4 .Phương pháp nghiên cứu
6. Bố cục đề tài: gồm 3 chương
2.3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Tài chính
Trước thực trạng cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ cịn hạn chế, để xây dựng kho lưu trữ hành chính số đáp ứng yêu cầu hiện nay, Bộ Tài chính đã phê duyệt lộ trình số hóa tài liệu lưu trữ đến năm 2022 và có kế hoạch cụ thể thực hiện cho từng năm 2020, 2021, 2022 (Tại Tờ trình Bộ số 169/VP-TTr ngày 31/10/2019). Với phê duyệt của Lãnh đạo Bộ, trong ba năm tới Bộ Tài chính thực hiện số hóa khoảng 2.812 mét tương ứng khoảng 14.060.000 trang văn bản.
Do mục tiêu số hóa tài liệu khơng giống nhau, vì thế các bước số hóa tài liệu khác nhau, phù hợp với từng cơ quan, tổ chức. Theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN về việc ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng, Bộ Tài chính đặt quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước nhưng để phù hợp với yêu cầu thuận tiện trong cơng tác số hóa thì cơ quan Bộ Tài chính thực hiện theo 03 giai đoạn sau:
2.3.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị số hóa tài liệu lưu trữ.
Để có cơ sở dữ liệu tạo tiền đề xây dựng kho lưu trữ tài liệu hành chính số trong tương lai, Văn phịng đã có Tờ trình Bộ số 169/VP-TTr ngày 31/10/2019 về việc phê duyệt chủ trương đầu tư số hóa tài liệu lưu trữ từ năm 2020 đến năm 2022 tại cơ quan Bộ Tài chính và đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt với mục tiêu, yêu cầu; tiêu chí, thời gian thực hiện; nội dung thực hiện; quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng; kinh phí, lộ trình thực hiện như sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu. 1. Mục tiêu, yêu cầu Đề án
1.1. Mục tiêu chung:
Cũng giống như những cơ quan tổ chức khác, cơ quan Bộ Tài chính cũng có những mục tiêu chung sau đây theo quyết định của Nhà nước.
- Mục tiêu tất yếu đầu tiên của số hóa tài liệu là chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử thông qua các phần mềm;
- Tiếp đó là chuyển đổi việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ từ bản gốc bằng giấy sang khai thác sử dụng dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác và sử dụng thơng tin được nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian, chi phí;
- Hơn nữa số hóa tài liệu góp phần to lớn trong việc cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng Cơng nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc;
- Cuối cùng số hóa tài liệu sẽ đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.
1.2. Mục tiêu cụ thể:
Ngoài các mục tiêu chung nêu ở trên, cơ quan cịn có mục tiêu cụ thể trong việc số hóa tài liệu giai đoạn 1961 – 2017.
kinh phí ngân sách nhà nước được tiết kiệm thì Lãnh đạo Bộ đã cho phép thực hiện số hóa đối với những tài liệu có giá trị mang tính lịch sử, tài liệu quý hiếm cần được bảo tồn, tài liệu có tình trạng vật lý kém do các tác nhân bên ngồi, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao. Như vậy với tiêu chí này, tổng số hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị của cơ quan Bộ Tài chính giai đoạn 1961 – 2017 được thực hiện số hóa khoảng 2.812 mét tương ứng khoảng 14.060.000 trang văn bản.
Riêng năm 2020, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 28/QĐ-BTC ngày 07/1/2020 phê duyệt số hóa 802 mét, tương đương khoảng 4.010.000 trang văn bản tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Tài chính cho khối tài liệu có giá trị vĩnh viễn và có thời hạn bảo quản 50 năm, 70 năm.
1.3. Yêu cầu
- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử.
- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử thông qua phần mềm của cơ quan tổ chức và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.
- Trong q trình số hóa tài liệu cần được phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của tài liệu, hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.
2. Tiêu chí, thời gian thực hiện
2.1. Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tài liệu số hóa
Các tài liệu được lựa chọn để đem đi số hóa thường là các tài liệu có giá trị lịch sử cao, tài liệu mang tính quý hiếm, tài liệu có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa.
2.2. Thời gian thực hiện
- Năm 2020 số hóa 802 mét tương đương với 4.010.000 trang văn bản - Năm 2021 số hóa 1.013 mét tương đương với 5.065.000 trang văn bản
- Năm 2022 số hóa 997 mét tương đương với 4.985.000 trang văn bản 3. Nội dung thực hiện Đề án
Cơ quan Bộ Tài chính thực hiện Đề án cũng có 3 nội dung được xác định rõ ràng như các cơ quan tổ chức khác, cụ thể như sau:
3.1. Đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị Công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
a) Đầu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: bàn, ghế, giá tủ, máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn bản và các thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ, khai thác và sử dụng dữ liệu đạt hiệu quả và bảo mật thông tin.
b) Cơ quan Bộ Tài chính xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai thác các tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại và mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao.
3.2. Tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ
a) Về số lượng Dự kiến đến tháng 2/2022, Kho lưu trữ tài liệu hành chính số Bộ Tài chính sẽ quản lý khoảng 4.643.776 trang văn bản điện tử, cụ thể là:
- Từ năm 2006-2018 số hóa được 450.000 trang văn bản.
- Năm 2019-2020 tiếp nhận 118.776 trang văn bản từ Chương trình eDocTC, số hóa 75.000 trang văn bản.
- Từ năm 2021-2/2022 số hóa 4.000.000 trang văn bản ( cơ quan Bộ Tài chính đang triển khai gói thầu số hóa tài liệu lưu trữ, theo Hợp đồng ký giữa Cục Tin học và Thống kê tài chính với Nhà thầu đến tháng 8/2021 hồn thành nhưng do dịch bệnh Covid nên hợp đồng đã phải điều chỉnh đến tháng 2/2022)
Qua khảo sát tình hình tài liệu hành chính tại kho lưu trữ cơ quan Bộ của Nhóm nghiên cứu cho thấy, kho lưu trữ đang quản lý khoảng 6.500 mét tài liệu. Dự kiến đến hết tháng 2/2022, cơ quan Bộ Tài chính quản lý 931 mét tài liệu điện tử, so với 6.500 mét tài liệu giấy, tài liệu hành chính số tại kho
lưu trữ cơ quan Bộ đang quản lý chiếm khoảng 14,3% so với tài liệu giấy (Bộ Tài chính đang triển khai gói thầu số hóa tài liệu lưu trữ, theo kế hoạch tháng 2/2022 hoàn thành).
Xét về tính xác thực của tài liệu lưu trữ thì có 802 mét đảm bảo tính pháp lý còn 129 mét tài liệu đều chưa đảm bảo tính pháp lý vì chưa được gắn chữ ký số cơ quan. Bên cạnh đó, quy định về lưu trữ tài liệu số chưa có quy định cụ thể. Từ thực tế này, địi hỏi cơ quan Bộ Tài chính cần phải có sự nỗ lực vượt bậc để ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cùng với những giải pháp cấp bách trong việc hình thành hồ sơ số, chuyển giao cơ sở dữ liệu vào lưu trữ cơ quan, bảo quản an toàn, bảo mật và khai thác thơng tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận tiện... Trước thực trạng cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ Bộ Tài chính đã phê duyệt lộ trình số hóa tài liệu lưu trữ đến năm 2022 và có kế hoạch cụ thể thực hiện cho từng năm 2020, 2021, 2022 (Tại Tờ trình Bộ số 169/VP-TTr ngày 31/10/2019). Với phê duyệt của Lãnh đạo Bộ, trong ba năm tới Bộ Tài chính thực hiện số hóa khoảng 2.812 mét tương ứng khoảng 14.060.000 trang văn bản. Mục tiêu và khối lượng thành phần tài liệu số hóa cụ thể cho đến năm 2022 của Bộ Tài chính như sau:
Mục tiêu: Thực hiện số hóa khoảng 2.812 mét tài liệu lưu trữ của cơ quan Bộ Tài chính giai đoạn 1961 - 2017; chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống dạng giấy sang lưu trữ điện tử thông qua phần mềm; chuyển đổi việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc sang khai thác dưới dạng file điện tử, điều đó giúp cho việc khai thác, sử dụng, cung cấp thơng tin được nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc (bằng giấy); đảm bảo có các bản sao lưu dự phịng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm sốt tài liệu. Ngồi ra, xây dựng nguồn cơ sở dữ liệu để triển khai, vận hành các chức năng của phần mềm lưu trữ Bộ Tài chính.
Năm 2020 số hóa 802 mét tương đương với 4.010.000 trang văn bản; năm 2021 số hóa 1.013 mét tương đương với 5.065.000 trang văn bản; năm 2022 số hóa 997 mét tương đương với 4.985.000 trang văn bản.
Mặc dù đã được Lãnh đạo Bộ Tài chính phê duyệt kế hoạch triển khai số hóa để xây dựng kho lưu trữ tài liệu hành chính số đến năm 2022 nhưng do tình hình dịch bệnh covid diễn biến phức tạp từ đầu năm 2020 đến nay đã ảnh hưởng đến kế hoạch chung và dự kiến đến tháng 2/2022 mới hồn thành kế hoạch số hóa của năm 2020.
b) Về giá trị: Số lượng tài liệu điện tử được bảo quản tại kho lưu trữ hành chính số hiện nay là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, 70 năm, tuổi thọ của cơng trình và kết quả tồn bộ mục lục hồ sơ của 4.608 mét tài liệu của Bộ Tài chính đã chỉnh lý.
Tóm lại, kho lưu trữ tài liệu hành chính số có thể tiếp nhận tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau (như phân tích ở trên) nhưng thực tế kho lưu trữ tài liệu hành chính số mới tiếp nhận tài liệu hành chính số từ văn thư Bộ trên chương trình eDocTC, từ cơng tác số hóa tài liệu lưu trữ tại kho lưu trữ và cơ sở dữ liệu từ mục lục hồ sơ sau khi tài liệu lưu trữ được chỉnh lý.
3.3. Đào tạo hỗ trợ số hóa tài liệu lưu trữ a) Đối tượng được đào tạo
Đào tạo lãnh đạo Bộ Tài chính, cơng nhân viên chức có liên quan đến nhiệm vụ số hóa tài liệu.
b) Nội dung đào tạo
- Dựa vào vai trò của từng cấp, từng đơn vị từng cán bộ để hướng dẫn sử dụng các phần mềm.
- Trên hệ thống phần mềm sẽ hướng dẫn khai thác và tìm kiếm thơng tin.
- Cán bộ quản trị mạng sẽ được hướng dẫn, chuyển giao công nghệ cho thực hiện sao lưu dữ liệu.
- Thông tư số 20/2014/TT-BTTTT ngày 05/12/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về các sản phẩm phần mềm nguồn mở được ưu tiên mua sắm, sử dụng trong cơ quan, tổ chức nhà nước.
- Thông tư số 47/2016/TT-BTTTT ngày 26/12/2016 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết về ưu tiên đầu tư, mua sắm sản phẩm, dịch vụ Công nghệ thông tin sản xuất trong nước sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước.
- Thông tư số 03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Nghị định 85/2016/NĐ-CP ngày 01/07/2016 của Chính phủ về bảo đảm an tồn hệ thống thông tin theo cấp độ.
- Thông tư số 13/2017/TT-BTTTT ngày 23/6/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định các yêu cầu kỹ thuật về kết nối các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu với cơ sở dữ liệu quốc gia.
- Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15/12/2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng Công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước.
- Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN ngày 10 tháng 3 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ.
5. Kinh phí và lộ trình thực hiện Đề án
Về mặt thời gian xuyên suốt quá trình thực hiện đề án số hóa, đề án được chia thành 3 giai đoạn tương ứng với 3 năm 2020, 2021, 2022. Dưới đây sẽ cụ thể hóa kinh phí và lộ trình của từng giai đoạn thực hiện đề án:
5.1. Giai đoạn 2020:
a) Tổng dự tốn kinh phí thực hiện Đề án: 4.812.000.000 đồng (Bốn tỷ, tám trăm mười hai triệu đồng chẵn)
b) Lộ trình thực hiện cụ thể:
- Trước tiên thực hiện lựa chọn nhà cung cấp, mua sắm, lắp đặt triển khai trang thiết bị, xây dựng hệ thống chống sét, phần mềm quản lý tài liệu
lưu trữ, đào tạo, chuyển giao công nghệ, tập huấn cho cơng chức, viên chức thực hiện số hóa; thực hiện bàn giao, quyết tốn năm 2020.
- Thực hiện số hóa 802 mét tương đương 4.010.000 trang văn bản. 5.2. Giai đoạn 2021:
a) Tổng dự tốn kinh phí thực hiện Đề án: 6.186.000.000 đồng (Sáu tỷ, một trăm tám mươi sáu triệu đồng chẵn)
b) Lộ trình thực hiện cụ thể:
- Năm 2021: Thực hiện số hóa 1.013 mét tương đương với 5.065.000 trang văn bản.
5.3. Giai đoạn 2022
a) Tổng dự toán kinh phí thực hiện Đề án: 5.982.000.000 đồng (Năm tỷ, chín trăm tám mươi hai triệu đồng chẵn)
b) Lộ trình thực hiện cụ thể:
- Năm 2022: Thực hiện số hóa 997 mét tương đương với 4.985.000 trang văn bản.
Bước 2: Lựa chọn phương thức số hóa tài liệu.
- Sau khi xây dựng được kế hoạch số hóa, việc tiếp theo các cán bộ lưu trữ phải làm là lựa chọn phương thức số hóa. Đối với cơ quan Bộ Tài chính, là cơ quan cấp Bộ nên có phịng Lưu trữ trực thuộc Bộ với đội ngũ cán bộ công nhân viên dày dặn kinh nghiệm, được đào tạo bài bản, có bằng cấp Đại học hoặc tương đương Đại học thì cơ quan đã lựa chọn phương thức tự thực hiện số hóa.
- Cơ quan đã cấp kinh phí đầu tư mua máy móc trang thiết bị, cơ sở hạ tầng; đào tạo nguồn nhân lực để phục vụ cho cơng tác số hóa tài liệu.
- Với đề án lần này cơ quan sẽ số hóa tồn bộ tài liệu hành với đề án lần này cơ quan sẽ số hóa tồn bộ tài liệu hành chính từ năm 1961 – 2017 với khoảng 2.812 mét tương ứng khoảng 14.060.000 trang văn bản.
- Đối với cơ quan lần này cán bộ chọn số hóa tập trung thay cho số hóa phân tán, tập trung số hóa tại tầng 2 của Bộ tài chính
Bước 3: Chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ.
Bước tiếp theo đó chính là việc chú trọng đến cơ sở vật chất, máy móc trang thiết bị.
- Địa điểm số hóa: Tầng 8, số 28 đường Trần Hưng Đạo, quận Hoàn