4 .Phương pháp nghiên cứu
6. Bố cục đề tài: gồm 3 chương
3.1. Một số nhận xét
3.1.2.1. Về nguồn tài liệu để số hóa tài liệu lưu trữ hành chính số:
- Khó khăn lớn nhất khi xây dựng đề án số hóa lưu trữ tài liệu hành chính số hiện nay là nguồn cơ sở dữ liệu đang phân tán tại nhiều nơi khác nhau như: Hồ sơ, tài liệu hành chính số hình thành ở khâu văn thư quản lý
trên chương trình eDocTC; tài liệu hành chính số hình thành từ một số phần mềm chun mơn cũng được quản lý, khai thác trên chính mỗi phần mềm; tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trong kho quản lý trên phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ. Khối tài liệu hành chính số đang bị phân tán dẫn đến khơng kiểm soát được số lượng, thành phần, giá trị hồ sơ, tài liệu; không đảm bảo độ xác thực của những dữ liệu này và khó khăn trong việc thu thập vào kho lưu trữ tài liệu hành chính số phục vụ cho nhu cầu khai thác.
Theo quy định tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật Công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử;
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, tồn vẹn, thống nhất, an tồn thơng tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
Tuy nhiên, theo Nhóm nghiên cứu đã khảo sát và đánh giá tại cơ quan Bộ, việc quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan của các đơn vị còn nhiều hạn chế, cụ thể là:
- Lãnh đạo của hầu hết các Vụ/Cục....tại cơ quan Bộ chưa quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác này cũng không được quan tâm tương xứng với tính chất cơng việc của nó. Kết quả của sự quan tâm được thể hiện rất rõ mặc dù Bộ Tài chính đã có hành lang pháp lý tương đối đầy đủ nhưng trong thời gian vừa qua, chưa có nhiều đơn vị thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chính là “người tìm đường”, “người dẫn đường” để đưa được ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ thành cơng trong cơng tác điều hành nói chung và cơng tác lưu trữ nói riêng, người dẫn đường cần quan tâm, quyết liệt, dẫn dắt đúng hướng thì mới có thể bắt kịp thay đổi từng ngày từng giờ của cơng nghệ.
Vụ/Cục… có trách nhiệm lập hồ sơ trên Chương trình quản lý văn bản điều hành Edoctc , tuy nhiên cán bộ công chức được giao nhiệm vụ hầu hết chưa có ý thức và thói quen lập hồ sơ cơng việc được giao trên môi trường mạng, dẫn đến hồ sơ điện tử ở khâu văn thư bị phân tán, không được liên kết với nhau, việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp tài liệu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan không thực hiện theo quy định; khơng đáp ứng được u cầu, quy trình của cơng tác lập hồ sơ điện tử. Theo thống kê, từ năm 2016 đến tháng 6 năm 2021, cơ quan Bộ Tài chính ban hành 112.469 văn bản điện tử, tiếp nhận 753.423 văn bản điện tử đến; Các Vụ/Cục quản lý khoảng 125.000-130.000 văn bản đi, đến điện tử. Đây là số lượng văn bản điện tử rất lớn, tương ứng với những văn bản đó là những hồ sơ việc được hình thành. Việc chuyên viên các đơn vị không thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ, trách nhiệm của mình đã ảnh hưởng trực tiếp đến công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn tài liệu của kho lưu trữ tài liệu hành chính số. Để khắc phục hậu quả này, Bộ Tài chính giao cho Cục Tin học và Thống kê tài chính phối hợp với Văn phịng Bộ nghiên cứu phương án chuyển tồn bộ văn bản đi, đến, Tờ trình....hình thành trên Chương trình eDocTC vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ theo nguyên tắc phân về đơn vị, thời gian, tên loại văn bản (khơng thể liên kết được thành hồ sơ vì tài liệu phân tán). Việc này đã gây ra tốn kém kinh phí, cơng chức và chất lượng hồ sơ điện tử.
Ngoài ra, khối tài liệu điện tử hình thành trên chương trình eDocTC chưa được giao nộp vào kho lưu trữ, đang quản lý tại khâu văn thư nên tài liệu chưa được tổ chức bảo quản theo nguyên tắc lưu trữ gây khó khăn cho việc quản lý, khai thác.
- Chưa có mã định danh cho hồ sơ việc nên việc liên kết các văn bản trong hồ sơ lại với nhau gặp khó khăn
- Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ tiếp nhận từ Chương trình eDocTC khoảng 473 hồ sơ tương đương khoảng 62.791 văn bản và tương đương khoảng 118.776, tất cả hồ sơ đều là dữ liệu từ văn thư Bộ chuyển sang, tuy
nhiên các văn bản này chưa đầy đủ về mặt pháp lý vì chưa có chữ ký số. Để sử dụng được nguồn dữ liệu này, Bộ Tài chính cần hồn thiện chữ ký số cho khối tài liệu này.
- Trong giai đoạn giao thoa hiện nay, việc tồn tại song song văn bản giấy và văn bản điện tử nên công chức phải thực hiện song song lập hồ sơ công việc giấy và điện tử mất nhiều thời gian, công sức. Điều này gây phức tạp cho q trình giải quyết cơng việc vì cơng chức phải theo dõi giải quyết văn bản điện tử trong chương trình eDocTC, đồng thời vừa theo dõi việc giải quyết văn bản giấy.
Theo Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phịng Chính phủ Mai Tiến Dũng nói: “Ứng dụng Cơng nghệ thơng tin để thực hiện thủ tục, thay đổi tư duy đã sử dụng văn bản điện tử thì khơng kèm văn bản giấy, cịn vừa dùng bản điện tử mà vẫn kèm bản giấy thì tốn kém gấp đơi".
- Chương trình quản lý văn bản điều hành (eDocTC) được sử dụng tại các Vụ/Cục, tuy nhiên dữ liệu chưa liên thông chuyển vào được phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ (trừ khâu văn thư Bộ), đây là khó khăn rất lớn mà Bộ Tài chính đang phải nghiên cứu.