƣờn ƣơm là tối đa hoỏ khả năng tạo thu nhập để cú thể giảm thiểu cỏc nguồn trợ cấp cụng.
29
Thỏch thức ở đõy là VƢDN phải đạt tới khả năng bền vững tài chớnh trong dài hạn bằng việc xõy dựng độ tin cậy trờn thị trƣờng và xõy dựng đƣợc một hệ thống dịch vụ hỗ trợ toàn diện cho DN.
Để đạt đƣợc mục đớch này, vƣờn ƣơm cần phải xõy dựng mối tƣơng quan mật thiết giữa cỏc kế hoạch quản lý (kế hoạch chiến lƣợc, kinh doanh và tiếp thị) và ngõn sỏch hƣớng tới quan điểm lập kế hoạch kinh doanh dài hạn. Do đú lập kế hoạch tài chớnh cho VƢDN là một phần khụng thể tỏch rời của lập kế hoạch kinh doanh cho vƣờn ƣơm.
Dự trự luồng tiền và bỏo cỏo lỗ lói
Dự trự đầu tiờn về tỡnh hỡnh tài chớnh vƣờn ƣơm cần đƣợc thực hiện trong giai đoạn đầu tiờn trong quỏ trỡnh xõy dựng kế hoạch kinh doanh của vƣờn ƣơm. Trong giai đoạn này cỏc khoản tài trợ và khoản vay để tài trợ dự ỏn vƣờn ƣơm sẽ đƣợc sắp xếp. Quyết định về mức độ dự ỏn sẽ đƣợc hỗ trợ nhƣ thế nào dựa trờn cơ sở dự trự luồng tiền cũng nhƣ dự trự lỗ lói. Dự bỏo luồng tiền và dự trự lỗ lói phải dễ hiểu, bắt nguồn từ chiến lƣợc cơ bản, cú tớnh phõn tớch và cú tớnh logich. Đồng thời dự bỏo luồng tiền và dự trự lỗ lói cần đảm bảo cỏc yờu cầu sau:
- Dự bỏo nguồn tiền là một bỏo cỏo tài chớnh làm cơ sở cho việc tớnh toỏn và kiểm soỏt cỏc chi phớ tƣơng lai. Dự trự cho phộp ƣớc tớnh luồng tiền vào so với luồng tiền ra theo thời gian và xem xột cỏc phƣơng tiện tài chớnh sẵn cú; Nếu đƣợc sử dụng đỳng đắn, kỹ thuật này giỳp đảm bảo việc ra quyết định kinh doanh đỳng đắn và mua hàng hoỏ trong tầm kiểm soỏt; Ngoài ra, nú cũng đƣa ra dấu hiệu cảnh bỏo khi cỏc chi tiờu đang vƣợt ngoài kế hoạch hay cỏc mục tiờu doanh thu khụng đƣợc đỏp ứng. Nú là cụng cụ để chuẩn bị đủ nguồn tài trợ trong tƣơng lai và xỏc định cỏc loại hỡnh tài trợ cần thiết nhƣ tớn dụng ngắn hạn, vốn lƣu động dài hạn, nợ dài hạn.
- Cỏc khoản dự trự theo từng mục sau đõy tạo nờn cơ sở để dự trự một cỏch chuyờn nghiệp luồng tiền của một vƣờn ƣơm: Phõn chia diện tớch vƣờn ƣơm; Dự trự giỏ cả theo chớnh sỏch giỏ cả của vƣờn ƣơm; Sử dụng diện tớch;
Tỷ lệ lấp đầy diện tớch trong vƣờn ƣơm; Doanh thu; Chi phớ hoạt động; Chi phớ nhõn sự.
- Bỏo cỏo lỗ lói là một bỏo cỏo tài chớnh túm tắt doanh thu và chi phớ, nú cho thấy thu nhập rũng của vƣờn ƣơm (số tiền cũn lại sau khi khấu trừ tất cả cỏc chi phớ từ doanh thu) Cỏc chỉ số trong bỏo cỏo lỗ lói: EBITD (Thu nhập trƣớc trả lói, thuế và khấu hao); EBIT (Thu nhập trƣớc lói và thuế); EBT (Thu nhập trƣớc thuế); PAT (Lợi nhuận sau thuế)
Tài trợ và huy động vốn:
Cỏc nguồn tài chớnh của VƢDN bao gồm:
- Thu nhập tự tạo ra của vƣờn ƣơm, bao gồm thu nhập từ cho thuờ văn phũng và cỏc khoản phớ dịch vụ khỏc của vƣờn ƣơm; thu nhập đầu tƣ do tham gia cổ đụng trong cỏc cụng ty khỏch hàng và từ cỏc quỹ cổ đụng; thu nhập từ việc chia sẻ lợi nhuận...
- Trợ cấp tài trợ từ Chớnh phủ hay cỏc tổ chức quốc tế khỏc, cỏc tổ chức cụng cấp quốc gia, cỏc tổ chức và đối tỏc phỏt triển quốc gia và khu vực, cỏc trƣờng đại học và cỏc tổ chức chuyờn nghiệp trong khu vực tƣ nhõn.
- Tài trợ chƣơng trỡnh: tham gia cỏc dự ỏn đƣợc tài trợ bởi cỏc chƣơng trỡnh thế giới và cỏc chƣơng trỡnh quốc gia/khu vực; quản lý cỏc quỹ dự ỏn khu vực; quản lý cỏc quỹ vốn khởi tạo.
- Cỏc khoản nợ ngắn và dài hạn: cỏc khoản vay từ tổ chức và đối tỏc phỏt triển quốc gia, khu vực hay quốc tế; cỏc khoản vay ngắn và dài hạn từ cỏc ngõn hàng...
Chi phớ cho vƣờn ƣơm doanh nghiệp
Cú thể đƣợc chia thành hai nhúm:
- Nhúm 1: Đầu tƣ cho xõy dựng cụng trỡnh (cơ sở hạ tầng)
Với vốn cổ phần và vốn vay: nhƣ bất kỳ tài sản cụng nghiệp nào. Vốn cổ phần cú thể đƣợc thay thế bằng việc chia sẻ của cỏc nhà tài trợ cụng.
Vốn vay thƣờng đƣợc tài trợ bằng thế chấp dài hạn (trung hạn).
31
Tiền lƣơng cho nhõn viờn, chi phớ về năng lƣợng, duy trỡ, dọn dẹp, an ninh, marketing, dịch vụ bờn ngoài...
Cú thể sử dụng lƣợng vốn hoặc nguồn trợ cấp trong giai đoạn khởi sự của VƢDN.
Cú thể tớnh doanh thu từ việc bỏn dịch vụ tƣ vấn của nhõn viờn vƣờn ƣơm cho khỏch hàng bờn ngoài...
Điều kiện và quy trỡnh thủ tục tham gia ƣơm tạo tại Vƣờn ƣơm
Cỏc đối tỏc tiềm năng của Vƣờn ƣơm bao gồm:
- Cỏc cỏ nhõn, đơn vị cú ý tƣởng kinh doanh và muốn thành lập DN dựa trờn ý tƣởng đú,
- Cỏc sinh viờn đang học hoặc đó tốt nghiệp cỏc trƣờng đại học cú ý tƣởng thành lập DN,
- Cỏc nhúm nghiờn cứu tự tỳc hay tỏch ra từ cỏc trƣờng đại học, viện nghiờn cứu hay cỏc cụng ty lớn,
- Cỏc DN đang trong giai đoạn thành lập...
Cỏc tổ chức, cỏ nhõn đƣợc tham gia ƣơm tạo tại Vƣờn ƣơm khi đỏp ứng đƣợc đầy đủ cỏc yếu tố sau :
- Cú cỏc hoạt động liờn quan đến lĩnh vực hoạt động của vƣờn ƣơm; - Cú tiềm lực triển khai R&D, cỏc hoạt động R&D chiếm tỷ trọng cao (tiếp thu, làm chủ cụng nghệ ngoại nhập; cải tiến, đổi mới và sỏng tạo cụng nghệ...);
- Dự ỏn hoặc phƣơng ỏn sản xuất & kinh doanh (đƣợc xõy dựng theo mẫu biểu của Vƣờn ƣơm) đƣợc thụng qua bởi Hội đồng thẩm định của vƣờn ƣơm;
- Sở hữu hợp phỏp cỏc kết quả R&D, bớ quyết kỹ thuật, cụng nghệ, ứng dụng trong dự ỏn, phƣơng ỏn sản xuất kinh doanh dự kiến triển khai tại Vƣờn ƣơm;
- Cú khả năng tài chớnh (vốn ban đầu) và cỏc điều kiện tối thiểu để triển khai cỏc cụng tỏc nghiờn cứu, sản xuất (thớ nghiệm, sản xuất thử ...).
Quy trỡnh thủ tục tham gia ƣơm tạo tại Vƣờn ƣơm :
(1). Tỡm hiểu cỏc thụng tin cơ bản về Vƣờn ƣơm, cú ý nguyện tham gia ƣơm tạo tại Vƣờn ƣơm.
(2). Hoàn thiện cỏc mẫu hồ sơ đăng ký theo hƣớng dẫn của Vƣờn ƣơm. (3). Thẩm định cụng nghệ và thẩm định dự ỏn, phƣơng ỏn sản xuất kinh
(4). Ký kết văn bản thỏa thuận (hợp đồng) về quỏ trỡnh ƣơm tạo với Ban quản lý Vƣờn ƣơm (thuờ mƣớn, thời gian ƣơm tạo, ƣu đói...). (5). Ký kết văn bản cam đoan thực hiện quy chế Vƣờn ƣơm.
(*) Cụng tỏc thẩm định bao gồm :
- Thẩm định tớnh khả thi của dự ỏn, tớnh ứng dụng cỏc kết quả nghiờn cứu, phương ỏn sản xuất kinh doanh;
- Thẩm định khả năng thương mại húa sản phẩm (trong nước và nước ngoài);
- Thẩm định trỡnh độ chuyờn mụn (khả năng về nghiờn cứu, kỹ thuật và cụng nghệ), trỡnh độ về quản lý của chủ dự ỏn.
Tiờu chuẩn tốt nghiệp và rời vƣờn ƣơm
Cỏc cụng ty khỏch hàng đƣợc ƣơm tạo trong vƣờn ƣơm sau khi đỏp ứng đƣợc cỏc mục tiờu phỏt triển sẽ thực hiện cỏc thủ tục rời vƣờn ƣơm. BQL vƣờn ƣơm cần phải xõy dựng đƣợc cỏc tiờu chuẩn tốt nghiệp hay rời vƣờn ƣơm cho cỏc cụng ty ƣơm tạo.
Chiến lƣợc rời vƣờn ƣơm cần khuyến khớch quỏ trỡnh phỏt triển tự nhiờn của cỏc cụng ty ƣơm tạo để đạt tới giai đoạn tốt nghiệp. Tuy nhiờn, vấn đề đặt ra ở đõy là cỏc DN này khụng sẵn lũng rời khỏi mụi trƣờng lý tƣởng trong vƣờn ƣơm.
Biện phỏp ngăn ngừa cỏc DN ở lại quỏ lõu trong vƣờn ƣơm là việc tăng dần mức phớ thuờ chỗ lờn theo từng thời kỳ (6 thỏng hay 1 năm), để đến khi DN đến thời điểm tốt nghiệp thỡ mức phớ thuờ chỗ đạt bằng phớ thuờ thƣơng mại.
BQL vƣờn ƣơm cần hỗ trợ quỏ trỡnh tốt nghiệp bằng cỏch trợ giỳp cỏc cụng ty này tỡm địa điểm thuờ thớch hợp trong vựng hoặc chuyển cỏc DN đú sang loại hỡnh DN thuờ chỗ trờn cơ sở thƣơng mại và điều chỉnh điều kiện thuờ tƣơng ứng. Điều này đặc biệt quan trọng nếu DN phỏt triển nhanh chúng lĩnh vực kinh doanh và đũi hỏi phải tốt nghiệp sớm và chuyển sang địa điểm lớn hơn ngoài vƣờn ƣơm.
Sau khi DN rời khỏi vƣờn ƣơm, DN cần đƣợc hƣởng cỏc dịch vụ hậu ƣơm tạo. Đồng thời cần xõy dựng một mạng lƣới cỏc “cựu doanh nghiệp” của vƣờn ƣơm hoặc chuyển cỏc DN này sang làm cố vấn cho cỏc thế hệ sau của vƣờn ƣơm.
33
Khung hoạt động của vƣờn ƣơm doanh nghiệp
Chiến dịch xỳc tiến 300 200 20 15 7-10 7-10 Cỏc cấp chớnh quyền Marketing trực tiếp 1 3 6 36-60 Lựa chọn doanh nhõn Phỏng vấn
Lập kế hoạch kinh doanh
doanh
Đào tạo
Cỏc doanh nghiệp tốt nghiệp thành cụng
Số lƣợng doanh
nhõn/năm Thời gian/thỏng
Bị loại
Khoỏ giới thiệu
Hợp đồng Bị loại
Khụng gian của vƣờn ƣơm - Phũng làm việc - Phũng hội thảo - Khụng gian chung Dịch vụ hỗ trợ - Tƣ vấn doanh nghiệp - Tƣ vấn kỹ thuật - Vốn hạt giống - Cỏc dịch vụ hỗ trợ +
Cỏc dịch vụ hậu ƣơm tạo tạo
Tốt nghiệp Bị loại
Cỏc yếu tố tỏc động đến quỏ trỡnh thành lập và vận hành VƢDN:
- Điều tra khảo sỏt, nghiờn cứu thị trƣờng: Đõy là cụng việc thiết yếu cho việc lập một VƢDN. Điều tra khảo sỏt, nghiờn cứu thị trƣờng giỳp cho nhúm thực hiện dự ỏn đƣa ra đƣợc quyết định đỳng đắn: nờn hay khụng nờn thành lập vƣờn ƣơm, thành lập vào thời điểm nào và đặt vƣờn ƣơm ở đõu cho hiệu quả; sản phẩm dịch vụ của vƣờn ƣơm sẽ là gỡ và đối tƣợng mục tiờu của vƣờn ƣơm sẽ là ai.
- Nghiờn cứu khả thi và lập kế hoạch kinh doanh: Đõy là hai bƣớc quan trọng bƣớc đầu trong việc thành lập và vận hành một dự ỏn vƣờn ƣơm. Nếu nhúm thực hiện dự ỏn Vƣờn ƣơm thực hiện cụng việc nghiờn cứu khả thi nghiờm tỳc và lập một bản kế hoạch kinh doanh thật cụ thể thỡ xỏc suất thành cụng trong việc thành lập và vận hành dự ỏn VƢDN là rất cao.
- Mụi trƣờng kinh doanh trong nƣớc, mụi trƣờng phỏp luật cũng tỏc động khụng nhỏ đến quỏ trỡnh hỡnh thành và hoạt động của VƢDN. Một mụi trƣờng kinh doanh tốt đỏp ứng đƣợc yờu cầu của DN và mụi trƣờng phỏp luật rừ ràng, thuận lợi cho DN thỡ sẽ khuyến khớch việc ra đời DN. Nhƣ vậy sẽ trực tiếp mang lại thành cụng cho VƢDN.
- Sự hỗ trợ của Chớnh phủ và cỏc cấp chớnh quyền sẽ là nguồn động lực vụ cựng to lớn cho việc ra đời và phỏt triển VƢDN. Sự hỗ trợ ở đõy khụng chỉ là việc ban hành cỏc chớnh sỏch ƣu đói cho VƢDN và DN ƣơm tạo tại vƣờn ƣơm mà là sự hỗ trợ về mặt tài chớnh ban đầu cho việc thiết lập VƢDN, xõy dựng nền tảng cho VƢDN giỳp vƣờn ƣơm hoàn thành tốt cỏc nhiệm vụ xó hội mà Chớnh phủ và cỏc cấp chớnh quyền giao phú.
- Trỡnh độ quản lý của Giỏm đốc và cỏc cỏn bộ quản lý VƢDN là yếu tố tỏc động trực tiếp và to lớn đến thành cụng và thất bại của Vƣờn ƣơm. Để xõy dựng đƣợc một vƣờn ƣơm thành cụng, thỡ cần phải đƣa ra yờu cầu đối với ngƣời giỏm đốc vƣờn ƣơm:
Thứ nhất, ngƣời giỏm đốc vƣờn ƣơm phải là ngƣời đề ra đƣợc đƣờng lối, nhiệm vụ đỳng đắn cho hoạt động của vƣờn ƣơm.
35
Thứ hai, ngƣời giỏm đốc vƣờn ƣơm phải cú trỡnh độ chuyờn mụn sõu, cú khả năng lónh đạo vƣờn ƣơm tốt nhƣ lónh đạo DN và tuyển chọn đƣợc đội ngũ cỏn bộ xuất sắc cho việc quản lý và vận hành vƣờn ƣơm. Bờn cạnh đú, ngƣời cỏn bộ của vƣờn ƣơm cũng cần phải cú trỡnh độ nghiệp vụ chuyờn mụn tốt. Đồng thời họ khụng đƣợc nghĩ đơn giản là làm việc trong vƣờn ƣơm mà luụn luụn nghĩ phải tỡm mọi cỏch giỳp đỡ cỏc cụng ty khỏch hàng, để họ hoạt động tốt và thành cụng sau khi rời khỏi vƣờn ƣơm.
Yờu cầu về cỏc nhà tài trợ và khỏch hàng của VƢDN
- Cỏc nhà tài trợ của VƢDN:
Chớnh phủ/cỏc cấp chớnh quyền => Phỏt triển khu vực: Vƣờn ƣơm đƣợc lập nờn thƣờng là để phự hợp với hoàn cảnh phỏt triển đất nƣớc, đặc biệt nếu vƣờn ƣơm chủ yếu chỳ trọng vào cỏc nguồn lực của địa phƣơng, nhƣ kinh doanh hàng nụng sản, cụng trỡnh chiếu sỏng, cỏc kỹ năng thủ cụng đặc biệt