6. Bố cục đề tài: gồm 3 chương
2.3.3. Giai đoạn 3: Lưu trữ tài liệu số hóa
Bước 1: Kiểm tra và đánh giá thiết bị bảo quản
Phương tiện lưu trữ là thiết bị vật lý được sử dụng lưu trữ, cơ sở dữ liệu lưu trữ, phần mềm gồm: thẻ nhớ, ổ cứng, băng từ, đĩa quang. Hiện nay, tại lưu trữ lịch sử đang bảo quản 2.812m tài liệu gồm:
1. Phông Bộ Tài chính 15.630 hộp/bó và 104.216 hồ sơ;
2. Phông Cục Quản lý, giám sát bảo hiểm 2.570 hộp/bó và 7.053 hồ sơ ; 3. Phông Cục Quản lý công sản 447 hộp/bó và 6.020 hồ sơ;
4. Phông Cục Kế hoạch - Tài chính 1.672 hộp/bó và 6.086 hồ sơ; 5. Phông Cục Tin học & Thống kê tài chính 1.300 hộp/bó và 5.144 hồ sơ; 6. Phông cục Tài chính doanh nghiệp 3.745 hộp/bó và 27.380 hồ sơ; 7. Phông Cục Quản lý nợ và Tài chính đối ngoại 7.031 hộp/bó và 19.824 hồ sơ;
8. Phông Nhà khách Bộ Tài chính 236 hộp/bó và 929 hồ sơ; 9. Phông Ủy ban Vật giá nhà nước 36 hộp/bó và 184 hồ sơ; 10. Phông Ban Vật giá Chính phủ 442 hộp/bó và 2.810 hồ sơ;
11. Phông Cục Quản lý giá 1.663 hộp/bó và 6.282 hồ sơ; 12. Phông Tổng cục Đầu tư và Phát triển 60 hộp và 794 hồ sơ;
13. Phông Tổng cục quản lý vốn và tài sản nhà nước tại doanh nghiệp 182 hộp và 3.292 hồ sơ;
14. Phông Ban Cán sự Đảng Bộ Tài chính 101 hộp và 555 hồ sơ.
Kết quả số hóa tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Tài chính
TT Đơn vị
Tổng
Số hồ sơ Số trang văn bản I Phông Bộ Tài chính 17.916 2.279.132 1 Văn phòng Bộ 5.648 1.206.600 2 Văn phòng Ban Cán sự 251 19.848 3 Văn phòng Đảng ủy 215 7.174 4 Vụ I 239 17.382
5 Văn phòng Công đoàn 31 8.254
6 Vụ Pháp chế 127 18.721 7 Vụ Tài chính các ngân hàng và các tổ chức tài chính 885 91.050 8 Vụ Chính sách thuế 28 2.143 9 Vụ Ngân sách nhà nước 1.483 174.550 10 Vụ Hành chính sự nghiệp 3.036 225.900 11 Vụ Đầu tư 1.510 75.000 12 Vụ Kế hoạch - Tài chính 2.093 195.850 13 Vụ Chế độ kế toán 86 15.000 14 Vụ Bảo hiểm 584 87.143 15 Thanh tra Bộ 53 5.950
16 Vụ Thi đua khen thưởng 22 3.179
18 Vụ Tổ chức cán bộ 1.096 43.960
II Phông Cục Quản lý, giám sát
bảo hiểm
829 110.850
III Cục Quản lý giá qua các thời
kỳ
1.282 222.150
IV Phông Cục Quản lý công sản 721 47.750
V Phông Cục Kế hoạch - Tài
chính
2.132 270.000
VI Cục Tin học và Thống kê tài
chính
329 72.300
VII Cục Tài chính Doanh nghiệp 5.503 853.700
VIII Phông Cục Quản lý nợ và Tài
chính đối
872 137.350
IX Nhà khách Bộ Tài chính 55 8.581
X Tổng cục Đầu tư 196 8.571
Kiểm tra:
- Khối tài liệu cơ bản là tài liệu làm từ giấy pơ luya mỏng đã xuống cấp, mở, không rõ thông tin trên nền giấy , khi sao in bị màu đen phủ lấp.
Đánh giá:
- Điều kiện cơ sở hạ tầng tại Bộ chưa đảm bảo
-Diện tích kho lưu trữ lịch sử hẹp, chật chội, chưa đủ để thu thập những tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn.
Việc xây dựng và triển khai công tác số hóa tài liệu lưu trữ là nhu cầu thiết yếu mang tính chiến lược để từng bước tiến tới số hóa việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào lĩnh vực lưu trữ tài liệu tại Bộ Tài chính. Có bảo quản tốt thì mới phục vụ tốt cho việc tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ lịch sử và cung cấp tốt nhất cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân có nhu cầu sử dụng.
Bước 2: Sao lưu và áp dụng các biện pháp bảo quản lâu dài
- Tài liệu lưu trữ đã được số hóa phải đảm bảo chất lượng, sử dụng hiệu quả, phải đảm bảo có các bản sao dự phòng tài liệu lưu trữ gốc và hỗ trợ việc thực hiện bảo dưỡng, kiểm soát tài liệu .
- Tất cả các tài liệu lưu trữ số sẽ được bảo quản theo mục đích sử dụng. Đối với bản sao số gốc sẽ được bảo quản nghiêm ngặt bởi các yếu tố tác động như nhiệt độ và độ ẩm theo tiêu chuẩn và được sao lưu trên nhiều thiết bị lưu trữ khác nhau như đĩa quang, ổ cứng, băng từ. Đối với bản sao sử dụng có độ phân giải thấp được lưu trữ tại server và những bản lưu trữ dự phòng.
Bước 3: Nguyên tắc thiết kế cấu trúc và yêu cầu biên mục Nguyên tắc thiết kế cấu trúc
- Đảm bảo nhất quán với tiêu chuẩn thông tin đầu vào của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan.
- Phù hợp với quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành (theo Thông tư số 10/2016/TT-BTTTT ngày 01 tháng 4 năm 2016 và tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng Công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước quy định tại Thông tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông).
Yêu cầu
- Phần biên mục nội dung dữ liệu đặc tả phải bảo đảm cô đọng nội dụng, rõ nghĩa tài liệu cần mô tả.
- Trong trường hợp trong cùng một thuộc tính nội dung có nhiều giá trị cần trình bày diễn giải khác nhau, thì phân biệt các thuộc tính nội dung bằng dấu chấm phẩy (;), kết thúc bằng dấu (.).
- Cơ quan, tổ chức có trách nhiệm cập nhật, bổ sung trong hồ sơ khi nội dung dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ có sự thay đổi.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN, PHÁT HUY HIỆU QUẢ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ
CỦA BỘ TÀI CHÍNH. 3.1. Một số nhận xét
3.1.1. Ưu điểm
- Được sự quan tâm của Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Văn phòng Bộ và có sự tham mưu kịp thời của bộ phận chuyên môn nên việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ của Bộ Tài chính được triển khai từ năm 2006 đến nay. So với các Bộ ngành khác thì Bộ Tài chính là một trong những bộ ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ sớm. Để phù hợp với quan điểm của Đảng và Nhà nước, Bộ Tài chính phê duyệt kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ lộ trình 2020-2022.
- Cơ quan Bộ Tài chính đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nên số lượng văn bản đi, đến điện tử hình thành trên Chương trình eDocTC là rất lớn. Khi Chương trình eDocTC kết nối, chuyển dữ liệu được vào phần mềm quản lý hồ sơ, lưu trữ sẽ là nguồn cơ sở dữ liệu vô cùng quan trọng của kho lưu trữ tài liệu hành chính số phục vụ trực tiếp cho công tác số hóa tài liệu. Toàn bộ văn bản đi của Bộ Tài chính tại khâu văn thư Bộ được đóng gói lập hồ sơ chuyển vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ để thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ nhằm phục vụ kịp thời cho công tác khai thác. Đây là khối lượng tài liệu lưu trữ điện tử có giá trị nhất trong kho lưu trữ tài liệu hành chính số tại cơ quan Bộ Tài chính.
- Bộ Tài chính đã có phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ, đây là công cụ, là tiền đề, nền tảng quan trọng không thể thiếu để xây dựng đề án số hóa tài liệu lưu trữ hành chính. Phần mềm được nghiên cứu xây dựng theo hướng mở nên thuận lợi cho việc liên thông với các phần mềm khác, đồng thời thực hiện được các quy trình nghiệp vụ đối với tài liệu lưu trữ điện tử như: công tác lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý, giao nộp vào lưu trữ lịch sử, tiêu hủy, bảo quản, khai thác, số hóa.... Phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ cùng với tài liệu lưu trữ số
được hình thành đã thay đổi phương thức làm việc từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ hiện đại, tiết kiệm thời gian, công sức và tra tìm một cách nhanh chóng, hiệu quả.., cụ thể là:
+ Góp phần đưa công tác lưu trữ tiến kịp với xu thế phát triển chung của cuộc cách mạng khoa học công nghệ 4.0; phù hợp với chỉ đạo của Đảng, Chính phủ; Xây dựng kho dữ liệu số cho toàn ngành.
+ Tạo ra sự thay đổi lớn toàn diện trong công tác lưu trữ: Thay đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu điện tử; thay đổi phương pháp triển khai các hoạt động nghiệp vụ của công tác lưu trữ; thay đổi quy trình làm việc, thay đổi cách làm truyền thống của cán bộ... từ đó cung cấp thông tin đầy đủ, nhanh chóng, chính xác và thay đổi hiệu quả, chất lượng công tác này.
+ Nâng cao nhận thức của cán bộ công chức về tài liệu điện tử được hình thành trong hoạt động của các cơ quan và trách nhiệm của cán bộ trong việc lưu trữ, giao nộp tài liệu điện tử.
+ Tích hợp và chuyển dữ liệu từ phân hệ lưu trữ cũ và Chương trình Edoctc vào phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ mới.
+ Giúp đọc giả trong việc khai thác, tra cứu, trích xuất thông tin tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm và đầy đủ nhất.
+ Hồ sơ, tài liệu được đảm bảo an toàn và bảo mật tài liệu thông qua việc phân quyền truy cập người dùng trong hệ thống phần mềm điện tử và trên tài liệu.
- Trên cơ sở hành lang pháp lý của nhà nước, Bộ Tài chính đã chủ động ban hành các văn bản chỉ đạo kịp thời như: Văn bản về tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử; tích hợp chữ ký số cơ quan trong văn bản điện tử; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan; quy định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người giải quyết công việc phải thực hiện xử lý, chuyển giao, lập hồ sơ trên môi trường mạng; nghiên cứu việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ... tạo cơ sở pháp lý góp phần từng bước đưa công tác lưu trữ điện tử của cơ quan Bộ có chuyển
biến tích cực.
- Cán bộ làm công tác lưu trữ có chuyên môn trong việc quản lý công tác lưu trữ nói chung và kinh nghiệm trong việc khai thác, sử dụng phần mềm hỗ trợ nghiệp vụ lưu trữ nên việc tiếp cận triển khai các phần mềm có nhiều thuận lợi.
- Bộ Tài chính có cơ sở hạ tầng Công nghệ thông tin tương đối tốt, đồng bộ, hiện đại, đảm bảo, duy trì hoạt động ổn định. Bảo đảm an toàn thông tin được tổ chức triển khai một cách bài bản và toàn diện, các hoạt động đảm bảo an toàn thông tin đã được thực hiện và tích hợp trong tất cả các công đoạn liên quan đến thông tin và hệ thống thông tin, không làm ảnh hưởng hay ngừng trệ hoạt động của hệ thống. Kịp thời triển khai ứng dụng một số công nghệ mới của cuộc cách mạng 4.0. Với sự quyết liệt trong công tác ứng dụng và phát triển Công nghệ thông tin tại Bộ Tài chính đến nay Bộ Tài chính là Bộ đứng đầu khối các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ về chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng Công nghệ thông tin tại Việt Nam (Vietnam ICT Index).
- Sự sẵn sàng về nền tảng ứng dụng Công nghệ thông tin của Bộ Tài chính tạo cơ sở cho việc triển khai các ứng dụng mới thuận lợi hơn. Hơn thế nữa, ứng dụng một số công nghệ mới của cuộc cách mạng 4.0 đã được triển khai kịp thời như: Áp dụng công nghệ di động trong việc cung cấp các dịch vụ công trực tuyến; triển khai công nghệ phân tích dữ liệu lớn; bước đầu ứng dụng công nghệ mạng xã hội, hệ thống thuế điện tử, hải quan điện tử, hệ thống quản lý hải quan tự động tại cảng biển, hệ thống một cửa quốc gia hải quan ASEAN.
3.1.2. Hạn chế
3.1.2.1. Về nguồn tài liệu để số hóa tài liệu lưu trữ hành chính số:
- Khó khăn lớn nhất khi xây dựng đề án số hóa lưu trữ tài liệu hành chính số hiện nay là nguồn cơ sở dữ liệu đang phân tán tại nhiều nơi khác nhau như: Hồ sơ, tài liệu hành chính số hình thành ở khâu văn thư quản lý
trên chương trình eDocTC; tài liệu hành chính số hình thành từ một số phần mềm chuyên môn cũng được quản lý, khai thác trên chính mỗi phần mềm; tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trong kho quản lý trên phần mềm Quản lý hồ sơ lưu trữ. Khối tài liệu hành chính số đang bị phân tán dẫn đến không kiểm soát được số lượng, thành phần, giá trị hồ sơ, tài liệu; không đảm bảo độ xác thực của những dữ liệu này và khó khăn trong việc thu thập vào kho lưu trữ tài liệu hành chính số phục vụ cho nhu cầu khai thác.
Theo quy định tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật Công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử;
Hệ thống quản lý tài liệu điện tử phải bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật để tài liệu lưu trữ điện tử có tính xác thực, toàn vẹn, thống nhất, an toàn thông tin, có khả năng truy cập ngay từ khi tài liệu được tạo lập.
Tuy nhiên, theo Nhóm nghiên cứu đã khảo sát và đánh giá tại cơ quan Bộ, việc quản lý văn bản, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan của các đơn vị còn nhiều hạn chế, cụ thể là:
- Lãnh đạo của hầu hết các Vụ/Cục....tại cơ quan Bộ chưa quan tâm đúng mức đến công tác văn thư, lưu trữ dẫn đến việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác này cũng không được quan tâm tương xứng với tính chất công việc của nó. Kết quả của sự quan tâm được thể hiện rất rõ mặc dù Bộ Tài chính đã có hành lang pháp lý tương đối đầy đủ nhưng trong thời gian vừa qua, chưa có nhiều đơn vị thực hiện nghiêm túc công tác lập hồ sơ trên môi trường mạng. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị chính là “người tìm đường”, “người dẫn đường” để đưa được ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ thành công trong công tác điều hành nói chung và công tác lưu trữ nói riêng, người dẫn đường cần quan tâm, quyết liệt, dẫn dắt đúng hướng thì mới có thể bắt kịp thay đổi từng ngày từng giờ của công nghệ.
Vụ/Cục… có trách nhiệm lập hồ sơ trên Chương trình quản lý văn bản điều hành Edoctc , tuy nhiên cán bộ công chức được giao nhiệm vụ hầu hết chưa có ý thức và thói quen lập hồ sơ công việc được giao trên môi trường mạng, dẫn đến hồ sơ điện tử ở khâu văn thư bị phân tán, không được liên kết với nhau, việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp tài liệu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan không thực hiện theo quy định; không đáp ứng được yêu cầu, quy trình của công tác lập hồ sơ điện tử. Theo thống kê, từ năm 2016 đến tháng 6 năm 2021, cơ quan Bộ Tài chính ban hành 112.469 văn bản điện tử, tiếp nhận 753.423 văn bản điện tử đến; Các Vụ/Cục quản lý khoảng 125.000-130.000 văn bản đi, đến điện tử. Đây là số lượng văn bản điện tử rất lớn, tương ứng với những văn bản đó là những hồ sơ việc được hình thành. Việc chuyên viên các đơn vị không thực hiện nghiêm túc nhiệm vụ, trách nhiệm của mình đã ảnh hưởng trực tiếp đến công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, ảnh