199 18 tài liệu 200 07 tài liệu
3.2.2. Đối với cỏc cơ quan lưu trữ
3.2.2.1. Tăng cường sưu tầm, thu thập tài liệu
Tài liệu văn kiện Đảng sản sinh trong hơn 80 năm qua là rất lớn nhƣng cũng cũn nhiều tài liệu bị thất lạc, phõn tỏn ở nhiều nơi chƣa đƣợc sƣu tầm,
thu thập hết, đặc biệt là khối tài liệu của Đảng trong hai cuộc khỏng chiến chống thực dõn Phỏp và đế quốc Mỹ. Thời gian càng lựi xa thỡ cụng tỏc sƣu tầm càng khú khăn. Điều này đang đặt ra những nhiệm vụ nặng nề cho những ngƣời làm cụng tỏc sƣu tầm văn kiện mà trực tiếp là Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng - cơ quan đƣợc giao nhiệm vụ sƣu tầm và quản lý văn kiện Đảng. Do vậy, cụng tỏc sƣu tầm văn kiện cần phải đƣợc xõy dựng thành kế hoạch cụ thể trờn cơ sở đỏnh giỏ sự thiếu đủ của cỏc phụng tài liệu.
Muốn cụng tỏc sƣu tầm cú hiệu quả, cần phải cú sự nghiờn cứu chi tiết cỏc phụng tài liệu, tỡnh trạng thiếu đủ của từng phụng; nghiờn cứu lịch sử của cỏc cơ quan hỡnh thành tài liệu hoặc quỏ trỡnh hoạt động cỏch mạng của cỏc đồng chớ lónh đạo tiền bối, nhõn vật lịch sử tiờu biểu để xỏc định nguồn tài liệu và những nơi cú thể sƣu tầm đƣợc tài liệu, sau đú mới thực hiện việc sƣu tầm. Phải xỏc định đƣợc nguồn tài liệu chớnh xỏc thỡ cụng tỏc sƣu tầm mới cú hiệu quả.
Cho đến nay, cỏc quy định về việc thu thập và quản lý tài liệu của Đảng đó đƣợc Ban Bớ thƣ Trung ƣơng Đảng quy định rất cụ thể. Việc sƣu tầm, thu thập tài liệu của Đảng và trỏch nhiệm của cỏc cơ quan, cỏ nhõn thuộc thành phần cú tài liệu nạp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng cũng đƣợc quy định rất rừ ràng. Tuy nhiờn, cho đến nay, việc thực hiện cỏc quy định đú vẫn chỉ dừng lại ở một mức độ nhất định. Thành phần và số lƣợng tài liệu đƣợc thu về Kho Lƣu trữ Trung ƣơng theo quy định chƣa đầy đủ. Nhiều tài liệu của cỏc tổ chức chớnh trị - xó hội chƣa đƣợc nạp lƣu về Kho, cỏc cơ quan khỏc tài liệu đó nộp nhƣng chƣa đầy đủ, cú những giai đoạn khụng cú tài liệu nào. Khối phụng cỏ nhõn việc sƣu tầm gặp nhiều khú khăn do cỏc đồng chớ hoạt động ở nhiều nơi, giữ nhiều cƣơng vị khỏc nhau nờn tài liệu cũn tản mỏt. Vỡ vậy, tài liệu của cỏc đồng chớ cũn thiếu khỏ nhiều. Tài liệu chƣa thu thập đầy đủ nờn chƣa thể đƣa ra chỉnh lý, điều này cũng gõy khú khăn cho việc cụng bố tài liệu.
Vớ dụ: Phụng đồng chớ Nguyễn Văn Linh hiện nay mới chỉ thu thập đƣợc khoảng 3 một giỏ tài liệu, Phụng đồng chớ Phạm Văn Đồng cũng chỉ mới thu thập đƣợc hơn 3 một giỏ tài liệu. Nhiều đồng chớ lónh đạo khỏc nhƣ cỏc đồng chớ Hoàng Quốc Việt, Nguyễn Chớ Thanh mới chỉ sƣu tầm đƣợc vài cặp tài liệu.
Khối tài liệu của cỏc cơ quan, đơn vị cũng cú những khú khăn nhƣ: cỏc đồng chớ chuyờn viờn nghiờn cứu, lónh đạo giữ tài liệu khụng giao nộp, tài liệu bị mất mỏt, v.v..
Tại Điều 4 Quy định số 210-QĐ/TW ngày 6-3-2009 đó nờu rừ: “Tài liệu thuộc Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải đƣợc tập trung thống nhất, quản lý chặt chẽ, quản lý hoàn chỉnh, hệ thống húa khoa học và đƣợc tổ chức khai thỏc, phục vụ cho việc nghiờn cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn” [99, tr. 2]. Thu thập đầy đủ tài liệu của Đảng vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng là việc làm quan trọng nhằm quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu thuộc Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, là tiền đề rất quan trọng để cụng bố văn kiện, phỏt huy giỏ trị của những tài liệu này.
Để việc thu thập tài liệu đƣợc thực hiện đỳng cỏc quy định đó đề ra thỡ Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng cần cú những biện phỏp tớch cực hơn nhƣ ban hành quy định cụ thể về thành phần tài liệu cần nộp lƣu, hƣớng dẫn nghiệp vụ để tạo điều kiện cho cỏc cơ quan, đơn vị cú thể quản lý, sắp xếp tốt tài liệu, đảm bảo thuận lợi hơn khi giao nộp tài liệu theo đỳng quy định. Cục cần cú kế hoạch cụ thể để quản lý khối tài liệu đƣợc nạp vào Kho, phỏt huy tối đa giỏ trị tài liệu qua cỏc hỡnh thức khai thỏc, sử dụng, cụng bố tài liệu.
Hằng năm, nhiều tài liệu đƣợc sƣu tầm, giao nộp vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, những tài liệu này đƣợc sƣu tầm từ nhiều nguồn khỏc nhau và đều là những tài liệu cú giỏ trị. Nhƣng trờn thực tế, cỏc tài liệu này chƣa đƣợc chỉnh lý kịp thời để bổ sung vào cỏc phụng. Đõy cũng là hạn chế lớn đối với việc cụng bố tài liệu phục vụ cho việc nghiờn cứu, phỏt huy giỏ trị của tài liệu.
Vỡ vậy, trong thời gian tới, cụng tỏc bổ sung tài liệu vào cỏc phụng cũng cần đƣợc Cục quan tõm hơn nữa nhằm phục vụ cho việc khai thỏc, cụng bố đƣợc kịp thời và cú hiệu quả.
3.2.2.2. Thường xuyờn tổ chức sơ kết, tổng kết cụng tỏc sưu tầm và cụng bố văn kiện Đảng
Trong thời gian gần đõy, số lƣợng văn kiện Đảng đƣợc sƣu tầm và cụng bố ngày càng nhiều, nhƣng cho đến nay, chƣa cú hội nghị nào của cỏc cơ quan lƣu trữ tổng kết về cụng tỏc sƣu tầm và cụng bố văn kiện Đảng. Ngay cả Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng là cơ quan làm nhiệm vụ chủ yếu trong việc sƣu tầm, quản lý và cụng bố văn kiện Đảng cũng chƣa tổ chức tổng kết cụng tỏc này. Vỡ thế, chỳng ta chƣa tỡm ra đƣợc những hạn chế để khắc phục nhằm nõng cao chất lƣợng của cụng tỏc sƣu tầm, cụng bố văn kiện Đảng.
Thực hiện sơ kết, tổng kết việc sƣu tầm và cụng bố văn kiện Đảng là cỏch để thỏo gỡ những vƣớng mắc và quy tụ sức mạnh của cỏn bộ, cú đƣợc những ý kiến đúng gúp quý bỏu của cỏc nhà khoa học, ý kiến xõy dựng của độc giả và cả sự chỉ đạo, định hƣớng kịp thời của cỏn bộ lónh đạo.
Thụng qua việc sơ kết, tổng kết, chỳng ta sẽ biết đƣợc số lƣợng tài liệu đó cụng bố, những tài liệu ấy tập trung vào vấn đề gỡ, cũn những mảng nào chƣa đƣợc cụng bố để định hƣớng cụng bố tài liệu sắp tới; những hạn chế trong cụng tỏc cụng bố văn kiện để tỡm cỏch thỏo gỡ... để định hƣớng phỏt triển cụng tỏc cụng bố tài liệu lƣu trữ của Đảng trong thời gian tới.
Hiện nay, những cỏn bộ làm cụng tỏc sƣu tầm và cụng bố văn kiện Đảng ngoài lý luận chung về nghiệp vụ văn thƣ lƣu trữ và kinh nghiệm cụng tỏc, họ đều phải tự mày mũ tỡm cỏch thỏo gỡ khú khăn. Do vậy, thảo luận thụng qua cỏc buổi sơ kết, tổng kết là cỏch thỏo gỡ vƣớng mắc, truyền đạt kinh nghiệm hiệu quả, cỏc cỏn bộ cú thể biết đƣợc hạn chế của mỡnh và rỳt ra đƣợc những kinh nghiệm quý bỏu cho bản thõn.
Vấn đề quan trọng nhất trong cụng tỏc cụng bố tài liệu văn kiện Đảng hiện nay là việc tỡm ra những phƣơng phỏp cụng bố tài liệu mới, phự hợp với đặc điểm tỡnh hỡnh của văn kiện. Việc tỡm ra đƣợc những phƣơng phỏp mới khụng chỉ là sự mày mũ của cỏn bộ làm nhiệm vụ cụng bố văn kiện mà cũn cần cả những ý kiến đúng gúp của cỏc nhà chuyờn mụn, sự quan tõm kịp thời của cỏc cấp lónh đạo.
3.2.2.3. Nõng cao chất lượng đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc sưu tầm và cụng bố văn kiện Đảng
Đối với bất kỳ cụng việc nào, con ngƣời luụn là yếu tố quan trọng nhất vỡ nú tỏc động sõu sắc đến chất lƣợng, hiệu quả của cụng việc, vỡ vậy để nõng cao chất lƣợng cụng việc thỡ phải nõng cao chất lƣợng cỏn bộ làm cụng việc đú. Đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc sƣu tầm và cụng bố văn kiện Đảng phải là những ngƣời đƣợc đào tạo cơ bản và chuyờn sõu. Trong những năm qua, đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc này cũn ớt, đặc biệt là cỏn bộ làm cụng tỏc cụng bố văn kiện (ở Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng thƣờng chỉ cú một ngƣời, khi nhiều nhất là 3 ngƣời). Do đú chƣa đảm bảo để sƣu tầm đƣợc nhiều tài liệu cũng nhƣ chọn lọc tài liệu để cụng bố. Số cỏn bộ đƣợc đào tạo cơ bản cũng rất khiờm tốn, cho nờn họ chủ yếu làm theo kinh nghiệm. Trong thời gian tới, để cụng tỏc sƣu tầm, cụng bố văn kiện Đảng cú hiệu quả hơn nữa, cần cú kế hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nõng cao chất lƣợng đội ngũ cỏn bộ này đạt đƣợc cỏc yờu cầu sau:
- Nắm chắc cỏc kiến thức về lịch sử Đảng, lịch sử dõn tộc: Cú hiểu rừ về lịch sử thỡ mới biết rừ đƣợc nguồn gốc hỡnh thành tài liệu, mới sƣu tầm, tỡm kiếm, lựa chọn đƣợc tài liệu; mới hiểu về nội dung và giỏ trị của tài liệu.
- Vững về nghiệp vụ lƣu trữ: Đõy là yếu tố quan trọng mà cỏn bộ làm cụng tỏc sƣu tầm, cụng bố văn kiện Đảng cần phải cú. Vững về nghiệp vụ lƣu trữ sẽ giỳp cho cỏn bộ làm cụng tỏc sƣu tầm, cụng bố văn kiện nắm vững thành phần tài liệu cú trong kho, mới biết những tài liệu nào cũn thiếu để tiếp
tục sƣu tầm, mới lựa chọn đƣợc tài liệu để đƣa ra cụng bố. Việc nắm vững thành phần tài liệu sẽ rất thuận lợi khi cụng bố văn kiện theo chuyờn đề, vỡ cú những tài liệu cựng một chuyờn đề nhƣng lại nằm rải rỏc ở nhiều phụng khỏc nhau.
- Cú trỡnh độ ngoại ngữ tốt: Do văn kiện Đảng đƣợc hỡnh thành bắt đầu từ khi Đảng đƣợc thành lập cho nờn đó cỏch đõy hơn 80 năm, nhiều tài liệu của Đảng trong thời kỳ 1930 - 1975 địch thu đƣợc đó dịch ra tiếng nƣớc ngoài, hoặc những tài liệu của Đảng ta dịch ra tiếng nƣớc ngoài gửi cỏc đảng bạn, cỏc tổ chức quốc tế. Đõy là những tài liệu vụ cựng quý giỏ. Nếu cỏn bộ làm cụng tỏc sƣu tầm, cụng bố khụng biết ngoại ngữ sẽ khụng thể đọc đƣợc tài liệu, sẽ rất khú khăn cho việc sƣu tầm, và khụng biết ngoại ngữ sẽ khụng dịch đƣợc tài liệu để cụng bố. Nhƣng hiện nay, đội ngũ cỏn bộ làm cụng tỏc sƣu tầm, cụng bố văn kiện Đảng vẫn yếu về ngoại ngữ nờn phần lớn khối lƣợng tài liệu này chƣa đƣợc biờn dịch kịp thời để đƣa ra cụng bố.
3.2.2.4. Tăng cường cụng tỏc giải mật tài liệu của Đảng
Trong thời gian qua, việc sử dụng tài liệu mật của Đảng cũn cú mặt hạn chế, nhiều thụng tin cú giỏ trị trong văn kiện mật của Đảng chƣa đƣợc khai thỏc kịp thời, nguyờn nhõn chủ yếu là do tài liệu chƣa đƣợc giải mật. Do đú, giải mật tài liệu của Đảng đó trở thành yờu cầu cấp thiết đối với tồn xó hội, đặc biệt đối với những nhà khoa học, nhà nghiờn cứu lịch sử. Hiện nay, Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng đang bảo quản hơn 100 phụng tài liệu với khoảng 5.000 một giỏ tài liệu, trong đú tỷ lệ tài liệu đúng dấu mật chiếm từ 8 - 12% tổng số tài liệu. Nhiều tài liệu đó đến hạn giải mật nhƣng chƣa đƣợc giải mật nờn ớt nhiều đó gõy cản trở cho việc quản lý tài liệu mật đớch thực, mặt khỏc cũng gõy khú khăn cho việc khai thỏc, cụng bố tài liệu.
Để phục vụ bạn đọc rộng rói đƣợc tiếp xỳc ngày càng đầy đủ hơn với cỏc văn kiện của Đảng, ngày 16-3-2009 Ban Bớ thƣ đó ban hành Quy định số 212- QĐ/TW về giải mật tài liệu của cỏc cơ quan, tổ chức trƣớc khi nộp lƣu vào
Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng và tài liệu của Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng. Do vậy cỏc cơ quan lƣu trữ tài liệu của Đảng mà trực tiếp và chủ yếu nhất là Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng cần khẩn trƣơng giải mật cỏc tài liệu đó đến hạn giải mật để bạn đọc, cỏc nhà khoa học, cỏc nhà nghiờn cứu đƣợc tiếp xỳc ngày càng nhiều hơn với cỏc văn kiện của Đảng, mặt khỏc cũng thuận tiện cho việc cụng bố rộng rói văn kiện trong thời gian tới.
Để thực hiện tốt cụng tỏc giải mật tài liệu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng, Văn phũng Trung ƣơng Đảng, trực tiếp là Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng giỳp lónh đạo Văn phũng ban hành văn bản hƣớng dẫn thực hiện quy định của Ban Bớ thƣ về giải mật tài liệu, đồng thời xõy dựng kế hoạch giải mật tài liệu lƣu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng, trong đú đề ra quy trỡnh, cỏc bƣớc triển khai cụ thể; thống kờ, lập mục lục những hồ sơ, tài liệu mật trong từng phụng, từng khối tài liệu cần giải mật hoặc hạ cấp độ mật.
3.2.2.5. Phối hợp chặt chẽ với cỏc cơ quan hữu quan trong cụng tỏc sưu tầm và cụng bố văn kiện Đảng
Trong thời gian tới, để việc sƣu tầm và cụng bố văn kiện Đảng thực sự cú hiệu quả, qua đú sƣu tầm đƣợc ngày càng đầy đủ hơn văn kiện, phỏt huy đƣợc giỏ trị khối tài liệu hiện đang đƣợc bảo quản trong cỏc kho lƣu trữ thỡ ngoài việc đề ra những hƣớng đi mới, cỏc cơ quan lƣu trữ cần đề ra những biện phỏp tớch cực hơn nữa nhằm thỳc đẩy cụng tỏc sƣu tầm và cụng bố văn kiện Đảng. Để cụng tỏc sƣu tầm văn kiện Đảng đạt chất lƣợng, cỏc cơ quan lƣu trữ văn kiện Đảng cần phối hợp chặt chẽ với nhau, nghiờm tỳc thực hiện Quy định số 210-QĐ/TW giao nộp, quản lý tập trung, thống nhất văn kiện Đảng về một mối để dễ theo dừi, quản lý phục vụ cho việc khai thỏc và cụng bố văn kiện Đảng. Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng cần phối hợp chặt chẽ hơn nữa với cỏc cơ quan bỏo, tạp chớ, cỏc nhà xuất bản trong việc cụng bố văn kiện của Đảng.
Hiện nay, phƣơng phỏp cụng bố văn kiện Đảng của cỏc cơ quan lƣu trữ vẫn chủ yếu là cụng bố văn kiện rời lẻ và cụng bố theo chủ đề, chuyờn đề. Cỏc phƣơng phỏp này vẫn phải dựa trờn sự phối hợp với cỏc cơ quan hữu quan khỏc. Do đú, hiệu quả của cụng tỏc cụng bố văn kiện Đảng phụ thuộc rất nhiều vào việc phối hợp của cỏc cơ quan lƣu trữ với cỏc cơ quan này. Nếu cú sự phối hợp chặt chẽ thỡ cụng tỏc cụng bố sẽ đạt hiệu quả cao hơn rất nhiều, sẽ cụng bố đƣợc nhiều tài liệu cú giỏ trị. Ngƣợc lại thỡ sẽ gõy ra nhiều khú khăn trong việc phỏt huy giỏ trị tài liệu của Đảng, nhiều tài liệu quý sẽ khụng đến đƣợc với cụng chỳng và cỏc nhà nghiờn cứu.
Tài liệu rời lẻ của cỏc cơ quan lƣu trữ hiện nay chủ yếu cụng bố trờn cỏc bỏo và tạp chớ nhƣ bỏo Nhõn dõn, bỏo Quõn đội nhõn dõn, Tạp chớ Văn phũng cấp ủy, Tạp chớ Văn thƣ lƣu trữ Việt Nam, Tạp chớ Lịch sử Đảng... Trờn cỏc tạp chớ này vẫn định kỳ cú dành cho việc cụng bố văn kiện Đảng, nhƣng số lƣợng văn kiện của Đảng đƣợc cụng bố vẫn cũn rất khiờm tốn. Nguyờn nhõn cũng một phần do sự phối hợp của cỏc cơ quan lƣu trữ văn kiện Đảng với cỏc cơ quan bỏo chớ chƣa chặt chẽ và thƣờng xuyờn. Vớ dụ: Năm 2007, Cục Lƣu trữ Văn phũng Trung ƣơng Đảng đó lựa chọn, trỡnh duyệt 17 tài liệu, văn kiện nhƣng chỉ cụng bố toàn văn đƣợc 9 tài liệu trờn cỏc bỏo và tạp chớ. Nhiều tài liệu đó đƣợc cỏn bộ nghiờn cứu lựa chọn, đƣợc trỡnh duyệt qua cỏc cấp lónh đạo nhƣng lại khụng đƣợc cỏc bỏo, tạp chớ cụng bố vỡ đƣợc cho là khụng phự hợp để đăng tải. Đõy cũng là một trong những nguyờn nhõn gõy ra sự lóng phớ và khụng hiệu quả trong cụng tỏc cụng bố văn kiện Đảng.
Trờn thực tế, để lựa chọn đƣợc tài liệu, truyền đạt văn bản tài liệu, trỡnh