PHẦN 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
4.1. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG
4.1.3. Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán
Tổ chức kiểm tra kế toán thực hiện nhằm kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; Kiểm sốt tính tn thủ các cơ chế, các chế độ chính sách của nhà nƣớc; Kiểm tra và đánh giá hiệu quả của việc chi tiêu NSNN trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao.
Đối với mỗi đơn vị kế tốn nói chung và ở mỗi đơn vị sự nghiệp cơng lập nói chung thì việc tự kiểm tra kế tốn là quan trọng nhất. Cơng tác kiểm tra kế tốn ở Trung tâm Tài nguyên thực vật tiến hành kiểm tra ở mọi phần hành kế toán, từ chứng từ kế toán đến báo cáo kế toán trên cơ sở các quy trình kiểm sốt nội bộ. Lãnh đạo, kế toán của Trung tâm đã tổ chức kiểm tra kế tốn chi tiết tại từng khâu trong quy trình quản lý tài chính và ngày càng nhận thức rõ về vai trò, tác dụng của cơng tác kiểm tra kế tốn. Trung tâm đã kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, tự kiểm tra việc lập và luân chuyển chứng từ, kiểm tra việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán, việc mở sổ kế toán và ghi chép, kiểm tra tính trung thực, hợp lý, hợp lệ của các thơng tin kế tốn trên báo cáo tài chính.
Cơng tác kiểm tra kế toán tại trung tâm đang đƣợc tiến hành qua 3 bƣớc: bƣớc 1 do cán bộ kế toán phần hành thực hiện tự kiểm tra; bƣớc 2 do kế toán tổng hợp thực hiện căn cứ vào đối chiếu với kế toán chi tiết; bƣớc 3 do kế toán trƣởng kiểm tra lại căn cứ vào việc đối chiếu số liệu kế toán giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết.
Trung tâm Tài nguyên thực vật là đơn vị HCSN cấp 3 trực thuộc Viện Khoa học Nông nghiệp Việt Nam – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn nên theo yêu cầu về công tác quản lý tài chính của Nhà nƣớc hoạt động tài chính của đơn vị sẽ đƣợc kiểm tra hàng năm bởi Viện Khoa học Nơng nghiệp Việt Nam. Chính vì vậy hàng năm đơn vị chƣa thực hiện công tác tự kiểm tra kế tốn, tài chính theo quy định tại quyết định số 67/2004/QĐ-BTC ngày 13/8/2004 của Bộ trƣởng Bộ tài chính về việc ban hành quy chế tự kiểm tra tài chính kế tốn tại các cơ quan đơn vị có sử dụng NSNN đối với các phần hành kế toán, các khâu kế tốn và tất cả các thơng tin
Cơng tác tổ chức kiểm tra kế tốn đƣợc tóm lƣợc trong bảng sau:
Bảng 4.8. Tình hình cơng tác tổ chức kiểm tra kế tốn
Nội dung kiểm tra Tình hình thực hiện Đối tƣợng kiểm tra
Chứng từ Thực hiện thƣờng xuyên Nhân viên phịng Tài chính Kế tốn
Kiểm tra chéo công việc của các nhân viên phịng Tài chính Kế tốn
Khơng thực hiện
Báo cáo tài chính 1 năm/ 1 lần Đơn vị cấp trên
Nguồn: Tác giả điều tra
4.1.4. Thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin trong cơng tác kế tốn
Đặc trưng cơ bản của hình thức kế tốn trên máy vi tính là cơng việc kế tốn
đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Có nhiều chƣơng trình phần mềm kế tốn khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế tốn hoặc kết hợp các hình thức kế toán trên. Phần mềm kế toán tuy khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế tốn nhƣng phải đảm bảo in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Đối với từng nghiệp vụ phát sinh, trên cơ sở mã hóa chi tiết đến từng loại nguồn vốn, từng đối tƣợng sử dụng ngân sách, phần mềm kế toán đã giúp cung cấp thơng tin chính xác, kịp thời chi tiết tới từng loại nguồn, theo dõi tình hình sử dụng kinh phí đến từng đối tƣợng sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý của Trung tâm.
Quy trình hạch tốn, ghi sổ và cung cấp thơng tin theo mơ hình kế tốn máy tại Trung tâm theo sơ đồ 4.5:
Sơ đồ 4.5. Sơ đồ kế tốn trên máy vi tính
Trung tâm đã ứng dụng phần mềm kế tốn DTHsoft vào cơng việc kế toán:
Hình ảnh 4.1. Giao diện phần mềm kế tốn trên máy vi tính
Chứng từ kế tốn Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Phần mềm Kế toán Máy vi tính Sổ kế tốn - sổ tổng hợp - sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Chú thích
Ghi 4 tháng / lần
Cuối năm
Việc ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn tại Trung tâm đã giúp bộ máy kế toán của đơn vị đƣợc nhẹ nhàng, giảm bớt sức ngƣời, nâng cao hiệu quả hoạt động cơng tác kế tốn, tránh đƣợc các sai sót khơng đáng có. Điều quan trọng nữa là việc sử dụng CNTT giúp cho việc cung cấp số liệu thơng tin chính xác, kịp thời đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính. Tuy nhiên, khi dùng phần mềm kế tốn cũng có những hạn chế nhất định nhƣ thi thoảng bị trục trặc về lỗi phần mềm, dẫn đến số liệu xử lý bị sai lệch làm hệ thống sổ khơng khớp đúng, địi hỏi phải chờ đợi nhà cung cấp phần mềm xử lý nên cơng việc kế tốn đơi khi bị gián đoạn.
Việc đƣa ứng dụng tin học vào cơng tác kế tốn đã giúp cho việc xử lý số liệu của các kế toán viên trở nên nhanh chóng, tiết kiệm đƣợc nhiều công sức mà còn làm tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả của bộ máy kế tốn. Song một vấn đề cần đƣợc quan tâm đó là hiện tại trình độ tin học của đội ngũ kế toán chƣa đƣợc đồng đều, một số kế toán viên chƣa đƣợc đào tạo bài bản, có hệ thống, thƣờng chỉ đƣợc đào tạo ngắn hạn về tin học văn phịng nên việc áp dụng tin học vào cơng tác kế tốn cịn gặp một số khó khăn nhất định.
4.2. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT TRUNG TÂM TÀI NGUYÊN THỰC VẬT
4.2.1. Ƣu điểm
Trung tâm Tài nguyên thực vật trong quá trình tổ chức cơng tác kế tốn ln tuân thủ chế độ kế toán của Nhà nƣớc.
- Tổ chức bộ máy kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm Tài nguyên thực vật hiện nay khá hợp lý. Với số lƣợng nhân sự là 8 thành viên phù hợp với mơ hình kế tốn tập trung. Mọi cơng việc kế toán đƣợc tập hợp và giải quyết tại phịng kế tốn thuận tiện cho việc phân cơng và chun mơn hóa cơng tác kế tốn từ đó giúp cho cơng tác quản lý đƣợc tập trung thống nhất tồn đơn vị.
Phịng Kế tốn – Tài chính là bộ phận hạch tốn kế tốn tài chính, hƣớng dẫn kiểm tra, kiểm soát mọi hoạt động thu chi trong tồn Trung tâm. Vì vậy với đội ngũ cán bộ kế toán hiện nay của phòng đã đảm bảo đủ nguồn lực để vận hành có chất lƣợng các cơng việc của Phịng.
Do có sự phân cơng cơng việc rõ ràng nên về quy trình cơng việc có sự phối hợp hài hòa giữa các cán bộ trong bộ phận kế tốn, bên cạnh đó có sự đồn kết và
giúp đỡ trong công việc nên các cán bộ trong phòng có sự chia sẻ để cùng hồn thành cơng việc.
Tác giả đã phỏng vấn 6 cán bộ kế tốn trong phịng về sự phối hợp của các nhân viên trong phòng nhƣ sau:
Câu hỏi: Anh (chị) cho biết sự phối hợp trong công việc của các cán bộ tại phòng
của anh (chị)? Trả lời:
- Các đồng nghiệp có sự phối hợp hài hịa trong cơng việc, cùng nhau giải quyết cơng việc và khơng có sự chèn ép trong cơng việc
Hộp thông tin 1. Về sự phối hợp trong cơng việc của phịng TCKT
Nguồn: Tác giả điều tra - Thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn:
+ Công tác tổ chức chứng từ: Trung tâm đã thực hiện tốt các khâu trong công tác tổ chức chứng từ kế toán: lập chứng từ, luân chuyển chứng từ, ghi sổ, bảo quản và lƣu trữ chứng từ đầy đủ, khoa học, dễ kiểm tra, dễ tìm kiếm.
+ Công tác tổ chức hệ thống tài khoản: Trung tâm mở đủ tài khoản để hạch tốn theo u cầu của Bộ tài chính. Cách hạch tốn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các TK đơn giản, dễ hiểu, dễ làm và đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chi tiết cho quản lý.
+ Cơng tác ghi sổ kế tốn: Trung tâm sử dụng sổ kế toán phù hợp với quy mơ hoạt động và loại hình hoạt động, dễ dàng cho việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính.
+ Báo cáo kế tốn đƣợc lập đầy đủ đúng theo yêu cầu. Về cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý của lãnh đạo đơn vị.
- Về tổ chức cơng tác kiểm tra kế tốn: Trung tâm đã thực hiện việc kiểm tra theo định kỳ, từ đó tránh đƣợc sai sót đáng tiếc xảy ra trong q trình hạch tốn cũng nhƣ quản lý quỹ, quản lý tài sản. Việc làm này đƣợc duy trì thƣờng xuyên để nâng cao hiệu quả quản lý trong Trung tâm. Công tác kiểm tra từ các cơ quan cấp trên, bên ngồi Trung tâm (Bộ Nơng nghiệp và Phát triển Nông thôn, Viện Khoa học
Nơng nghiệp Việt Nam, Kiểm tốn Nhà nƣớc…) cũng đƣợc thực hiện thƣờng xuyên theo quy định.
- Về ứng dụng CNTT trong công tác kế toán: Phần mềm kế toán Trung tâm đang sử dụng tƣơng đối phù hợp và đáp ứng đƣợc yêu cầu quản lý, tuy nhiên phịng Tài chính Kế tốn của Trung tâm vẫn yêu cầu đơn vị cung cấp phần mềm thƣờng xuyên hoàn thiện, nâng cấp phần mềm nhằm đáp ứng ngày càng cao yêu cầu quản lý tài chính.
4.2.2. Nhƣợc điểm
4.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức cơng tác kế tốn theo hình thức kế tốn tập trung có nhƣợc điểm là hạn chế việc kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối với mọi hoạt động của đơn vị; không cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho lãnh đạo và quản lý ở từng đơn vị, bộ phận phụ thuộc.
Đặc biệt trong giai đoạn thực hiện cơ chế tự chủ tài chính nhƣ hiện nay thì bộ máy kế tốn hiện tại đang thiếu một bộ phận chuyên trách xây dựng, xét duyệt, kiểm tra kế hoạch tài chính của từng bộ phận trƣớc khi tổng hợp xây dựng kế hoạch tài chính chung cho tồn Trung tâm; đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch và cơng tác kế tốn quản trị chƣa đƣợc chú trọng đúng mức nên việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo chƣa đáp ứng kịp thời. Chƣa bố trí kế tốn thực hiện cơng tác kế tốn quản trị.
4.2.2.2. Tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thơng tin kế tốn
* Về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
- Bảng thống kê thu nhập dùng để kê khai thu nhập hiện tại còn kê khai kèm theo bảng kê thanh quyết toán chứng từ theo từng đợt thanh quyết toán. Theo luật thuế Thu nhập cá nhân hiện tại thì thu nhập cá nhân chƣa đƣợc kê khai báo cáo kịp thời so với quy định của Luật thuế.
- Những chứng từ đã quá thời hạn lƣu trữ có thể làm thủ tục hủy nhƣng vẫn chƣa thực hiện công tác hủy chứng từ.
- Việc lập, ghi chép số liệu ban đầu cịn chƣa cẩn thận và có thiếu sót, chƣa ký đầy đủ chữ ký khi lập chứng từ phát sinh.
Việc lập chứng từ ban đầu vẫn cịn những thiếu sót chƣa ghi chép đầy đủ theo hƣớng dẫn (nhƣ chứng từ trên là thiếu lãnh đạo đơn vị duyệt chi, chƣa ghi đầy đủ ngày tháng trên chứng từ).
* Về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
- Việc tiếp nhận các khoản viện trợ chƣa thực hiện mở riêng mỗi dự án một tài khoản tại ngân hàng theo quy định chế độ quản lý tài chính Nhà nƣớc đối với nguồn viện trợ.
- Một số khoản chi sự nghiệp của Trung tâm chƣa đƣợc quan tâm đúng mức, chậm đổi mới, chƣa đồng bộ với cơ chế quản lý tài chính, chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu trong tình hình mới. Các khoản chi phí chƣa đƣợc phân bổ cho nhiệm vụ thƣờng xuyên theo chức năng và các đề tài, dự án. Cụ thể đó là những khoản chi về:
+ Các khoản chi về mua sắm tài sản
+ Các khoản chi chung về nhiên liệu nhƣ điện, nƣớc, xăng dầu…
* Về tổ chức ghi sổ kế toán: Thực tế tại Trung tâm Tài nguyên thực vật chƣa đƣợc ghi sổ kịp thời chính vì vậy khi lãnh đạo đơn vị cần thơng tin về chi phí cho một hoạt động trong một thời gian bất kỳ thì bộ phận kế tốn cung cấp số liệu còn chƣa kịp thời trong việc thu thập xử lý và cung cấp thông tin. Cụ thể tại Trung tâm sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhƣng số liệu hàng tháng chƣa cập nhật kịp thời để in sổ hàng tháng, cịn tình trạng 3 tháng mới tổng hợp đƣợc số liệu về tình hình chi tiêu ngân sách.
* Về tổ chức báo cáo kế toán
- Hệ thống báo cáo kế toán chỉ lập theo quy định chế độ kế toán hiện hành và một số báo cáo kế toán cuối năm theo quy định của cơ quan chủ quản. Hệ thống báo cáo kế toán mới chỉ dừng lại ở mặt lƣợng mà chƣa có sự phân tích về mặt chất.
- Thuyết minh BCTC trong các đơn vị hành chính sự nghiệp nói chung chỉ đánh giá tình hình về lao động, quỹ lƣơng, tổng tài sản, tăng giảm các quỹ và thực hiện nghĩa vụ với ngân sách, mới chỉ phục vụ cho cơ quan quản lý hành chính Nhà nƣớc, còn nhiều vấn đề mà các nhà quản lý khác quan tâm nhƣng chƣa đƣợc cụ thể trên bản thuyết minh này.
- Đơn vị lập BCTC năm theo quy định của Nhà nƣớc và của cơ quan chủ quản. Việc hoàn thiện báo cáo năm thƣờng xuyên gửi muộn so với thời gian quy định.
Tác giả đã phỏng vấn đồng chí Trƣởng ban Tài chính – Viện Khoa học Nơng nghiệp Việt Nam về báo cáo quyết toán ngân sách nhà nƣớc của đơn vị dự toán cấp III lập hàng năm nhƣ sau:
Câu hỏi: Báo cáo quyết toán ngân sách đơn vị dự toán cấp III lập đã đảm bảo yêu
cầu chƣa? Trả lời:
- Đơn vị dự toán cấp III đã lập đầy đủ theo đúng quy định về biểu mẫu.
- Số liệu thuyết minh rõ ràng, tuy nhiên về thời hạn nộp về đơn vị dự toán cấp I chƣa đƣợc đảm bảo.
Hộp thơng tin 2. Về báo cáo quyết tốn ngân sách
Nguồn: Tác giả điều tra
4.2.2.3. Tổ chức kiểm tra kế toán
- Việc lập dự tốn hàng năm khơng sát và chƣa kịp thời vì thế gây khó khăn cho việc kiểm sốt chi của Trung tâm.
- Trung tâm chƣa thực hiện công tác tự kiểm tra tài chính theo quy định do chƣa có bộ phận kiểm sốt nội bộ độc lập nên công tác kiểm tra, giám sát chƣa đảm bảo kịp thời về thời gian và chất lƣợng. Công tác kiểm tra, giám sát thực hiện cơ chế tự chủ tài chính của cơ quan chức năng cũng nhƣ cơ quan chủ quản cấp trên đối với Trung tâm còn chƣa đƣợc đánh giá thƣờng xuyên, sơ sài. Do khối lƣợng nguồn kinh phí nhiều nhƣng thời gian kiểm tra khơng thể bố trí để đáp ứng đƣợc.
4.2.2.4. Tổ chức ứng dụng CNTT trong cơng tác kế tốn
Phần mềm kế tốn đang sử dụng chƣa hồn thiện việc kết nối số liệu giữa các đơn vị kế toán cấp II, cấp III nên chƣa tự động kết xuất đƣợc báo cáo tổng hợp của đơn vị dự tốn cấp II. Chính vì thế mỗi lần đơn vị cấp trên yêu cầu số liệu báo cáo thì Trung tâm phải tổng hợp lại theo yêu cầu. Đôi khi báo cáo chồng chéo, không