Nguồn: Tác giả điều tra - Thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn:
+ Công tác tổ chức chứng từ: Trung tâm đã thực hiện tốt các khâu trong công tác tổ chức chứng từ kế toán: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ, bảo quản và lƣu trữ chứng từ đầy đủ, khoa học, dễ kiểm tra, dễ tìm kiếm.
+ Công tác tổ chức hệ thống tài khoản: Trung tâm mở đủ tài khoản để hạch tốn theo u cầu của Bộ tài chính. Cách hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các TK đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết cho quản lý.
+ Cơng tác ghi sổ kế tốn: Trung tâm sử dụng sổ kế toán phù hợp với quy mơ hoạt động và loại hình hoạt động, dễ dàng cho việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
+ Báo cáo kế tốn đƣợc lập đầy đủ đúng theo yêu cầu. Về cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị.
- Về tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn: Trung tâm đã thực hiện việc kiểm tra theo định kỳ, từ đó tránh đƣợc sai sót đáng tiếc xảy ra trong q trình hạch tốn cũng nhƣ quản lý quỹ, quản lý tài sản. Việc làm này đƣợc duy trì thƣờng xuyên để nâng cao hiệu quả quản lý trong Trung tâm. Công tác kiểm tra từ các cơ quan cấp trên, bên ngồi Trung tâm (Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn, Viện Khoa học
Nơng nghiệp Việt Nam, Kiểm tốn Nhà nƣớc…) cũng đƣợc thực hiện thƣờng xuyên theo quy định.
- Về ứng dụng CNTT trong công tác kế toán: Phần mềm kế toán Trung tâm đang sử dụng tƣơng đối phù hợp và đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý, tuy nhiên phịng Tài chính Kế tốn của Trung tâm vẫn yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm thƣờng xuyên hoàn thiện, nâng cấp phần mềm nhằm đáp ứng ngày càng cao yêu cầu quản lý tài chính.
4.2.2. Nhƣợc điểm
4.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức kế tốn tập trung có nhƣợc điểm là hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc.
Đặc biệt trong giai đoạn thực hiện cơ chế tự chủ tài chính nhƣ hiện nay thì bộ máy kế tốn hiện tại đang thiếu một bộ phận chuyên trách xây dựng, xét duyệt, kiểm tra kế hoạch tài chính của từng bộ phận trƣớc khi tổng hợp xây dựng kế hoạch tài chính chung cho tồn Trung tâm; đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và cơng tác kế tốn quản trị chƣa đƣợc chú trọng đúng mức nên việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo chƣa đáp ứng kịp thời. Chƣa bố trí kế tốn thực hiện cơng tác kế tốn quản trị.
4.2.2.2. Tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn
* Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Bảng thống kê thu nhập dùng để kê khai thu nhập hiện tại còn kê khai kèm theo bảng kê thanh quyết toán chứng từ theo từng đợt thanh quyết toán. Theo luật thuế Thu nhập cá nhân hiện tại thì thu nhập cá nhân chƣa đƣợc kê khai báo cáo kịp thời so với quy định của Luật thuế.
- Những chứng từ đã quá thời hạn lƣu trữ có thể làm thủ tục hủy nhƣng vẫn chƣa thực hiện công tác hủy chứng từ.
- Việc lập, ghi chép số liệu ban đầu cịn chƣa cẩn thận và có thiếu sót, chƣa ký đầy đủ chữ ký khi lập chứng từ phát sinh.
Việc lập chứng từ ban đầu vẫn cịn những thiếu sót chƣa ghi chép đầy đủ theo hƣớng dẫn (nhƣ chứng từ trên là thiếu lãnh đạo đơn vị duyệt chi, chƣa ghi đầy đủ ngày tháng trên chứng từ).
* Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Việc tiếp nhận các khoản viện trợ chƣa thực hiện mở riêng mỗi dự án một tài khoản tại ngân hàng theo quy định chế độ quản lý tài chính Nhà nƣớc đối với nguồn viện trợ.
- Một số khoản chi sự nghiệp của Trung tâm chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, chậm đổi mới, chƣa đồng bộ với cơ chế quản lý tài chính, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu trong tình hình mới. Các khoản chi phí chƣa đƣợc phân bổ cho nhiệm vụ thƣờng xuyên theo chức năng và các đề tài, dự án. Cụ thể đó là những khoản chi về:
+ Các khoản chi về mua sắm tài sản
+ Các khoản chi chung về nhiên liệu nhƣ điện, nƣớc, xăng dầu…
* Về tổ chức ghi sổ kế toán: Thực tế tại Trung tâm Tài nguyên thực vật chƣa đƣợc ghi sổ kịp thời chính vì vậy khi lãnh đạo đơn vị cần thơng tin về chi phí cho một hoạt động trong một thời gian bất kỳ thì bộ phận kế tốn cung cấp số liệu còn chƣa kịp thời trong việc thu thập xử lý và cung cấp thông tin. Cụ thể tại Trung tâm sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhƣng số liệu hàng tháng chƣa cập nhật kịp thời để in sổ hàng tháng, cịn tình trạng 3 tháng mới tổng hợp đƣợc số liệu về tình hình chi tiêu ngân sách.
* Về tổ chức báo cáo kế toán
- Hệ thống báo cáo kế toán chỉ lập theo quy định chế độ kế toán hiện hành và một số báo cáo kế toán cuối năm theo quy định của cơ quan chủ quản. Hệ thống báo cáo kế toán mới chỉ dừng lại ở mặt lƣợng mà chƣa có sự phân tích về mặt chất.
- Thuyết minh BCTC trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung chỉ đánh giá tình hình về lao động, quỹ lƣơng, tổng tài sản, tăng giảm các quỹ và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách, mới chỉ phục vụ cho cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc, còn nhiều vấn đề mà các nhà quản lý khác quan tâm nhƣng chƣa đƣợc cụ thể trên bản thuyết minh này.
- Đơn vị lập BCTC năm theo quy định của Nhà nƣớc và của cơ quan chủ quản. Việc hoàn thiện báo cáo năm thƣờng xuyên gửi muộn so với thời gian quy định.
Tác giả đã phỏng vấn đồng chí Trƣởng ban Tài chính – Viện Khoa học Nơng nghiệp Việt Nam về báo cáo quyết toán ngân sách nhà nƣớc của đơn vị dự toán cấp III lập hàng năm nhƣ sau:
Câu hỏi: Báo cáo quyết toán ngân sách đơn vị dự toán cấp III lập đã đảm bảo yêu
cầu chƣa? Trả lời:
- Đơn vị dự toán cấp III đã lập đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu.
- Số liệu thuyết minh rõ ràng, tuy nhiên về thời hạn nộp về đơn vị dự toán cấp I chƣa đƣợc đảm bảo.
Hộp thơng tin 2. Về báo cáo quyết tốn ngân sách
Nguồn: Tác giả điều tra
4.2.2.3. Tổ chức kiểm tra kế toán
- Việc lập dự tốn hàng năm khơng sát và chƣa kịp thời vì thế gây khó khăn cho việc kiểm sốt chi của Trung tâm.
- Trung tâm chƣa thực hiện công tác tự kiểm tra tài chính theo quy định do chƣa có bộ phận kiểm sốt nội bộ độc lập nên công tác kiểm tra, giám sát chƣa đảm bảo kịp thời về thời gian và chất lƣợng. Công tác kiểm tra, giám sát thực hiện cơ chế tự chủ tài chính của cơ quan chức năng cũng nhƣ cơ quan chủ quản cấp trên đối với Trung tâm còn chƣa đƣợc đánh giá thƣờng xuyên, sơ sài. Do khối lƣợng nguồn kinh phí nhiều nhƣng thời gian kiểm tra khơng thể bố trí để đáp ứng đƣợc.
4.2.2.4. Tổ chức ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn
Phần mềm kế tốn đang sử dụng chƣa hồn thiện việc kết nối số liệu giữa các đơn vị kế toán cấp II, cấp III nên chƣa tự động kết xuất đƣợc báo cáo tổng hợp của đơn vị dự tốn cấp II. Chính vì thế mỗi lần đơn vị cấp trên yêu cầu số liệu báo cáo thì Trung tâm phải tổng hợp lại theo yêu cầu. Đôi khi báo cáo chồng chéo, không kịp thời cho đơn vị cấp trên.
Tác giả đã phỏng vấn Kế toán trƣởng về việc sử dụng phần mềm kế toán của đơn vị đang sử dụng nhƣ sau:
Câu hỏi: Tình hình việc sử dụng phần mềm kế tốn ở đơn vị có đáp ứng đƣợc u cầu khơng?
Trả lời:
- Phần mềm chạy hệ thống mạng nội bộ bao gồm máy chủ và các máy trạm, đƣợc kết nối Internet nên việc cập nhật phần mềm khá tốt khi có thay đổi về biểu mẫu, trục trặc về kỹ thuật
- Phần mềm kế toán chạy ổn định, về cơ bản đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ cho đơn vị.
- Khi có thay đổi về biểu mẫu, trục trặc về kỹ thuật thì phải cập nhật ở máy chủ mà khơng tự động cho máy trạm đƣợc, vì vậy phải cùng lúc cập nhật ở từng các máy trạm nên mất nhiều thời gian.
- Do kết nối Internet mọi cập nhật và trục trặc về kỹ thuật đƣợc liên hệ qua mạng nên đôi khi cần lập trình viên đến trực tiếp xử lý là chƣa đƣợc kịp thời.
- Năm 2018, thực hiện theo thông tƣ 107/2007/TT/BTC phần mềm đã đƣợc nâng cấp nhằm đáp ứng thay đổi theo thông tƣ mới. Tuy nhiên việc nâng cấp phần mềm chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu nhƣ một số mẫu báo cáo chƣa đúng theo quy định.
Hộp thơng tin 3. Về tình hình sử dụng phần mềm kế tốn
(Nguồn: Tác giả điều tra
Năm 2018, thực hiện theo thông tƣ 107/2007/TT/BTC phần mềm đã đƣợc nâng cấp nhằm đáp ứng thay đổi theo thông tƣ mới. Tuy nhiên việc nâng cấp phần mềm chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu nhƣ một số mẫu báo cáo chƣa đúng theo quy định. Tác giả lấy dẫn chứng một báo cáo không đúng theo quy định của thông tƣ mới:
Tác giả đã trao đổi và đặt câu hỏi với kế toán trƣởng về việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán nhƣ sau:
Câu hỏi: Việc ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn của Trung tâm thực
hiện nhƣ thế nào? Có vấn đề gì cần quan tâm?
Trả lời:
Trung tâm đã thực sự ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn từ năm 2009 việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán đã mang lại nhiều thuận lợi cho cơng tác kế tốn. Tuy nhiên vẫn cịn nhiều khó khăn trong thực hiện:
- Hệ thống phần mềm chƣa thực sự đồng nhất giữa cơ quan chủ quản và các đơn vị trực thuộc vì thế báo cáo cho cơ quan chủ quan chƣa kịp thời. Số liệu trên báo cáo trùng lặp giữa các báo cáo gây mất thời gian cho đơn vị trong việc tổng hợp và gửi báo cáo.
- Máy tính đƣợc sử dụng đến nay đều đã cũ, có máy đƣợc đƣa vào sử dụng từ năm 2005 đến nay.
- Cán bộ làm cơng tác kế tốn chƣa đƣợc tập huấn về phần mềm mà chủ yếu là tự học hỏi.
Hộp thông tin 4. Về ứng dụng tin học trong công tác kế tốn
Nhƣ vậy, cơng tác đào tạo tin học và ứng dụng máy vi tính vào cơng tác kế toán chƣa đƣợc quan tâm nhiều. Phần mềm kế toán đƣợc đƣa vào sử dụng từ năm 2009 qua nhiều lần nâng cấp, tuy nhiên cán bộ vào làm việc chủ yếu là tự học hỏi lẫn nhau và vƣớng mắc ở khâu nào thì sẽ nhận hƣớng dẫn trực tiếp qua lập trình viên. Trung tâm chƣa có nguồn kinh phí để bố trí đƣợc việc đào tạo hƣớng dẫn để đồng bộ hóa tất cả các kế tốn viên đều nắm bắt đƣợc phần mềm ngay cả phần mình khơng phụ trách. Bên cạnh đó phát huy tính sáng tạo đề xuất các ý tƣởng nhằm ngày càng hoàn thiện và cung cấp số liệu phục vụ yêu cầu quản lý đƣợc nhanh, hiệu quả.
Trang thiết bị chƣa hiện đại, vẫn còn sử dụng một số máy vi tính cũ (có máy từ năm 2005) nên chất lƣợng máy nhiều khi không đảm bảo làm ảnh hƣởng không nhỏ đến chất lƣợng và hiệu quả của công tác kế tốn. Do có sự hạn chế về nguồn kinh phí đƣợc cấp nên điều kiện trang bị cơ sở vật chất, máy móc thiết bị phục vụ chƣa đáp ứng kịp thời và đầy đủ so với yêu cầu cấp thiết về nhiệm vụ của cơng tác tổ chức kế tốn tại đơn vị.
4.3. NHỮNG NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC
* Về cơ bản, tổ chức cơng tác kế tốn tại Trung tâm Tài ngun thực vật ảnh hƣởng bởi Luật NSNN và các chính sách quản lý tài chính đối với các đơn vị hành chính, sự nghiệp. Khi các cơ chế, chính sách quản lý của Nhà nƣớc thay đổi thì các quy chế của Trung tâm tài nguyên cũng thay đổi theo để đảm bảo đúng quy định của Nhà nƣớc. Cụ thể các chính sách tài chính, chính sách kế tốn Trung tâm đang áp dụng nhƣ sau:
Các chính sách tài chính
- Luật ngân sách nhà nƣớc số 83/2015/QH13
- Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ban hành ngày 25 tháng 04 năm 2006 về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với sự nghiệp cơng lập.
- Nghị định số 115/2005/NĐ-CP ngày 05/9/2005 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ tự chịu trách nhiệm của tổ chức khoa học và công nghệ.
- Hệ thống mục lục ngân sách theo Quyết định số 33/2008/QĐ–BTC ngày 02/06/2008.
- Thông tƣ 71/2006/TT-BTC ban hành ngày 09/08/2006 hƣớng dẫn thực hiện nghị định số 43/2006/NĐ-CP ban hành ngày 25 tháng 04 năm 2006 về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với sự nghiệp công lập.
- Thơng tƣ 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài Chính, quy định về chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi ngân sách Nhà nƣớc qua Kho bạc Nhà nƣớc và thơng tƣ 39/2016/TT-BTC ngày 01/03/2016 của Bộ Tài Chính sửa đổi bổ sung một số điều của thông tƣ 161/2012/TT-BTC ngày 02/10/2012 của Bộ Tài Chính.
- Thông tƣ liên tịch số 55/2015/TTLT-BTC- BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2015 hƣớng dẫn định mức xây dựng, phân bổ dự tốn và quyết tốn kinh phí đối với các nhiệm vụ Khoa học và Cơng nghệ có sử dụng ngân sách nhà nƣớc. Thơng tƣ liên tịch số 27/2015/TTLT-BTC- BKHCN ngày 22 tháng 4 năm 2015 quy định khoán chi thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ sử dụng ngân sách nhà nƣớc;
- Thông tƣ số 40/2017/TT-BTC ngày 28/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ cơng tác phí, chế độ chi hội nghị;
- Thơng tƣ 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài Chính về hƣỡng dẫn mở tài khoản tại kho bạc Nhà nƣớc;
- Thông tƣ 162/2014/TT-BTC ban hành ngày 06/11/2014 của Bộ Tài Chính quy định chế độ quản lý, tính hao mịn TSCĐ trong các cơ quan Nhà nƣớc, đơn vị sự nghiệp cơng lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách Nhà nƣớc;
- Quy chế chi tiêu nội bộ của Viện KH Nông nghiệp Việt Nam ban hành kèm theo Quyết định số 680/QĐ-KHNN-TC ngày 30/6/2017.
- Các văn bản pháp quy của Nhà nƣớc quy định về chế độ, tiêu chuẩn và các định mức chi từ kinh phí chi thƣờng xun.
Các chính sách kế tốn đơn vị áp dụng:
- Thơng tƣ 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính + Kỳ kế tốn: Năm từ 1/1 đến ngày 31/12