PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.4. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG
4.4.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trung tâm Tài nguyên
thực vật
4.4.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán phải đƣợc sắp xếp, tổ chức một cách khoa học, hợp lý hơn để đảm bảo chất lƣợng, hiệu quả của công tác tài chính kế toán. Trung tâm Tài nguyên thực vật cần tiếp tục sắp xếp, hoàn thiện bộ máy kế toán của mình theo hƣớng:
- Cán bộ kế toán Trung tâm cần phải đƣợc thƣờng xuyên quan tâm tạo điều kiện tham gia đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn. Bên cạnh đó, cần phải có kế hoạch luân chuyển vị trí công tác kế toán của các cán bộ kế toán, thay nhau phụ trách từng phần công việc với mục tiêu để các cán bộ kế toán hiểu biết hết các công việc kế toán trong đơn vị;
- Kế toán trƣởng có trách nhiệm phân công nhiệm vụ rõ ràng bằng văn bản từ đó quy định rõ mức độ chịu trách nhiệm, chế độ thƣởng, phạt đối với từng chuyên viên trong bộ máy kế toán;
- Tăng cƣờng chức năng hƣớng dẫn, giám sát của kế toán trƣởng đơn vị. Kế toán trƣởng phải là ngƣời nắm rõ tình hình tài chính của đơn vị, là ngƣời chịu trách nhiệm cuối cùng về tính đúng đắn của chế độ hạch toán của toàn đơn vị. Do vậy, trong trƣờng hợp cho phép, kế toán trƣởng không nên đi sâu vào các phần hành kế toán chi tiết mà chỉ là ngƣời hƣớng dẫn, giám sát;
- Lãnh đạo đơn vị là chủ tài khoản cần quán triệt và đi đầu trong thực hiện cũng nhƣ chỉ đạo thực hiện các quy định về tổ chức công tác kế toán, công tác quản lý tài chính theo quy định của Nhà nƣớc;
- Cán bộ, chuyên viên làm công tác tài chính kế toán phải chủ động trong việc đề xuất, phối hợp và tham mƣu cho lãnh đạo trong công tác quản lý chi tiêu tài chính đảm bảo đúng theo pháp luật. Kế toán phải thƣờng xuyên cập nhật các thông tin văn bản quy định về chế độ chi tiêu tài chính hiện hành.
- Bổ sung thêm một tiểu bộ phận chuyên về công tác xây dựng kế hoạch, dự toán, kiểm soát nội bộ, thực hiện công tác kế toán quản trị.
4.4.2.2. Hoàn thiện tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán
* Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Công tác tổ chức chứng từ kế toán là công việc đầu tiên của công tác kế toán, do vậy tổ chức tốt công tác tổ chức chứng từ kê toán sẽ đảm bảo các thông tin do kế toán cung cấp có cơ sở pháp lý và đáng tin cậy. Để phục vụ hoạt động đặc thù của Trung tâm, công tác tổ chức chứng từ ban đầu cần phải đi sâu vào các vấn đề sau:
- Bảng thống kê thu nhập dùng để kê khai thu nhập hiện tại còn kê khai kèm theo bảng kê thanh quyết toán chứng từ theo từng đợt thanh quyết toán. Chính vì vậy, thực hiện kê khai thu nhập ngay khi có phát sinh thu nhập để đảm bảo kê khai báo cáo đúng yêu cầu của luật thuế Thu nhập cá nhân.
- Ngoài việc thực hiện chế độ lƣu trữ và bảo quản chứng từ theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, việc thực hiện kế toán trên máy cũng cần thiết phải bảo quản và lƣu trữ chứng từ. Tham mƣu với lãnh đạo phƣơng án hủy tài liệu đối với những chứng từ đã quá thời hạn lƣu trữ và sắp xếp lại kho lƣu trữ tài liệu.
Về công tác lập chứng từ:
Cần nắm chắc nội dung các khoản phân cấp chi của đơn vị mình để xác định các chứng từ gốc cụ thể theo yêu cầu chi tiết của từng khoản chi.
Có quy định bằng văn bản về hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán áp dụng tại Phòng Tài chính Kế toán. Trong đó phân biệt rõ các biểu mẫu bắt buộc của Nhà nƣớc, các biểu mẫu kế toán bắt buộc sử dụng trong luân chuyển nội bộ và các biểu mẫu kế toán hƣớng dẫn. Việc quy định rõ hệ thống biểu mẫu chứng từ sẽ giúp cho việc vận dụng chứng từ kế toán thống nhất trong toàn đơn vị trực thuộc và tại Phòng Tài chính Kế toán, trong đó cần ghi rõ nội dung chứng từ phải thực hiện theo đúng quy định nhƣ sau:
+ Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt; + Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số;
+ Chứng từ kế toán phải đƣợc lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải đƣợc lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính hoặc viết lồng bằng giấy than. Trƣờng hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhƣng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhƣng nội dung tất cả các liên chứng từ phải giống nhau;
+ Các chứng từ kế toán đƣợc lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dùng làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán;
+ Đối với các chứng từ kế toán ghi bằng tiếng nƣớc ngoài bắt buộc phải đƣợc dịch công chứng ra tiếng Việt trƣớc khi thanh toán và sử dụng để ghi sổ kế toán.
Công tác lập chứng từ kế toán ban đầu tại các bộ phận chuyên môn cần kiểm tra, kiểm soát cẩn thận, ký lãnh đạo phụ trách công tác tài chính đầy đủ trƣớc khi thực hiện thanh toán.
Về luân chuyển chứng từ:
Cần xây dựng lại kế hoạch luân chuyển chứng từ tại Phòng Kế toán với các đơn vị trực thuộc một cách khoa học và thống nhất trong một chu trình khép kín, rút ngắn thời gian luân chuyển qua các khâu, tăng tốc độ thông tin cho việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản và sử dụng kinh phí đạt hiệu quả, từ đó gắn trách nhiệm cá nhân trong mỗi khâu trong chu trình luân chuyển chứng từ.
Hiện nay, chứng từ thanh quyết toán sau khi lập chứng từ ban đầu do cán bộ thanh toán nộp trực tiếp cho cho các kế toán viên trực tiếp phụ trách chứng từ tuy nhiên không mở sổ ghi chép (ngày tháng nhận, đơn vị thanh toán ...). Sau đó kế toán viên sẽ kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Nếu chứng từ đã đáp ứng đƣợc yêu cầu sẽ chuyển cho kế toán trƣởng để duyệt thanh toán, trƣờng hợp chứng từ không đủ điều kiện thanh toán sẽ đƣợc trả lại cho cán bộ thanh toán hoàn thiện theo đúng yêu cầu. Việc luân chuyển chứng từ nhƣ vậy vẫn còn bất cập:
Thứ nhất: Trƣờng hợp thất lạc chứng từ do một nguyên nhân nào đó khó để tìm và xem trách nhiệm thuộc về ai?
Thứ hai: Xảy ra xung đột giữa kế toán các đơn vị hoặc ngƣời thanh toán. Nhƣ vậy, phòng Tài chính Kế toán nên mở sổ theo dõi các chứng từ kế toán theo dõi hàng ngày các chứng từ thanh toán tại phòng. Khi thất lạc có thể mở sổ để kiểm tra chứng từ đã gửi tới Phòng hay chƣa? Ai nộp? Ngày trả lại chứng từ? Ngày nhận lại chứng từ?
SỔ THEO DÕI CHỨNG TỪ THANH TOÁN
STT Ngày/tháng/năm Đề tài Số tiền
Cán bộ thanh toán
Ghi chú
Chữ ký
* Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Thực hiện mở riêng mỗi dự án một tài khoản tại ngân hàng theo quy định chế độ quản lý tài chính nhà nƣớc đối với nguồn viện trợ.
- Đối với tài khoản hao mòn tài sản: Hiện nay hạ tầng cơ sở vật chất của Trung tâm Tài nguyên thực vật đƣợc mua sắm và sửa chữa bằng nguồn kinh phí hoạt động thƣờng xuyên theo chức năng nhƣng đƣợc sử dụng chung cho toàn bộ hoạt động thƣờng xuyên của Trung tâm cũng nhƣ cho các đề tài, dự án. Chính vì vậy, tác giả có đề xuất phân bổ kinh phí cho các hoạt động có liên quan.
Bảng 4.8. Bảng xác định tỷ lệ sử dụng tài sản, thiết bị Tên tài sản Tên tài sản máy móc Số lần phục vụ hoạt động dự án Số lần phục vụ hoạt động sự nghiệp Tỷ lệ sử dụng % Ghi chú
Ví dụ minh họa: Trung tâm Tài nguyên thực vật xây tƣờng rào chống chuột với số tiền là 298.100.000 đ theo dự toán đƣợc duyệt của nhiệm vụ thƣờng xuyên. Tuy nhiên, trên thực tế tài sản này đƣợc sử dụng cho đồng thời nhiệm vụ thƣờng xuyên và hoạt động của các đề tài dự án nhƣng lại không đƣợc phân bổ cho từng nhiệm vụ. Tác giả có đề xuất tài sản này phải đƣợc phân bổ cho từng nhiệm vụ có liên quan căn cứ vào bảng xác định tỷ lệ sử dụng tài sản. Giả sử mức trích khấu hao trong năm của tài sản này là 10% (tƣơng đƣơng 29.810.000 đ). Tài sản này đƣợc xác định dùng cho 2 hoạt động là hoạt động thƣờng xuyên và hoạt động dự án với tỷ lệ sử dụng cho hoạt động thƣờng xuyên là 70% và hoạt động dự án với tỷ lệ sử dụng là 30 % thì chi phí đƣợc phân bổ cho cả hai hoạt động và đƣợc định khoản nhƣ sau:
+ Hoạt động thƣờng xuyên: Nợ TK 611 20.867.000 đ Có TK 214 20.867.000 đ đồng thời Nợ TK 366 20.867.000 đ Có TK 511 20.867.000 đ + Hoạt động dự án: Nợ TK 612 8.943.000 đ Có TK 214 8.943.000 đ đồng thời Nợ TK 366 8.943.000 đ Có TK 512 8.943.000 đ
- Ngay từ khi lập dự toán cho các nguồn kinh phí của đơn vị phải phân bổ các khoản chi chung về nhiên liệu nhƣ điện, nƣớc, xăng dầu…cho các đề tài, dự án
* Hoàn thiện tổ chức ghi sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong các đơn vị đƣợc sử dụng các sổ tổng hợp và sổ kế toán chi tiết thích ứng với một trong ba hình thức: Nhật ký – sổ cái; Nhật ký chung và Chứng từ ghi sổ. Tùy theo đặc điểm của từng đơn vị để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp. Trung tâm Tài nguyên thực vật đã lựa chọn hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là phù hợp và dễ áp dụng trong kế toán máy.
Việc in sổ kế toán là hết sức quan trọng trong công tác đối chiếu, kiểm tra, lƣu trữ dữ liệu, nhất là khi sử dụng phần mềm kế toán trong điều kiện trình độ CNTT của kế toán và hệ thống bảo vệ dữ liệu cơ sở còn chƣa ổn định, rất dễ dẫn đến bị mất dữ liệu. Cuối hàng tháng kế toán cần phải in sổ kế toán kịp thời và phải đƣa và kho lƣu trữ để tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
Cần thiết kế hệ thống sổ kế toán quản trị để theo dõi chi tiết phục vụ cho kế toán quản trị.
* Hoàn thiện tổ chức báo cáo kế toán
- Việc lập báo cáo tài chính năm hiện nay vẫn còn chậm so với quy định, việc chậm cũng là do nguyên nhân khách quan.
Tác giả đã đặt câu hỏi với kế toán trƣởng về việc chậm nộp báo cáo quyết toán ngân sách hàng năm nhƣ sau:
Câu hỏi: Lý do chậm nộp báo cáo tài chính hàng năm là gì?
Trả lời: Việc chậm nộp báo cáo tài chính thực tế là do nhiều nguyên nhân khách quan, nhƣ:
- Nguồn kinh phí cấp về chậm, một số đề tài dự án đến tháng 12 mới đƣợc cấp kinh phí, dẫn đến nguyên nhân chứng từ thanh toán về phòng Tài chính Kế toán không kịp thời.
- Các đề tài, dự án chậm trễ trong việc hoàn thiện hồ sơ, chứng từ nên công tác ghi sổ chứng từ kế toán để làm báo cáo cũng bị ảnh hƣởng.
Nhƣ vậy, thực tế thiếu sót này cũng là do đơn vị, đơn vị cần có biện pháp đối với các chứng từ thanh toán chậm nhằm khắc phục tình trạng nộp báo cáo chậm. - Hoàn thiện thực hiện công tác công khai tài chính bằng cách niêm yết số liệu quyết toán hàng năm của Trung tâm sau khi đã đƣợc Viện khoa học Nông nghiệp Việt Nam thẩm tra.
- Tăng cƣờng hoàn thiện và nâng cao chất lƣợng các báo cáo phân tích tình hình tài chính định kỳ và đáp ứng nhanh các yêu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị.
- Thiết kế thêm một số mẫu báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ của đơn vị.
4.4.2.3. Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán
Trong bối cảnh hiện nay, Trung tâm tài nguyên thực vật đang thực hiện theo Nghị định số 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập. Do vậy, Trung tâm cần phải khai thác tối đa các nguồn thu trong khuôn khổ quy định hiện hành, đồng thời phải tăng cƣờng các biện pháp kiểm soát chi sao cho việc chi tiêu thật tiết kiệm, hiệu quả với mục tiêu tăng cƣờng chi cho con ngƣời và nâng cao chất lƣợng nghiên cứu phục vụ sự nghiệp khoa học.
Thứ nhất, cần hoàn thiện công tác hoạch định kế hoạch, lập dự toán; chấp hành dự toán, quyết toán chi.
Dự toán là một công cụ chủ yếu để hoạt quản lý hoạt động của đơn vị và là cơ sở để Trung tâm có thể thực hiện các nhiệm vụ chính trị của mình. Tuy nhiên, việc lập dự toán hiện nay tại Trung tâm mới chỉ mang tính hình thức để đáp ứng yêu cầu quản lý đối với các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nƣớc.
Chu trình quản lý chi hoạt động cần đƣợc tiến hành từ khâu lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán chi. Cụ thể:
- Phải thực hiện duyệt dự toán chi của từng bộ phận vào thời điểm đầu năm. Các khoản chi trong dự toán chi phải đƣợc xác định trên cơ sở nhu cầu của các đơn vị cũng nhƣ tiềm lực tài chính của Tring tâm. Trong đó, lập dự toán chi là công việc khởi đầu, có ý nghĩa quyết định đến chất lƣợng và hiệu quả của toàn bộ các khâu của quá trình quản lý chi. Dự toán chi đúng đắn có cơ sở khoa học và cơ sở thực
tiễn sẽ có tác dụng quan trọng cho việc quản lý chặt chẽ, có hiệu quả các khoản chi của đơn vị.
- Chấp hành dự toán chi: sau khi đƣợc phê duyệt thì việc thực hiện chi đƣợc triển khai. Quá trình này là cấp kinh phí cho các nhu cầu đã đƣợc phê duyệt của các đơn vị trực thuộc Trung tâm. Phòng Tài chính Kế toán có trách nhiệm kiểm soát mọi khoản chi của các đơn vị nhằm đảm bảo đúng dự toán, đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành của Nhà nƣớc và quy chế chi tiêu nội bộ. Việc chấp hành dự toán chi là tổ chức cấp phát kinh phí đúng mục đích, đúng dự toán đã đƣợc phê duyệt.
- Quyết toán chi là khâu cuối cùng trong chu trình quản lý chi, bao gồm các công việc tổng hợp, phân tích, đánh giá các khoản chi đã đƣợc thực hiện trong năm có hiệu quả, đúng với dự toán đã đƣợc duyệt hay không. Thông qua quyết toán chi, ta có thể thấy toàn bộ các hoạt động chi của Trung tâm trong năm đó. Từ đó rút ra đƣợc những kinh nghiệm trong quản lý cho những năm sau.
Thứ hai, cần tham mưu kịp thời, sửa đổi bổ sung quy chế chi tiêu nội bộ cho phù hợp với hoạt động nghiên cứu, đào tạo theo nhiệm vụ chính trị được giao cũng như hoạt động sự nghiệp khác của trung tâm đáp ứng tình hình thực tế.
Mục đích xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ của Trung tâm là nhằm quản lý tập trung, thống nhất các nguồn thu, tăng cƣờng các nguồn thu, đảm bảm chi tiêu thống nhất trong toàn Trung tâm, chi tiêu tiết kiệm, hợp lý. Trên cơ sở đó từng bƣớc tăng thu nhập cho cán bộ, viên chức, góp phần xây dựng cơ sở vật chất, tái đầu tƣ phát