3.2.1. Phƣơng pháp thu thập tài liệu
*Phƣơng pháp thu thập dữ liệu thứ cấp:
- Khái niệm: Dữ liệu thứ cấp là dữ liệu do ngƣời khác thu thập. Dữ liệu thứ cấp có thể là dữ liệu chƣa xử lý (còn gọi là dữ liệu thô) hoặc dữ liệu đã xử lý.
- Ƣu điểm của việc sử dụng dữ liệu thứ cấp là tiết kiệm tiền bạc, thời gian. - Nhƣợc điểm trong sử dụng nguồn dữ liệu thứ cấp là: Dữ liệu thứ cấp này đã đƣợc thu thập cho các nghiên cứu với các mục đích khác và có thể hoàn toàn không hợp với vấn đề của chúng ta; khó phân loại dữ liệu; các biến số, đơn vị đo lƣờng có thể khác nhau... Dữ liệu thứ cấp thƣờng đã qua xử lý nên khó đánh giá đƣợc mức độ chính xác, mức độ tin cậy của nguồn dữ liệu.
Dữ liệu thứ cấp không phải do ngƣời nghiên cứu trực tiếp thu thập. Những tài liệu tác giả thu thập trong luận văn là dữ liệu thứ cấp bao gồm một số tài liệu nhƣ sau:
- Báo cáo tài chính từ năm 2015 đến năm 2017;
- Các sổ sách kế toán tổng hợp từ năm 2015 đến năm 2017; - Các sổ sách kế toán chi tiết từ năm 2015 đến năm 2017; - Các chứng từ kế toán liên quan từ năm 2015 đến năm 2017; - Cơ chế tài chính, chính sách kế toán từ năm 2015 đến năm 2017.
* Phƣơng pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Dữ liệu sơ cấp là dữ liệu do chính ngƣời nghiên cứu thu thập bằng các cuộc điều tra hoặc phỏng vấn.
Dữ liệu sơ cấp trong luận văn đƣợc thu thập thông qua phƣơng pháp điều tra bằng cách lập phiếu điều tra hoặc phỏng vấn về trình độ, chức năng, khả năng hoàn thành công việc, sai sót trong quá trình làm việc của Phòng Kế toán; phiếu điều tra sẽ phát cho các cán bộ và Thủ trƣởng của đơn vị (hoặc phỏng vấn) để thu thập ý kiến của họ về công tác kế toán, từ đó rút ra kết luận. Cụ thể các đối tƣợng sau đƣợc điều tra, phỏng vấn:
Bảng 3.4. Danh mục các đối tƣợng đƣợc phỏng vấn để thu thập dữ liệu
Ngƣời đƣợc phỏng vấn Nội dung phỏng vấn
- Lãnh đạo đơn vị chủ quản Về báo cáo quyết toán ngân sách của đơn vị - Kế toán trƣởng đơn vị
Việc sử dụng phần mềm kế toán tại đơn vị Về việc nộp báo cáo tài chính
Về ứng dụng phần mềm vào công tác kế toán - Nhân viên phòng Tài chính Kế toán Về sự phối hợp trong công việc
(Nguồn: Tác giả điều tra)
Dữ liệu sơ cấp đáp ứng tốt yêu cầu nghiên cứu, tuy nhiên việc thu thập dữ liệu sơ cấp lại thƣờng phức tạp, tốn kém. Để khắc phục nhƣợc điểm này, ngƣời ta không tiến hành điều tra hết toàn bộ các đơn vị của tổng thể, mà chỉ điều tra trên một số đơn vị gọi là điều tra chọn mẫu.
3.2.2. Phƣơng pháp xử lý số liệu
- Phƣơng pháp sử dụng exel: sử dụng bảng tính exel để tính toán các số liệu kế toán.
3.2.3. Phƣơng pháp phân tích số liệu
- Phƣơng pháp thống kê mô tả: Thống kê mô tả đƣợc sử dụng để mô tả những đặc tính cơ bản của dữ liệu thu thập đƣợc từ nghiên cứu thực nghiệm qua các cách thức khác nhau. Thống kê mô tả và thống kê suy luận cùng cung cấp những tóm tắt đơn giản về mẫu và các thƣớc đo. Thông qua các bảng mô tả chi tiết về những chỉ tiêu đƣợc phân tích từ nguồn dữ liệu thu thập đƣợc.
- Phƣơng pháp thống kê so sánh:
So sánh số liệu thu chi hoạt động qua 3 năm liên tiếp của đơn vị để thấy đƣợc tình hình biến động ngân sách qua các năm.
So sánh nguồn nhân lực của đơn vị qua các năm và số cán bộ làm công tác kế toán qua 3 năm liên tiếp của đơn vị.
- Phƣơng pháp chuyên gia: Hỏi trực tiếp các chuyên gia, ngƣời có kinh nghiệm trong nghề kế toán.
Sơ đồ: Khung phân tích
Đề tài hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật Cơ sở lý luận và phƣơng pháp nghiên cứu: - Các những vấn đề liên quan đến tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị SNCL. - Các phƣơng pháp nghiên cứu: phƣơng pháp tiếp cận, thu thập số liệu, xử lý số liệu,…
Địa bàn và phƣơng pháp nghiên cứu
Đặc điểm địa bàn nghiên cứu: Trung tâm Tài nguyên thực vật
Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật:
-Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán -Thực trạng tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán
-Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán -Thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác kế toán
Hệ thống lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị SNCL.
Đặc điểm hoạt động và tổ chức quản lý. Tình hình tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật
Đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán:
-Ƣu điểm -Nhƣợc điểm
Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật
PHẦN 4. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT TÀI NGUYÊN THỰC VẬT
4.1.1. Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Tài chính Kế toán là một trong những phòng nghiệp vụ của Trung tâm Tài nguyên thực vật đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc kiểm tra giám sát giúp ban giám đốc quản lý tốt hơn nguồn tài chính và điều hành mọi hoạt động của đơn vị. Tác giả đã tìm hiểu thực trạng tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm nhƣ sau:
* Hình thức tổ chức:
Tổ chức bộ máy kế toán là khâu quan trọng trong tổ chức công tác kế toán của các đơn vị. Khi tổ chức bộ máy kế toán, cần phải thực hiện tốt các nội dung:
- Căn cứ và đặc điểm, yêu cầu cụ thể của đơn vị;
- Căn cứ và biên chế bộ máy kế toán hiện có để có thể tổ chức, phân chia ra các bộ phận kế toán trong đơn vị một cách hợp lý;
- Quy định, phân công nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn cụ thể cho từng bộ phận kế toán, từng cán bộ nhân viên kế toán cũng nhƣ mối quan hệ giữa các bộ phận này nhằm thực hiện tốt vai trò của kế toán trong quản lý.
Hình thức tổ chức công tác kế toán của Trung tâm Tài nguyên thực vật là hình thức kế toán tập trung.
Theo hình thức này cả Trung tâm chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị. Ở các bộ phận không có tổ chức kế toán riêng, chỉ bố trí kế toán viên hạch toán làm nhiệm vụ hƣớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh, chuyển chứng từ hạch toán ban đầu về phòng kế toán theo định kỳ để phòng kế toán kiểm tra, ghi chép sổ kế toán.
Sơ đồ 4.1. Bộ máy kế toán của Trung tâm Tài nguyên thực vật
Nguồn: Phòng Tài chính Kế toán
Trưởng phòng - Kế toán trưởng:
Kế toán trƣởng chịu trách nhiệm trƣớc Trung tâm và Nhà nƣớc về quản lý tài chính của Trung tâm theo quy định của pháp luật.
Lập kế hoạch tài chính đảm bảo thống nhất và phù hợp với hoạt động thực tế. Kiểm soát mọi hoạt động thu chi, duyệt chứng từ thanh toán và phân tích đánh giá tình hình triển khai kế hoạch tài chình làm căn cứ để tham mƣu cho công tác quản lý của lãnh đạo Trung tâm.
Tổ chức công tác kế toán của Trung tâm, phân công cán bộ, nhân viên điều hành công việc, đôn đốc kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ của từng cán bộ; đề xuất chƣơng trình công tác, biện pháp thực hiện.
Phó trưởng phòng – Kế toán tổng hợp – Kế toán kho bạc:
Có nhiệm vụ phối hợp với kế toán trƣởng trong việc lập dự toán NSNN; lập báo cáo phân tích, đánh giá tình hình tài chính của Trung tâm nhằm tham mƣu cho Lãnh đạo trong công tác quản lý. Đối chiếu, kiểm tra, kiểm soát số liệu tổng hợp và chi tiết lập báo cáo tài chính gửi các cơ quan, đơn vị theo quy định.
Có trách nhiệm giao dịch, theo dõi mọi hoạt động thu chi với kho bạc. Theo dõi tình hình biến động từng loại nguồn kinh phí tại kho bạc. Đối chiếu, kiểm tra số
Kế toán trƣởng Kế toán tiền mặt, vật tƣ Kế toán thuế Kế toán Ngân hàng Kế toán tiền lƣơng, các khoản phải nộp theo lƣơng Kế toán tổng hợp, kế toán kho bạc Thủ quỹ Kế toán Tài sản cố định
phát sinh, số dƣ các nguồn kinh phí nhằm cân đối nguồn tiền để đáp ứng kịp thời và có hiệu quả đối với các hoạt động trong toàn Trung tâm.
Kế toán tiền mặt:
Có trách nhiệm thanh toán mọi khoản thu chi bằng tiền mặt, có chức năng theo dõi tổng hợp phân loại các khoản tạm ứng, phải thu, phải trả bám sát thời hạn. Thƣờng xuyên kiểm tra, giám sát, đối chiếu và kiểm kê số dƣ quỹ trên sổ kế toán và số dƣ tiền mặt thực tế với thủ quỹ.
Kế toán thuế:
Có trách nhiệm kê khai thuế, tổng hợp các khoản thuế và nộp báo cáo thuế cho cục thuế Hà Nội và nộp các khoản thuế theo quy định hiện hành.
Kế toán lương, các khoản phải nộp theo lương:
Có trách nhiệm lập bảng tính, thanh toán lƣơng và các khoản phải nộp theo lƣơng cho cán bộ công nhân viên. Phối hợp với kế toán ngân hàng làm thủ tục chuyển lƣơng qua tài khoản và các khoản phải nộp theo lƣơng cho cơ quan bảo hiểm, công đoàn ngành. Thƣờng xuyên kiểm tra, theo dõi chi tiết biến động tiền lƣờng của cán bộ công nhân viên.
Kế toán Ngân hàng:
Có trách nhiệm giao dịch, theo dõi mọi hoạt động thu chi với ngân hàng. Theo dõi tình hình biến động nguồn kinh phí với ngân hàng. Đối chiếu kiểm tra số phát sinh, số dƣ các nguồn kinh phí.
Kế toán tài sản cố định:
Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, số hao mòn, giá trị còn lại của các TSCĐ. Lập báo cáo chi tiết, tổng hợp tăng, giảm TSCĐ, phối hợp cùng các phòng ban và các bộ phận có liên quan làm thủ tục thanh lý TSCĐ. Thực hiện kiểm kê TSCĐ tại đơn vị sử dụng vào cuối mỗi năm.
Thủ quỹ:
Có chức năng quản lý việc thu chi tiền mặt, chịu trách nhiệm về quản lý tiền mặt.
Ngoài các nhiệm vụ nêu trên kế toán viên còn đƣợc Trƣởng phòng phân công theo dõi, giám sát tình hình hoạt động, lập báo cáo tình hình tài chính của từng đề tài, dự án theo quy định của Nhà nƣớc.
* Cơ cấu nhân lực bộ máy kế toán: Năm 2018, phòng Tài chính Kế toán có 08 ngƣời gồm có 01 kế toán trƣởng, 06 nhân viên và 01 thủ quỹ, tác giả đã thu thập số liệu qua các năm nhƣ sau:
Bảng 4.1. Tình hình nguồn nhân lực bộ máy kế toán giai đoạn 2015-2017
Chỉ tiêu Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Tổng số 07 07 08 Độ tuổi > 45 tuổi 1 1 2 < 45 tuổi 6 6 6 Giới tính Nam 1 1 2 Nữ 6 6 6 Kinh nghiệm > 5 năm 5 5 5 < 5 năm 2 2 3 Trình độ Thạc sĩ 1 Đại học 6 6 6
Không đào tạo 1 1 1
Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính
Các cán bộ làm công tác kế toán tại phòng Tài chính Kế toán hầu hết là có trình độ đại học với kinh nghiệm làm công tác trên 5 năm (chỉ có 01 cán bộ có trình độ khác làm công tác thủ quỹ), trong đó 04 cán bộ đang học tập để nâng cao trình độ thạc sĩ. Với số lƣợng cán bộ tại phòng hầu nhƣ không biến động qua các năm và đa phần là nữ với độ tuổi tƣơng đối trẻ. Từ năm 2017, phòng đƣợc bổ sung thêm 01 cán bộ nhằm đảm bảo cho vận hành bộ máy kế toán do các cán bộ nữ đang trong độ tuổi sinh đẻ và hàng năm khối lƣợng công việc ngày càng nhiều.
* Nhiệm vụ của bộ máy kế toán:
Thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán;
Kiểm tra, giám sát các khoản thu – chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sảnh; phát
hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán;
Phân tích thông tin, số liệu kế toán; tham mƣu, đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị kế toán;
Cung cấp thông tin, số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
* Chức năng của bộ máy kế toán
- Cung cấp thông tin phục vụ quản trị, quản lý và lãnh đạo. Kế toán thu thập, phân loại mọi biến động của các đối tƣợng hạch toán trong khu vực công qua đó xử lý và cung cấp thông tin đúng, đủ, kịp thời lúc đó nhà quản trị mới có đƣợc thông tin trọng yếu về kinh tế, tài chính dƣới các hình thức giá trị, hiện vật và thời gian. Đây chính là nền tảng, cơ sở cho lập kế hoạch, chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội của mỗi quốc gia, mỗi khu vực, mỗi địa phƣơng, mỗi ngành, mỗi cấp,…;
- Giúp cho công tác kiểm tra, giám sát đánh giá các hoạt động kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc nhƣ: Quản lý, điều hành ngân sách, nợ công cũng nhƣ tài sản công,… Đặc biệt giúp cho dân chính kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của Nhà nƣớc, đảm bảo công khai minh bạch.
* Sự phối hợp trong công việc giữa các nhân viên của Phòng Tài chính Kế toán:
Từng cán bộ nhân viên trong phòng đƣợc phân công nhiệm vụ cụ thể phù hợp với khả năng chuyên môn của từng ngƣời. Về cơ bản công việc đã rõ ràng, có sự thống nhất với nhau về nguyên tắc hạch toán kế toán cũng nhƣ thống nhất nhau về cách đặt mã (mã chứng từ, mã đối tƣợng theo dõi, mã đề tài dự án,…) cũng nhƣ về quy trình luân chuyển chứng từ.
4.1.2. Thực trạng tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán
4.1.2.1. Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ kế toán đơn vị hiện đang áp dụng đều tuân thủ theo đúng nội dung, phƣơng pháp lập, ký chứng từ theo quy định của Luật Kế toán. Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng tại đơn vị tuân thủ theo chế độ Kế toán HCSN theo thông tƣ 107/2017/TT/BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính.
Ngƣời nộp tiền Kế toán thanh toán Kế toán trƣởng, Thủ trƣởng đơn vị Thủ quỹ Kế toán tổng hợp
- Hệ thống chứng từ bắt buộc: Tại Trung tâm Tài nguyên thực vật tuân thủ đúng các mẫu chứng từ kế toán bắt buộc theo quy định, bao gồm:
+ Phiếu thu: Xác định khoản tiền mặt thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ nhập quỹ, ghi sổ quỹ và ghi sổ kế toán. Phiếu thu tiền là chứng từ chứng minh các khoản thu của đơn vị cho hoạt động.
Phiếu thu đƣợc lập bằng phần mềm kế toán. Phiếu thu đƣợc đánh số liên tục trong một kỳ kế toán. Nội dung phiếu thu ghi rõ ngày, tháng, năm thu tiền tiền; ghi rõ họ, tên, địa chỉ ngƣời nộp tiền; nội dung thu tiền, số tiền ghi bằng số và bằng chữ và phải ghi số lƣợng chứng từ kế toán khác kèm theo.
Phiếu thu đƣợc lập trên máy tính và in thành 2 liên, chỉ khi đủ chữ ký của ngƣời lập, kế toán trƣởng và thủ trƣởng đơn vị thủ quỹ mới đƣợc nhập quỹ. Sau khi nộp đủ số tiền ngƣời nộp tiền ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu thu. (Sơ đồ 4.2)
Liên 1: Lƣu ở nơi lập phiếu
Liên 2: Thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc