- Lợi điểm của phân tích công việc:
+ Bảo đảm thành công trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng thưởng nhân viên. + Loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ và trách
Phân tích công việc
Bảng mô tả công việc
Tuyển dụng, chọn lựa Đào tạo, huấn luyện Xác định giá trị công việc Đánh giá nhân viên Bảng mô tả công việc
Trả công, khen thưởng
nhiệm của công việc.
+ Tạo kích thích lao động nhiều hơn qua việc sắp xếp các mức thăng thưởng.
+ Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hoá công việc và từ đó giúp nhà quản trị có cơ sở để làm kế hoạch và phân chia thời biểu công tác.
+ Giảm bớt số người cần phải thay thế do thiếu hiểu biết về công việc hoặc trình độ của họ.
+ Tạo cơ sở để nhà quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn. * Phương pháp phân tích công việc.
Sau đây là một số phương pháp phổ biến: - Sử dụng bảng câu hỏi (Questionaire) - Quan sát (Observation)
- Phỏng vấn (Interview)
- Ghi chép lại trong nhật ký (Employee Recording) - Bảng danh sách kiểm tra (Checklist)
- Phối hợp các phương pháp (Combination of methods) * Trình tự phân tích công việc:
- Xác định mục đích xử dụng thông tin phân tích công việc.
- Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức. - Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt.
- Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin. - Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin.
Tuyển dụng:
Tuyển dụng là quá trình lựa chọn và chấp nhận số người tự nguyện gia nhập vào cơ quan, đơn vị sau khi xác nhận người đó có đủ điều kiện và tiêu chuẩn đáp ứng yêu cầu thực tế của vị trí việc làm cần bổ sung lao động.
Tầm quan trọng của tuyển dụng.
Tuyển dụng được nhân lực tốt sẽ là điều kiện trung tâm thắng lợi chung của doanh nghiệp, giúp cho tổ chức tránh được những thiệt hại và rủi ro trong quá trình thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của doanh nghiệp. Tuyển dụng nhân lực tốt cũng là điều kiện thực hiện có hiệu quả các hoạt động quản lý nhân lực khác.
Yêu cầu của tuyển dụng.
Công tác tuyển dụng phải gắn với mục tiêu nhiệm vụ của tổ chức, phải xuất phát từ các kế hoạch về lao động. Tuyển dụng những người có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cần thiết phù hợp với yêu cầu công việc. Tuyển dụng những người có sức khỏe tốt, có kỷ luật, trung thực gắn bó với công việc và doanh nghiệp.
Nguồn tuyển dụng.
- Nguồn nội bộ:
Tuyển trực tiếp các nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp. Hình thức thu hút: thông báo tới từng nhân viên về vị trí công việc cần tuyển, những thông tin về nhiệm vụ công việc và các yêu cầu về trình độ.
Ưu điểm:
+Tiết kiệm chi phí
+Nhân viên đã được thử thách lòng trung thành, thái độ nghiêm túc, tinh thần trách nhiệm
+Dễ dàng, thuận tiện hơn trong những ngày đầu thực hiện công việc
+Tạo động lực thi đua rộng rãi giữa các cá nhân, cho họ thấy khả năng thăng tiến trong công việc, kích thích họ làm việc tích cực, sáng tạo
+ Dễ dẫn đến tình trạng trì trệ, lạc hậu, không cải thiện được chất lượng nhân lực + Những người ứng cử nhưng không được tuyển chọn sẽ có tâm lý không phục lãnh đạo, bất hợp tác, chia bè phái, khó làm việc
-Nguồn từ bên ngoài:
Tuyển nhân viên từ các nơi khác nhau hay các ứng cử viên tự nộp đơn xin việc. Hình thức thu hút: qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên, quảng cáo, qua trung tâm giới thiệu việc làm, tuyển sinh từ các trường đại học, các hình thức khác..
Ưu điểm: tạo điều kiện đổi mới và phát triển đội ngũ nhân lực của doanh nghiệp Nhược điểm: tốn chi phí, tốn công đào tạo, định hướng phát triển.
Quy trình tuyển dụng.
Quá trình tuyển dụng nhân lực là quá trình đánh giá những người dự tuyển theo những khía cạnh khác nhau để có thể tìm ra những người phù hợp với công việc. Có thể kết hợp sử dụng nhiều phương tiện, phương pháp khác nhau để tuyển dụng nhân lực như: đơn xin việc, trắc nghiệm phỏng vấn.
Nội dung của tuyển dụng nhân lực thường được tiến hành theo các bước sau: - Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng.
+Thành lập hội đồng tuyển dụng, phân công trách nhiệm
+Nghiên cứu các văn bản liên quan đến tuyển dụng của nhà nước, của doanh nghiệp +Xác đinh tiêu chuẩn lựa chọn
- Bước 2: Thông báo tuyển dụng.
Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: +Quảng cáo trên tivi, báo đài
+Thông báo qua các trung tâm, dịch vụ lao động +Yết thị trước cổng của doanh nghiệp
Nghiên cứu hồ sơ có thể tiếp tục loại bỏ bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng được các tiêu chuẩn công việc, từ đó không phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng. Do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp.
- Bước 4: Phỏng vấn sơ bộ.
- Bước 5: Kiểm tra trắc nghiệm.
+Trắc nghiệm tìm hiểu về tri thức hiểu biết
+Trắc nghiệm tìm hiểu các sự khéo léo và thể lực của các ứng viên +Trắc nghiệm về đặc điểm cá nhân và sở thích
+Trắc nghiệm về thành tích
+Trắc nghiệm thực hiện mẫu công việc
Bước 6: Phỏng vấn lần 2.
Phỏng vấn là cuộc đàm thoại tỉ mỉ và chính thức được dùng để tìm hiểu đánh giá ứng cử viên về nhiều phương diện: trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa động và phẩm chất cá nhân thích hợp cho công việc.
Bước 7: Đánh giá về trình độ và tiểu sử làm việc.
Mục đích của bước này là kiểm tra tính đúng đắn của các thông tin mà các ứng cử viên đã cung cấp qua hồ sơ xin việc và phỏng vấn. Có thể sử dụng nhiều cách như: điện thoại, thư thoại liên hệ trực tiếp với cơ sở đào tạo hoặc những nơi mà người dự tuyển đã làm để thẩm tra.
Bước 8: Đánh giá về y tế và trình độ sức khỏe.
Đảm bảo cho người làm việc mới có sức khỏe đáp ứng được yêu cầu của công việc và đảm bảo cho doanh nghiệp không phải đối phó với tình hình người lao động bị ốm hay mất khả năng làm việc.
Ra quyết định tuyển dụng đánh dấu chấm dứt cho quá trình tuyển chọn và sự chấp nhận công việc của người được tuyển chọn. Quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp là khác nhau căn cứ vào những chỉ tiêu nhất định mà doanh nghiệp đã đặt ra.
c. Bố trí, sử dụng nhân lực
Việc sử dụng tối đa nguồn nhân lực là mục đích chính của phát triển nguồn nhân lực.
Sử dụng số lượng lao động.
Vấn đề sử dụng số lượng lao động trong các doanh nghiệp sao cho hợp lý là một vấn đề nan giải của các nhà quản trị. Hiện tượng sử dụng số lao động không hết dẫn đến thừa lao động hoặc sử dụng không triệt để đó là hiện tượng khá phổ biến trong các doanh nghiệp. Hiện tượng này có thể do nhiều nguyên nhân như thiếu nguyên vật liệu, máy móc, thiếu việc làm… Để giải quyết tình trạng này nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng các biện pháp có hiệu quả nhanh chóng như:
+ Không ngừng mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh nhằm giải quyết việc làm cho người lao động.
+ Không ngừng phát triển những kĩnh vực sản xuất kinh doanh mới, tìm kiếm mở rộng thị trường tiêu thụ trong và ngoài nước.
+ Cải tiến máy móc, thiết bị mới hiện đại và đồng bộ. Sắp xếp lại lực lượng lao động, những người đủ tiêu chuẩn thì giữ lại, những người không đủ tiêu chuẩn thì cho nghỉ hưu hoặc cho thôi việc. Đồng thời, tạo điều kiện cho những người có năng lực được đi học thêm nâng cao trình độ tay nghề.
Sử dụng thời gian lao động.
Trong sản xuất kinh doanh thời gian là vàng ngọc. Vì vậy, các nhà quản lý phải biết tận dụng tối đa thời gian lao động để hạ giá thành sản phẩm. Muốn thực hiện được điều đó nhà quản lý phải biết áp dụng tổng hợp các biện pháp về kinh tế, hành chính, tâm lý xã hội để buộc người lao động làm việc nghiêm túc trong thời gian làm việc của mình. Để làm được như vậy, trước hết doanh nghiệp phải quan tâm đến điều kiện làm
việc và mức sống của người lao động một cách thiết thực nhất. Việc sử dụng biện pháp kinh tế động viên người lao động hăng say làm việc là biện pháp hiệu quả nhất.
Sử dụng chất lượng lao động.
Sử dụng chất lượng lao động có nghĩa là sử dụng đúng ngành nghề, bậc thợ, chuyên môn, chất lượng của người lao động.
Để sử dụng chất lượng lao động một cách có hiệu quả, các nhà quản lý thường áp dụng các hình thức phân công lao động trong các doanh nghiệp như:
+ Phân công lao động theo nghề. + Phân công lao động theo công việc.
Để sử dụng chất lượng lao động một cách có hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có những hình thức khuyến khích, động viên người lao động làm việc nhiệt tình, hăng say trong công việc, làm cho người lao động yêu thích công việc.
Doanh nghiệp cần có những chính sách thưởng, phạt công việc, đúng lúc, đúng người.
Thuyên chuyển người lao động.
Thuyên chuyển là sự điều động người lao động đang làm từ công việc này sang làm công việc khác hoặc từ nơi này sang nơi khác.
Thuyên chuyển có thể được đề xuất từ phía doanh nghiệp, cũng có thể được để xuất từ phía người lao động với sự chấp nhận của doanh nghiệp. Từ phía doanh nghiệp, thuyên chuyển có thể thực hiện do những lý do sau:
- Điều hòa nhân lực giữa các bộ phận và công việc kinh doanh đang bị suy giảm
- Để lấp các vị trí làm việc còn trống bởi các lý do như mở rộng sản xuất, chuyển đi, về hưu, chấm dứt hợp đồng.
- Để sửa chửa những sai sót trong bố trí lao động. Mục đích:
- Nhằm kích thích khả năng giỏi nhiều nghề và linh hoạt của người lao động. - Nhằm đáp ứng những đòi hỏi cần thiết về tổ chức.
- Nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công việc đat được các mục tiêu, do đó một số doanh nghiệp thực hiện thuyên chuyển lao động ngay khi mà khả năng của người lao động tăng lên.
Có hai loại thuyên chuyển: thuyên chuyển tạm thời và thuyên chuyển vĩnh viễn.
Để quản lý có hiệu quả các quá trình thuyên chuyển, tổ chức cần đề ra các chính sách và các quy định cụ thể về thuyên chuyển, trong đó cần lưu ý các vấn đề sau:
- Cần quy định rõ về người có quyền đề xuất việc thuyên chuyển, người có quyền và trách nhiệm về việc đề ra quyết định thuyên chuyển.
- Khi thuyên chuyển cần phải đảm bảo phù hợp giữa trình độ của người lao động và vị trí việc làm mới, thực hiện các hoạt động đào tạo và phát triển để cung cấp các kiến thức và kỹ năng cần thiết cho người lao động.
- Khi thuyên chuyển cần lưu ý mối quan hệ giữa mức tiền công việc hiện tại của người lao động với mức tiền ở vị trí công việc mới.
- Việc thuyên chuyển đối với những " người lao động có vấn đề" cần phải thực hiện bởi các thủ tục chặt chẽ, phải có các biện pháp giáo dục trước khi thuyên chuyển, phải được người lãnh đạo ở bộ phận mới chấp nhận.
Đề bạt người lao động.
Đề bạt là việc đưa người lao động tới một công việc tốt hơn, kèm theo đó là trách nhiệm lớn hơn, uy tín và kỹ năng cao hơn, được trả lương cao hơn và thời gian lao động hoặc điều kiện làm việc tốt hơn.
Mục đích:
+ Củng cố tính trung thành của người lao động đối với tổ chức. + Để giữ những người lao động tốt và có tài năng.
+ Để thưởng công cho những người lao động có năng lực, kỹ xảo, thật thà, nhiệt tình trong công việc.
+ Khuyến khích người lao động phục vụ tốt nhất theo khả năng của mình. + Để giảm bớt sự biến động lao động.
d. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Khái niệm.
Đào tạo là một quá trình học tập lý luận và kinh nghiệm để tìm kiếm một sự biến đổi về chất tương đối lâu dài của một cá nhân, giúp cá nhân có thêm năng lực thực hiện công việc. Nhờ đào tạo mà người lao động tăng thêm hiểu biết, đổi mới phương pháp, cách thức, kỹ năng, thái độ làm việc, thái độ đối với công ty.
Phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra những sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động. Nội dung của phát triển nguồn nhân lực gồm 3 loại hoạt động: giáo dục - đào tạo - phát triển.
Mục đích của đào tạo bao gồm:
+ Giúp cho cán bộ, công nhân viên (CB, CNV) thực hiện công việc tốt hơn, đặc biệt đối với những nhân viên mới.
+ Cập nhật kỹ năng, kiến thức mới cho cho CB, CNV, giúp họ tiếp cận nhanh với những thay đổi trong công nghệ, kỹ thuật mới, tránh tình trạng trì trệ, lỗi thời.
+ Hướng dẫn công việc cho CB, CNV mới. + Chuẩn bị đội ngũ cho các cấp quản trị.
+ Thoả mãn nhu cầu phát triển cho CB, CNV…
Quy trình đào tạo thường có 4 bước chính:
+ Phân tích chương trình, tài liệu đào tạo + Tiến hành đào tạo
+ Đánh giá và kiểm tra
Các phương pháp đào tạo:
- Đào tạo trong công việc: Đây là phương pháp đào tạo được thực hiện trực tiếp nơi làm việc, trong đó người học sẽ học những kiến thức, những kỹ năng cần thiết cho công việc thông qua thực tế thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của người lao động lành nghề hơn. Theo phương pháp đào tạo này người ta thường thực hiện theo các cách sau:
- Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc: Đây là phương pháp đào tạo được áp dụng phổ biến dùng để dạy các kỹ năng thực hiện công việc cho hầu hết các công nhân sản xuất và một số công việc quản lý. Chương trình học được bắt đầu bằng sự giới thiệu và giải thích của người dạy về mục tiêu thực hiện công việc và chỉ dẫn tỉ mỉ từng bước về thao tác thực hiện công việc. Người học quan sát để làm theo, trao đổi, học hỏi cho đến khi thành thạo.
- Đào tạo theo kiểu học nghề: Trong phương pháp này chương trình đào tạo được bắt đầu từ việc học lý thuyết trên lớp sau đó được các học viên giao cho thợ lành nghề hướng dẫn thực hành đến khi thành thạo tất cả các kỹ năng của nghề. Phương pháp này áp dụng để đào tạo công nhân theo một nghề hoàn chỉnh.
- Đào tạo kèm cặp: Phương pháp này cũng thực hiện như phương pháp đào tạo theo chỉ dẫn công việc nhưng thường áp dụng để đào tạo nhân viên quản lý. Người đào tạo thực hiện tốt công việc trước mắt còn có khả năng hoàn thành tốt công việc trong tương lai.
- Đào tạo luân chuyển, thuyên chuyển công việc: Đây là phương pháp giỏi một nghề, biết nhiều nghề từ việc luân chuyển công việc giúp người lao động mở rộng kiến thức, phát triển toàn diện kỹ năng thực hiện công việc. Thông thường luân chuyển công việc hay chức vụ có cùng chuyên môn và trách nhiệm tương tự.