9. Kết cấu của luận văn
3.1. Quy trình xây dựng, đăng ký và giao chỉ số đánh giá hiệu quả công việc
3.1.2. Đăng ký chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI
Để đảm bảo đƣợc các nguyên tắc khi xây dựng chỉ số đánh giá hiệu quả công việc theo KPI và cũng nhằm giúp cho công tác giao và đánh giá các chỉ số KPI đạt hiệu quả cao nhất thì việc quan trọng là phải đƣa ra và thống nhất đƣợc cách thức đo lƣờng đối với từng chỉ tiêu cụ thể. Với mỗi chỉ số KPI cần quy định rõ việc đo lƣờng các chỉ số này sẽ đƣợc thực hiện nhƣ thế nào? Trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận trong công tác này ra sao?
Đối với các chỉ số đánh giá hiệu quả theo KPI đƣợc xây dựng dựa trên các khái niệm mới hoặc đƣợc dẫn chiếu tới các quy định hoặc văn bản khác của công ty thì phải đƣợc mô tả cụ thể rõ ràng về các khái niệm đó hoặc dẫn chiếu chính xác tới văn bản có liên quan.
Trong quá trình xây dựng lên chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc các cá nhân, bộ phận có thể tiến hành đề xuất lên cấp có thẩm quyền Ban Lãnh đạo Công ty hoặc bộ phận quản lý trực tiếp về hệ thống chỉ số KPI sẽ thực hiện trong kỳ hoặc trong kỳ tiếp theo.
Khi đăng ký KPI các bộ phận/cá nhân phải có phƣơng án đề xuất đầy đủ về hệ thống các chỉ tiêu, hệ thống các trọng số có liên quan, mức tối thiểu và mức mục tiêu cần đạt đƣợc trong kỳ, trong kỳ tiếp theo.
Để có thể đăng ký chỉ tiêu các chỉ số đánh giá hiệu quả chính xác, hiệu quả thì các bộ phận phải căn cứ vào định hƣớng về chiến lƣợc và kế hoạch kinh doanh của công ty/bộ phận của Ban Lãnh đạo/Trƣởng bộ phận. Việcđăng ký phải dựa trên chức năng nhiệm vụ của bộ phận/cá nhân; bên cạnh đó việc đăng ký các chỉ tiêu còn dựa vào mục tiêu, kỳ vọng của bộ phận/cá nhân trong kỳ đăng ký .
Mỗi cá nhân, bộ phận sẽ đăng ký các chỉ tiêu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI khác nhau tùy thuộc vào năng lực của bộ phận/cá nhân. Đối với các trƣờng hợp đã áp dụng chỉ số đánh giá hiệu quả KPI thì kết quả thực hiện KPI trong quá khứ là yếu tố vô cùng quan trọng trong việc đăng ký chỉ tiêu chỉ số đánh giá hiệu quả KPI trong kỳ.
Tùy vào vị trí công việc và bộ phận mà thời điểm đánh giá khác nhau bởi vậy thời gian đăng ký cũng khác nhau. Thông thƣờng việc đăng ký KPI đƣợc thực hiện vào các khoảng thời gian nhƣ tháng 11 của năm trƣớc cho KPI năm tới. KPI quý đƣợc đăng ký vào đầu tháng liền trƣớc quý đó. KPI tháng thì đƣợc đăng ký vào đầu tuần liền trƣớc của tháng đó.
Việc đăng ký chỉ số đánh giá hiệu quả công việc có thể bằng văn bản gửi cấp quản lý trực tiếp hoặc thông qua phần mềm hỗ trợ.
Để đảm bảo cho việc đăng ký KPI của các bộ phận hoặc cá nhân trực thuộc đạt kết quả cao trƣớc khi thực hiện việc đăng ký KPI các cấp quản lý (bên giao KPI) cần đƣa ra những định hƣớng nhất định, các mục tiêu trọng tâm công tác trong kỳ tới để tạo điều kiện cho các đối tƣợng trực thuộc xây dựng đƣợc kế hoạch hoạt động cũng nhƣ đăng ký các chỉ tiêu KPI phù hợp. Tránh hiện tƣợng các chỉ tiêu đăng ký không liên quan đến các công tác cốt yếu cần thực hiện trong kỳ quá cao hoặc quá thấp với mục tiêu và kỳ vọng của cấp quản lý.
Bên cạnh việc đăng ký các chỉ tiêu bên đăng ký cần chuẩn bị đầy đủ các cơ sở lý luận, các nhận định dự báo, phân tích tình hình… để làm căn cứ cho các chỉ tiêu KPI đăng ký đồng thời để cấp quản lý dễ dàng trong việc xem xét quyết định.
Đăng ký KPI là trách nhiệm của bên nhận chỉ tiêu, tuy nhiên các bảng đăng ký KPI về bản chất là ý muốn chủ quan của các cá nhân và bộ phận trực thuộc. Các cấp quản lý có thể phê duyệt/phê duyệt một phần/không phê duyệt bất cứ chỉ tiêu nào trong các chỉ tiêu đƣợc đăng ký.
Nhƣ vậy, với việc đăng ký chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc theo KPI sẽ giúp cho các bộ phận, cá nhân có thể đánh giá sát thực với khả năng của mình; đảm bảo việc thực hiện chỉ tiêu sát thực tế, khi thực hiện mang lại hiệu quả cao. Tuy nhiên cũng không ngoại trừ các trƣờng hợp nhận các chỉ tiêu thấp hơn hoặc cao hơn để thể hiện năng lực của mình. Các trƣờng hợp này cần xem xét cân nhắc trƣớc khi giao chỉ tiêu thực hiện cụ thể chính xác để việc giao chỉ tiêu đúng là đánh giá đƣợc đúng hiệu quả của các đối tƣợng nhận chỉ tiêu chỉ số đánh giá.