4 .Phương pháp nghiên cứu
6. Bố cục đề tài: gồm 3 chương
3.2. Một số giải pháp
3.2.1. Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác lưu trữ
lưu trữ
Để công tác lưu trữ điện tử của cơ quan Bộ thực hiện đúng quy định, đầu tiên việc hồn thiện hệ thống văn bản về cơng tác lưu trữ điện tử là vơ cùng cần thiết. Vì vậy, khi xây dựng văn bản hướng dẫn chỉ đạo, điều hành công tác lưu trữ điện tử cơ quan Bộ Tài chính cần dựa trên các nguyên tắc cơ bản đó là: quy định của cấp dưới phù hợp với quy định của cấp trên; đồng bộ, tồn diện, tránh tình trạng chồng chéo văn bản này trái với văn bản kia và không phù hợp với đặc thù của đối tượng điều chỉnh. Bộ Tài chính rà sốt, nghiên cứu sửa đổi, bổ sung các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoặc quy định chưa phù hợp và xây dựng, ban hành đối với các nội dung còn thiếu chưa quy định, cụ thể:
Trên cơ sở các quy định của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và Truyền thông, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Tài chính thực hiện rà sốt, bổ sung ban hành quy định về công tác lưu trữ điện tử của ngành còn thiếu hoặc cần sửa đổi như: Căn cứ vào Nghị định số 30/3020/NĐ-Chính phủ, Thơng tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ thực hiện sửa đổi Quyết định số 1939/QĐ-BTC ngày 12/8/2021 về công tác lập hồ sơ, danh mục hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ; Quyết định số 2449/QĐ-BTC ngày 11/11/2016 về quy chế lưu trữ ngành Tài chính và Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính về quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành Tài chính; quy định quy trình giao nộp tài liệu điện tử, tài liệu số vào lưu trữ kho lưu trữ tài liệu hành chính số.
sớm ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn các nghiệp vụ về lưu trữ điện tử như: Công tác thu thập tài liệu lưu trữ điện tử; công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ điện tử; công tác giao nộp lưu trữ điện tử; công tác tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử; công tác bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; cơng tác bảo mật, an tồn thông tin đối với tài liệu lưu trữ điện tử; công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử; giá trị pháp lý của tài liệu điện tử và chữ ký số; quy định về sao, chứng thực tài liệu lưu trữ.
Sau khi cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy định các nội dung trên, Bộ Tài chính căn cứ vào quy định và tình hình thực tiễn ban hành văn bản để hướng dẫn cho các đơn vị thực hiện thống nhất.
3.2.3. Giải pháp số hóa tài liệu hành chính giấy
Cơ quan Bộ Tài chính cần rà sốt tồn bộ tài liệu lưu trữ giấy để xác định ra số lượng tài liệu có giá trị vĩnh viễn, có thời hạn bảo quản theo cơng trình, có thời hạn bảo quản 70 năm, 50 năm, 15 năm, 10 năm và 5 năm. Trên cơ sở số lượng tài liệu được xác định, đơn vị xây dựng lộ trình, kế hoạch cụ thể để thực hiện việc số hóa phù hợp với Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ ngày 03/4/2020 về phê duyệt Đề án ‘’Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”; chủ trương chung của Bộ Tài chính và điều kiện cụ thể của đơn vị. Bộ Tài chính xây dựng kế hoạch số hóa đối với tài liệu được hình thành từ năm 2019 trở về trước, tài liệu hình thành từ năm 2020 đến nay cần rà soát, thống kê xây dựng kế hoạch số hóa cho khối tài liệu này.
Số hóa tài liệu lưu trữ phải được thực hiện theo đúng quy trình của pháp luật, đảm bảo đưa tài liệu số hóa vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ phục vụ cho nhu cầu khai thác, bảo quản và giao nộp lưu trữ lịch sử. Quy định định mức kinh tế, kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Số hóa tài liệu lưu trữ thực hiện đầy đủ các bước theo quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (theo Thông tư 04/2014/TT-BNV ngày 23/06/2014). Áp dụng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-
BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử, theo đó tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định.
3.2.4. Giải pháp cho quy trình nghiệp vụ
3.2.4.1. Phân loại, hệ thống hóa tài liệu hành chính số
Tài liệu lưu trữ số được phân về theo từng phông cụ thể (phông Bộ Tài chính, phơng Cục…), sau đó phân tài liệu trong từng phơng theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian” và cuối cùng là từng hồ sơ, đơn vị bảo quản.
Tài liệu điện tử sau khi được lập hồ sơ cần căn cứ vào quy định của Nhà nước, sắp xếp hồ sơ sau khi tiếp nhận từ các đơn vị; tài liệu điện tử cũng giống như tài liệu giấy khi đưa vào kho quản lý cần phải được chỉnh lý, hệ thống hóa để xác định giá trị tài liệu, nhằm lựa chọn ra danh mục tài liệu có giá trị vĩnh viễn, danh mục tài liệu có thời hạn, danh mục tài liệu hết giá trị để thuận lợi cho việc thống kê, tra tìm, bảo quản, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tiêu hủy tài liệu điện tử hết giá trị. Tất cả các danh mục tài liệu đều phải được hệ thống hóa theo phương pháp khoa học của nghiệp vụ lưu trữ, tránh tình trạng thu thập về khơng chỉnh lý giống tài liệu giấy dẫn đến tài liệu không được sắp xếp, bảo quản, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tiêu hủy không đúng quy định.
Bố trí kinh phí cho hoạt động chỉnh lý theo quy định của Luật Lưu trữ và Quyết định 2449/QĐ-BTC nhưng trên tinh thần tiết kiệm và hiệu quả cao.
Tài liệu lưu trữ điện tử được chỉnh lý hàng năm, tránh tình trạng thu thập về không chỉnh lý giống tài liệu giấy dẫn đến tài liệu không được sắp xếp, bảo quản, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tiêu hủy không đúng quy định.
Tài liệu sau khi được chỉnh lý cần thực hiện giao nộp vào lưu trữ lịch sử và tiêu hủy theo đúng quy định.
3.2.4.2. Khai thác sử dụng hành chính số
tài liệu hành chính số cũng giống như tài liệu lưu trữ giấy, cần có quy định cụ thể như: Đối tượng khai thác; tài liệu được khai thác; thẩm quyền cho phép đọc, sao chép, chứng thực đối với tài liệu lưu trữ điện tử. Trên cơ sở quy định của Nhà nước, cơ quan, việc khai thác sử dụng tài liệu hành chính số cần phân rõ quyền truy cập đối với các hồ sơ, tài liệu hành chính số. Ngồi ra, thực hiện theo Luật Lưu trữ cần tăng cường phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cũng như chỉ đạo của Chính phủ điện tử là liên thông, chia sẻ dữ liệu giữa các Bộ ngành… Bộ Tài chính cần nghiên cứu cụ thể để đưa ra danh mục tài liệu lưu trữ điện tử, lưu trữ tài liệu số phục vụ công khai cho đối tượng là người ngồi cơ quan, ngồi ngành.
Bộ Tài chính cần đăng tải thơng tin về các bước, quy trình, thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử trên trang điện tử nội bộ của cơ quan.
3.2.4.3. Công tác tiêu hủy tài liệu hết giá trị
Sau khi tài liệu điện tử được chỉnh lý sẽ lựa chọn ra Danh mục tài liệu điện tử hết giá trị. Để giảm tải dữ liệu cho phần mềm và cơ sở hạ tầng cần thực hiện nghiêm túc việc tiêu hủy tài liệu điện tử theo quy định của pháp luật.
Khi tiêu hủy cần được bảo đảm các yêu cầu sau:
- Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị được hủy như tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác hết giá trị.
- Việc tiêu hủy tài liệu lưu trữ điện tử hết giá trị phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị đã được duyệt
- Và phải đảm bảo thông tin đã bị hủy không thể phục hồi lại được.
3.2.4.4. Công tác bảo quản tài liệu hành chính số
Mỗi cán bộ công chức phải nâng cao ý thức việc bảo bảo quản tài liệu lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ điện tử phải được bảo quản an tồn, có tính bảo mật cao và được chuyển đổi theo cơng nghệ phù hợp. Cán bộ lưu trữ phải luôn luôn giám sát kiểm tra, sao lưu tài liệu để bảo đảm sự an tồn, tính tồn vẹn, khả
năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và có nhiệm vụ sử dụng các biện pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải bảo đảm nội dung tài liệu vẫn giữ nguyên. Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa đựng thơng tin bí mật thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với các mạng diện rộng như mạng Internet, mạng viễn thơng. Khơng chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thơng tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập theo quy định. Việc sao lưu phải đảm bảo tính đầy đủ, tính chính xác và kịp thời nhưng phải thực sự an toàn. Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu. Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi. Thực hiện kiểm tra cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số thường xuyên định kỳ hàng năm, khi kiểm tra cần thực hiện theo đúng quy trình và có biên bản kiểm tra theo quy định.
Cần có biện pháp để phục hồi cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ khi cần thiết, quy trình phục hồi cần phải có biên bản cụ thể theo quy định. Bảo đảm an toàn cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ theo cấp độ được quy định. Việc tiêu hủy thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ bảo đảm yêu cầu bảo mật thông tin theo cấp độ được quy định. Không được mang thiết bị, phương tiện lưu trữ cơ sở dữ liệu lưu ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử khi chưa được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
3.2.5. Giải pháp về con người, chế độ, chính sách và thi đua khen thưởng
- Tăng cường hơn nữa sự lãnh đạo, chỉ đạo và quản lý của các cấp Lãnh đạo.
+ Lãnh đạo các đơn vị cần quan tâm đến công tác này, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ của cơ quan tốt hay không phần lớn phụ thuộc vào sự quan tâm, lãnh đạo và chỉ đạo của người đứng đầu. Tăng
cường sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp trong việc thực hiện tất cả các nội dung quản lý đối với công tác lưu trữ điện tử như: Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức; ban hành văn bản; xây dựng chương trình, kế hoạch; kiểm tra, hướng dẫn, tập huấn; thực hiện sơ kết, tổng kết để đánh giá và khắc phục kịp thời tồn tại; thực hiện thi đua khen thưởng để khuyến khích đối với những tập thể cá nhân có thành tích trong lĩnh vực này.
+ Đồng thời, để Lãnh đạo các đơn vị quan tâm sát sao, chỉ đạo cũng cần phải tăng cường công tác tham mưu, giúp việc của bộ phận liên quan. Vì những bộ phận này mới nắm được kết quả đạt được và chưa đạt được, việc cần phải làm, nên tham mưu đúng việc, đúng người, có tầm nhìn dài hạn thì sẽ phát huy được hiệu quả cao trong cơng tác lãnh đạo và chỉ đạo. Với vai trị quản lý về lưu trữ, Văn phòng cần chủ động tham mưu cho Bộ Tài chính hơn nữa để làm tốt cơng tác quản lý lưu trữ điện tử nói chung và xây dựng kho dữ liệu lưu trữ tài liệu hành chính số nói riêng.
- Nâng cao nhận thức của từng cá nhân cán bộ công chức và thực hiện nghiêm quy định của Nhà nước và pháp luật về lưu trữ. Toàn thể cán bộ cơng chức cần có ý thức, trách nhiệm mà pháp luật đã quy định về công tác lập hồ sơ điện tử, giao nộp tài liệu điện tử vào lưu trữ cơ quan và ý nghĩa bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử. Khi nhận thức của cán bộ công chức không thay đổi và không thấy được trách nhiệm của mình đối với cơng tác lập hồ sơ, giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan và giữ gìn tài liệu lưu trữ thì cơng tác lưu trữ điện tử sẽ không thể đi vào nề nếp. Công tác lập hồ sơ điện tử và thu thập chính là cánh cửa mở ra của các nghiệp vụ tài liệu lưu trữ điện tử, nó ảnh hưởng đến các khâu nghiệp vụ khác như không lập hồ sơ điện tử sẽ không giao nộp được và không giao nộp sẽ ảnh hưởng đến việc bảo quản, chỉnh lý, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tiêu hủy tài liệu hết giá trị....đặc biệt là ảnh hưởng trực tiếp đến xây dựng kho cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ số.
- Thực hiện tốt trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của pháp luật, cụ thể là:
+ Người đứng đầu cơ quan phải có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định của nhà nước và pháp luật.
+ Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, hướng dẫn, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ tài liệu điện tử.
+ Đơn vị, bộ phận chuyên trách về Công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụng Công nghệ thông tin đối với việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹ thuật để duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức.
+ Người trực tiếp theo dõi, giải quyết cơng việc có trách nhiệm thực hiện các quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan.
- Phát huy vai trị của cơng tác thi đua khen thưởng, chế độ đãi ngộ trong hoạt động lưu trữ
+ Về công tác thi đua khen thưởng: Do đặc thù của công tác lưu trữ làm việc trong môi trường âm thầm, độc hại và buồn tẻ, thực tế cho thấy rất ít cán bộ, cơng chức muốn gắn bó lâu dài với công tác này, hầu hết cán bộ, công chức chỉ vào làm một thời gian ngắn xin chuyển đơn vị khác. Xuất phát từ thực trạng này, để khuyến khích, động viên và thu hút cán bộ lưu trữ gắn bó với nghề và để ghi nhận sự cố gắng nỗ lực những tập thể làm tốt cơng tác này cần có chính sách thi đua, khen thưởng khích lệ và động viên hằng năm.
+ Về chế độ đãi ngộ: Tiếp tục quan tâm chế độ đãi ngộ, tiền lương, phụ cấp… theo quy định của pháp luật để động viên cán bộ làm công tác liên quan đến lĩnh vực lưu trữ.
3.2.6. Giải pháp đối với việc cấp kinh phí, phương tiện, cơ sở vật chất