2. Về tổ chức thực hiện
QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN BÍ THƢ
Số 20-QĐ/TW, ngày 23 thỏng 9 năm 1987
Về Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam
Căn cứ yờu cầu quản lý tập trung thống nhất và sử dụng cú hiệu quả tài liệu lƣu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam,
BAN BÍ THƢ TRUNG ƢƠNG ĐẢNG QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1: Thành lập Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, nhằm mục
đớch thống nhất quản lý và khai thỏc sử dụng tài liệu lƣu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chớ Minh, phục vụ cụng tỏc nghiờn cứu khoa học và hoạt động thực tiễn của cỏc cơ quan Đảng, Nhà nƣớc và đoàn thể quần chỳng.
Điều 2: Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là toàn bộ tài liệu lƣu trữ
của Đảng và Đoàn Thanh niờn cú ý nghĩa chớnh trị, khoa học và thực tiễn, bao gồm bản chớnh (hoặc bản sao cú giỏ trị nhƣ bản chớnh) cỏc loại tài liệu sau đõy: chớnh cƣơng, cƣơng lĩnh, điều lệ, tuyờn ngụn, tờ trỡnh, đề ỏn, biờn bản, kế hoạch, nghị quyết, chỉ thị, quyết định, kết luận, thụng tri, thụng bỏo, bỏo cỏo, cụng văn trao đổi và điện cỏc loại, cỏc bỏo, sỏch và tạp chớ của Đảng, tài liệu của trƣờng đảng, truyền đơn, lời kờu gọi, hiệu triệu, nhật ký, hồi ký về lịch sử Đảng - kể cả phim chụp, phim quay, ảnh, tranh, micrụ phim, đĩa ghi õm, băng ghi õm, băng ghi hỡnh, v.v. và những tài liệu khỏc hỡnh thành trong quỏ trỡnh hoạt động của cỏc cấp uỷ, cơ quan, tổ chức Đảng và Đoàn cỏc cấp; toàn bộ tài liệu về thõn thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chớ Minh và cỏc đồng chớ lónh đạo chủ chốt ở cấp uỷ đảng và Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chớ Minh.
Điều 3: Thành phần tài liệu Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam gồm:
- Tài liệu của cỏc tổ chức tiền thõn của Đảng;
- Tài liệu của Đảng và cỏc đoàn thể quần chỳng của Đảng trƣớc Cỏch mạng Thỏng Tỏm năm 1945;
- Tài liệu của cỏc Đại hội toàn quốc của Đảng và Đại hội đảng bộ cỏc cấp, của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ, của cỏc cấp uỷ Đảng Cộng sản Việt Nam (trƣớc kia là Đảng Cộng sản Đụng Dƣơng, Đảng Lao động Việt Nam); tài liệu của cỏc đảng bộ trực thuộc, cỏc ban, đảng đoàn, trƣờng đảng, bỏo, tạp chớ, nhà xuất bản, v.v. của Đảng và Đoàn Thanh niờn;
- Tài liệu của Trung ƣơng Cục miền Nam, cỏc xứ uỷ, liờn khu uỷ, khu uỷ, ban và đảng uỷ trực thuộc Trung ƣơng đó giải thể;
- Tài liệu về thõn thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chớ Minh; cỏc lónh tụ tiền bối của Đảng, cỏc đồng chớ trong Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ và cỏc đồng chớ lónh đạo chủ chốt của cỏc cấp uỷ tỉnh, thành, đặc khu;
- Tài liệu về một số cỏn bộ, đảng viờn tiờu biểu do Ban Bớ thƣ Trung ƣơng Đảng quy định từng thời kỳ;
- Hồi ký cỏch mạng của cỏc đồng chớ lónh đạo chủ chốt và cỏc cỏn bộ lóo thành cỏch mạng;
- Tài liệu về quỏ trỡnh xõy dựng và hoạt động của Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chớ Minh cỏc cấp và của cỏc đồng chớ lónh đạo chủ chốt của Đồn;
- Tài liệu về những hoạt động của cỏc đảng cộng sản và cụng nhõn, của cỏc tổ chức và phong trào quốc tế cú liờn quan đến Đảng ta; về những quan hệ giữa Đảng ta và cỏc đảng, cỏc tổ chức và phong trào quốc tế; về những chiến sĩ quốc tế đó hoạt động trờn đất nƣớc ta và những đảng viờn tiờu biểu của Đảng ta làm nhiệm vụ quốc tế ở cỏc nƣớc khỏc;
- Tài liệu của cỏc chế độ phong kiến, thực dõn, đế quốc xõm lƣợc và cỏc chớnh quyền tay sai phản động cú liờn quan trực tiếp đến hoạt động của Đảng ta.
Điều 4: Tài liệu Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam là một bộ phận
quan trọng trong toàn bộ tài liệu lữu trữ quốc gia, là di sản văn hoỏ vụ cựng quý bỏu của Đảng và của dõn tộc ta, thuộc sở hữu của toàn Đảng. Mọi tổ chức, cỏn bộ, đảng viờn, cụng dõn, đều cú trỏch nhiệm giữ gỡn, bảo vệ và thực hiện đỳng cỏc chế độ, quy định về lƣu trữ tài liệu của Đảng và phỏp luật của Nhà nƣớc; khụng một tổ chức hoặc cỏ nhõn nào đƣợc giữ tài liệu lƣu trữ của Đảng và Đoàn
làm của riờng, tự ý sao chộp, cụng bố, mua bỏn, trao đổi, sửa chữa, tiờu huỷ trỏi phộp hoặc sử dụng vào cỏc mục đớch trỏi lợi ớch của Đảng và Nhà nƣớc…
Cỏc cơ quan nghiờn cứu khoa học, cỏc viện bảo tàng,… chỉ đƣợc lƣu giữ hoặc trƣng bày những tài liệu phục chế, những bản sao để phục vụ cho yờu cầu cụng tỏc của cơ quan mỡnh; những bản tài liệu gốc và bản tài liệu chớnh (hoặc bản sao cú giỏ trị nhƣ bản chớnh) phải giao lại cho cỏc cơ quan lƣu trữ của Đảng quản lý. Những tổ chức hoặc cỏ nhõn cũn giữ cỏc tài liệu lƣu trữ của Đảng phải giao lại cho cơ quan lƣu trữ của Đảng cú trỏch nhiệm quản lý tài liệu ấy (nếu cần, đƣợc nhận lại bản sao).
Điều 5: Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lƣu trữ Trung
ƣơng Đảng trực thuộc Ban Bớ thƣ thống nhất quản lý và đƣợc bảo quản trong cỏc kho lƣu trữ của Đảng ở cỏc cấp từ trung ƣơng đến địa phƣơng và Kho lƣu trữ Trung ƣơng Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chớ Minh.
Hệ thống cỏc cơ quan lƣu trữ của Đảng gồm:
- Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng trực thuộc Ban Bớ thƣ;
- Cỏc kho lƣu trữ trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ, đặc khu uỷ đặt trong văn phũng cấp uỷ;
- Cỏc kho lƣu trữ ở cấp uỷ huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh đặt trong văn phũng cấp uỷ.
Ở Trung ƣơng Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chớ Minh cú kho lƣu trữ tài liệu trực thuộc Trung ƣơng Đoàn. Cỏc kho lƣu trữ của cấp uỷ tỉnh, thành, đặc khu và huyện, quận, thị quản lý cả tài liệu của Đoàn Thanh niờn Cộng sản Hồ Chớ Minh cựng cấp. Cỏc kho lƣu trữ của cấp uỷ huyện, quận, thị quản lý cả tài liệu cỏc đảng uỷ và đoàn cơ sở.
Điều 6: Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng cú nhiệm vụ nghiờn cứu soạn thảo
cỏc văn bản của Trung ƣơng Đảng chỉ đạo cụng tỏc văn thƣ và lƣu trữ; giỳp Ban Bớ thƣ kiểm tra việc thực hiện cỏc văn bản chỉ đạo ấy. Cục cú trỏch nhiệm trực tiếp quản lý Kho Lƣu trữ Trung ƣơng; hƣớng dẫn, chỉ đạo thống nhất nghiệp vụ khoa học và cụng tỏc văn thƣ và lƣu trữ đối với cỏc cơ quan của Đảng và Đoàn Thanh niờn.
Điều 7: Trừ cỏc tài liệu cơ mật cú quy định riờng, cỏc tài liệu khỏc hỡnh
thành trong quỏ trỡnh lónh đạo của Đảng ở Văn phũng Trung ƣơng Đảng, văn phũng cỏc cấp uỷ, cỏc ban, cỏc cơ quan khỏc của Đảng và Đoàn, sau thời gian quy định, phải giao nộp vào kho lƣu trữ của cấp uỷ đảng cựng cấp để quản lý.
Thời hạn bảo quản tài liệu ở bộ phận lƣu trữ hiện hành của cỏc cơ quan đảng và đoàn cỏc cấp quy định nhƣ sau:
- Ở Trung ƣơng: 5 năm (hết một nhiệm kỳ).
- Ở tỉnh, thành, đặc khu: 5 năm (hết một nhiệm kỳ). - Ở huyện, thị, quận và cơ sở: 2-3 năm (hết một nhiệm kỳ).
Hồ sơ lý lịch và tài liệu nhõn sự của cỏn bộ, đảng viờn thuộc cấp uỷ nào quản lý, sau khi cỏn bộ, đảng viờn ấy qua đời, giao nộp vào kho lƣu trữ cấp uỷ ấy.
Điều 8: Việc xỏc định giỏ trị tài liệu Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt
Nam phải do cỏc Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu lƣu trữ của Đảng ở cỏc cấp tiến hành. Thành phần Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu ở Cục Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng do Ban Bớ thƣ quy định, ở cỏc kho lƣu trữ đảng cỏc cấp do cấp uỷ quy định.
Tài liệu Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam chỉ đƣợc loại huỷ sau khi đƣợc Hội đồng xỏc định giỏ trị tài liệu lƣu trữ xem xột và quyết định. Khụng đƣợc loại huỷ tài liệu thuộc Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam từ năm 1954 trở về trƣớc, tài liệu trƣớc năm 1975 đối với cỏc cấp uỷ đảng và Đoàn Thanh niờn ở cỏc tỉnh từ Bỡnh - Trị - Thiờn trở vào, những tài liệu về thõn thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chớ Minh và cỏc lónh tụ của Đảng.
Điều 9: Cỏc cơ quan của Đảng, Nhà nƣớc, cỏc đoàn thể nhõn dõn và cỏn bộ,
đảng viờn đƣợc đến nghiờn cứu tài liệu tại cỏc cơ quan lƣu trữ của Đảng theo cỏc chế độ do cấp uỷ quy định.
Việc cụng bố, trƣng bày tài liệu của Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam phải theo quy chế do Ban Bớ thƣ và cấp uỷ quản lý kho lƣu trữ đảng cỏc cấp định, và phải chấp hành đỳng chế độ giữ gỡn bớ mật của Đảng và Nhà nƣớc.
Điều 10: Tài liệu Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam khụng đƣợc tự
tiện mang ra khỏi biờn giới nƣớc Cộng hồ xó hội chủ nghĩa Việt Nam. Việc phục vụ khai thỏc tài liệu Phụng Lƣu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam đối với ngƣời nƣớc ngoài phải đƣợc Ban Bớ thƣ Trung ƣơng Đảng quyết định.
Điều 11: Cỏc tỉnh uỷ, thành uỷ, đặc khu uỷ, cỏc ban, đảng đoàn, đảng uỷ
trực thuộc, cỏc cơ quan đảng và đoàn thanh niờn cỏc cấp cú trỏch nhiệm thi hành Quyết định này.
T/M BAN BÍ THƢ ĐỖ MƢỜI
Lƣu tại Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng.
QUYẾT ĐỊNH CỦA BAN BÍ THƢ
Số 22-QĐ/TW, ngày 1 thỏng 10 năm 1987
Một số điểm về cụng tỏc văn kiện và quản lý văn kiện của Ban Chấp hành Trung ƣơng Đảng
I- VỀ CễNG TÁC VĂN KIỆN
1. Mọi hoạt động lónh đạo của Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ đều đƣợc ghi thành văn kiện đỳng thể thức.
2. Cỏc đề ỏn hội nghị và dự thảo quyết định của Trung ƣơng, Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ, do cỏc ban của Đảng, Thƣờng vụ Hội đồng Bộ trƣởng, cỏc đoàn thể hoặc cỏc tiểu ban do Bộ Chớnh trị lập ra soạn thảo, phải đƣợc chuẩn bị đỳng yờu cầu, kế hoạch, quy trỡnh và thời gian quy định cho từng hội nghị. Những đề ỏn quan trọng về kinh tế - xó hội và tổ chức - cỏn bộ phải cú đủ chữ ký của cỏc cơ quan cú trỏch nhiệm thực hiện chủ trƣơng.
Cơ quan chủ đề ỏn phải cú tờ trỡnh kốm theo đề ỏn và dự thảo nghị quyết. Tờ trỡnh phải nờu rừ quỏ trỡnh chuẩn bị, nội dung những quan điểm chủ trƣơng lớn, những vấn đề quan trọng và những vấn đề cũn cú ý kiến khỏc nhau và kiến nghị của cơ quan chủ đề ỏn về những vấn đề ấy đề nghị cơ quan lónh đạo thảo luận và quyết định. Tờ trỡnh với Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng khụng quỏ 12 trang, với Hội nghị Bộ Chớnh trị khụng quỏ tỏm trang và với Hội nghị Ban Bớ thƣ khụng quỏ năm trang đỏnh mỏy tiờu chuẩn (khổ giấy A4, đỏnh thƣa dũng).
Đề ỏn, dự thảo nghị quyết và tờ trỡnh ra Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng phải gửi đến cỏc Uỷ viờn Trung ƣơng và cỏc đồng chớ Cố vấn Ban Chấp hành Trung ƣơng trƣớc 15 ngày, ra Hội nghị Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ phải gửi đến cỏc đồng chớ Uỷ viờn Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ƣơng trƣớc năm ngày; đối với vấn đề đột xuất, phải gửi đề ỏn trƣớc hai ngày. Văn phũng Trung ƣơng đƣợc yờu cầu cơ quan chủ đề ỏn cung cấp cỏc tài liệu trƣớc Hội nghị Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ bảy ngày (trừ trƣờng hợp đột xuất) và trƣớc Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng 20 ngày để kịp phỏt hành đến cỏc đồng chớ lónh đạo đỳng thời gian quy định.
Đồng chớ Bớ thƣ Thƣờng trực với sự giỳp đỡ của Chỏnh Văn phũng Trung ƣơng, kiểm tra lại việc chuẩn bị trƣớc khi quyết định ghi vấn đề vào chƣơng trỡnh nghị sự hoặc đề nghị lờn đồng chớ Tổng Bớ thƣ cho đƣa vấn đề vào chƣơng trỡnh nghị sự.
3. Cỏc cuộc hội nghị đều phải cú biờn bản và hồ sơ hội nghị. Văn phũng Trung ƣơng cú trỏch nhiệm làm biờn bản đầy đủ, biờn bản tổng hợp và lập hồ sơ cỏc cuộc Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ.
Biờn bản đầy đủ của hội nghị phải ghi rừ thời gian, địa điểm, số lƣợng thành
viờn chớnh cú mặt, vắng mặt kốm theo, danh sỏch (đối với Hội nghị Trung ƣơng) hoặc danh sỏch cỏc thành viờn đƣợc mời cú mặt, vắng mặt (đối với Hội nghị Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ), chủ toạ và thƣ ký; những tài liệu sử dụng trong hội nghị; ý kiến phỏt biểu của từng ngƣời; những biểu quyết và kết luận của hội nghị. Biờn bản phải cú chữ ký của ngƣời làm biờn bản, chữ ký "đó xem lại" của đồng chớ Chỏnh Văn phũng (hoặc đồng chớ Phú Văn phũng chịu trỏch nhiệm về biờn bản trong cuộc hội nghị đú). Trƣờng hợp cơ quan chủ đề ỏn đƣợc giao trỏch nhiệm làm biờn bản, thỡ biờn bản phải cú chữ ký của ngƣời làm biờn bản và của chủ toạ hội nghị. Mọi biờn bản đều phải đúng dấu Ban Chấp hành Trung ƣơng.
Biờn bản đầy đủ của Hội nghị Ban Chấp hành Trung ƣơng phải đƣợc hoàn chỉnh chậm nhất khụng quỏ 10 ngày và của Hội nghị Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ chậm nhất khụng quỏ năm ngày sau khi Hội nghị kết thỳc. Đõy là tài liệu tuyệt mật của Đảng, chỉ cú cỏc đồng chớ thành viờn chớnh thức của Hội nghị và đồng chớ phụ trỏch cơ quan chủ đề ỏn đƣợc mƣợn khai thỏc tại chỗ, theo quyết định của đồng chớ Tổng Bớ thƣ hoặc đồng chớ Bớ thƣ Thƣờng trực.
Biờn bản tổng hợp (viết gọn là biờn bản) đƣợc làm đối với một số hội nghị,
chủ yếu ghi những kết luận, những quyết định chớnh của hội nghị, phải cú chữ ký của đồng chớ làm biờn bản, đồng chớ chủ toạ hội nghị và đúng dấu Ban Chấp hành Trung ƣơng. Biờn bản phải đƣợc ký duyệt chậm nhất khụng quỏ ba ngày sau cuộc họp kết thỳc. Văn phũng Trung ƣơng cú trỏch nhiệm sao nguyờn văn hoặc trớch sao biờn bản gửi đến cỏc địa chỉ cú trỏch nhiệm thực hiện theo sự chỉ đạo của đồng chớ Tổng Bớ thƣ hay đồng chớ Bớ thƣ Thƣờng trực.
Hồ sơ hội nghị bao gồm: giấy triệu tập, danh sỏch đại biểu tham dự (chớnh
thức, và dự thớnh nếu cú), chƣơng trỡnh nghị sự của hội nghị, cỏc văn bản sử dụng trong hội nghị, biờn bản đầy đủ, biờn bản tổng hợp của hội nghị, kết luận và quyết định của hội nghị, ảnh, băng ghi õm (nếu cú). Cơ quan làm biờn bản hội nghị chịu trỏch nhiệm lập hồ sơ hội nghị và giao lại Văn phũng Trung ƣơng lƣu giữ.
4. Trong trƣờng hợp Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ ra quyết định mà khụng cần họp, Văn phũng Trung ƣơng cú trỏch nhiệm thực hiện chỉ thị của đồng chớ Tổng Bớ thƣ và đồng chớ Bớ thƣ Thƣờng trực gửi tài liệu đến từng đồng chớ Uỷ viờn Bộ Chớnh trị hoặc Ban Bớ thƣ để xin ý kiến. Cỏc đồng chớ Uỷ viờn Bộ Chớnh trị hoặc Ban Bớ thƣ ghi ý kiến sửa chữa, bổ sung trực tiếp vào văn bản và gửi lại Văn phũng Trung ƣơng theo đỳng thời gian quy định ghi ở đầu văn bản (thƣờng khụng quỏ năm ngày). Sau thời gian đú, đồng chớ nào khụng gửi lại văn bản kốm theo ý kiến sửa chữa, bổ sung của mỡnh thỡ coi nhƣ đồng ý hoàn toàn với dự thảo quyết định. Văn phũng Trung ƣơng cú trỏch nhiệm cựng cơ quan chủ đề ỏn hoàn chỉnh văn kiện theo ý kiến đa số cỏc đồng chớ Bộ Chớnh trị hoặc Ban Bớ thƣ để trỡnh đồng chớ Tổng Bớ thƣ hoặc đồng chớ Bớ thƣ Thƣờng trực thụng qua.
5. Cỏc ban của Trung ƣơng Đảng cú trỏch nhiệm soạn thảo cỏc văn kiện chỉ đạo của Bộ Chớnh trị, Ban Bớ thƣ về cỏc mặt cụng tỏc do ban phụ trỏch; xem xột,