4 .Phương pháp nghiên cứu
6. Bố cục đề tài: gồm 3 chương
3.1. Một số nhận xét
3.1.2.2. Các hoạt động nghiệp vụ
Tài liệu điện tử đang tác động tích cực một cách mạnh mẽ hoạt động của ngành hành chính nói chung cũng như hoạt động của cơ quan Bộ Tài chính nói riêng. Với các ưu thế vượt trội của mình, tài liệu điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng đáng kể hiệu suất lao động như: Nhiều người có thể cùng tham gia xử lý văn bản và giải quyết công việc trong cùng một hệ thống; việc tiếp cận, tìm kiến, xử lý thơng tin diễn ra nhanh chóng, thuận lợi và mang lại hiệu quả gần như ngay lập tức thông qua cơ sở dữ liệu và hệ thống tra tìm tự động; việc chỉnh sửa văn bản đơn giản và nhanh chóng; lưu trữ tài liệu điện tử giúp giảm thiểu phần lớn không gian và kho tàng lưu trữ… Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử hiện nay tại cơ quan Bộ nói riêng và các cơ quan hành chính nhà nước nói chung cịn gặp nhiều khó khăn, cụ thể:
- Sự phụ thuộc vào các thế hệ máy móc, chương trình phần mềm và sự lỗi thời nhanh chóng của cơng nghệ, sự khơng tương thích giữa những thế hệ cơng nghệ với nhau, điều này dẫn đến nhiều khó khăn, tốn kém trong quá trình quản lý vận hành đối với kho dữ liệu số.
- Đối với tài liệu trên nền giấy, khi đã được ký bằng tay và bằng mực tươi, bản ký đã được coi là bản gốc và sẽ chỉ có 1 bản duy nhất, mọi sự sao chép sau đó khơng có giá trị bản gốc mà chỉ là bản chính hoặc bản sao. Tài liệu điện tử thì khơng như tài liệu giấy, ngay cả sau khi được ký bằng chữ ký số, tài liệu điện tử có thể sao chép với số lượng bất kỳ và những bản sau đó sẽ khơng có gì khác biệt so với bản đầu tiên. Như vậy, vấn đề phân biệt bản chính, bản gốc, bản sao ở tài liệu truyền thống khơng cịn tồn tại đối với nguồn tài liệu điện tử, nó đã xóa nhịa ranh giới giữa bản gốc, bản chính và bản sao. Với sự hỗ trợ của Cơng nghệ thông tin, việc tồn tại cùng lúc nhiều bản gốc là một vấn đề cần nghiên cứu, xem xét và đánh giá để quyết định có lưu trữ tài liệu đó hay khơng. Muốn bảo đảm tính xác thực của tài liệu lưu trữ điện tử thì phải kiểm tra được tính xác thực của chữ ký số trên tài liệu.
- Nguồn thơng tin điện tử có thể bảo vệ bằng những chương trình bảo mật (bằng mật mã - password hay những chương trình hạn chế truy cập). Tuy nhiên cũng có những bất cập, sự đơn giản trong vấn đề sửa đổi và sao chép thông tin mà không để lại dấu vết là sự đe dọa trong vấn đề an tồn thơng tin trong nguồn tài liệu trong môi trường điện tử.
- Cách thức quảng bá, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang có nhiều thay đổi. Độc giả có thể khơng cần đến trực tiếp phòng đọc của Lưu trữ cơ quan mà sẽ khai thác qua mạng. Tài liệu lưu trữ không chỉ giới thiệu qua các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử mà cả các trang mạng xã hội. Sự lan tỏa của thông tin qua các trang mạng xã hội rất nhanh nhưng cũng cần có sự kiểm sốt nhất định. Tài liệu lưu trữ nếu khơng có cách thức kiểm sốt tốt sẽ bị chỉnh sửa làm sai lệch nội dung thơng tin. Hình thức bảo đảm tính tồn vẹn và xác thực của tài liệu lưu trữ khi sử dụng cũng cần được
quy định rõ.