Nguồn: Phịng Tài chính Kế tốn
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng: Giấy đề nghị thanh toán dùng trong trƣờng hợp đã thực hiện nhiệm vụ nhƣng chƣa thanh toán hoặc chƣa đƣợc nhận tạm ứng để tổng hợp các khoản chi đã chi kèm theo chứng từ để làm thủ tục thanh toán. Sau khi mua hàng hoặc sau khi chi tiêu cho nhiệm vụ đƣợc giao, ngƣời thực hiện lập giấy đề nghị thanh toán chuyển theo trình tự cho kế toán kiểm soát, kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị phê duyệt. Sau khi đã đƣợc phê duyệt chứng từ này đƣợc chuyển cho kế toán tiền mặt lập phiếu chi.
- Hệ thống chứng từ kế toán hƣớng dẫn: Ngồi các chứng từ kế tốn bắt buộc theo quy định, đơn vị cịn phát sinh các chứng từ kế tốn khác do đơn vị thiết kế theo quy định của Luật kế toán. Các chứng từ căn bản đáp ứng tình đầy đủ, hợp lý, hợp pháp.
Bảng 4.2. Hệ thống các chứng từ kế toán hƣớng dẫn đang áp dụng
STT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU
CHỈ TIÊU LAO ĐỘNG TIỀN LƢƠNG
1 Bảng chấm công C01-HD
2 Bảng thanh toán tiền lƣơng và các khoản phụ cấp theo lƣơng, các khoản trích nộp theo lƣơng
C02-HD
3 Hợp đồng giao khoán C11-HD
4 Biên bản thanh lý hợp đồng giao khoán C12-HD
5 Biên bản nghiệm thu hợp đồng giao khoán C13-HD
6 Bảng thanh tốn tiền th ngồi C14-HD
7 Giấy đi đƣờng C16-HD
8 Bảng kê thanh tốn cơng tác phí C17-HD
CHỈ TIÊU VẬT TƢ
1 Phiếu nhập kho C30-HD
2 Phiếu xuất kho C31-HD
3 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ C35-HD
CHỈ TIÊU TIỀN TỆ
1 Giấy đề nghị tạm ứng C42-HD
2 Bảng kê chi tiền cho ngƣời tham dự hội nghị, hội thảo, tập huấn
C44-HD
CHỈ TIÊU TSCĐ
1 Biên bản giao nhận TSCĐ C50-HD
2 Biên bản kiểm kê TSCĐ C53-HD
Nguồn: Phịng Tài chính Kế tốn
- Về trình tự ln chuyển chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán của đều phải tập trung vào bộ phận kế tốn của Phịng Kế toán, bộ phận kế tốn kiểm tra tồn bộ các chứng từ kế toán và chỉ sau khi kiểm tra, xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán (lập phiếu thu, chi, giấy rút ngân sách …) và trình thủ trƣởng ký duyệt để thực hiện.
Các bƣớc luân chuyển chứng từ kế tốn tại Phịng Kế tốn nhƣ sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán:
Khi tiếp nhận chứng từ từ kế toán của các đơn vị, cá nhân thực hiện nhiệm vụ có phát sinh thanh tốn chuyển đến, kế tốn viên đƣợc phân cơng phụ trách sẽ
kiểm tra, rà soát chứng từ, định khoản, ghi sổ kế toán, lập chứng từ kế tốn, ký chứng từ và trình kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị ký duyệt theo quy định sau đó phân loại, sắp xếp chứng từ và in bảng kê chứng từ, chứng từ ghi sổ để quản lý, lƣu giữ chứng từ.
+ Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán trên cơ sở đã phân loại, đóng thành tập đƣợc đƣa vào lƣu trữ, bảo quản theo quy định của chế độ kế toán. Các chứng từ phát sinh trong năm và năm trƣớc đó đƣợc lƣu trữ tại phịng Tài chính Kế tốn để thuận tiện cho việc tra cứu chứng từ hoặc phục vụ các đoàn kiểm tra quyết toán năm hoặc các đồn thanh kiểm tra khác. Sau khi quyết tốn năm chứng từ sẽ đƣợc chuyển vào kho lƣu trữ. Tuy nhiên có một số đề tài, dự án việc quyết tốn diễn ra sau đó có thể là sau khi kết thúc (có thể là 3-5 năm) nên cơng tác lƣu trữ gặp khó khăn và có thể dẫn đến tình trạng thất thốt chứng từ do trong q trình quyết tốn khơng ở tại đơn vị.
+ Về trình tự kiểm tra chứng từ kế toán: Kế toán tại Phịng Kế tốn đã thực hiện việc kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, đối chiếu các chứng từ kế toán với các tài liệu liên quan, nếu sai chế độ thì từ chối thanh tốn, nếu chứng từ lập không đúng thủ tục, nội dung thì trả lại, yêu cầu bổ sung và điều chỉnh sau đó mới thực hiện thanh quyết tốn.
4.1.2.2. Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, hệ thống tài khoản đƣợc sử dụng tại Trung tâm Tài nguyên thực vật dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo thông tƣ 107/2017/TT/BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính.
Hệ thống tài khoản kế tốn áp dụng tại Trung tâm gồm các tài khoản trong bảng và tài khoản ngoài bảng phù hợp với phạm vi hạch toán của đơn vị, gồm:
- Các tài khoản trong bảng: Sử dụng bút toán kép
Bảng 4.3. Hệ thống các tài khoản kế toán trong bảng đang áp dụng
TK theo Quyết định 19/QĐ-BTC TK theo Thông tƣ 107/2017/TT-BTC
Thay đổi so với Quyết định 19/QĐ-BTC Số hiệu TK Tên TK Số hiệu TK Tên TK
111 Tiền mặt 111 Tiền mặt Không thay đổi
112 Tiền gửi ngân hàng 112 Tiền gửi ngân hàng Không thay đổi
211 Tài sản cố định hữu hình 211 Tài sản cố định hữu hình Khơng thay đổi
213 Tài sản cố định vơ hình 213 Tài sản cố định vơ hình Khơng thay đổi
214 Hao mòn TSCĐ 214 Khấu hao và hao mòn lũy kế TSCĐ Thay đổi tên TK
3111 Phải thu khách hàng 131 Phải thu khách hàng Thay đổi
3118 Phải thu khác 138 Phải thu khác Thay đổi
312 Tạm ứng 141 Tạm ứng Thay đổi
331 Phải trả cho ngƣời bán 331 Phải trả ngƣời bán Không thay đổi
332 Các khoản phải nộp theo lƣơng 332 Các khoản phải nộp theo lƣơng Không thay đổi
333 Các khoản phải nộp Nhà nƣớc 333 Các khoản phải nộp Nhà nƣớc Không thay đổi
334 Phải trả công chức, viên chức 334 Phải trả ngƣời lao động Đổi tên
337 Tạm thu Bổ sung
338 Phải trả khác Bổ sung
366 Các khoản nhận trƣớc chƣa ghi thu Bổ sung
411 Nguồn vốn kinh doanh Bổ sung
421 Chênh lệch thu, chi chƣa xử lý 421 Thặng dƣ (thâm hụt) lũy kế Thay đổi tên TK
431 Các quỹ 431 Các quỹ Không thay đổi
511 Các khoản thu 511 Thu hoạt động do NSNN cấp Thay đổi tên TK
512 Thu viện trợ từ nƣớc ngoài Bổ sung
514 Thu phí đƣợc để lại Bổ sung
611 Chi phí hoạt động Bổ sung
612 Chi phí từ nguồn viện trợ Bổ sung
711 Thu nhập khác Bổ sung
811 Chi phí khác Bổ sung
911 Xác định kết quả Bổ sung
(Nguồn: Phịng Tài chính Kế tốn)
Nhƣ vậy về cơ bản Tại Trung tâm Tài nguyên thực vật sử dụng các tài khoản: + Nhóm thu
Thu hoạt động hành chính sự nghiệp: Tại Trung tâm Tài nguyên thực vật có các khoản thu từ ngân sách Nhà nƣớc cấp, thu từ nguồn viện trợ, thu từ nguồn phí đƣợc khấu trừ để lại). Các tài khoản Trung tâm sử dụng trong nhóm thu này: TK 337, TK 511, TK 512, TK 514.
Thu nhập khác: Bao gồm các khoản thu nhập từ nhƣợng bán, thanh lý TSCĐ. Tài khoản sử dụng: TK 711
+ Nhóm chi phí
Loại tài khoản nhóm này phản ánh các khoản chi phí phát sinh của đơn vị. Tại Trung tâm Tài nguyên thực vật có các khoản chi phí phát sinh liên quan tới các tài khoản hạch toán nhƣ sau: TK 611, TK 612.
Hiện nay tại Trung tâm Tài nguyên thực vật một số khoản chi mua sắm tài sản cố định, chi phí dịch vụ mua ngồi đƣợc dự tốn và hạch tốn vào tài khoản chi phí hoạt động (TK 611) nhƣng thực tế đƣợc sử dụng cho cả hoạt động thƣờng xuyên cũng nhƣ các hoạt động đề tài, dự án khác của đơn vị.
Ví dụ minh họa: Trung tâm Tài nguyên thực vật xây tƣờng rào chống chuột với số tiền là 298.100.000 đ theo dự toán đƣợc duyệt của nhiệm vụ thƣờng xuyên. Tuy nhiên, trên thực tế tài sản này đƣợc sử dụng cho đồng thời nhiệm vụ thƣờng xuyên và hoạt động của các đề tài, dự án nhƣng lại không đƣợc phân bổ cho từng nhiệm vụ và đƣợc định khoản nhƣ sau:
Khi mua tài sản
Nợ TK 211 298.100.000 đ Có TK 141 298.100.000 đ đồng thời Nợ TK 337 298.100.000 đ
Có TK 366 298.100.000 đ Khi tính vào chi phí cho hoạt động sự nghiệp:
Nợ TK 611 29.810.000 đ Có TK 214 29.810.000 đ đồng thời Nợ TK 366 29.810.000 đ Có TK 511 29.810.000 đ
- Các tài khoản ngồi bảng: sử dụng bút tốn ghi đơn là căn cứ để lập báo cáo quyết tốn.
Các tài khoản ngồi bảng Trung tâm Tài nguyên thực vật sử dụng:
Bảng 4.4. Hệ thống các tài khoản kế tốn ngồi bảng đang áp dụng
STT SỐ HIỆU TK TÊN TÀI KHOẢN
1 004 Kinh phí viện trợ khơng hồn lại
2 007 Ngoại tệ các loại
3 008 Dự toán chi hoạt động
4 014 Phí đƣợc để lại
Về cơ bản, Hệ thống tài khoản kế toán đã đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý và kiểm soát nguồn NSNN đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của Trung tâm; phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh, phù hợp với mơ hình tổ chức và tính chất hoạt động; đáp ứng yêu cầu xử lý thơng tin bằng các phƣơng tiện tính tốn thủ cơng, máy vi tính; đáp ứng nhu cầu của đơn vị và cũng nhƣ của các cơ quan quản lý Nhà nƣớc.
4.1.2.3. Thực trạng tổ chức sổ kế toán
Để đáp ứng đƣợc yêu cầu của cơ quan trong công tác quản lý, Trung tâm Tài nguyên thực vật đã áp dụng hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ. Hình thức này đƣợc thiết kế trên máy vi tính trên cơ sở phần mềm kế toán ứng dụng.
Chứng từ kế toán sau khi đã đƣợc phân loại, sắp xếp, kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, kế tốn xác định tài khoản ghi Nợ, ghi Có để nhập dữ liệu vào máy. Chứng từ ghi sổ do kế toán phần hành tổng hợp lập và đƣợc đánh số liên tục trong từng tháng và ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Đi kèm với các chứng từ ghi sổ là các chứng từ gốc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải đƣợc kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị ký duyệt. Tuy nhiên do có những nguyên nhân khách quan mà vào cuối mỗi tháng chứng từ gốc chƣa đƣợc tập hợp kịp thời cho kế toán phần hành tổng hợp chứng từ ghi sổ mà có thể để những tháng sau đó mới đƣợc cập nhật. Nhất là khối lƣợng chứng từ ghi sổ nhiều và tập trung vào tháng 12 hàng năm, điều này làm ảnh hƣởng lớn đến công tác lập báo cáo quyết toán năm của đơn vị. Nhƣ vậy, về quy định lập chứng từ ghi sổ không đƣợc thực hiện theo quy định là lập vào cuối mỗi tháng.
Bảng 4.5. Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ
Tần xuất lập 3 lần/ năm
Số lƣợng chứng từ ghi sổ 480 chứng từ ghi sổ
Ngƣời lập Kế toán tổng hợp
(Nguồn: Tác giả điều tra)
Hệ thống sổ theo hình thức kế tốn Chứng từ ghi sổ của Phịng Kế tốn bao gồm: Sổ Cái các tài khoản, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, các Sổ kế toán chi tiết. Hệ thống sổ đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Sau khi nhập số liệu vào máy, máy tính sẽ tự phân loại, tính tốn và xử lý dữ liệu và kết xuất ra sổ. Cuối quý, cuối
năm các sổ đƣợc in ra, kế toán kiểm tra và đối chiếu số liệu giữa các sổ, sau đó đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý cho hệ thống sổ. Do năm 2018 chƣa đƣợc cập nhật chứng từ ghi sổ kịp thời nên tác giả lấy chứng từ ghi sổ năm 2017 để minh họa mẫu sổ (Phụ lục 01).
+ Ƣu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép và thuận tiện cho phân cơng lao động kế tốn.
+ Nhƣợc điểm: Khối lƣợng ghi chép nhiều, trùng lặp, việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán thƣờng dồn vào cuối kỳ nên cung cấp thông tin thƣờng chậm.
Việc lƣu trữ sổ kế tốn: Tại Phịng Kế tốn tồn bộ sổ kế tốn sau khi hồn thiện tính pháp lý đƣợc sắp xếp ngăn nắp và đƣa vào lƣu trữ đầy đủ. Dữ liệu kế toán trên phần mềm cũng đƣợc sao lƣu và bảo quản cẩn thận theo từng năm nên có thể in dữ liệu, in sổ theo yêu cầu phục vụ công tác thanh kiểm tra và công tác quản lý đƣợc kịp thời.
Sơ đồ 4.4. Trình tự ghi sổ kế tốn theo hình thức Chứng từ - Ghi sổ tại Trung Chứng từ kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái các TK 11112661
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết thu chi sự nghiệp Bảng cân đối số phát sinh Chú thích Ghi 4 tháng /lần
Ghi cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
4.1.2.4. Thực trạng tổ chức báo cáo kế toán
Hệ thống báo cáo tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp đều đƣợc thực hiện theo quy định. Trung tâm Tài nguyên thực vật lập báo cáo đầy đủ, rõ ràng, dễ hiểu và đúng thời hạn theo chế độ báo cáo tài chính, phục vụ cho việc sử dụng số liệu tại đơn vị cũng nhƣ cơng tác thanh kiểm tra quyết tốn đối với đơn vị cấp trên và kiểm toán, thanh tra. Báo cáo đƣợc lập thƣờng niên chi tiết đến từng hoạt động, từng nguồn kinh phí khác nhau. Báo cáo tình hình kinh phí nghiên cứu khoa học đƣợc theo dõi chi tiết đến từng đề tài, dự án theo từng nội dung công việc, mục lục ngân sách,….. Những thông tin trên báo cáo có ý nghĩa quan trọng để đề ra các quyết định quản lý, kiểm tra tình hình chấp hành kế hoạch dự tốn ngân sách nhà nƣớc và tình hình biến động khoản thu chi sự nghiệp … từ đó quản lý một cách tốt hơn việc thực hiện kế hoạch phát triển chung của tồn Trung tâm trong các lĩnh vực tài chính và q trình hoạt động.
- Thống kê về thời gian nộp báo cáo của Trung tâm Tài nguyên thực vật với cơ quan chủ quan và báo cáo thuế với cơ quan Thuế nhƣ sau:
Bảng 4.6. Thống kê thời gian nộp báo cáo
Hệ thống báo cáo
quy định Cơ quan nhận báo cáo
Thời gian nộp báo cáo theo quy
định
Thời gian nộp báo cáo thực tế
Báo cáo quyết toán năm
Viện Khoa học Nông nghiệp Việt
Trƣớc khi duyệt quyết toán 7 ngày
Ngày duyệt quyết toán (tháng 4 ) Báo cáo thuế Cơ quan Thuế Ngày 31/3 hàng
năm
Tháng 5
Nguồn: Tác giả điều tra
Với khối lƣợng công việc tƣơng đối nhiều và tập trung vào cuối năm nên báo cáo quyết toán năm của đơn vị nộp đơn vị dự toán cấp trên (đơn vị dự toán cấp II) và báo cáo với cơ quan Thuế còn chậm hơn so với quy định (Phụ lục 02).
- Từ trƣớc năm 2017, hệ thống báo cáo của Trung tâm sử dụng các mẫu biểu báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn theo quy định của quyết định số 19/2006/QĐ- BTC ngày 30/3/2006 và thông tƣ số 185/2010/TT-BTC hƣớng dẫn sửa đổi bổ sung chế độ kế tốn hành chính sự nghiệp theo quyết định 19/2006/QĐ-BTC.
- Từ năm 2018, báo cáo của Trung tâm Tài nguyên thực vật sẽ đƣợc thực hiện theo thông tƣ 107/2017/TT/BTC ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ Tài chính.
- Theo đó, về cơ bản hệ thống báo cáo của Trung tâm từ năm 2018 có sự thay đổi so với trƣớc đây. Hệ thống báo cáo từ năm 2018 bao gồm hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quyết tốn. Còn từ trƣớc năm 2017 hệ thống báo cáo chỉ gồm hệ thống báo cáo quyết toán, cụ thể:
Bảng 4.7. Hệ thống các báo cáo đang áp dụng
Tên báo cáo
Hệ thống BC theo Quyết định 19/QĐ-BTC Hệ thống BC theo