6. Bố cục đề tài: gồm 3 chương
2.1.3. Khái quát tình hình lưu trữ tài liệu tại Bộ Tài chính
Tại cơ quan Bộ Tài chính hiện nay đang có 23 Cục, Vụ, Thanh tra, Văn phòng tương ứng với tổng số 115 đơn vị (phòng, ban). Trong quá trình hoạt động của các đơn vị, tài liệu hành chính chiếm số lượng gần như tuyệt đối (trừ số ít tài liệu kế toán và tài liệu xây dựng của Cục Kế hoạch, Tài chính).
Theo số liệu thống kê tại kho lưu trữ Bộ, tổng số tài liệu hành chính đã hình thành tại cơ quan Bộ đến thời điểm 31/5/2021 là 7.894 mét (trong đó: 6.425 mét tài liệu đang bảo quản tại kho lưu trữ và khoảng 1.469 mét tài liệu đang quản lý tại các đơn vị). Từ 2015 đến 2020, trung bình mỗi năm Phòng Lưu trữ - Thư viện hướng dẫn, kiểm tra, rà soát tiếp nhận khoảng 581 mét tài liệu hành chính của các đơn vị (khoảng 25.3 mét/đơn vị). Trong thời gian tới, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác quản lý điều hành nên số lượng tài liệu điện tử tăng lên đồng nghĩa với số lượng tài liệu giấy sẽ ít đi. Theo tính toán sơ bộ số lượng tài liệu giấy giảm khoảng 40% và trung bình mỗi năm cơ quan Bộ sản sinh khoảng 349 mét tài liệu hành chính.
Hồ sơ, tài liệu hành chính số tại cơ quan Bộ Tài chính rất phong phú, đa dạng về thành phần nội dung và có giá trị nhiều mặt, cụ thể như sau:
* Về thành phần nội dung tài liệu đa dạng và phong phú như: Tài liệu
tổng hợp; tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê; tài liệu tài chính, kế toán, tài sản; tài liệu tổ chức, cán bộ, đào tạo và bảo vệ chính trị; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu xây dựng cơ bản; tài liệu hợp tác quốc tế; tài liệu thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; tài liệu thi đua, khen thưởng; tài liệu khoa học công nghệ và ứng
dụng Công nghệ thông tin; tài liệu pháp chế; tài liệu xuất bản, báo chí, tuyên truyền; tài liệu văn thư, lưu trữ, quản trị công sở; tài liệu của tổ chức Đảng; tài liệu của tổ chức Công đoàn; tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên; tài liệu quản lý tài chính - ngân sách; tài liệu quản lý nhà nước về kế toán, kiểm toán; tài liệu quản lý nợ và tài chính đối ngoại, tài chính doanh nghiệp, giá, công sản, bảo hiểm, ngân hàng.
* Về giá trị tài liệu: Tài liệu của Bộ Tài chính đa dạng, phản ảnh nhiều
mặt hoạt động liên quan đến việc quản lý tài chính, ngân sách nên có giá trị về nhiều mặt khác nhau như chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử và thực tiễn. Một số điểm nổi bật về giá trị thực tiễn và lịch sử của tài liệu lưu trữ Bộ Tài chính như sau:
- Giá trị thực tiễn: Khối tài liệu này phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, chỉ đạo điều hành công việc của Bộ Tài chính, toàn ngành Tài chính và nhu cầu của người dân; là những căn cứ chân thực phục vụ cho tổng kết công tác, đúc rút kinh nghiệm và là tài liệu quan trọng cho việc tham khảo xây dựng, sửa đổi các luật, Nghị định, Thông tư về tài chính - ngân sách đề phù hợp với tình hình kinh tế mỗi thời kỳ…; phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán…. Những giá trị thực tiễn tài liệu mang lại đòi hỏi việc khai thác đúng mục đích để phát huy hiệu quả mà tài liệu lưu trữ mang lại.
- Giá trị lịch sử:
+ Là một nguồn tư liệu quý giá, phục vụ cho công tác nghiên cứu, biên soạn lịch sử thông qua việc khai thác, sử dụng tài liệu trong hoạt động của Bộ Tài chính gồm nhiều tài liệu có giá trị lịch sử (gồm: Tài liệu về thành lập, quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ máy; tách, sáp nhập, giải thể các đơn vị tổ chức trực thuộc), cán bộ nghiên cứu có cơ sở, căn cứ pháp lý chân thực để biên soạn lịch sử ngành Tài chính nói chung, cơ quan nói riêng. Công việc này đã giúp chúng ta có một bức tranh toàn cảnh về quá trình hình thành, tồn tại, phát triển và những đóng góp của Bộ Tài chính trong suốt hơn 75 năm qua.
+ Giá trị lịch sử tài liệu của Bộ Tài chính còn được thể hiện qua những đóng góp to lớn về chủ trương chính sách về tài chính - ngân sách của nhà nước. Nhìn từ thực tế, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động xuyên suốt của Bộ Tài chính, chúng ta mới biết được hệ thống chính sách tài chính - ngân sách được xây dựng và ngày càng được hoàn thiện và là cơ sở pháp lý để huy động nguồn lực hơn nữa còn là công cụ để Ðảng và Nhà nước điều chỉnh sự phát triển nền kinh tế - xã hội, động viên được các nguồn lực, thúc đẩy sản xuất, kinh doanh phát triển nhanh; khuyến khích xuất khẩu, đầu tư, đổi mới công nghệ, thúc đẩy chuyển dịch cơ cấu kinh tế, góp phần quan trọng cho nền kinh tế tăng trưởng cao, bền vững, góp phần ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân.
2.2. Khối lượng, giá trị tài liệu hành chính hình thành trong hoạt động của Bộ
a) Về khối lượng
Dự kiến đến tháng 2/2022, Kho lưu trữ tài liệu hành chính số Bộ Tài chính sẽ quản lý khoảng 4.643.776 trang văn bản điện tử, cụ thể là:
- Từ năm 2006-2018 số hóa được 450.000 trang văn bản.
- Năm 2019-2020 tiếp nhận 118.776 trang văn bản từ Chương trình eDocTC, số hóa 75.000 trang văn bản.
- Từ năm 2021-2/2022 số hóa 4.000.000 trang văn bản ( cơ quan Bộ Tài chính đang triển khai gói thầu số hóa tài liệu lưu trữ, theo Hợp đồng ký giữa Cục Tin học và Thống kê tài chính với Nhà thầu đến tháng 8/2021 hoàn thành nhưng do dịch bệnh Covid nên hợp đồng đã phải điều chỉnh đến tháng 2/2022)
Qua khảo sát tình hình tài liệu hành chính tại kho lưu trữ cơ quan Bộ của Nhóm nghiên cứu cho thấy, kho lưu trữ đang quản lý khoảng 6.500 mét tài liệu. Dự kiến đến hết tháng 2/2022, cơ quan Bộ Tài chính quản lý 931 mét tài liệu điện tử, so với 6.500 mét tài liệu giấy, tài liệu hành chính số tại kho lưu trữ cơ quan Bộ đang quản lý chiếm khoảng 14,3% so với tài liệu giấy (Bộ
Tài chính đang triển khai gói thầu số hóa tài liệu lưu trữ, theo kế hoạch tháng
2/2022 hoàn thành).
Xét về tính xác thực của tài liệu lưu trữ thì có 802 mét đảm bảo tính pháp lý còn 129 mét tài liệu đều chưa chưa đảm bảo tính pháp lý vì chưa được gắn chữ ký số cơ quan. Bên cạnh đó, quy định về lưu trữ tài liệu số chưa có quy định cụ thể. Từ thực tế này, đòi hỏi cơ quan Bộ Tài chính cần phải có sự nỗ lực vượt bậc để ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cùng với những giải pháp cấp bách trong việc hình thành hồ sơ số, chuyển giao CSDL vào lưu trữ cơ quan, bảo quản an toàn, bảo mật và khai thác thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận tiện...
b) Về giá trị: Số lượng tài liệu điện tử được số hóa hiện nay là những tài liệu có giá trị vĩnh viễn, 70 năm, tuổi thọ của công trình và kết quả toàn bộ mục lục hồ sơ của 4.608 mét tài liệu của Bộ Tài chính đã chỉnh lý.
2.3. Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ tại Bộ Tài chính.
Trước thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ còn hạn chế, để xây dựng kho lưu trữ hành chính số đáp ứng yêu cầu hiện nay, Bộ Tài chính đã phê duyệt lộ trình số hóa tài liệu lưu trữ đến năm 2022 và có kế hoạch cụ thể thực hiện cho từng năm 2020, 2021, 2022 (Tại Tờ trình Bộ số 169/VP-TTr ngày 31/10/2019). Với phê duyệt của Lãnh đạo Bộ, trong ba năm tới Bộ Tài chính thực hiện số hóa khoảng 2.812 mét tương ứng khoảng 14.060.000 trang văn bản.
Do mục tiêu số hóa tài liệu không giống nhau, vì thế các bước số hóa tài liệu khác nhau, phù hợp với từng cơ quan, tổ chức. Theo Quyết định 176/QĐ-VTLTNN về việc ban hành quy trình và hướng dẫn thực hiện quy trình số hóa tài liệu lưu trữ để lập bản sao bảo hiểm và bản sao sử dụng, Bộ Tài chính đặt quy trình số hóa tài liệu lưu trữ gồm 12 bước nhưng để phù hợp với yêu cầu thuận tiện trong công tác số hóa thì cơ quan Bộ Tài chính thực hiện theo 03 giai đoạn sau:
2.3.1. Giai đoạn 1: Chuẩn bị số hóa tài liệu lưu trữ.
Để có cơ sở dữ liệu tạo tiền đề xây dựng kho lưu trữ tài liệu hành chính số trong tương lai, Văn phòng đã có Tờ trình Bộ số 169/VP-TTr ngày 31/10/2019 về việc phê duyệt chủ trương đầu tư số hóa tài liệu lưu trữ từ năm 2020 đến năm 2022 tại cơ quan Bộ Tài chính và đã được Lãnh đạo Bộ phê duyệt với mục tiêu, yêu cầu; tiêu chí, thời gian thực hiện; nội dung thực hiện; quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật được áp dụng; kinh phí, lộ trình thực hiện như sau:
Bước 1: Xây dựng kế hoạch số hóa tài liệu. 1. Mục tiêu, yêu cầu Đề án
1.1. Mục tiêu chung:
Cũng giống như những cơ quan tổ chức khác, cơ quan Bộ Tài chính cũng có những mục tiêu chung sau đây theo quyết định của Nhà nước.
- Mục tiêu tất yếu đầu tiên của số hóa tài liệu là chuyển phương thức hoạt động của lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử thông qua các phần mềm;
- Tiếp đó là chuyển đổi việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ từ bản gốc bằng giấy sang khai thác sử dụng dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác và sử dụng thông tin được nhanh chóng, hiệu quả, chính xác và tiết kiệm thời gian, chi phí;
- Hơn nữa số hóa tài liệu góp phần to lớn trong việc cải cách hành chính, nâng cao hoạt động ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc;
- Cuối cùng số hóa tài liệu sẽ đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện duy tu, bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu.
1.2. Mục tiêu cụ thể:
Ngoài các mục tiêu chung nêu ở trên, cơ quan còn có mục tiêu cụ thể trong việc số hóa tài liệu giai đoạn 1961 – 2017.
kinh phí ngân sách nhà nước được tiết kiệm thì Lãnh đạo Bộ đã cho phép thực hiện số hóa đối với những tài liệu có giá trị mang tính lịch sử, tài liệu quý hiếm cần được bảo tồn, tài liệu có tình trạng vật lý kém do các tác nhân bên ngoài, tài liệu có tần suất khai thác sử dụng cao. Như vậy với tiêu chí này, tổng số hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị của cơ quan Bộ Tài chính giai đoạn 1961 – 2017 được thực hiện số hóa khoảng 2.812 mét tương ứng khoảng 14.060.000 trang văn bản.
Riêng năm 2020, Bộ Tài chính ban hành Quyết định số 28/QĐ-BTC ngày 07/1/2020 phê duyệt số hóa 802 mét, tương đương khoảng 4.010.000 trang văn bản tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Tài chính cho khối tài liệu có giá trị vĩnh viễn và có thời hạn bảo quản 50 năm, 70 năm.
1.3. Yêu cầu
- Tài liệu được số hóa phải là các tài liệu đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử.
- Tài liệu lưu trữ của mỗi hồ sơ lưu khi quét (scan) xong được lưu dưới dạng các file điện tử thông qua phần mềm của cơ quan tổ chức và tích hợp vào cơ sở dữ liệu.
- Trong quá trình số hóa tài liệu cần được phải bảo đảm tính pháp lý và tính trung thực của tài liệu, hồ sơ; tuân thủ các quy trình kỹ thuật do phần mềm cung cấp.
2. Tiêu chí, thời gian thực hiện
2.1. Tiêu chí cơ bản để lựa chọn tài liệu số hóa
Các tài liệu được lựa chọn để đem đi số hóa thường là các tài liệu có giá trị lịch sử cao, tài liệu mang tính quý hiếm, tài liệu có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hóa và bảo quản tài liệu số hóa.
2.2. Thời gian thực hiện
- Năm 2020 số hóa 802 mét tương đương với 4.010.000 trang văn bản - Năm 2021 số hóa 1.013 mét tương đương với 5.065.000 trang văn bản
- Năm 2022 số hóa 997 mét tương đương với 4.985.000 trang văn bản 3. Nội dung thực hiện Đề án
Cơ quan Bộ Tài chính thực hiện Đề án cũng có 3 nội dung được xác định rõ ràng như các cơ quan tổ chức khác, cụ thể như sau:
3.1. Đầu tư cơ sở hạ tầng, trang thiết bị Công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ
a) Đầu tư mua sắm các trang thiết bị phục vụ công tác số hóa tài liệu lưu trữ, gồm: bàn, ghế, giá tủ, máy tính, máy chủ, máy quét (scan) văn bản và các thiết bị cần thiết khác, nhằm đảm bảo việc lưu trữ, khai thác và sử dụng dữ liệu đạt hiệu quả và bảo mật thông tin.
b) Cơ quan Bộ Tài chính xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, cho phép lưu trữ và khai thác các tài liệu số hóa với nhiều định dạng khác nhau, phân loại và mô tả tài liệu theo yêu cầu bảo đảm tính bảo mật cao.
3.2. Tổ chức số hóa tài liệu lưu trữ
a) Về số lượng Dự kiến đến tháng 2/2022, Kho lưu trữ tài liệu hành chính số Bộ Tài chính sẽ quản lý khoảng 4.643.776 trang văn bản điện tử, cụ thể là:
- Từ năm 2006-2018 số hóa được 450.000 trang văn bản.
- Năm 2019-2020 tiếp nhận 118.776 trang văn bản từ Chương trình eDocTC, số hóa 75.000 trang văn bản.
- Từ năm 2021-2/2022 số hóa 4.000.000 trang văn bản ( cơ quan Bộ Tài chính đang triển khai gói thầu số hóa tài liệu lưu trữ, theo Hợp đồng ký giữa Cục Tin học và Thống kê tài chính với Nhà thầu đến tháng 8/2021 hoàn thành nhưng do dịch bệnh Covid nên hợp đồng đã phải điều chỉnh đến tháng 2/2022)
Qua khảo sát tình hình tài liệu hành chính tại kho lưu trữ cơ quan Bộ của Nhóm nghiên cứu cho thấy, kho lưu trữ đang quản lý khoảng 6.500 mét tài liệu. Dự kiến đến hết tháng 2/2022, cơ quan Bộ Tài chính quản lý 931 mét tài liệu điện tử, so với 6.500 mét tài liệu giấy, tài liệu hành chính số tại kho
lưu trữ cơ quan Bộ đang quản lý chiếm khoảng 14,3% so với tài liệu giấy (Bộ Tài chính đang triển khai gói thầu số hóa tài liệu lưu trữ, theo kế hoạch tháng 2/2022 hoàn thành).
Xét về tính xác thực của tài liệu lưu trữ thì có 802 mét đảm bảo tính pháp lý còn 129 mét tài liệu đều chưa đảm bảo tính pháp lý vì chưa được gắn chữ ký số cơ quan. Bên cạnh đó, quy định về lưu trữ tài liệu số chưa có quy định cụ thể. Từ thực tế này, đòi hỏi cơ quan Bộ Tài chính cần phải có sự nỗ lực vượt bậc để ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ cùng với những giải pháp cấp bách trong việc hình thành hồ sơ số, chuyển giao cơ sở dữ liệu vào lưu trữ cơ quan, bảo quản an toàn, bảo mật và khai thác thông tin tài liệu nhanh chóng, chính xác, thuận tiện... Trước thực trạng công tác số hóa tài liệu lưu trữ Bộ Tài chính đã phê duyệt lộ trình số hóa tài liệu lưu trữ đến