ISO 9001 :2000
3.2 Hình thành hệ thống ISO điện tử trên cơ sở kết hợp với cơ chế Một cửa và Đề
cửa và Đề án 30
Theo quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9/2009 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quyết định 144 thì trên cơ sở của Đề án 30, Bộ Khoa học và Công nghệ xây dựng mô hình khung hệ thống quản lý chất lƣợng cho từng loại hình cơ quan hành chính tại địa phƣơng.
Nhƣ vậy, từ nay việc áp dụng tiêu chuẩn này sẽ không phải do các cơ quan hành chính tự lựa chọn lĩnh vực để áp dụng mà phải thực hiện theo Đề án 30. Hơn nữa, việc quản lý theo hình thức ISO truyền thống hiện nay cũng bộc lộ một số nhƣợc điểm nhƣ: (1) Thông tin kiểm soát hoàn toàn thủ công, chỉ những ngƣời trong quy trình mới biết đƣợc hiện trạng thực hiện công việc của các công đoạn trƣớc đó thông qua phiếu kiểm soát ISO; (2) Tài liệu về ISO rất lớn, không ai có thể nhớ hết các tài liệu ISO trong lĩnh vực của mình để thực hiện; (3) Với một nền hành chính luôn thay đổi nhƣ hiện nay, các Nghị định và Thông tƣ ra đời liên tục thì các biểu mẫu và quy trình đƣợc soạn thảo khi xây dựng ISO sẽ nhanh chóng lạc hậu và không đáp ứng với thực tế; (4) Cơ chế xử phạt nghiêm minh đối với những công việc không theo đúng ISO hầu nhƣ không đƣợc xây dựng và áp dụng nên chỉ sau một vài tháng công bố áp dụng ISO thì tất cả lại vẫn nhƣ cũ.
Trên cơ sở những lập luận nêu trên thì việc ứng dụng CNTT trong quản lý quy trình công việc và hỗ trợ xử lý nghiệp vụ chính là hình thức ISO online. Điểm thuận lợi của ISO online chính là đƣợc xây dựng mặc định trong hệ thống gồm quy trình công việc, nội dung thực hiện, thời gian quy định cho từng công đoạn; biểu mẫu đƣợc kết xuất tự động mang tính thống nhất, chuẩn hóa không phụ thuộc vào ý chủ quan của những ngƣời tham gia trong quy trình; Tiến trình công việc sẽ tự động đƣợc ghi nhận và tự động kết xuất ra các kết quả dƣới hình thức biểu mẫu hoặc các bảng tổng hợp. Ở bất cứ thời điểm nào, bất cứ vị trí nào khi có quyền truy cập là có thể tra cứu đƣợc thông tin chi tiết hoặc tổng hợp với nhiều chiều, nhiều dữ kiện khác nhau, giúp chuyên viên nắm đƣợc khối lƣợng và thời gian thực hiện công việc mình đang đảm trách, giúp lãnh đạo các cấp nắm đƣợc kết quả thực hiện công việc chi tiết đến từng chuyên viên, từng phòng ban/bộ phận và cả bộ máy thuộc quyền quản lý của mình. ISO điện tử rất dễ dàng cập nhật những thay đổi về quy
trình và biểu mẫu nhằm đáp ứng với biến động thực tế, khi có thay đổi, việc phổ cập quy trình mới, biểu mẫu mới thực hiện hoàn toàn tự động. Với ISO điện tử, việc công bố thông tin cho ngƣời dân trở nên dễ dàng và hoàn toàn tự động, ngƣời dân có thể tham gia kiểm soát chất lƣợng và kết quả công việc chi tiết đến từng chuyên viên.
Với yêu cầu triển khai ISO, các cơ quan có thể đầu tƣ vài chục triệu đến cả trăm triệu cho việc xây dựng ISO giấy và cứ 6 tháng đến 1 năm lại mất một lƣợng tiền không nhỏ để đánh giá lại ISO nhƣng chƣa có một cơ quan nào có ý tƣởng về ISO online. Một số cơ quan có đầu tƣ CNTT nhƣng hình thức đầu tƣ không đồng bộ, xây dựng ISO giấy sau đó triển khai ứng dụng CNTT bằng cách mô phỏng ISO giấy (mô phỏng thủ công) làm giảm tính ƣu việt của CNTT và việc đầu tƣ tăng gấp đôi. Quy trình thực tế là phải làm song song, CNTT phải tham gia ngay từ giai đoạn đầu khi xây dựng ISO, nhằm giảm bớt các công đoạn theo quy trình thủ công, đơn giản hóa các biểu mẫu và tăng cƣờng năng lực kiểm soát thông qua các hình thức tra cứu báo cáo điện tử, tăng cƣờng khả năng ƣu việt của CNTT về công khai thông tin đến ngƣời dân và doanh nghiệp.
ISO online có thể phân thành hai loại, loại thứ nhất là đối với các quy trình công việc ổn định trong một thời gian nhất định, liên quan đến nhiều phòng ban/bộ phận, có sự tham gia của nhiều ngƣời trong đó một phòng ban/bộ phận tham gia những công việc thƣờng xuyên và ổn định trong quy trình, có quy định thời gian thực hiện trong từng công đoạn. Đối với loại này, việc xây dựng quy trình ổn định, chỉ thay đổi khi có những quy định hoặc thông tƣ mới. Loại thứ nhất phù hợp với quy trình giải quyết các thủ tục hành chính ở các phƣờng/xã, quận/huyện hoặc các sở. Loại thứ hai là dạng công việc phát sinh và đƣợc phân thực hiện theo thời gian, khi phát sinh công việc thực hiện
xây dựng quy trình và triển khai vận hành theo quy trình. Loại này phù hợp với những đơn vị quản lý công việc theo đầu việc phát sinh.
Để triển khai ISO điện tử, cần đầu tƣ hạ tầng kỹ thuật CNTT về mạng và phần cứng. Việc đầu tƣ tùy theo năng lực tài chính của từng cơ quan, với những cơ quan có khả năng về tài chính thì có thể triển khai vận hành ISO điện tử đến từng cán bộ, công chức. Với những đơn vị khả năng tài chính còn hạn chế có thể chỉ đầu tƣ đến phòng ban/bộ phận, việc đầu tƣ nên phân thành giai đoạn phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan.
Cần phải nhận thức rằng ISO thủ công hay ISO điện tử thì con ngƣời vẫn là thành phần quyết định chính để đảm bảo duy trì vận hành theo ISO. Với ISO thủ công, mỗi ngƣời tham gia trong quy trình cần phải ký xác nhận ngày nhận công việc và ngày kết thúc công việc. Với ISO điện tử thì mỗi ngƣời tham gia trong quy trình phải thực hiện thao tác để xác nhận công việc đã hoàn thành. Việc thao tác trong phần mềm thực sự đơn giản và nhanh hơn rất nhiều so với ghi nhận trên Phiều kiểm soát ISO, tuy nhiên thói quen thủ công là một cản trở lớn khi bắt đầu triển khai ISO điện tử. Mặt khác nếu chỉ trông đợi tinh thần tự giác của mỗi vị trí trong quy trình thì chắc chắn ISO sẽ không thể duy trì. Triển khai ISO dù điện tử hay thủ công cũng đòi hỏi tính kiểm soát và các chế tài của lãnh đạo các cơ quan hành chính Nhà nƣớc nhằm đảm bảo duy trì vận hành của ISO.
Hộp 1: Thí điểm ISO online ở TPHCM
Thành phố Hồ Chí Minh đã triển khai các ứng dụng “Nhận hồ sơ một cửa, luân chuyển và điều hành xử lý hồ sơ” ở nhiều đơn vị quận/huyện. Ngay cả đối với các quận/huyện ven nội và ngoại thành như Bình Tân, Thủ Đức, Bình Chánh, Nhà Bè….Đối với Bình Tân và Bình Thạnh còn thực hiện các quy trình ISO điện tử liên thông giữa phường và quận cho một số loại hồ sơ về
đất đai và xây dựng. Với hình thức này, người dân nộp hồ sơ tại phường, hồ sơ điện tử sẽ được chuyển ngay lên quận và lộ trình xử lý hồ sơ đến từng phòng, bộ phận, chuyên viên đều được ghi nhận. Mọi vị trí trong hệ thống đều có thể tra cứu đường đi của hồ sơ, kết quả thực hiện của từng công đoạn,
từng chuyên viên…..và người dân đến hẹn chỉ đến phường là nhận được kết
quả.
Nguồn: Báo cáo tiểu đề án 3 – Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng
Việc triển khai ISO điện tử đƣợc áp dụng trong tất cả các cơ quan HCNN sẽ tạo điều kiện để ngƣời dân tham gia giám sát trực tiếp qua đó cơ quan HCNN sẽ xử lý kịp thời các ý kiến phản hồi của ngƣời dân, chắc chắn chúng ta sẽ có đƣợc một nền hành chính “của dân, do dân, vì dân” ngày càng vững mạnh, minh bạch và hiệu quả.